Réunion d’information du 4 avril 2011 Hotel Kinam II 11am – 1pm LES ACTEURS NON ETATIQUES ET LES AUTORITES LOCALES DANS LE DEVELOPPEMENT HAITI 2011 Appel.

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1 Réunion d’information du 4 avril 2011 Hotel Kinam II 11am – 1pm LES ACTEURS NON ETATIQUES ET LES AUTORITES LOCALES DANS LE DEVELOPPEMENT HAITI 2011 Appel à proposition restreint

2 Attention, les éléments de cette présentation sont indicatifs, nous vous invitons à toujours vous référer aux lignes directrices qui seules font foi !

3 1. Les lignes budgétaires ‘les Acteurs Non Etatiques et les Autorités Locales dans le développement’ (ANE-AL) 2. Les objectifs de l’appel à propositions 3. Montant de l’enveloppe et taille des subventions 4. Critères d’éligibilité 5. Informations complémentaires avant la date de remise des propositions 6. Présentation de la demande et procédures à suivre 7. Évaluation et sélection des demandes 8. Soumission des pièces justificatives 9. Notification de la décision 10. Calendrier indicatif 11. Conditions applicables à la mise en œuvre de l’action 12. Ou et quand envoyer la note succincte de présentation? 13. Liens utiles

4  Les lignes budgétaires ANE-AL ont été adoptées par le Parlement européen et le Conseil en décembre 2006 et succèdent aux lignes « Cofinancement des ONG » et «Coopération Décentralisée».  Il s’agit d’un soutien financier aux activités visant à soutenir les initiatives proposées et/ou mises en œuvre par les organisations de la société civile et les autorités locales originaires de l'Union européenne et des pays partenaires dans le domaine du développement.  Ce programme thématique reconnaît le rôle très important que les acteurs non étatiques et les autorités locales devraient jouer dans toute politique et stratégie de développement national. 1. Les Acteurs Non Etatiques et les Autorités Locales dans le développement

5  L'objectif général du présent appel à propositions est le renforcement de la société civile et des autorités locales en Haïti pour une société plus équitable, plus ouverte et plus démocratique.  Priorités de l’appel:  Priorités de l’appel: Amélioration de l’accès des populations aux services sociaux, et de leur participation aux processus d’élaboration des politiques; Amélioration de l’accès des populations aux services sociaux, et de leur participation aux processus d’élaboration des politiques; Renforcement des capacités des organisations de la société civile et des autorités locales afin de participer aux stratégies de réduction de la pauvreté et de développement durable; Renforcement des capacités des organisations de la société civile et des autorités locales afin de participer aux stratégies de réduction de la pauvreté et de développement durable; Facilitation des interactions entre les acteurs étatiques et non étatiques dans différents contextes; Facilitation des interactions entre les acteurs étatiques et non étatiques dans différents contextes; Soutien au renforcement du rôle des autorités locales dans les processus de décentralisation. Soutien au renforcement du rôle des autorités locales dans les processus de décentralisation.

6  une attention particulière sera accordée aux : - actions prenant en compte les thèmes transversaux contribuant à atteindre l'objectif global de la lutte contre la pauvreté (égalité des genres, environnement, lutte contre le VIH/Sida, etc.); - actions soutenant l’amélioration durable des conditions de vie des victimes des catastrophes de 2010 (séisme; choléra) et la réduction des risque et désastres; - actions situés dans la région Nord-Nord-est et/ou « boucle de l'Artibonite »; - actions qui présentent de synergies avec d’autres interventions de l’UE et d’autres bailleurs dans le pays.

7  Montant indicatif global mis à disposition au titre du présent appel à propositions : Lot 1 (ANE): 2 750 000 € Lot 1 (ANE): 2 750 000 € Lot 2 (AL): 750 000 € Lot 2 (AL): 750 000 €  Toute subvention octroyée à une action dans le cadre du programme doit être comprise entre : Lot 1 (ANE): 250 000 € minimum1 000 000 € maximum Lot 1 (ANE): 250 000 € minimum1 000 000 € maximum Lot 2 (AL): 150 000 € minimum 500 000 € maximum Lot 2 (AL): 150 000 € minimum 500 000 € maximum

8  Une subvention ne peut pas être inférieure à 50 % du total des coûts éligibles de l’action;  Une subvention ne peut pas être supérieure à: ANE et AL de nationalité haïtienne: 90% du total des coûts éligibles de l’action ANE et AL de nationalité haïtienne: 90% du total des coûts éligibles de l’action ANE et AL de nationalité européenne: 75% du total des coûts éligibles de l’action; ANE et AL de nationalité européenne: 75% du total des coûts éligibles de l’action;  En aucun cas, la contribution de l'administration contractante n'excèdera 90 % du total estimé des coûts acceptés;  Le solde doit être financé sur les ressources propres du demandeur ou des partenaires, ou par des sources autres que le budget de l’UE ou le FED.

9  Qui peut présenter une demande de subvention ? Conditions -être une personne morale et ; -être sans but lucratif et ; -être un Acteur Non Etatique ou une Autorité Locale établie en accordance avec la législation nationale en vigueur et ; - être de nationalité haïtienne ou d’un Etat membre de l’UE et ; -être directement chargés de la préparation et de la gestion de l’action avec leurs partenaires et ne pas se limiter à un rôle d’intermédiaire et - lors de la soumission, les ANE de nationalité européenne doivent être enregistrés auprès des services concernés depuis au moins trois (3) ans; les ANE de nationalité haïtienne doivent être enregistrés auprès des services concernés depuis au moins deux (2) ans.

10 Les demandeurs peuvent agir soit individuellement, soit avec des organisations partenaires, mais: Dans le cas des demandeurs de nationalité d’un pays membre de l’UE, le partenariat avec au moins une entité haïtienne est obligatoire selon le schéma suivant: ANE de nationalité UE  partenariat avec au moins une ANE et/ou AL haïtienne obligatoire AL de nationalité UE  partenariat avec l’ AL haïtienne concernée obligatoire Les coûts qu’encourent les partenaires sont éligibles au même titre que ceux encourus par le bénéficiaire de la subvention. Ils doivent donc satisfaire aux mêmes critères d’éligibilité. Les associés et les sous-traitants ne sont pas considérés comme des partenaires.

11 Nombre de propositions et de subventions par demandeur : - Un demandeur peut soumettre plusieurs demandes dans le cadre du présent appel à proposition ; - Un demandeur peut soumettre plusieurs demandes dans le cadre du présent appel à proposition ; - Un demandeur ne peut pas se voir attribuer plus qu’une subvention au titre du présent AAP ; - Un demandeur peut être partenaire en même temps dans une autre demande ; - Les partenaires peuvent participer a plus d’une demande.

12  Pour quelles actions une demande peut-elle être présentée ? Durée des actions: Ne peut pas être inférieure à 12 mois ni excéder 36 mois. Couverture géographique: Haïti. Exemples de types d’activités éligibles (liste non exhaustive): Amélioration de l'accès aux infrastructures locales de base (marché communal, voirie urbaine, système d'irrigation ou d'eau potable);Amélioration de l'accès aux infrastructures locales de base (marché communal, voirie urbaine, système d'irrigation ou d'eau potable); Renforcement de la gestion communautaire des ressources;Renforcement de la gestion communautaire des ressources; Mise en place et renforcement des politiques de gestion de déchets;Mise en place et renforcement des politiques de gestion de déchets; Renforcement institutionnel et assistance technique aux autorités locales;Renforcement institutionnel et assistance technique aux autorités locales; Appui à la structuration des collectivités de base en aval de l'activité productive;Appui à la structuration des collectivités de base en aval de l'activité productive;Etc…

13  Quels coûts peuvent être pris en considération dans la subvention ? – les coûts du personnel affecté à l’Action ; – les frais de voyage/séjour du personnel et d’autres personnes participant à l’Action ; – les coûts d’achat ou de location d’équipements et de fournitures spécifiquement pour les besoins de l’Action, ainsi que les coûts de prestation de services ; – les coûts liés aux marchés passés par le Bénéficiaire pour la mise en œuvre de l'Action ; – les coûts découlant directement d’exigences posées par le Contrat, y compris les frais de services financiers (notamment le coût des transferts et des garanties financières). Une réserve pour imprévus, plafonnée à 5 % du montant estimé des coûts directs éligibles de l’action (hors taxes), peut être incluse dans le budget de l’action. Elle ne peut être utilisée qu’avec l'autorisation écrite préalable de l’administration contractante. Les couts indirects encourus dans la mise en œuvre de l'action peuvent être éligible à un financement forfaitaire (maximum de 7 % du total estimé des coûts directs éligibles hors taxes). Les contributions en nature ne sont pas considérées comme des coûts éligibles et ne peuvent pas être considérées comme représentant le cofinancement du bénéficiaire.

14 Dans l’intervalle compris entre la publication et la date limite fixée pour la remise des propositions, les demandeurs peuvent poser des questions utiles pour remplir le formulaire et mettre au point leur demande à : delegation.haiti@ec.europa.eu Les demandeurs peuvent poser des questions par écrit au plus tard 21 jours avant la date limite de remise des propositions. La Délégation de l’UE répondra à toutes ces questions au plus tard 11 jours avant la date limite de remise des propositions. La Délégation ne peut donner aucun avis préalable quant à l’éligibilité d’un demandeur, d’un partenaire, d’une action ou d’activités spécifiques. Toute réponse fournie à un demandeur sur des questions qui peuvent intéresser les autres demandeurs sera communiquée également à tous les autres demandeurs. Un tableau des questions et des réponses sera mis à jour régulièrement, jusqu’à 11 jours avant la date limite de remise des propositions. 5. 5. Informations complémentaires avant la date limite de remise des propositions

15 6. Présentation de la demande et procédures a suivre  Phase 1, la note succincte de présentation : L'enregistrement dans PADOR est obligatoire pour les demandeurs.  Phase 2, la demande complète : L'enregistrement dans PADOR est obligatoire pour tous les demandeurs présélectionnés et pour tous leurs partenaires.

16 7. Evaluation et sélection des demandes  1ère étape (notes succinctes): Ouverture: Si la date limite n’a pas été respectée, la demande sera automatiquement rejetée. Ouverture: Si la date limite n’a pas été respectée, la demande sera automatiquement rejetée. Vérification administrative: La note succincte répond à tous les critères spécifiés aux point 1-5 de la liste de contrôle (Partie A, section II du formulaire). Si une information fait défaut ou est incorrecte, la demande peut être rejetée sur cette seule base. Vérification administrative: La note succincte répond à tous les critères spécifiés aux point 1-5 de la liste de contrôle (Partie A, section II du formulaire). Si une information fait défaut ou est incorrecte, la demande peut être rejetée sur cette seule base. Evaluation des notes succinctes de présentation: pertinence et conception de l'action; attribution d’une note globale sur 50 points a la note succincte de présentation et vérification de la conformité avec les instructions contenues dans les conseils d'élaboration de la note succincte Evaluation des notes succinctes de présentation: pertinence et conception de l'action; attribution d’une note globale sur 50 points a la note succincte de présentation et vérification de la conformité avec les instructions contenues dans les conseils d'élaboration de la note succincte Seules les notes succinctes de présentations qui ont atteint la note minimum de 30 points seront considérées pour la présélection. Seules les notes succinctes de présentations qui ont atteint la note minimum de 30 points seront considérées pour la présélection. En second lieu, la liste des notes succinctes de présentation sera réduite, en fonction de leur rang dans la liste, à celles dont la somme des contributions demandées s'élève à 2 fois le budget disponible pour le présent appel à propositions, compte tenu des enveloppes financières prévues par lot. En second lieu, la liste des notes succinctes de présentation sera réduite, en fonction de leur rang dans la liste, à celles dont la somme des contributions demandées s'élève à 2 fois le budget disponible pour le présent appel à propositions, compte tenu des enveloppes financières prévues par lot.

17  2ème étape: Evaluation des demandes complètes (grille d’évaluation notée sur 100) - évaluation de la qualité des demandes (y compris budget proposé et capacité du demandeur et de ses partenaires) réalisée sur la base des critères d’évaluation de la grille - les critères d’évaluation se décomposent en critères de sélection (capacité financière et opérationnelle) et critères d’attribution (qualité des demandes soumises au regard des objectifs et priorités fixés ) - réalisation d’un tableau reprenant l’ensemble des demandes classées d’après leur note et dans les limites de l’enveloppe financière disponible, ainsi qu’une liste de réserve  3ème étape: Vérification de l’éligibilité des demandeurs et de leurs partenaires - Basée sur les pièces justificatives demandées uniquement pour les demandes provisoirement sélectionnées en fonction de leur note et dans les limites de l’enveloppe financière disponible - Vérification de la conformité entre la déclaration du demandeur et les pièces justificatives fournies par ce dernier, ainsi que l’éligibilité du demandeur, des partenaires et de l’action

18 8. Soumission des pièces justificatives Informations à fournir (dans PADOR): - la date de création officielle de votre organisation, et sa forme légale - les groupes cibles de votre organisation - les branches sectorielles et géographiques dans lesquelles votre organisation est active - l'expérience de votre organisation dans les secteurs susdits (nombre, durée, taille des projets, etc.) - les données financières et les sources de financement de votre organisation. Documents à fournir (dans PADOR) (EN, FR, ES): - les statuts (pour s’enregistrer dans PADOR, une organisation doit être légalement enregistrée dans un pays) - les rapports financiers (des 3 dernières années disponibles) - les rapports d'audit (au moins pour la dernière année) – seulement si vous postulez à une subvention de plus de 500.000€. La fiche d'entité légale et la fiche d'identification financière doivent toujours être soumises en original. Si ces pièces justificatives ne sont pas fournies avant la date limite fixée dans la demande de soumission des pièces justificatives envoyée par l’administration contractante au demandeur, la demande pourra être rejetée.

19 9. Notification de la décision  Les demandeurs seront avisés par écrit de la décision prise par l’administration contractante au sujet de leur demande et, en cas de rejet, les raisons de cette décision négative.

20 10. Calendrier indicatif DateHeure* R é union d'information 4 mai 201111 heures Date limite pour les demandes de clarifications à l'administration contractante 6 mai 201115 heures Derni è re date à laquelle les clarifications sont donn é es par l'administration contractante 16 mai 2011- Date limite de soumission des notes succinctes de pr é sentation 27 mai 201115 heures Information des demandeurs sur les r é sultats de l'ouverture, de la v é rification administrative et de l' é valuation des notes succinctes de pr é sentation ( é tape 1) 24 juin 2011- Invitations à soumettre le formulaire complet de demande 1er juillet 2011- Date limite de soumission du formulaire complet de demande15 aout 2011- Information des demandeurs concernant l' é valuation du formulaire complet de demande ( é tape 2) 15 septembre 2011- Notification de l'attribution (apr è s v é rification de l' é ligibilit é ) ( é tape 3) 22 septembre 2011- Signature du contrat29 septembre 2011-

21 11. Conditions applicables a la mise en oeuvre de l’action  Suite à la décision d’attribution d’une subvention, il sera proposé au bénéficiaire un contrat basé sur le modèle de contrat de subvention de l’administration contractante.

22 12. Ou et quand envoyer la note succincte de présentation ?  La note succincte de présentation et les documents qui y sont relatifs doivent être soumis en 1 original + 2 copies version papier A4 + 1 copie en format électronique (cd-Rom). L’enveloppe scellée doit porter: - le numéro de référence et l’intitulé de l’AAP - la dénomination complète et l’adresse du demandeur - la mention “Ne pas ouvrir avant la séance d’ouverture”  Adresse pour envoi postal ou remise en main propre: Délégation de l’Union européenne en République d’Haïti Section Contrats et Finances Impasse Oriol 4, Morne Clavaire, Port-au-Prince  La date limite de soumission des notes succinctes de présentation est fixée au lundi 27 mai 2011 (15 h si remise en mains propres)

23 13. Liens utiles  Site Internet de la Délégation de l’UE en Haiti: http://www.delhti.ec.europa.eu http://www.delhti.ec.europa.eu  Site Internet d’EuropeAid: http://ec.europa.eu/europeaid/index_fr.htm http://ec.europa.eu/europeaid/index_fr.htm  PADOR:  PADOR: http://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador/index_fr. htm http://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador/index_fr. htm   Guide pratique des procédures contractuelles: http://ec.europeaid/work/procedures/implementation/index_fr.ht m http://ec.europeaid/work/procedures/implementation/index_fr.ht m   Lignes directrices de la Gestion du Cycle du Projet: http://ec.europa.eu/europeaid/multimedia/publications/publicatio ns/manuals-tools/t101_fr.htm http://ec.europa.eu/europeaid/multimedia/publications/publicatio ns/manuals-tools/t101_fr.htm Consultez régulierement les deux premiers sites Internet pour les éventuelles rectifications, les questions et les réponses liées a cet appel a propositions!

24 Merci de votre attention et bonne chance!