INF1025 – 50 – ÉTÉ 2010 – Présentation basée sur les chapitres A et B de la section Access du livre.

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1 INF1025 – 50 – ÉTÉ 2010 – Présentation basée sur les chapitres A et B de la section Access du livre.

2 Aujourd’hui Remise du TP4 Questions sur le TP5 Access Atelier sur Access à 20h30

3 Un logiciel de gestion de bases de données relationnelles. Pour gérer des données qu’on peut organiser sous forme de listes d’information. Ex.: liste de clients, inventaire, etc. Offre plus de fonctionnalités et d’avantages qu’Excel pour gérer des listes. Access

4 CaractéristiquesExcelAccess CapacitéLimite : environ 1 million d’enregistrements par feuille de calcul quasi-illimitée (2 go) ListeListe de données uniques Possibilité de lier plusieurs listes (« tables ») pour éliminer la redondance Saisie des donnéesSimplePermet de créer des formulaires Excel vs Access

5 CaractéristiquesExcelAccess SécuritéPlages de cellules ou classeur Limiter l’accès aux enregistrements et aux champs nécessaires Plusieurs utilisateurs peuvent entrer et modifier les données simultanément NonOui RapportsImprimer une feuille de calcul Possibilité de créer des rapports Excel vs Access (suite)

6 Vocabulaire Nom Téléphone PierrePie514-555-5555 MariePoirier514-545-5555 PaulMayers514-577-5885 table (tableau) enregistrement (ligne) nom de champ (titre de colonne) champ (colonne) champ d’un enregistrement (une cellule)

7 Pourquoi faire plusieurs tables?

8 Exemple: Gérer les factures de clients avec une seule table NomPrénomVilleFactureProduitDate DufresneJeanMontréal1crayons21 juin PoirierLucQuébec2table21 juin PoirierLucQuébec3cartable22 juin MayersJohnOttawa4crayons22 juin MayersJohnOttawa5ordinateur23 juin

9 NomPrénomVilleFactureProduitDate DufresneJeanMontréal1crayons21 juin PoirierLucQuébec2table21 juin PoirierLucQuébec3cartable22 juin MayersJohnOttawa4crayons22 juin MayersJohnOttawa5ordinateur23 juin L’information sur les clients est répétée pour chaque enregistrement! Exemple: Gérer les factures de clients avec une seule table

10 Exemple: deux tables ClientNomPrénomVille #1DufresneJeanMontréal #2PoirierLucQuébec #3MayersJohnOttawa Table 1 : « clients » Un identificateur unique a été ajouté pour chaque client

11 Exemple: deux tables (suite) FactureClientProduitDate 1#1crayons21 juin 2#2table21 juin 3#2cartable22 juin 4#3crayons22 juin 5#3ordinateur23 juin Table 2:« factures » L’identificateur unique d’un client est utilisé pour chaque facture.

12 Éliminer la duplication des données Information plus fiable et cohérente Principaux avantages de créer plusieurs tables

13 VTA-A.accdb Ouvrir une base de données Les fichiers Access sont des « bases de données »

14 liste des tables et autres feuilles de données table courante (1 ligne = 1 enregistrement) nom des champs Mode d’affichage « feuille de données » modes d’affichage ruban

15 ▫Clavier: [Tabulation], [Retour], flèches… ▫Boutons de déplacement: ▫Champ de recherche: Naviguer parmi les enregistrements

16 Modifier les enregistrements 1.cliquer avec la souris dans un champ. 2.modifier la valeur. Créer un nouvel enregistrement 1.cliquer dans cette ligne: 2.entrer les données pour chaque champ. Modifier les enregistrements

17 1.Sélectionner un enregistrement en cliquant dans la première colonne. 2.Dans l’onglet « Accueil », cliquer sur: ou appuyer sur la touche « Del » du clavier. Supprimer un enregistrement

18 Vous pouvez déplacer un champs dans une table en cliquant sur le nom de champ et en le déplaçant. Vous pouvez redimensionner les champs comme dans Excel. Modifier la présentation d’une table

19 Créer une nouvelle base de données Dans le menu Office, cliquer « Nouveau » base de données videmodèles

20 Trois tâches: 1.nommer de manière explicite chacun des champs de la table; 2.choisir un type de données pour chaque champ; 3.nommer la table elle-même. Créer une nouvelle table

21 Créer la table Dans l’onglet « Créer », cliquer sur « Table ». Choisir les champs Pour renommer un champ: double-cliquer dans le nom de champ et modifier. Pour insérer un nouveau champ, dans l’onglet « Feuille de données », cliquer: Créer une nouvelle table (suite)

22 Choisir le type de données d’un champ sélectionner le « nom de champ », puis choisir le type: Créer une nouvelle table (suite) options supplémentaires pour les champs numériques type options de format indique un champ obligatoire indique un champ dont les valeurs doivent être uniques

23 Dernière étape 1.Fermer la table: 2.Cliquer « oui ». 3.Écrire le nom de table. 4.Cliquer « oui ». Créer une nouvelle table (suite)

24 Clé primaire: un élément unique permettant d’identifier un enregistrement. Une clé primaire est utilisée pour faire des relations de « un à plusieurs » entre des enregistrements de deux tables. La clé primaire est toujours du côté « un » d’une relation « un à plusieurs ». Il ne peut y avoir qu’une seule clé primaire par table. Choisir une clé primaire pour une table

25 1.Double-cliquer sur la table. 2.Dans l’onglet « Feuille de données, cliquer sur « Affichage », puis « Mode création ». 3.Sélectionner un champ. 4.Cliquer 5.Fermer et enregistrer la table. Choisir une clé primaire pour une table (suite) une image identifie la clé primaire d’une table

26 1.Dans l’onglet « Outils de base de données », cliquer sur « Relations ». 2.Cliquer sur « Afficher la table ». Choisir les tables et cliquer « Ajouter » pour chacune. 3.Pour créer un lien entre deux tables, glisser une clé primaire vers une autre table. Lier deux tables clé primaire

27 Lier deux tables (suite) (1) cocher ceci. (2) cliquer ici

28 Résultat: Lier deux tables (suite)

29 Aperçu avant impression: ▫Menu Office > Imprimer > Aperçu avant impression Imprimer ▫Menu Office > Imprimer > Imprimer Imprimer une table

30 VTA-B.accdb

31 Une requête sélectionne des champs et des enregistrements d’une ou de plusieurs tables pour les présenter comme une nouvelle table. Le résultat est une table temporaire qui n’emmagasine pas réellement les données. C’est seulement une vue sur les données. Créer une requête

32 Dans l’onglet « Créer », cliquer sur « Assistant requête », puis « OK ». Créer une requête (suite) choisir une table double- cliquer sur des champs pour les choisir cette zone affiche les champs sélectionnés Note: Vous pouvez ajouter des champs provenant de plusieurs tables.

33 cliquer « suivant »

34 cliquer « terminer » donner un nom à la requête

35 1.Ouvrir une requête. 2.Dans l’onglet « Accueil », cliquer sur « Affichage », puis sur « Mode création » Mode « Création de requête » Cette zone affiche les tables utilisées par la requête Cette zone affiche les champs de la requête

36 Mode « Création de requête » (suite) Il est possible d’ajouter un critère pour n’avoir que les enregistrements avec cette valeur pour ce champ. Pour voir le résultat d’une modification de la requête, dans l’onglet « Accueil », cliquer sur « Affichage », puis sur « Feuille de données ». Astuce: Suite à la modification d’une requête, faites « enregistrer sous.. » pour en faire une copie.

37 Autres modifications possibles: Réordonner les champs en glissant un champ avec la souris à une autre position. Cliquer dans la case « tri » d’un champ pour appliquer un tri. Ajouter de nouveaux champs à la requête en glissant les champs à partir d’une table vers la requête. Supprimer un champ d’une requête en sélectionnant la colonne et en appuyant sur la touche « DEL » du clavier. Mode « Création de requête » (suite)

38 Trier 1.Ouvrir une feuille de données (table ou requête) 2.Cliquer sur la flèche de tri d’un champ. 3.Choisir le tri. Rechercher / remplacer 1.Cliquer dans un champ (colonne) 2.Dans l’onglet « Accueil », cliquer sur: Trier et rechercher des données remplacer rechercher

39 Filtrage par sélection 1.Cliquer sur une valeur dans un enregistrement 2.Dans l’onglet « Accueil », cliquer sur: Filtrer les données Il est possible aussi de cliquer dans l’entête d’une colonne pour filtrer.

40 Filtrage par formulaire 1.Dans l’onglet « Accueil », cliquer sur « options avancées », puis « filtrer par formulaire ». 2.Écrire les critères Pour faire un « OU » cliquer sur l’onglet « OU » en bas de page: 3.Pour effacer les filtres: Filtrer les données (suite) Astuce: caractères génériques: ? = un seul caractère *= plusieurs caractères

41 Pour enregistrer un filtre par formulaire comme une requête: 1.Entrer les critères dans le formulaire 2.Cliquer sur: Filtrer les données (suite)

42 1.Dans l’onglet « Créer », cliquer sur « Création de requête » 2.Ajouter les tables/requêtes à utiliser. 3.Ajouter les champs à utiliser: Créer une requête (deuxième méthode)

43 Opérateurs de comparaison Créer une requête (deuxième méthode) (suite) opérateurdescriptionexemple >supérieur à>500 <inférieur à<"boulanger" >=supérieur ou égal à>=10 <=inférieur ou égal à<=10 <>Différent de<>« cyclone" selon l’ordre alphabétique Vous pouvez aussi utiliser les expressions « Est Null » ou « Est Pas Null » pour trouver respectivement les champs vides ou non vides.

44 Créer une requête (deuxième méthode) (suite) Ces critères sont un « ET ».

45 Utiliser des critères « OU »: Créer une requête (deuxième méthode) (suite) Ces critères sont un « OU ».

46 Mettre en forme une feuille de données (table / requête)

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48 1.Sélectionner une table. 2.Dans l’onglet « Créer », cliquer sur le bouton « Plus de formulaires », puis « Assistant Formulaire ». 3.Sélectionner les champs à inclure. 4.Cliquer « suivant ». Choisir une disposition (ex.: colonne simple). 5.Cliquer « suivant ». Choisir un style. 6.Donner un nom. Cliquer « terminer ». Créer un formulaire avec l’Assistant Formulaire

49 Exemple de formulaire Les éléments visuels qui composent un formulaire sont appelés des « contrôles ». étiquettes zones de texte

50 Ouvrir le formulaire Entrer les données Naviguer dans les enregistrements Dans l’onglet « accueil »: Utiliser un formulaire trier les enregistrements créer un nouvel enregistrement enregistrer les modifications à l’enregistrement supprimer l’enregistrement

51 Dans l’onglet « Accueil », cliquer sur « Affichage », puis « mode page ». Supprimer, redimensionner, déplacer les contrôles. L’onglet « Format » offre de nombreuses options de mise en forme des contrôles et du formulaire. Modifier un formulaire en mode Page

52 Dans l’onglet « Accueil », cliquer sur « Affichage », puis « Mode création ». Dans l’onglet « Création »: Dans l’onglet « Réorganiser »: Modifier un formulaire en mode Création grille règle Ajouter/supprimer entête et pied de formulaire Ajouter/supprimer entête et pied de page (pour l’impression)

53 Modifier un formulaire en mode Création (suite) Utiliser la feuille de propriétés activer la feuille de propriétés: quelques propriétés utiles pour une zone d’entrée de texte: placer une valeur par défaut empêcher l’édition du texte indique à quel champ le contrôle est associé

54 Modifier un formulaire en mode Création (suite) Créer des calculs dans un formulaire 1.Insérer une zone de texte 2.Sélectionner la zone de texte 3.Remplacer le texte de la zone de texte par une expression telle que: =[DateDébutVisite]+[Durée] Cette expression calcule la somme des champs « DateDébutVisite » et « Durée » pour l’enregistrement. Dans l’onglet « Réorganiser », il y a plusieurs options d’alignement pour aligner un contrôle avec d’autres contrôles.

55 Modifier un formulaire en mode Création (suite) Modifier l’ordre de tabulation 1.Dans l’onglet « Réorganiser », cliquer sur « Ordre de tabulation ». 2.Déplacer les lignes pour réorganiser.

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57 État: un objet qui permet de synthétiser et mettre en forme les données selon une présentation professionnelle. Un état affiche mais ne permet pas de modifier les données des enregistrements. Créer un état est similaire à la création de formulaires. Les états

58 Entête d’état: en haut de la première page Entête de page: en haut de chaque page et sous l’entête d’état de la première page Entête de groupe: avant chaque groupe d’enregistrements Détail: pour chaque enregistrement Pied de groupe: après chaque groupe d’enregistrements Pied de page: au bas de chaque page Pied d’état: à la fin de l’état Principales sections d’un état

59 1.Dans l’onglet « Créer », cliquer sur: 2.Cliquer sur « Suivant ». L’Assistant État ajouter le champ sélectionné de la table choisie ajouter tous les champs de la table choisie choisir une table

60 3.Ajouter des niveaux de regroupement 4.Cliquer sur « Suivant » L’Assistant État (suite)

61 5.Choisir les options de tri: 6.Cliquer sur « Suivant ». L’Assistant État (suite)

62 7.Choisir une disposition: 8.Cliquer sur « Suivant ». L’Assistant État (suite)

63 9.Choisir un style: 10.Cliquer sur « Suivant ». 11.Nommer l’état. 12.Cliquer « Terminer ». 13.Fermer l’aperçu avant impression. L’Assistant État (suite)

64 1.Dans l’onglet « Créer », cliquer sur « Création d’état ». L’affichage est en mode Création. 2.Cliquer sur le bouton « Feuille de propriétés » dans l’onglet « Créer ». 3.Dans la feuille de propriétés, choisir la source des données pour l’état: Créer un état à partir de zéro

65 4.Cliquer sur « Ajouter des champs existants du second onglet « Créer ». Cela ouvre la liste des champs. 5.Cliquer sur: pour n’afficher que les champs de la source. 6.Ajouter des champs à l’état en les glissant de la liste des champs vers l’état. 7.Faire glisser la bordure inférieure de la section « Pied de page » vers le haut pour ajuster la taille de la section « Détail ». 8.Dans l’onglet « Créer », cliquer « Affichage », puis « Aperçu avant impression » pour voir un aperçu. Et pour revenir en mode création, cliquer « Affichage », puis « Mode création ». Créer un état à partir de zéro (suite)

66 Exemple: Créer un état à partir de zéro (suite) Notes: Dans cet exemple, les étiquettes des champs ont étés copiées dans l’entête de page pour gagner de l’espace. La zone « Détail » a été redimensionnée.

67 1.Ouvrir un état en Mode création 2.Dans le second onglet « Créer », cliquer sur « Regrouper et trier ». 3.Cliquer sur « Ajouter un groupe » pour ajouter un groupe. Cliquer sur « Ajouter un tri » pour ajouter un tri. Regrouper/trier des enregistrements changer l’ordre des groupes/tris supprimer un groupe/tri option de tri pour un groupe

68 Par défaut, un nouveau groupe possède une entête. Pour ajouter un pied de groupe, cliquer sur « Plus » Ensuite, choisir « avec une section de pied de page »: Regrouper/trier des enregistrements (suite) Astuce: utiliser le bouton pour changer la couleur d’une section

69 Expressionsignification =COMPTE([Durée])Compte le nombre de valeurs pour le champ « Durée ». =SOMME([Salaire])Effectue la somme des valeurs du champ « Salaire ». =[Prix] * 1.05Multiplie la valeur du champ « Prix » par 1.05. =Date()Affiche la date actuelle. =MOYENNE([Salaire])Effectue la moyenne des valeurs du champ « Salaire ». ="Page" & [Page]Affiche le mot « Page » suivi du numéro de page. =[Prénom] & " " & [Nom]Concatène la valeur du champ « Prénom » avec un espace et la valeur du champ « Nom ». Utiliser des expressions dans un état

70 mise en forme d’un état: polices, etc. modifier la disposition de la page: marges, orientation du papier, etc. Autres