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1 26.09.2016 - Page 1 Département Office Secrétariat général Département de la sécurité, de la police et de l'environnement BPP mise en œuvre du bureau de gestion du portefeuille de projets au DSPE Présentation aux Secrétaires généraux adjoints 29.11.11 v4 Département Office

2 26.09.2016 - Page 2 Secrétariat général Département de la sécurité, de la police et de l'environnement Contenu de la présentation Introduction –Bref historique – projet Opera / sous-projet 3 –Buts, finalités et principaux enjeux du sous-projet 3 Management par projet –Objectif opérationnel : la maturité selon le PMI –Démarche engagée : point de situation –Vers un état futur : 8 mesures possibles de ROI Démarche engagée: 1ers résultats –Processus –Enquêtes maturité : résultats commentés Nouvelle structure permanente : CDP-BPP-SGA –Nouvelle structure dédiée à la gestion par projet –Rôles et tâches des échelons de la structure permanente Actions à réaliser en 2012 –Rétro planning

3 26.09.2016 - Page 3 Secrétariat général Département de la sécurité, de la police et de l'environnement Bref historique – Projet Opera / sous-projet 3 Janvier 2011: –Première présentation du sous-projet 3 : introduction des principes du management de projet Mai 2011: –Deuxième présentation du sous-projet 3: conceptualisation de la mise en place d'une structure permanente destinée à la gestion des projets du DSPE Juin 2011: –Envoi d'un projet de directive concernant la mise en place d'une nouvelle structure de gestion par projet aux offices et services du DSPE pour prise de position sur son contenu; –Prise de contact avec l'OPE pour demander un accompagnement par la HEG pour la mise en place du bureau de gestion du portefeuille de projet (BPP) Août-septembre 2011: –Définition du mandant d' accompagnement par la HEG pour la mise en place du bureau de gestion du portefeuille de projet (BPP) –Définition du cahier des charges pour la mise en œuvre du BPP –Réunions hebdomadaires entre SGA chargée de la mise en œuvre de ce projet et l'HEG Octobre 2011: –Enquête stratégique et opérationnelle sur la maturité en gestion de projet du DSPE

4 26.09.2016 - Page 4 Secrétariat général Département de la sécurité, de la police et de l'environnement Buts visés par le sous-projet 3 Mise en place d'un dispositif de gestion par projet intégrant une nouvelle structure de management (CDP-BPP-SGA) Mise en place d'une organisation permettant un suivi homogène et cohérent des projets existants et à venir Définition des processus-clé et mise à disposition des outils de gestion Application des principes fondamentaux de la méthode Hermes

5 26.09.2016 - Page 5 Secrétariat général Département de la sécurité, de la police et de l'environnement Finalités du sous-projet 3 Détenir une vision globale de l’avancement de tous ses projets ; suivre les projets selon les priorités stratégiques de l’organisation; Disposer d'une meilleure gestion des risques des projets sur l’organisation en anticipant les difficultés et les problèmes dans les projets; Suivre les dépendances entre les projets du département en évaluant mieux les impacts organisationnels; Doter le département d’une méthodologie et d’outils de gestion de projets; Améliorer la réactivité du personnel dans la gestion des projets en développant ses connaissances et ses habiletés;

6 26.09.2016 - Page 6 Secrétariat général Département de la sécurité, de la police et de l'environnement Les principaux enjeux à 3 niveaux Gestion de projet Management de projet Visibilité DSPEOffice1Service1…Office2… Sous-projet 3

7 26.09.2016 - Page 7 Secrétariat général Département de la sécurité, de la police et de l'environnement Management par projet

8 26.09.2016 - Page 8 Secrétariat général Département de la sécurité, de la police et de l'environnement Objectif opérationnel : degré de maturité selon PMI (Project Management Institute) Pas de processus, pas de référentiel, pas de normes et méthodologie, peu de formation des CP Gestion plus rigoureuse des projets avec l’appui du BPP Management de projet par portefeuille

9 26.09.2016 - Page 9 Secrétariat général Département de la sécurité, de la police et de l'environnement Vers un état futur - 8 mesures de retour sur investissement (par une post-enquête) 26/09/2016 Prof. HES P. Merlier Slide No : 9 Processus de lancement de projet clarifié Un inventaire des projets maitrisé et à jour Une base documentaire utile pour tous Une amélioration visible de la qualité de gestion Des collaborateurs mieux formés Au final une meilleure visibilité Des décisions plus proactives Une utilisation adaptée de la méthodologie Hermès

10 26.09.2016 - Page 10 Secrétariat général Département de la sécurité, de la police et de l'environnement Démarche engagée

11 26.09.2016 - Page 11 Secrétariat général Département de la sécurité, de la police et de l'environnement Démarche engagée pour progresser en maturité Validation démarche avec la gouvernance Enquêtes sur la maturité Initialisation du groupe relais SGA et rencontres terrain (offices…) Inventaire des projets et création des portefeuilles Plan de formation Système d’information : processus documents- type Outils NTIC Sept. Oct./nov.Déc./jan. Jan./fév. Mars/avril Déc./jan.

12 26.09.2016 - Page 12 Secrétariat général Département de la sécurité, de la police et de l'environnement Bref retour sur les résultats de l’enquête (1/3) Niveau stratégique : 29/45, soit ~ 64% 26/09/2016 Prof. HES P. Merlier Slide No : 12 InitialiserPlanifierExécuterContrôlerClôturer Gestion du ROI : 58 % rien ou très peu Gestion du ROI : 58 % rien ou très peu Sélection des projets : rien ou très peu 27% Alignement stratégique : 44 % rien ou très peu Alignement stratégique : 44 % rien ou très peu Contrôle des projets : 41 % rien ou très peu Gestion des risques : 37% rien ou très peu

13 26.09.2016 - Page 13 Secrétariat général Département de la sécurité, de la police et de l'environnement Bref retour sur les résultats de l’enquête (2/3) Niveau opérationnel : 60/90, soit ~66% 26/09/2016 Prof. HES P. Merlier Slide No : 13 InitialiserPlanifierExécuterContrôlerClôturer Volume de projet : 60 % plus de 3… Outils techniques/NTIC : 58% NON Formation : 40% NON Ressources humaines : 36 % rien ou très peu Ressources humaines : 36 % rien ou très peu Base documentaire : 38% NON Caractérisation projet : 48 % complexe Caractérisation projet : 48 % complexe

14 26.09.2016 - Page 14 Secrétariat général Département de la sécurité, de la police et de l'environnement Bref retour sur les résultats de l’enquête (3/3) 26/09/2016 Prof. HES P. Merlier Slide No : 14

15 26.09.2016 - Page 15 Secrétariat général Département de la sécurité, de la police et de l'environnement Nouvelle Structure permanente: CDP-BPP-SGA Nouvelle Structure permanente: CDP-BPP-SGA

16 26.09.2016 - Page 16 Secrétariat général Département de la sécurité, de la police et de l'environnement Nouvelle structure dédiée à la gestion de projet Comité de direction des projets DSPE (CDP-DSPE) Conseillère d’Etat chargée du DSPE Comité de projet (CoP) Equipe de projet (EP) Chef de Projet (CP) Comité de pilotage externe DSPE pour projet inter-départements Bureau de gestion du portefeuille de projets (BPP) Comité de projet (CoP) Equipe de projet (EP) Chef de Projet (CP) PROJET X PROJET Y Structure temporaire Structure permanente SGA

17 26.09.2016 - Page 17 Secrétariat général Département de la sécurité, de la police et de l'environnement Comité de direction des projets (CDP) –Rôle principal : Assurer l’alignement stratégique des projets, soit : Garantir la cohérence entre la stratégie des politiques publiques et la stratégie des projets initiés et menés par le DSPE –Tâches : Valider formellement les nouveaux projets (fiches Hermes) Prendre et suivre les décisions stratégiques sur la base des informations communiquées par le BPP-Bureau de gestion du portefeuille des projets

18 26.09.2016 - Page 18 Secrétariat général Département de la sécurité, de la police et de l'environnement Bureau de gestion du portefeuille de projets (BPP) –Rôle principal : Garantir l’utilisation optimale du management de projet au sein du DSPE (formation des usagers, méthodologie, normes, processus, documents-type, tableaux de bord, etc.) –Tâches : Préparer, avec l’aide des SGA, la synthèse pour le Comité de direction des projets (CDP) Mettre à jour le portefeuille global des projets du département Mettre à disposition des outils, des normes et processus, des documents-type, etc. Développer les compétences en gestion de projet des différents acteurs impliqués (formations-action)

19 26.09.2016 - Page 19 Secrétariat général Département de la sécurité, de la police et de l'environnement Secrétaires généraux adjoints (SGA) –Rôle principal Lien entre BPP, les office(s) ou les service(s) du DSPE –Tâches des SGA Renseigner le BPP sur les nouveaux projets en lien avec son/ses domaine(s) Renseigner le BPP sur l'avancement des projets en cours à l’aide d’indicateurs pertinents (risques, etc.) Tenir à jour le portefeuille de projets en lien avec son/ses domaine(s)

20 26.09.2016 - Page 20 Secrétariat général Département de la sécurité, de la police et de l'environnement Année 2012 Année 2012

21 26.09.2016 - Page 21 Secrétariat général Département de la sécurité, de la police et de l'environnement Rétroplanning Tâches réalisées/à réaliser JuinJuilletAoûtSept.OctNovDécJanv Fév. Mars Mai JuinJuillet Août Sept Envoi projet directive aux offices et services Contact avec OPE et HEG Définition du mandat avec HEG Définition du cahier des charges Réunions hebdomadaires entre SGA & HEG Enquêtes de maturité Dépouillement des résultats Inventaire des projets en cours et à venir Rencontre avec offices et services pour identifications besoins du terrain Formations-actions Définitions processus-clé Outils de gestion et indicateurs Nouvelle directive Mise en place officielle BPP + adaptation du dispositif Enquête sur la progression de la maturité en management de projet (ROI) 20122011

22 26.09.2016 - Page 22 Secrétariat général Département de la sécurité, de la police et de l'environnement Des questions, des besoins, des demandes ? Vos remarques et suggestions sont les bienvenues