Atelier Communiquer sur son projet européen 1 ©2013 Copyright BIEF s.a.

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1 Atelier Communiquer sur son projet européen 1 ©2013 Copyright BIEF s.a.

2 Les 4 causes déchec de projets: Manque de Visibilité du projet Manque de Clarté des objectifs (on veut obtenir quoi?) Manque de temps (cumul de fonctions) Manque/inefficacité de communication vers Sponsor Gestionnaires de projet Membres Communiquer pour avancer! 2

3 Construisez un rationnel fort: Ce que nous allons faire En quoi cela aura-t-il un impact positif sur nos activités? A quoi pouvez-vous vous attendre en termes de « délivrables »? La valeur ajoutée! Définissez clairement la gouvernance Le sponsor & ses attentes Le rôle du gestionnaire de projet (visible et crédible) Un échéancier pour les communications de contenu et sy tenir Quelques trucs et ficelles 3

4 Communiquer- communiquer Bien vendre le projet au départ (sponsor-partenaires- membres): un kick-off? Se connaître cest sengager: tâche et relationnel Communiquer différemment par rapport aux différentes parties: un sponsor a dautres attentes quun membre de léquipe Créer une plate-forme centrale de documentation (serveur ou cloud) et soyez réaliste quand à laccès de chacun Informer à chaque progrès Et… célébrer les progrès afin de ne pas perdre les membres en cours de route Quelques trucs et ficelles 4

5 Communiquer- communiquer: outils Face à face pour commencer La vidéoconférence pour se tenir au courant ou informer les sponsor (définir la fréquence et sy tenir) Cloud ou serveur pour centraliser LinkedIn, Facebook et Skype: groupes de discussion Communiquer tel, mail, … pour garder le focus et lénergie Au travers du temps…. Les organisations changent… pensez à informer qui remplace qui.. Communiquer pour gérer les attentes et …les frustrations Quelques trucs et ficelles 5

6 5 à 6 tables de discussion sur 4 thématiques Tournante toutes les 20 minutes ( 3 * 20 minutes) 1 Hôte-scribe par table reste à la même table prend note des discussions du groupe accueille et présente une synthèse du travail précédent Noter, griffonner, dessiner, … Synthèse à lensemble de latelier Partage dexpériences, idées nouvelles, liens, associations, perspectives, World café 6

7 TABLE 1 et 5 : Définir le projet de communication TABLE 2 et 6 : Communiquer au sein dun partenariat à laide des réseaux informatiques et du cloud TABLE 3 : Comment utiliser au mieux les réseaux sociaux. TABLE 4 : Construire une « fiche outil » de bonnes pratiques Thème des tables : Communication 7

8 Tour 1Tour 2Tour 3 Groupe 1Table 1Table 3Table 2 Groupe 2Table 2Table 4Table 1 Groupe 3Table 3Table 5 (=1)Table 6 (=2) Groupe 4Table 4Table 6 (=2)Table 5 (1) Groupe 5Table 5 (=1)Table 2Table 3 Groupe 6Table 6 (=2)Table 1Table 4 Le mouvement… 8

9 Atelier Animer une réunion 9 ©2013 Copyright BIEF s.a.

10 Atelier 2 : Animer une réunion 10 ANIMER UNE REUNION = un projet en soi ANIMER UNE REUNION = un projet en soi Et après …. PENDANT AVANT Mais pour quoi faire ? OBJECTIF

11 La réunion : oui / non ? la finalité ! PREPARER : QUOI ? Les objectifs à atteindre Le public cible Les points évoqués La convocation PREPARER : COMMENT ? Définir les rôles Les outils danimation La logistique AVANT la réunion 11

12 La prise de contact, Le contexte, les consignes et les règles Les échanges : les différents rôles Animateur – Rapporteur – Gardien du temps – Participant Les difficultés, les incidents critiques Les fonction de communication Production (gestion des tâches, du contenu) Facilitation (gestion des procédures) Régulation (gestion des relations) La clôture PENDANT la réunion 12

13 Le compte rendu Le suivi Lévaluation APRES la réunion 13

14 Points dattention Particularité : linternational La distance et linterculturalité Apprendre à se connaître Vision commune ? Identification des pratiques / référents / perceptions La/les langue(s) o Les langues de travail - Natif ou pas o Traduction ? Lors des échanges, dans les écrits Les moyens de communication et déchanges Les supports visuels

15 Points dattention Particularité : linternational La planification : o Adapter le « temps » o La marge de manœuvre, la souplesse o Définir le calendrier Implication et contribution collective : o Répartition des tâches, réalisation des tâches en commun, o Moments informels Les validations progressives o ! Terminologie et compréhension o Documenter le projet : garder trace des résultats / accords / engagements Les ajustements éventuels

16 5 à 6 tables de discussion sur 4 thématiques Tournante toutes les 20 minutes ( 3 * 20 minutes) 1 Hôte-scribe par table reste à la même table prend note des discussions du groupe accueille et présente une synthèse du travail précédent Noter, griffonner, dessiner, … Synthèse à lensemble de latelier Partage dexpériences, idées nouvelles, liens, associations, perspectives, World café 16

17 TABLE 1 et 5 : Pour faciliter le contact TABLE 2 et 6 : Comment gérer les incidents critiques TABLE 3 : Comment organiser au mieux une réunion ou un séminaire TABLE 4 : Construire une « fiche outil » de bonnes pratiques Thème des tables : Réunion 17

18 Tour 1Tour 2Tour 3 Groupe 1Table 1Table 3Table 2 Groupe 2Table 2Table 4Table 1 Groupe 3Table 3Table 5 (=1)Table 6 (=2) Groupe 4Table 4Table 6 (=2)Table 5 (1) Groupe 5Table 5 (=1)Table 2Table 3 Groupe 6Table 6 (=2)Table 1Table 4 Le mouvement… 18

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21 Atelier Évaluer un projet 21 ©2013 Copyright BIEF s.a.

22 É valuer … E-valuere Faire sortir la valeur de… non pas la « beauté » du projet, mais celle de ses effets, de ses impacts ! Donner du sens !

23 Évaluer ? Lévaluation est un processus en vue de prendre une décision. objectifs à évaluer…. un ensemble de critères adéquats aux et à examiner le degré dadéquation entre cet ensemble dinformations et à recueillir un ensemble dinformations qui consiste fiables valides,suffisamment pertinentes,

24 Trois types de décision : 1. L'évaluation d'orientation Décider de lorientation du projet, Décider de ses chances de réussite, Décider de sa faisabilité... Produit Débouche sur une (ou plusieurs) direction(s) avec indication de celle(s) à suivre Objet de l'évaluation Les potentialités (ce qui pourrait bien fonctionner) et les risques (ce qui ne pourrait pas bien fonctionner)

25 Trois types de décision : 2. L'évaluation de régulation Décider des modifications à apporter en vue daméliorer lefficacité du projet, Remédier aux lacunes constatées… Produit Débouche sur un diagnostic et sur une thérapeutique Objet de l'évaluation Les erreurs (ce qui ne fonctionne pas) Éventuellement, les réussites afin que la thérapeutique puisse prendre appui sur elles.

26 Trois types de décision : 3. L'évaluation de validation Décider de la réussite du projet, Décider de sa reconduction, Décider du passage à un nouveau projet… Produit Débouche sur une une validation Objet de l'évaluation Les réussites (ce qui fonctionne bien) Éventuellement, les erreurs afin de "donner du sens" à l'évaluation.

27 Types dévaluation dun projet Situation désirée PROJET Evaluation à mi-parcours Evaluation finale Evaluation de limpact ou à posteriori Situation présente Temps Valeur ajoutée et impact Evaluation à priori

28 5 à 6 tables de discussion sur 4 thématiques Tournante toutes les 20 minutes ( 3 * 20 minutes) 1 Hôte-scribe par table reste à la même table prend note des discussions du groupe accueille et présente une synthèse du travail précédent Noter, griffonner, dessiner, … Synthèse à lensemble de latelier Partage dexpériences, idées nouvelles, liens, associations, perspectives, World café 28

29 TABLE 1 et 5 : Technique dévaluation légère et efficace TABLE 2 et 6 : Les questions à se poser TABLE 3 : Que faire avec les résultats des évaluations au niveau du partenariat ? TABLE 4 : Comment évaluer la pertinence et limpact dun projet Thème des tables : Evaluer 29

30 Tour 1Tour 2Tour 3 Groupe 1Table 1Table 3Table 2 Groupe 2Table 2Table 4Table 1 Groupe 3Table 3Table 5 (=1)Table 6 (=2) Groupe 4Table 4Table 6 (=2)Table 5 (1) Groupe 5Table 5 (=1)Table 2Table 3 Groupe 6Table 6 (=2)Table 1Table 4 Le mouvement… 30

31 - Bonjour. Pourquoi viens-tu d'éteindre ton réverbère ? - C'est la consigne, répondit l'allumeur. Bonjour. - Qu'est ce la consigne ? - C'est d'éteindre mon réverbère. Bonsoir. Et il le ralluma. - Mais pourquoi viens-tu de le rallumer ? - C'est la consigne, répondit l'allumeur. - Je ne comprends pas, dit le petit prince. - Il n'y a rien à comprendre, dit l'allumeur. La consigne c'est la consigne. Bonjour. Et il éteignit son réverbère. Puis il s'épongea le front avec un mouchoir à carreaux rouges. - Je fais là un travail terrible. C'était raisonnable autrefois. J'éteignais le matin et j'allumais le soir. J'avais le reste du jour pour me reposer, et le reste de la nuit pour dormir… - Et, depuis cette époque, la consigne a changé? - La consigne n'a pas changé, dit l'allumeur. C'est bien là le drame ! La planète d'année en année a tourné de plus en plus vite, et la consigne n'a pas changé ! Antoine de Saint Exupéry - Le Petit Prince

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33 Atelier Re-préciser les objectifs de son projet. 33 ©2013 Copyright BIEF s.a.

34 Alice, où vas-tu ? Pourriez-vous mindiquer, sil vous plaît, quel chemin je dois prendre à partir dici ? Cela dépend pas mal de lendroit où vous voulez aller, dit le chat. Où je vais ne mimporte guère, fit Alice. Alors le chemin que vous prendrez na pas beaucoup dimportance, répondit le chat. Pourvu que jarrive quelque part, précisa Alice. Oh, vous arriverez sûrement, dit le chat, à condition que vous marchiez assez longtemps. Lewis Carroll, Alice au Pays des Merveilles 34

35 Analyser la situation actuelle Formuler les objectifs Étudier les options de mise en œuvre Concevoir et évaluer le plan dactions Exécuter le plan dactions Évaluer le projet

36 Objectifs de la formulation dobjectifs Élaborer une première description du projet Structurer le projet en identifiant : la structuration complètes des objectifs SMART les résultats à atteindre lensemble des activités à mener pour atteindre ces résultats

37 Structurer les objectifs du projet Objectif global Objectif Spécifique Objectif Spécifique Résultat 1 Activité 1 Résultat 2Résultat 3 Activité 1 Activité 1.1 Activité 1 Activité 2.1 Activité 1 Activité 3.1

38 Mise en garde Il existe plusieurs structurations possibles…en fonction de : Des priorités que lon se donne. La position que lon prend (acteur, bénéficiaire, financier, gestionnaire,…). Du niveau de précision souhaité (arbres imbriqués) Ne pas hésiter à rediscuter ensemble sur larbre jusquà un accord des parties.

39 Structure imbriquée ORGANISATION Activités Résultats Objectif global Objectif spécifique DIRECTION EQUIPE COLLABORATEUR Activités Résultats Objectif global Objectif spécifique Activités Résultats Objectif global Objectif spécifique Activités Résultats Objectif global Objectif spécifique

40 Objectif de la gestion des risques Valider la faisabilité du projet et pour cela : Identifier les facteurs à surveiller Coût – Délai – Qualité Identifier les risques potentiels facteurs externes/internes qui sont susceptibles dentraver la mise en œuvre et la viabilité du projet. Identifier lexposition = Probabilité * Impact Surveiller lévolution des risques (tableau de bord) Mettre en œuvre des actions préventives Disposer dactions correctrices

41 Que prendre en compte ? Probabilité Impact Projet irréaliste à abandonner Risque à anticiper de manière proactive Indicateurs à surveiller (tableau de bord) Gérer Risque à assumer - correctif Il ny a pas de vent favorable pour celui qui ne sait où il va…

42 5 à 6 tables de discussion sur 4 thématiques Tournante toutes les 20 minutes ( 3 * 20 minutes) 1 Hôte-scribe par table reste à la même table prend note des discussions du groupe accueille et présente une synthèse du travail précédent Noter, griffonner, dessiner, … Synthèse à lensemble de latelier Partage dexpériences, idées nouvelles, liens, associations, perspectives, World café 42

43 TABLE 1 et 5 : Je ne sais pas/plus où je vais ? TABLE 2 et 6 : Travailler en partenariat sur le même projet TABLE 3 : Démarrer un projet en partenariat TABLE 4 : Un projet qui évolue Thème des tables : Objectifs 43

44 Tour 1Tour 2Tour 3 Groupe 1Table 1Table 3Table 2 Groupe 2Table 2Table 4Table 1 Groupe 3Table 3Table 5 (=1)Table 6 (=2) Groupe 4Table 4Table 6 (=2)Table 5 (1) Groupe 5Table 5 (=1)Table 2Table 3 Groupe 6Table 6 (=2)Table 1Table 4 Le mouvement… 44