Un exemple de collaboration et de mutualisation : Les Médiathèques de la Baie Journée d’étude professionnelle – Département du Calvados - 25 mars 2016.

Présentation au sujet: "Un exemple de collaboration et de mutualisation : Les Médiathèques de la Baie Journée d’étude professionnelle – Département du Calvados - 25 mars 2016."— Transcription de la présentation:

1 Un exemple de collaboration et de mutualisation : Les Médiathèques de la Baie Journée d’étude professionnelle – Département du Calvados - 25 mars 2016

2 Saint-Brieuc Agglomération - Service culturel Jérôme GOURDAIS 2 Plan de l’intervention Présentation du réseau Etape 1 : Etat des lieux Etape 2 : Etude -Analyse Etape 3 : Solutions Etapes 4 : Accompagnement

3 Saint-Brieuc Agglomération - Service culturel Jérôme GOURDAIS 3 Les Médiathèques de la Baie

4 Saint-Brieuc Agglomération - Service culturel Jérôme GOURDAIS 4 Quelques Chiffres 13 communes + 1 communauté d’agglo 120 000 habitants 15 médiathèques en réseau depuis le 23 juin 2014 90 professionnels + 40 bénévoles 25 800 actifs sur 1 an (28 700 inscrits) 600 000 documents 1 million de prêts sur 1 an

5 Saint-Brieuc Agglomération - Service culturel Jérôme GOURDAIS 5 Schéma de gouvernance

6 Saint-Brieuc Agglomération - Service culturel Jérôme GOURDAIS 6 Pourquoi mutualiser ? Economiser de l’argent Economiser du temps de travail Bénéficier de compétences accrues Bénéficier d’outils plus performants Bénéficier de méthodes Bénéficier d’une valeur ajoutée plus élevée

7 Saint-Brieuc Agglomération - Service culturel Jérôme GOURDAIS 7 Etape n°1 : Etat des lieux 2008 - 2009 - Un moment fondateur : les rencontres territoriales de la culture. - Une des priorités inscrite dans le projet de territoire : une nouvelle ambition culturelle d’intérêt communautaire. - Des enjeux forts : - Démocratisation de la culture, épanouissement du citoyen, accessibilité à la culture, création d’une identité et diversité culturelles ; - Co-construction, coopération entre les communes, complémentarité et équité territoriales. 2010 - Compétence de développement culturel d’intérêt communautaire avec 3 axes prioritaires (en concertation avec les communes) : enseignement et éducation artistique, lecture publique, spectacle vivant et arts visuels.

8 Saint-Brieuc Agglomération - Service culturel Jérôme GOURDAIS 8 Etape n°1 : Etat des lieux 2011 - La priorité pour la lecture publique : constitution d’un réseau intercommunal avec les objectifs suivants : - Favoriser les mutualisations entre bibliothèques ; - Permettre la création de nouveaux services aux habitants ; - Développer la médiation par l’offre d’animations intercommunales ; - Accompagner la concertation et la coordination entre les lieux. 2011-2012 - Etude de préfiguration du réseau accompagné par un cabinet et engagement financier des 14 communes (définition des domaines de coopération du réseau et des domaines d’autonomie des communes).

9 Saint-Brieuc Agglomération - Service culturel Jérôme GOURDAIS 9 Etape n°2 : Etude -Analyse Définition du périmètre informatique, des budgets, du planning de réalisation et de l’organisation du réseau. Objectifs stratégiques - Reconquérir les publics et, en particulier, les 15-35 ans. - Lutter contre la fracture numérique : définir les bibliothèques comme lieux de référence pour l’accès public à internet. - Inscrire le projet dans une logique de territoire afin de veiller à l’équité, de mutualiser les outils, de fédérer les énergies et de faciliter l’accès des publics.

10 Saint-Brieuc Agglomération - Service culturel Jérôme GOURDAIS 10 Etape n°2 : Etude - Analyse 2013 Procédure d’appel d’offre pour 2 marchés : fourniture clés en mains, hébergement et assistance à la mise en œuvre du système de réseau informatique et maintenance et hébergement. Recrutement d’une équipe projet coordonnée par le chef du service culturel : 1 coordinatrice du réseau, 1 chef de projet informatique, 1 technicien informatique. Lancement des opérations avec la société C3RB le 12 septembre 2013 pour une durée de 2,5 ans. Démarrage des travaux d’harmonisation entre les bibliothèques.

11 Saint-Brieuc Agglomération - Service culturel Jérôme GOURDAIS 11 Etapes n°3 : Solutions Des mutualisations juridiques / administratives Un marché informatique unique et global - Logiciels, matériels, gestion de projet, formations, maintenance et hébergement… Des marchés et/ou achats groupés - Electre, ressources numériques, adhésions, cartes lecteurs… Des financements croisés // les 15 collectivités - Conventions de fonds de concours (investissement puis fonctionnement) - Budget : 550 000€ d’INV (marché) et 220 000€ de FCT

12 Saint-Brieuc Agglomération - Service culturel Jérôme GOURDAIS 12 Etapes n°3 : Solutions Des mutualisations visibles / publiques Une identité commune - Charte graphique, supports de communication, page Facebook, stands, adresses mail… page Facebook Un fonctionnement public harmonisé - Carte unique, règlement intérieur, charte informatique, catégories et règles de prêt… Une infrastructure informatique unique - SIGB, portail avec ressources numériques, logiciel de gestion des postes publics, PC, matériels divers…portailressources numériques

13 Saint-Brieuc Agglomération - Service culturel Jérôme GOURDAIS 13 Etapes n°3 : Solutions Des mutualisations internes / pros Des fonctionnements plus convergents - Gestion des usagers, traitement documentaire (catalogage)… - Concertation documentaire : conservation/acquisition des périodiques - Rapports statistiques Des procédures communes - Déclarations CNIL, circuit d’alerte et de maintenance informatiques… - Nombreux tutoriels et référentiels partagés

14 Saint-Brieuc Agglomération - Service culturel Jérôme GOURDAIS 14 Etapes n°3 : Solutions Des mutualisations organisationnelles Un schéma de gouvernance décisionnelle du réseau - Conférence des Maires, comité de pilotage-A14, une charte… Une organisation fonctionnelle du réseau - Comité technique, cellule de coordination à l’Agglo, référents de chaque bibliothèque, groupes de travail thématiques… Une cartographie des compétences Des « espaces » de travail partagés - En ligne : Google Drive, Google AgendaGoogle DriveGoogle Agenda - Mutualisation des salles de formation, de réunion…

15 Saint-Brieuc Agglomération - Service culturel Jérôme GOURDAIS 15 Etapes n°4 : Accompagnement Un plan de formation spécifique - Avec le prestataire informatique sur les outils livrés - Avec le CNFPT : RAMEAU, médiation numérique, communication web… - Partage d’expériences : Baie Numérique, Facebook… Un accompagnement particulier des bénévoles - Par le prestataire informatique, la cellule de coordination, la médiathèque référente : informatisation > formation > suivi > points particuliers.

16 Saint-Brieuc Agglomération - Service culturel Jérôme GOURDAIS 16 Etapes n°4 : Accompagnement Management du changement - Au sein de chaque équipe Points réguliers dans le cadre des instances propres à chaque médiathèque et de celles du réseau - Evaluation en continu Forte mission d’accompagnement et de suivi de la cellule de coordination Promotion du projet et du réseau : - Outils de communication, partenaires…

17 Saint-Brieuc Agglomération - Service culturel Jérôme GOURDAIS 17 Quel impact ? Côté publics Gains immédiats - De temps : inscription unique, information commune - Economiques : inscription unique - De service : offre décuplée (collections, accès, web…)  18.00% des usagers circulent entre les sites. Revers - Quotas limitatifs pour les anciens multi-inscrits Perspectives - Mise en place de navettes documentaires - Actions culturelles transversales

18 Saint-Brieuc Agglomération - Service culturel Jérôme GOURDAIS 18 Quel impact ? Côté institutions - 1 Gains immédiats - Complémentarités, interdépendances : compétences, collections, expertise… - Concertation, nouvelles pratiques de travail - Nouvelle dynamique : échanges, projets, partenariats… Gains différés (moyen à long terme) - De temps : traitement documentaire, gestion des usagers, communication… pour une nouvelle présence numérique - Economiques : achats groupés, subventions Réseau, RH…

19 Saint-Brieuc Agglomération - Service culturel Jérôme GOURDAIS 19 Quel impact ? Côté institutions - 2 Revers - Investissement temps conséquent : équilibre ? - Changement important de l’organisation des services - Marges d’autonomie plus réduites : identité municipale ? - Circuits de décision et d’information allongés - Gestion d’une mutualisation à 14 Perspectives - Schéma de lecture publique sur le territoire - Mise en place de navettes documentaires - Plan de développement des collections concerté - Prise de compétence ?

20 Saint-Brieuc Agglomération - Service culturel Jérôme GOURDAIS 20 En bref La démarche de mutualisation : - S’inscrit dans la durée, - Nécessite un investissement humain et financier, - Nécessite un soutien, - Permet de développer des projets plus ambitieux, - Permet d’offrir plus de service(s), - Permet d’élargir les profils et compétences des équipes, - Permet de donner un nouvel élan, - S’évalue sur le long terme Le périmètre de l’Agglo va s’élargir (loi NOTRe) ? Comment entendre le réseau à 34 communes ?

21 Saint-Brieuc Agglomération - Service culturel Jérôme GOURDAIS 21 Merci ! mediathequesdelabaie.fr contact@mediathequesdelabaie.fr