Avec le soutien de DU DIAGNOSTIC AU PROJET STRATÉGIQUE CHANTIER « COORDINATION AIDE ET SOINS » Phase 1 – Définition du projet stratégique Module collectif.

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1 Avec le soutien de DU DIAGNOSTIC AU PROJET STRATÉGIQUE CHANTIER « COORDINATION AIDE ET SOINS » Phase 1 – Définition du projet stratégique Module collectif n°1 – 2 nde journée : DU DIAGNOSTIC AU PROJET STRATÉGIQUE A L’ATTENTION DES PILOTES LOCAUX : Les commentaires dans les cadres bleu devront être supprimés et les éléments notés en rouge sont à préciser, par les éléments propres à votre territoire.

2 Programme de la 2 ème journée 2 I.Prérequis à la réussite du chantier : identifier les clés pour élaborer, rédiger, communiquer, mettre en œuvre et animer un projet (méthodologie de projet) (1H15) II.Le Projet stratégique (1H15) Pourquoi parler de « Projet stratégique » ? La trame UNA de Projet stratégique (présentation, travaux attendus) III.Exercice pratique : Amorcer l’écriture de son « Projet stratégique » (1H) Restitution des travaux – Echanges – Conseils de l’expert (1H) IV.Clôture du Module 1 (30 mins) : Les prochaines étapes du chantier Les travaux d’intersessions attendus Les modalités d’accompagnement

3 I. – Méthodologie de projet : les clés pour élaborer, rédiger, communiquer et animer un projet Chantier « Coordination Aide et Soins » - Phase 1 – Module 1

4 Méthodologie de projet : les étapes clés 4 Cadrer la démarcheConduire une analyse stratégiqueDéfinir son projet stratégiqueMettre en œuvre son projet Communiquer sur son projet et conforter les avancées A L’ATTENTION DE L’EXPERT : remettre, pour information, la fiche outil «méthodologie de projet UNA »

5  ETAPE 1 – CADRER LA DEMARCHE  Le prérequis : une volonté partagée de s’engager dans la démarche  Appui politique de l’organisme gestionnaire (Conseil d’administration)  Conviction de la direction du service  Investissement de tous, au long de la démarche  Constituer une équipe projet :  Son rôle : piloter, coordonner, animer et suivre la démarche  Ses acteurs : –A définir en fonction de la taille de l’organisme, de ses ressources, de la composition de son équipe et de son réseau –A minima, désigner un coordinateur du projet (dirigeant seul, un responsable, un référent qualité, un comité spécifique, …)  Planifier et organiser la démarche (note de cadrage, planning projet)  En fonction des étapes clés (méthodologie de projet) et des 3 phases du chantier  En intégrant, au fil de la démarche : –Des points d’étape (vérification technique, validation, suivi, actualisation) –De temps de communication (en interne, en externe)  Sensibiliser les parties prenantes au lancement et au long de la démarche :  L’information et la participation de l’équipe  La consultation des personnes accompagnées, entourage et aidants  L’association des partenaires 5 Méthodologie de projet : les étapes clés

6  ETAPE 1 – CADRER LA DEMARCHE : Les questions à se poser (trame de note de cadrage)  POURQUOI ?  Contexte et enjeux, articulation avec les autres démarches engagées (coopération, démarche qualité, …)  Finalités du projet stratégique de coordination renforcée de l’Aide et des Soins  QUI ?  Qui pilote ?  Quelles sont les personnes mobilisées aux différentes étapes ?  QUOI ?  Quelles sont les étapes de la démarche ?  Quelles sont les tâches à accomplir ?  QUAND ?  Quelle durée, quels délais se donne-t-on ?  Quel calendrier ?  Quel temps dédié à la démarche selon les parties prenantes et les étapes ?  COMMENT ?  Quelle sont nos modalités d’organisation ?  AVEC QUOI ?  Quels outils allons-nous utiliser ?  Quels sont les ressources nécessaires (matérielles, financières) ? 6 Méthodologie de projet : les étapes clés A L’ATTENTION DE L’EXPERT : remettre, pour information, la fiche outil « trame de Note de cadrage UNA »

7  ETAPE 1 – CADRER LA DEMARCHE : Trame de Planning projet 7 Méthodologie de projet : les étapes clés Phases de déploiement du Chantier « Aide et Soins » (UNA) Phase 1 Définition du projet Phase 2 – Mise en œuvre du projet et capitalisation Phase 3 Evaluation et Bilan TRIM. 1 TRIM. 2 TRIM. 3 TRIM. 4 TRIM. 5 TRIM. 6 TRIM. 7 TRIM. 8 TRIM. 9 TRIM. 10 TRIM. 11 TRIM. 12 Etapes de la démarche projet (structure) Etape 1 : Cadrer la démarche 1. Constituer une équipe projet / Désigner un coordinateur 2. Organiser la démarche (note de cadrage, planning) 3. Sensibiliser – Informer – Mobiliser Etape 2 : Conduire l’analyse stratégique 1. Approfondir son diagnostic UNApédia 2. Dégager des priorités stratégiques Etape 3 : Définir son projet stratégique 1. Rédiger et présenter son projet 2. Etablir un plan d’action Etape 4 : Mettre en œuvre son projet 1. Mobiliser son équipe dans la réalisation 2. Réaliser des points d’étape Etape 5 : Communiquer sur son projet et conforter les avancées 1. Evaluer la mise en œuvre du projet 2. Communiquer / projet et les avancées

8  ETAPE 1 – CADRER LA DEMARCHE : Quelle communication (trame de plan de communication) ? 8 Méthodologie de projet : les étapes clés Temps forts de la démarche projet / Communication Cibles (destinataires) Echéance Modalités de communication et support Que doivent penser ou retenir les destinataires ? Quels arguments mettre en avant ? Cadrage - Lancement Conduite de l’analyse stratégique Résultats des résultats de l’analyse stratégique Définition des priorités stratégiques Présentation du pré- projet et de son plan d’action Validation du projet stratégique Mise en œuvre du projet (lancement, points d’étapes) Evaluation – Bilan

9  ETAPE 1 – CADRER LA DEMARCHE : Quelle participation à la démarche (1/2) ?  La gouvernance de la structure (Conseil d’administration, siège associatif, …) : validation politique de la démarche engagée par la structure et de son projet stratégique, représentation auprès des autorités de contrôle et financeurs  Consultation au lancement de la démarche, Validation du projet stratégique, Restitution régulière sur la mise en œuvre et lors de l’évaluation du projet.  La direction et l’encadrement : décision d’engagement dans la démarche, co- élaboration et validation politique et technique du projet, appui à l’équipe projet (et/ou au coordinateur de projet), représentation du projet auprès de l’ensemble des parties prenantes, garant de la mise en œuvre du projet  Implication à chaque étape clé de la démarche, Validation du pré-projet stratégique  L’équipe : expertise sur le fonctionnement, l’organisation, les modalités de coordination et d’accompagnement ; appropriation de la démarche et du projet ; intégration du projet dans les pratiques professionnelles au quotidien  Sensibilisation au lancement de la démarche, Contribution à l’analyse stratégique (consultation, recueil de données, …), Information / restitution à chaque étape clé. 9 Méthodologie de projet : les étapes clés

10  ETAPE 1 – CADRER LA DEMARCHE : Quelle participation à la démarche (2/2) ?  Les personnes accompagnées, leur entourage et aidants : expertise quant aux attentes et besoins en matière d’accompagnement et de coordination de l’aide et du soin, premiers destinataires de la démarche engagée  Contribution à l’analyse stratégique (résultats des enquêtes de satisfaction, avis et propositions des groupes d’expression, …), Recueil des avis et propositions / nouvelles modalités d’accompagnement et de coordination expérimentées dans le cadre de la démarche, Information sur les impacts de la démarche / accompagnement  Les partenaires (acteurs privés et publics associés à la réalisation des activités et/ou avec qui sont développées des actions communes et/ou qui travaillent dans un but commun) : regard extérieur sur le fonctionnement et les modalités d’organisation de la structure, enjeu de complémentarité des dispositifs et coopération des acteurs, enjeu de valorisation du projet et des avancées mises en œuvre… voire co-élaboration et mutualisation de la démarche ?  Communication / Participation à définir en fonction des compétences des partenaires et de leur complémentarité (appui méthodologique/technique, soutien financier, animation de certaines interventions,…). A minima, information sur le projet stratégique validé en interne. 10 Méthodologie de projet : les étapes clés

11 Focus sur le cadrage de la démarche 11 Cadrer la démarcheConduire une analyse stratégiqueDéfinir son projet stratégiqueMettre en œuvre son projetCommuniquer sur son projet et conforter les avancées 1 ère étape de la démarche projet : RETOURS D’EXPÉRIENCES :  Quelle mobilisation/validation de la gouvernance et de la direction?  Quelle équipe projet ?  Quelle démarche participative amorcée/envisagée (équipes, usagers – entourage, partenaires) ?  Quels freins et leviers au cadrage, à la planification et au lancement de la démarche ?  Quelles difficultés ?

12  ETAPE 2 – CONDUIRE UNE ANALYSE STRATEGIQUE :  Une phase exploratoire permettant d’évaluer les points forts de sa structure et déterminer les axes d'amélioration concernant la coopération avec les autres acteurs de l'aide et du soin mais également concernant sa propre organisation en interne  Une réflexion à conduire sur la base du diagnostic UNApédia et d’un recueil d’informations complémentaires :  L’expérience et les perceptions des membres de l’équipe  Les résultats de l’enquête de satisfaction  Les retours exprimés éventuellement par les partenaires  Les documents existants…  A partir de laquelle vont être définies les orientations stratégiques et objectifs opérationnels de renforcement de la coordination de l’Aide et des Soins. 12 Méthodologie de projet : les étapes clés Vu et fait en 1 ère journée !

13  ETAPE 3 – DEFINIR SON PROJET :  Le prérequis : avoir restituer son analyse aux parties prenantes (a minima gouvernance, direction, encadrement et équipe) et avoir validé les orientations stratégiques retenues en matière de coordination  Elaborer un document de référence présentant son projet et ses grandes orientations stratégiques  Décliner les orientations stratégiques en objectifs opérationnels  Prioriser les objectifs, planifier et fixer les modalités de mise en œuvre (plan d’action) 13 Méthodologie de projet : les étapes clés C’est l’objet de nos travaux aujourd’hui et du Module 2 !

14  ETAPE 4 – METTRE EN ŒUVRE SON PROJET :  Mobiliser les ressources nécessaires  Coordonner la mise en œuvre (bilans, suivi, communication) Nous reviendrons sur les modalités de mise en œuvre lors du prochain module (Phase 1 du chantier « Coordination Aide et Soin » – Module 2 : Le Plan d’action). Pour rappel, pour soutenir cette mise en œuvre, la Phase 2 du chantier « Coordination Aide et Soin » (2016-2018) prévoit : -Votre participation à 6 modules, reprenant les thématiques clés en matière de coordination, -L’appui individualisé de l’expert -L’organisation de 2 séminaires (capitalisation, suivi=.  ETAPE 5 – CONFORTER LES AVANCEES ET COMMUNIQUER :  Mesurer les progrès réalisés et les valoriser  Corriger les erreurs  Ajuster et actualiser le projet Pour rappel, l’évaluation du projet sera abordée en Phase 3 du chantier prévue en 2018 (Module, Appui de l’expert, Séminaire de clôture) 14 Méthodologie de projet : les étapes

15 II. – Le Projet stratégique 1)Pourquoi parler de « Projet stratégique » ? 2)La trame UNA de Projet stratégique (présentation, travaux attendus) Chantier « Coordination Aide et Soins » - Phase 1 – Module 1

16 Principes clés  Le projet comme fil conducteur de la mise en œuvre du chantier pour chaque structure engagée  Une vision claire, partagée et évolutive, au sein de la structure, quant à son positionnement en matière de coordination de l’aide et du soin :  Coordination des interventions auprès des personnes accompagnées ;  Coordination des professionnels du / des services ;  Coordination des interventions du / des services avec les différents acteurs.  Un projet qui repose sur une analyse fine du diagnostic UNApédia, en fonction de ses atouts, faiblesses, risques et opportunités, en matière de coordination de l’aide et du soin Pourquoi parler de « Projet stratégique » ? (1/2) 16

17  Passer d’une idée à sa mise en action  A travers l’écriture d’un « projet stratégique »,  Qui précisera les objectifs poursuivis par votre structure en matière de coordination de l’Aide et des Soins,  Notamment au regard de votre positionnement par rapport à l’environnement (territoire d’intervention, liens avec les autres acteurs ressources en présence, …) et ses évolutions,  En lien avec les valeurs de votre structure, ses principes d’intervention, sa conception de ses missions et de l’intervention à domicile  Au moyen d’une « démarche projet »,  Comme méthode partagée d’élaboration, de mise en œuvre, de suivi et d’animation du projet stratégique,  Selon des étapes incontournables, à mettre en œuvre dans votre structure, en lien avec le déroulement du chantier « Coordination Aide et Soin » sur le territoire. 17 Pourquoi parler de « Projet stratégique » ? (2/2)

18 I.- Présentation générale du projet stratégique II.- L’accompagnement global proposé III. - Un parcours d’accompagnement coordonné IV.- L’organisation et le fonctionnement du service V- Les objectifs de développement et d’évolution 18 Trame UNA de « Projet stratégique » A L’ATTENTION DE L’EXPERT : remettre, en vue des travaux d’intersessions, la fiche outil « trame de Projet stratégique UNA » C’est sur la base de cette trame… …que les structures ont à rédiger leur Projet au cours de la PHASE 1 (entre octobre 2015 et mars 2016)

19 Quelques conseils pour la rédaction :  Traiter de l’Aide et des Soins de manière transversale, tout en valorisant les spécificités de chaque dimension de l’accompagnement  Equilibrer dimension descriptive (l’existant) et dimension projective (les orientations stratégiques). NB : Veiller à l’articulation, dans chaque chapitre, entre la description de l’existant et la formulation des orientations stratégiques. Ces orientations seront récapitulées et précisées dans le dernier chapitre « Objectifs » (Plan d’action).  Prêter attention à la forme : une taille raisonnable (+/-30 pages), style rédactionnel adapté, présence d’illustrations et graphiques, …  En cas de plusieurs rédacteurs, désigner un coordinateur (ou Comité de rédaction), en charge de la consolidation du document, sa mise en cohérence, … Pour aller plus loin… Cf. Recommandation ANESM / Projet de service Trame de « Projet stratégique » 19

20 III. - Exercice pratique : Amorcer l’écriture de son « Projet stratégique » (1H) Chantier « Coordination Aide et Soins » - Phase 1 – Module 1

21 21 Amorcer la rédaction de votre « Projet stratégique » : I.- Présentation générale du projet stratégiqueII.- L’accompagnement global proposé :III. - Un parcours d’accompagnement coordonnéIV.- L’organisation et le fonctionnement du serviceV- Les objectifs de développement et d’évolution Exercice pratique Mentionner les principaux éléments descriptifs de votre Projet Intégrer les orientations stratégiques définies lors de l’analyse stratégique : -En fonction de chaque thématique, dans le chapitre concerné -A récapituler dans le chapitre V. « Objectifs de développement et d’évolution » Pour la suite…identifier les données manquantes, les ressources documentaires nécessaires, les personnes à consulter, ….

22  Restitution des travaux :  Sur la base de la trame proposée par UNA, suis-je en mesure de mentionner les idées clés, me permettant de :  Présenter le positionnement actuel de ma structure en matière de coordination de l’aide et des soins ?  Reprendre les orientations stratégiques identifiées lors du précédent module (grille AFOM) en matière de renforcement de la coordination de l’aide et des soins ?  Cet exercice met-il en lumière des éléments nouveaux, non identifiés lors du Diagnostic UNApedia et de l’analyse AFOM, à traiter en matière de coordination de l’aide et des soins ?  Que me manque-t-il pour poursuivre l’élaboration de mon Projet stratégique ?  Sur quelles données m’appuyer ?  Vers quels acteurs me tourner ?  Comment procéder ? Conseils de l’expert pour poursuivre la rédaction… 22 Exercice pratique

23 IV. – Clôture du Module n°1 Chantier « Coordination Aide et Soins » - Phase 1 – Module 1

24 TRAVAUX D’INTERSESSIONS ATTENDUS Travaux à produire pour le MODULE 2 :  Poursuivre l’élaboration de son Projet stratégique -Sur la base de la trame de Projet stratégique proposée par UNA, -Tant sur la dimension descriptive du projet -Que sur la dimension projective du projet Rappel des modalités de l’accompagnement de l’expert Chantier « Coordination Aide et Soins » - Phase 1 – Module 1

25 « Du diagnostic au projet stratégique » CLÔTURE DU MODULE 1 – JOUR 2  Échéance de transmission des travaux (Pré-projet) : XXXX  Prochaine rencontre : PHASE 1 – MODULE 2 Date – Horaires – Lieu  Vos contacts :  Pilote local : Prénom NOM, xxx@xxx  Expert : Prénom NOM, xxx@xxx Merci de votre participation ! Chantier « Coordination Aide et Soins » - Phase 1 – Module 1