INFORMATISATION A L'HPRC Dr Jean Bosco NDUWARUGIRA Directeur de l'Hôpital Avec le concours du Comité de pilotage et sous l'encadrement de la DSNIS.

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1 INFORMATISATION A L'HPRC Dr Jean Bosco NDUWARUGIRA Directeur de l'Hôpital Avec le concours du Comité de pilotage et sous l'encadrement de la DSNIS

2 Hôpital Prince Régent Charles L’HPRC s’est battu bec et ongles pour être dans la phase pilote du projet CTB d’informatisation des hôpitaux au Burundi 2

3 COMMENT TOUT COMMENCA  Informatisation du service administratif et financier, service des admissions, avec le logiciel « ASSYST » pour le besoin de contrôle financier seulement  Beaucoup de difficultés et une autonomie trop lente (pas d'informaticien local)====> lenteur dans les services 3

4 DEFIS PERSISTANTS  Circuit long des malades  Retard des factures aux assureurs  Recettes qui n'augmentaient pas  Informations hospitalières tardives et non précises  Flou dans la gestion des ressources humaines  Difficultés de comparer les apports des services cliniques  Suivi des activités non amélioré 4

5 En 2012  Elaboration d'un plan stratégique sur 5 ans avec: o Projet de Comptabilité analytique et de maitrise des couts (CAMC), o Projet de gestion de la Maintenance assistée par ordinateur (GMAO), o Projet de gestion électronique de l’information hospitalière...…  Malheureusement le budget n'a pas suivi 5

6 Avant avril 2015 Une opportunité s'offre avec le volet 4 du projet PAISS de la CTB : appui au SNIS du Burundi : appui technique, en équipements et en RH pour informatiser l’hôpital  Sensibilisation du personnel pour adhérer à ce projet  Soif dans toutes les catégories de personnel  Création d'un comité de pilotage  Redéfinition du circuit du malade  Identification du périmètre d’informatisation.  A chaque étape information-sensibilisation du personnel. 6

7 Avril 2015 Début effectif de l'informatisation de l'HPRC avec l’appui technique et financier de la DSNIS et de la CTB: installation d’un Système d’Information Hospitalier (SIH) appelé OpenClinic 27/10/2015 7

8 Réalisations jusqu'ici  Câblage à 85% de l’hôpital;  Equipements HARDWARE livrés, configurés et installés;  Réseau wifi à haute bande passante en place;  Utilisateurs administratifs, financiers et médicaux formés sur les fonctionnalités ad hoc  Formation des utilisateurs sur le SIH (358 utilisateurs à ce jour);  Tableau de bord et métriques des produits 27/10/2015 8

9  10 modules développés dans OpenClinic : 1. Identification des patients 2. Gestion de la fiche administrative du patient, 3. Gestion de l’assurance maladie 4. Gestion des flux (arrivées, départs et transferts) 5. Encodage des prestations médico-techniques dans dossier clinique (labo, pharmacie) 6.Dossier médical : consultations externes et hospitalisation 7. Production de factures / imprimantes de tickets, 8. Perception et gestion des caisses 9. Production des feuilles de maladie MFP 10. Statistiques (Global Health Barometer et rapports PBF) 27/10/2015 9

10 Gestion du changement à L'HPRC  Formation du personnel sur l'outil informatique (initiation à l'informatique)  Mise en place d’un comité de pilotage (replicable à d’autres domaines)  Recrutement d'un informaticien local  Capitalisation des compétences disponibles (en informatique) ; Aujourd'hui, les utilisateurs forment à leur tour leurs collègues du ou d’autres service(s) sur le nouveau métier 27/10/2015 10

11 RESULTATS A NOS JOURS  Suivi des malades plus fluide,  Circuit des patients plus court (avant les malades étaient encore devant les guichets du bureau des entrées à 11h; actuellement, au plus tard à 9h30 ils sont tous devant le cabinet du médecin)  Confiance grandissante du personnel vis-à-vis du projet (Utilisateurs en progression depuis le début)  Amélioration des processus (avant le retard des factures se comptait en mois: 3-6 mois, aujourd’hui on le compte en jours 3 à 10 jours); 27/10/2015 11

12 HPRC (Comparatif baseline) ITEM 2014 (12 mois) 2015 (11 mois) Ordinateurs fonctionnels/Total 49/61139/139 Utilisateurs50358 Services connectés849 Recettes Hospitalisation410 141 341 Fbu516 736 855 Fbu Recettes Consultations96 174 612 Fbu255 446 485 Fbu Subsides Etat2 245 646 967 Fbu920 000 000 Fbu Dépenses fournitures de bureau 23 591 375 Fbu23 453 655 Fbu

13 EVOLUTION UTILISATION ET PRODUITS 27/10/2015 13

14 PERFORMANCE (1 ER Avril-31 Décembre) Item2014Du 1 er Avril au 31/12/2015 Nombre Consultations52 40864 447 Nombre Hospitalisations 11 90410 656 Montant des factures émises 2 579 723 545 1,239,415,640 Taux de recouvrement79%94,65 % Complétude Items fiche Consultation 6,90 sur 12 Complétude Items Hospitalisation 3,82 27/10/2015 14

15 RESULTATS A NOS JOURS (2)  Croissance des encodages cliniques/diagnostiques suite à l’intégration du rapportage PBF dans le SIH,

16 27/10/2015 16 FORCES ET POINTS A AMELIORER FORCES  Communication intense avant adoption  Dynamisme du comité de pilotage  Jeunesse du personnel  Leadership fort de la direction  Existence des outils de management (plan stratégique, manuel des procédures,…)  Stratégie d'amélioration continue de la qualité des services et des soins;  Prestataire à l’écoute

17 27/10/2015 17 POINTS A AMELIORER  Continuer à former le personnel et amener le personnel formé à utiliser le produit  Revisiter le circuit des patients  Raccourcir davantage les procédures administratives  Intégrer la gestion des RH et la comptabilité analytique dans OpenClinic  Intégrer le CPAMP dans le système OpenClinic  Etendre l’informatisation au services techniques de dialyse et de réanimation

18 Discussion et défis  Douze mois après le démarrage, les résultats sont encourageants; l’application est adoptée par le personnel, et les fonctionnalités implémentées se révèlent toutes productives  DEFIS: Résistance au changement: Les utilisateurs qui ne maitrisent pas l’application ont honte et ont peur de le dire. Ils préfèrent continuer à ne pas utiliser OpenClinic ; mais il faut trouver le moyen de les y ramener. On y travaille. -l’encodage médical reste un challenge dans nos contextes de fréquentation trop importante 27/10/2015 18

19 Techniques : A quelle autonomie pourront prétendre nos informaticiens dans la maintenance? -Quelle autonomie financière dans la maintenance post projet (pièces de rechange avec les ressources générées par l'informatisation et nouveaux développements du produit)?

20 REMERCIEMENTS  Au Ministère de la Santé Publique et de la lutte contre le sida qui a fait bénéficier de son appui à l'HPRC  A la CTB pour son appui traditionnel au Ministère ayant la santé publique dans ses attributions. Ce projet aura été très innovateur.  Aux informaticiens de Sogerom pour leur disponibilité et leur flexibilité à adapter le produit au contexte non moins confus  Au COPI pour son dynamisme  Au personnel pour son implication 27/10/2015 20