Atelier Mars Avril Plan de formation, le pourquoi du comment Atelier Competentia 27 mars à Bruxelles et 3 avril à Mons Animation : Fabrice Simon.

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1 Atelier Mars Avril 2015 1 Plan de formation, le pourquoi du comment Atelier Competentia 27 mars à Bruxelles et 3 avril à Mons Animation : Fabrice Simon - CFIP François Xavier Lefebvre – Apef Catherine Bardiau - Apef

2 2 competentia Les ateliers competentia www.competentia.be http://www.competentia.be/service-conseil info@competentia.be 02.227.62.04 www.apefasbl.org www.fe-bi.org

3 3 Qu’est-ce qu’un plan de formation? Un plan de formation, c’est l’ensemble des moyens pédagogiques à mettre en place pour combler les lacunes et les besoins évolutifs en compétences. Il sert à organiser, structurer, planifier les besoins en compétences dans une perspective individuelle et collective, à court et moyen terme (2-3 ans), le tout intégré dans l’association, sa culture, ses valeurs et sa mission. Un plan de formation fait généralement entre 10 et 100 pages, pour les plus importants. Les formations sont planifiées à maximum 2 ans, la plupart du temps. C’est un document écrit. On parle de formation très loin dans le processus, au début on n’en parle pas. La formation n’est pas un but mais est un moyen et n’est pas toujours la réponse au problème ou projet identifié.

4 4 Qu’est-ce qu’un plan de formation? Le plus intéressant, c’est la démarche pour arriver à cela : une réflexion collective sur l’institution et ses travailleurs, une communication vers le CA, vers la direction, vers l’ensemble des travailleurs. Qui est concerné ? tous les travailleurs, la direction, le CA. Qui fait partie du groupe de travail ? 4 à 5 personnes représentatives des différents métiers de l’institution.

5 5 Quels sont les dispositifs pour détecter les besoins en compétences? Descriptions de fonctions Recrutement Référentiels de compétences Mobilité interne Entretiens de fonctionnement Evaluations Plan de formation Entretiens de fonctionnement Questionnaires Dans un esprit constructif, une relation de confiance et non d’évaluation Analyses Brainstorming

6 6 Gestion de conflit? ObjectifsRôlesProcéduresInteractions Plan stratégique Mission Objectifs opérationnels Descriptions de fonctionsGrandes procédures internes Si ORP = OK, les zones de flou diminuent, les conflits diminuent. Le plan de formation est lié aux objectifs communs et aux descriptions de fonctions. Il définit des procédures par rapport à la formation.

7 7 Qu’est-ce qu’un plan de formation? Exemple de structure d’un plan 1. Besoins individuels NomBesoinIndicateursMoyens pédagogiques DélaiCoût Exemple Pierre NéerlandaisPouvoir répondre au téléphone face à telle demande 1. Formation X 2. Entraînement avec X. 1. De avril à décembre 2015 2. A partir d’avril 2015 jusqu’à … 1. X € 2. Temps de travail 2. Besoins collectifs Les éducateursCNVEtc. 3. Besoins institutionnels

8 8 Les besoins en compétences 3 niveaux de besoins, aujourd’hui et demain : la matrice espace-temps On parle aussi de compétences techniques un programme informatique, faire un massage cardiaque… non-techniques être capable de travailler ensemble, communiquer…

9 9 Les besoins en compétences La matrice espace temps

10 10 Les phases du projet plan de formation Proposition d’ordre chronologique (mais pas la seule possible!) Préparer le projet Préparer un plan de comm’ Explorer l’organisation et la formation Etablir la méthodologie et le cadre de travail Identifier les besoins Elaborer le plan Mettre en œuvre le plan Evaluer le plan et prévoir la suite

11 11 Les phases du projet plan de formation Proposition d’ordre chronologique (mais pas la seule possible!)

12 12 Les phases du projet plan de formation Proposition d’ordre chronologique (mais pas la seule possible!) Préparer le projet Préparer un plan de comm’ Explorer l’organisation et la formation Etablir la méthodologie et le cadre de travail Identifier les besoins Elaborer le plan Mettre en œuvre le plan Evaluer le plan et prévoir la suite Ce qui compte, c’est de connaître au préalable les étapes par lesquelles vous devrez passer, et de déterminer en début de processus quelle méthode s’appliquera à votre plan de formation, dans votre organisation.

13 13 Les phases du projet plan de formation Définitions Préparer le projet Répondre aux questions suivantes : Qui sera le référent-formation ? Qui composera le groupe de pilotage ? Comment allons-nous prévoir du temps de travail pour ces personnes et quand ? Quels sont les acteurs du projet ? Quel est l’objectif du plan de formation ? Quel en est le résultat attendu ? Quel est notre budget annuel pour la formation ? Quel délai est-il souhaité pour la réalisation du plan ? Qui validera le plan de formation ? Quand la concertation sociale aura-t-elle lieu ? Quels sont les freins ou obstacles que nous pourrions rencontrer ? Comment y faire face ?

14 14 Préparer un plan de communication et gérer les résistances Effectuer les tâches suivantes : Veiller à l’adhésion de tous les travailleurs et gérer les résistances Planifier quand faire circuler quelle information et vers qui. Explorer l’organisation et la formation Répondre aux questions suivantes : Quelle est la « carte d’identité » de notre organisation : sa mission, son objet social, son projet pédagogique, sa charte de qualité …. Quel est son historique ? Quels sont les grands projets en cours ? Quelle est notre culture formation ? Quel mode de formation mettre en place et pour qui ? Les phases du projet plan de formation Définitions

15 15 Etablir la méthodologie et le cadre de travail Effectuer les tâches suivantes : Décider quelles sources de travail utiliser Etablir un arbre des tâches Réaliser un calendrier Définir qui fait quoi Choisir comment détecter les besoins en compétences. Identifier les besoins Effectuer les tâches suivantes : Elaborer un ou plusieurs outils pour interroger les travailleurs Utiliser ces outils Analyser les résultats. Les phases du projet plan de formation Définitions

16 16 Elaborer le plan de formation Rédiger : l’objectif du plan et son cadre la description de l’organisation les méthodes de travail utilisées Elaborer un tableau reprenant l’ensemble des besoins identifiés et pour qui Prioriser les besoins et calculer le budget Prévoir une réponse aux besoins, sous formes de moyens pédagogiques et non pédagogiques Construire un tableau de bord de suivi du plan de formation. Mettre en œuvre le plan de formation Effectuer les tâches suivantes : Sélectionner les formations adéquates Prendre contact avec les opérateurs Etablir les cahiers des charges nécessaires Suivre le tableau de bord et ajuster le plan Evaluer les formations suivies Les phases du projet plan de formation Définitions

17 17 Evaluer le plan de formation et préparer la suite Répondre aux questions suivantes : Quel était notre objectif de départ ? Dans quelle mesure cet objectif a-t-il été atteint ? Qu’est-ce qui a changé chez nous depuis la mise en œuvre de ce plan ? Comment avons-nous travaillé ? Quelles ont été nos forces et nos faiblesses ? Pour l’élaboration du prochain plan, à quoi veillerons-nous ? Les phases du projet plan de formation Définitions

18 Présentation de competentia.be 18

19 19 Merci pour votre participation!