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Deux nouveaux services en ligne Principes (1/2)
Deux services en ligne innovants sont proposés cette année aux parents d’élèves des collèges et lycées publics, dans toutes les académies, depuis le portail Scolarité Services la fiche de renseignements administratifs l’inscription des élèves pour l’entrée au lycée DSIN -CL

Deux nouveaux services en ligne Principes (2/2)
Des services proposés aux parents par les chefs d’établissement Les chefs d’établissement et leurs équipes informent les parents des services offerts Ils indiquent aux parents la marche à suivre pour créer leur(s) compte(s) Les établissements facilitent l’accès aux services Pour l’inscription au lycée un ordinateur sera accessible, dans l’établissement d’origine, aux parents qui le souhaitent L’utilisation des services en ligne est obligatoire Pour inscrire leur enfant au lycée. L’utilisation des services en ligne est facultatif Pour mettre à jour la fiche de renseignements administratifs DSIN -CL

Deux nouveaux services en ligne Avantages
Pour personnaliser la date et le pied de page : Affichage / En-tête et pied de page Personnaliseone date et la zone pied de page Cliquer sur appliquer partout Deux nouveaux services en ligne Avantages Pour les parents Proximité et liberté : les services en ligne sont utilisables depuis n’importe quel lieu connecté Simplicité : un accès unique aux dossiers de chacun de ses enfants, même si ceux-ci sont scolarisés dans différents établissements Confidentialité : possibilité d’avoir des comptes joints ou séparés selon la situation familiale Sécurité : dispositif validé par la CNIL (Publication au JO n° 0277 du 29 novembre 2013 de l’arrêté du 15 novembre 2013 portant création d’un traitement automatisé de données à caractère personnel) Qualité : un courriel de confirmation signale au(x) parent(s) la prise en compte des informations par l’établissement Pour les établissements Meilleur suivi administratif Données administratives plus fiables Simplification des saisies des dossiers par le personnel administratif DSIN -CL

Deux nouveaux services en ligne Une dématérialisation très attendue
La Fiche de renseignements: un vrai succès, malgré un déploiement global encore modeste Au 15 juillet : service ouvert par 1613 EPLE de 24 académies (20% des établissements, FM+DOM) L’inscription pour l’entrée au lycée: Une généralisation encourageante… 2016: plus de collèges et lycées publics participants (41 % des EPLE) plus de élèves télé-inscrits, dont plus de entre établissements publics d’une même académie (soit 15 % des élèves éligibles) Une généralisation à l’ensemble des établissements en 2018. DSIN -CL

Premier service en ligne :
Ce service permet aux responsables légaux de modifier à tout moment de l’année les données administratives les plus courantes concernant l’élève et ses responsables légaux. L’établissement est avisé en temps réel dans SIECLE-BEE du nombre et de la nature des modifications apportées par les parents aux fiches élèves. Ces modifications ne sont répercutées dans la base élèves qu’après validation par l’établissement, ce qui déclenche automatiquement l’envoi d’un mèl de confirmation aux parents. Compatibles avec tous les types de supports : tablette, smartphone, ordinateur DSIN -CL

Vous êtes un établissement
Démonstration Vous êtes un parent Vous êtes un établissement Cliquer sur une flèche, pour voir la démonstration correspondante. DSIN -CL

Démonstration Vous êtes un parent DSIN -CL

Accès parent à l’URL suivante : https://teleservices.ac-amiens.fr/ts
Le parent se connecte au portail Scolarité services en entrant un identifiant et mot de passe provisoire fournis par l’établissement. Le mot de passe provisoire doit être changé par l’utilisateur lors de la première connexion DSIN -CL

Accès parent Pour personnaliser la date et le pied de page :
Affichage / En-tête et pied de page Personnaliser la zone date et la zone pied de page Cliquer sur appliquer partout Accès parent Les différents éléments du menu varient selon les services ouverts par l’établissement. La page d’accueil affiche le message de l’établissement (paramétrable dans Administration Téléservices). DSIN -CL

Accès parent Régime non modifiable Le premier onglet affiche les données administratives de l’élève. Le second onglet affiche les données du responsables. Attention : chaque responsable ne voit pas les données de l’autre parent. De même les deux parents peuvent mettre à jour les données de l’élève mais pas simultanément. DSIN -CL

Accès parent DSIN -CL

Vous êtes un établissement
Démonstration Vous êtes un établissement DSIN -CL

Accès : portail ARENA- Siècle BEE - MAJ. Un mail est envoyé aux parents
1 Dans BEE, les modifications peuvent être acceptées ou refusées et dans tous les cas, un mail de confirmation est envoyé au responsable. 2 DSIN -CL

Deuxième service en ligne :
L’inscription en ligne est proposée en fin de 3e aux élèves affectés au premier tour dans un lycée public en : 2nde générale, technologique ou professionnelle 1ère année de CAP Les élèves redoublants ou réorientés dans ces formations sont aussi pris en compte. Les académies ouvrent la procédure aux collèges et lycées volontaires dès le lendemain des résultats de l’affectation. Compatibles tous types de supports : tablette, smartphone, ordinateur DSIN -CL

Bénéfices Pour les chefs d’établissement d’origine
Pour personnaliser la date et le pied de page : Affichage / En-tête et pied de page Personnaliser la zone date et la zone pied de page Cliquer sur appliquer partout Bénéfices Pour les chefs d’établissement d’origine Alléger la procédure de notification des résultats d’affectation aux parents : via le service en ligne du collège, les parents peuvent prendre connaissance et, le cas échéant, imprimer l’avis d’affectation de leur enfant. Suivre l’évolution des inscriptions et, éventuellement, relancer les retardataires Pour les chefs d’établissement d’accueil Dématérialiser une grande partie de son processus d’inscription Un retour plus rapide et plus fiable des réponses des parents Commencer plus tôt à préparer la rentrée, en accédant plus rapidement aux souhaits pédagogiques exprimés par les parents DSIN -CL

Convaincre et accompagner Les enjeux
Pour développer largement les usages, l’expérimentation nationale en 2015 et a montré que : l’information des parents est essentielle, l’accompagnement des «télé-déclarants» est important durant la prise en mains de l’outil DSIN -CL

Convaincre et accompagner Les outils de communication en EPLE
Des supports de communication destinés aux parents Une vidéo « démonstration aux parents » Un prospectus personnalisable pour chaque service (fiche de renseignements, inscription en lycée) Une signature de mél, personnalisable Une « bannière » pour le site web des EPLE Une proposition de courrier à destination des parents DSIN -CL

Comment ça marche (1/2) ? Toutes les opérations incombant au chef d’établissement dans les modules « Commun », « Nomenclatures » ou « Administration téléservices » sont délégables à d’autres personnels via l’application « Deleg CE » Un premier schéma présente les opérations à effectuer dans les différents modules de Siècle au cours du mois précédent la campagne. DSIN -CL

Comment ça marche (2/2) ? Pendant la campagne et après publication des résultats d’affectation, les parents se connectent sur les services en ligne et procède à l’inscription de leur enfant (ou au refus). Les établissements d’origine consultent en « temps réel » le déroulement des inscriptions et relance les familles retardataires. Les établissements d’accueuil importent les dossiers « Accepté ». Après la campagne, les lycées d’accueuil traitent les dossiers « En attente ». DSIN -CL

Vous êtes établissement d’accueil (lycée ou lycée professionnel)
Démonstration Vous êtes un parent Vous êtes un établissement d’origine (collège, lycée ou lycée professionnel) Vous êtes établissement d’accueil (lycée ou lycée professionnel) Cliquer sur une flèche, pour voir la démonstration correspondante. En juin 2017 les lycées et lycées professionnels sont également établissements d’origine. DSIN -CL

Démonstration Vous êtes un parent
En juin 2016 les lycées et lycées professionnels sont également établissements d’origine. DSIN -CL

Accès parent à l’URL suivante : https://teleservices.ac-amiens.fr/ts
VOUS ETES UN PARENT Accès parent à l’URL suivante : Le parent se connecte au portail Scolarité services en entrant un identifiant et mot de passe provisoire fournis par l’établissement. Le mot de passe provisoire doit être changé par l’utilisateur lors de la première connexion. DSIN -CL

Menu : Inscription au lycée
VOUS ETES UN PARENT Menu : Inscription au lycée  Pour prendre connaissance de l’affectation  Pour s’informer  Pour s’inscrire

VOUS ETES UN PARENT Le lycée d’accueil informe les parents sur les formalités d’inscription, le calendrier de rentrée…. Il est possible insérer un lien vers le site internet de l’établissement. DSIN -CL

VOUS ETES UN PARENT Etape 1/6 Langues et enseignement de spécialité
Rappel des langues vivantes suivies au collège. Sélection de l ’enseignement de spécialité langue ou sport de section (sections européennes, internationales, sportives … ) Rappel des langues vivantes suivies au collège. Cet écran s’adapte en fonction du MEF d’affectation et des options obligatoires et facultatives définies dans Nomenclatures. DSIN -CL

VOUS ETES UN PARENT Etape 1/6 L’affectation en 2nde générale et technologique « générique » Rappel des langues vivantes suivies au collège. Choix de la langue de section Choix du MEF et du nombre d’enseignements d’exploration, puis des enseignements d’exploration eux-mêmes et éventuellement d’un enseignement facultatif. Rappel des langues vivantes suivies au collège. L’affectation en 2nde générale et technologique Si l’affectation s’effectue sur une 2nde générale et technologique « générique », la téléinscription permet le choix du MEF d’inscription et des enseignements associés (section linguistique, sportive, nombre d’enseignements d’exploration) Cet écran s’adapte en fonction du MEF d’affectation et des options obligatoires et facultatives définies dans Nomenclatures. DSIN -CL

VOUS ETES UN PARENT Etape 2/6 Enseignement d’économie
Sélection du 1er enseignement d’exploration DSIN -CL

VOUS ETES UN PARENT Etape 3/6 Enseignements au choix
Sélection du 2ème enseignement d’exploration Sélection, le cas échéant, d’un enseignement facultatif Répéter les étapes précédentes pour le souhait n° 2 DSIN –CL/NL

VOUS ETES UN PARENT Etape 4/6 Renseignements élèves 2 1
Même si le parent ne modifie aucune donnée, il doit confirmer le contenu de la fiche de renseignements pour que l’inscription soit prise en compte. DSIN -CL

VOUS ETES UN PARENT Etape 5/6 Renseignements responsable 2 1
Le parent visualise, et modifie si nécessaire, les données administratives de son enfant et les siennes, voire celle de l’autre responsable légal, en cas de compte joint. 1 Même si le parent ne modifie aucune donnée, il doit confirmer le contenu de la fiche de renseignements pour que l’inscription soit prise en compte. DSIN -CL

VOUS ETES UN PARENT Etape 6/6 Validation : un mail de confirmation est envoyé aux parents

VOUS ETES UN PARENT Validation de l’inscription : un mail récapitulatif est envoyé aux parents.Téléchargements de documents pour le lycée. Le bouton « Donnez votre avis » ouvre le formulaire d’une enquête de satisfaction sur le service Inscription. Répondre à l’enquête de satisfaction DSIN -CL

VOUS ETES UN PARENT Acceptation de l'affectation : confirmation d’inscription envoyé par mail La confirmation d’inscription reprend les éléments du décret no relatif à la saisine de l’administration par voie électronique. DSIN -CL

VOUS ETES UN PARENT Une fois la télé-inscription terminée, les responsables légaux, lorsqu’ils accèdent à la page d’accueil des Services en ligne, voient le récapitulatif de l’inscription avec les documents à fournir. Fin de l’inscription, nous allons maintenant voir la Partie Lycée DSIN -CL

VOUS ETES UN PARENT Les autres améliorations fonctionnelles
Les familles peuvent prendre connaissance de l’affectation de leur enfant en lycée agricole Le descriptif des enseignements à choisir se limite à ceux effectivement proposés par le lycée d’accueil La saisie du régime par les parents, est simplifiée (externe, ½ pensionnaire, interne) Un rappel aux parents des élèves non encore téléinscrits est envoyé automatiquement à mi-parcours de la campagne Le second responsable de l’élève peut aussi procéder à la mise à jour de ses données administratives, si le dossier de l’élève n’est pas encore importé dans BEE Fin de l’inscription, nous allons maintenant voir la Partie Lycée DSIN -CL

Démonstration Vous êtes un établissement d’origine (collège, lycée ou lycée professionnel) En juin 2016 les lycées et lycées professionnels sont également établissements d’origine. DSIN -CL

VOUS ETES UN ETABLISSEMENT D’ORIGINE (collège, lycée ou lycée professionnel)
Avant la campagne Cliquer sur un titre, pour voir la démonstration correspondante. DSIN -CL

Accès établissement portail ARENA- Administration Téléservices Avant la Campagne DSIN -CL

VOUS ETES UN ETABLISSEMENT D’ORIGINE (collège, lycées ou lycée professionnel)
Accès établissement portail ARENA- Administration Téléservices Avant la Campagne ( si les téléservices n’ont pas été ouverts en début d’année) Deux opérations à effectuer : « l’ouverture des téléservices » puis « l’activation des téléservices ». Le service « Inscription en ligne » n’est pas à ouvrir, c’est l’académie qui définie les dates de campagnes de la télé-inscription. DSIN -CL

Accès établissement portail ARENA- Administration Téléservices Avant la Campagne : notifier en masse 1 2 3 La notification en masse se fait « par division », sur le responsable légal1 et/ou légal2, et en sélectionnant le mode de transmission (le plus courant est le document papier) puis vous notifier. Un fichier Pdf s’ouvre avec les notifications à remettre aux parents. Il est conseillé de sauvegarder le PDF sur votre poste. 4 DSIN -CL

Exemple d’une notification avec l’identifiant et le mot de passe provisoire à modifier lors de la première connexion. DSIN -CL

Pendant la campagne DSIN -CL

Accès établissement portail ARENA- Administration Téléservices Pendant la Campagne : la simulation de l’accès à Scolarité Services La simulation est proposée pendant la campagne uniquement. Elle permet de dépanner le cas échéant, une famille en difficulté. Le chef d’établissement peut ainsi dérouler les étapes de l’inscription en ligne pour l’un de ses élèves. La notification en masse se fait « par division », sur le responsable légal1 et/ou légal2, et en sélectionnant le mode de transmission (le plus courant est le document papier) puis vous notifier. Un fichier Pdf s’ouvre avec les notifications à remettre aux parents. Il est conseillé de sauvegarder le PDF sur votre poste. DSIN -CL

VOUS ETES UN ETABLISSEMENT D’ORIGINE (collèges, lycée ou lycée professionnel)
Accès établissement portail ARENA- Administration Téléservices Pendant la Campagne Le collège suit le déroulement de la campagne (colonne inscription). Chaque dossier élève peut prendre les valeurs :  « En attente » : le responsable de l'élève n'a pas encore pris de décision concernant l'inscription de son enfant,  « Acceptée » : le responsable de l’élève a accepté l’inscription de l’élève,  « Refusée » : le responsable de l’élève a refusé l’inscription de l’élève,  « Hors TS » dans les cas suivants : o les responsables légaux ont refusé d’ouvrir un compte Téléservices, o le MEF d'affectation ne fait pas partie du périmètre de la téléinscription (pour l’affectation en première, en post-bac, ou dans une formation hors du périmètre), o l’établissement d’accueil ne participe pas à la téléinscription Statut de l’inscription DSIN -CL

Vous êtes établissement d’accueil (lycée ou lycée professionnel)
Démonstration Vous êtes établissement d’accueil (lycée ou lycée professionnel) . En juin 2016 les lycées et lycées professionnels sont également établissements d’origine. DSIN -CL

VOUS ETES UN ETABLISSEMENT D’ACCUEIL (lycée ou lycée professionnel)
Avant la campagne Cliquer sur un titre, pour voir la démonstration correspondante. DSIN -CL

Accès établissement portail ARENA - Commun (année N+1) Avant la Campagne : vérification du nom de l’établissement Nom de l’établissement dans la dénomination principale (Ex: Lycée de l’Europe », « Lycée Jules Ferry » ou si l’établissement n’a pas de nom particulier « Lycée de (ou d’) <nom de la commune> » Rien dans la dénomination complémentaire Dans le module Commun, dans les paramètres généraux de l’établissement, le proviseur doit indiquer : La nature de l’établissement dans la dénomination principale ( lycée général et technologique , lycée professionnel, …) Le nom du lycée , ou de la commune ( précédée de « de » ou « d’ ») si l’établissement n’a pas de nom dans la dénomination complémentaire. DSIN -CL

Accès établissement portail ARENA - Nomenclatures (année N+1) Avant la Campagne Définition des options éligibles : options obligatoires /2 1 2 Le module Nomenclatures (Année N+1), menu « Profilage » «Formations » «Matières optionnelles par MEF (profilage fin) » permet de sélectionner les matières obligatoires et facultatives pour chaque Mef d’accueil concerné par la télé-inscription. Cette opération définit les « options éligibles ». DSIN -CL

Avant la Campagne Définition des options éligibles : options facultatives /2 3 Répéter les étapes précédentes pour chaque MEF d’accueil. 4 DSIN -CL

Accès établissement portail ARENA - Administration Téléservices Avant la Campagne : Ouverture des téléservices (si les téléservices n’ont pas été ouverts en début d’année) Deux opérations à effectuer : « l’ouverture des téléservices » puis « l’activation des téléservices ». Le service « Inscription en ligne » n’est pas à ouvrir, c’est l’académie qui définie les dates de campagnes de la télé-inscription. DSIN -CL

Accès établissement portail ARENA- Administration Téléservices Avant la Campagne Paramétrage du message d’accueil Les lycées d’accueil qui sont également établissement d’origine (avec des 3ème prépa pro) peuvent saisir un message d’accueil à partir du menu « Paramétrage » « Message d’accueil ». DSIN -CL

Accès établissement portail ARENA- Administration Téléservices Avant la Campagne Paramétrage du message dédié à télé-inscription Le lycée d’affectation peut lui aussi définir un message dédié à la télé-inscription de 2000 caractères maximum depuis le menu Télé-inscription > Message pour la télé-inscription du module Administration Téléservices, distinct de son propre message d’accueil, qui apparaît immédiatement, dans la page des résultats d’affectation du service en ligne de l’établissement d’origine. Il peut s’agir d’informations sur les autres formalités d’inscription, le calendrier de la rentrée, un lien vers le site internet de l’établissement…, comme présenté ci-après. DSIN -CL

Accès établissement portail ARENA- Administration Téléservices Avant la Campagne Paramétrage des options visibles par les parents Par défaut à 1 La simulation consiste à tester les combinaisons d’options par MEF définies par le proviseur, en voyant les résultats immédiatement dans le téléservice, comme si un parent était connecté. Cette opération permet de vérifier les matières profilées auparavant dans le module nomenclatures (année N+1). Pour les 2ndes générales et technologiques, un bloc « Paramétrage des options » propose de choisir :  le nombre de souhaits minimum pour l’EE2 (de 1 à 4, 1 par défaut),  l’interdiction d’associer PFEG et SES dans les enseignements d’exploration (par défaut la combinaison est autorisée). Remarque : la modification de la combinatoire des options proposées s’effectue dans le module Nomenclatures. DSIN -CL

Accès établissement portail ARENA- Administration Téléservices Avant la Campagne Paramétrage des incompatibilités d’options Pour une meilleure compréhension, la combinaison est traduite en phrase(s) Cette opération permet de vérifier les matières profilées auparavant dans le module nomenclatures (année N+1). Pour les 2ndes générales et technologiques, un bloc « Paramétrage des options » propose de choisir :  le nombre de souhaits minimum pour l’EE2 (de 1 à 4, 1 par défaut),  l’interdiction d’associer PFEG et SES dans les enseignements d’exploration (par défaut la combinaison est autorisée). Remarque : la modification de la combinatoire des options proposées s’effectue dans le module Nomenclatures. DSIN -CL

Accès établissement portail ARENA- Administration Téléservices Avant la Campagne Paramétrage des incompatibilités d’options Une fois validées, les combinaisons d’options sont récapitulées. Cette opération permet de vérifier les matières profilées auparavant dans le module nomenclatures (année N+1). Pour les 2ndes générales et technologiques, un bloc « Paramétrage des options » propose de choisir :  le nombre de souhaits minimum pour l’EE2 (de 1 à 4, 1 par défaut),  l’interdiction d’associer PFEG et SES dans les enseignements d’exploration (par défaut la combinaison est autorisée). Remarque : la modification de la combinatoire des options proposées s’effectue dans le module Nomenclatures. DSIN -CL

Accès établissement portail ARENA- Administration Téléservices Avant la Campagne Paramétrage des documents à fournir La liste de documents est personnalisable par MEF. 1 2 Le proviseur du lycée d’affectation peut définir une liste de documents à fournir par la famille pour finaliser l’inscription, téléchargeables ou non dans le service en ligne. Pour chacun de ces documents, il précise :  son intitulé,  sa date de remise souhaitée,  sa provenance : o document à télécharger, o à demander à l’établissement d’origine, o autre (saisie libre). 3 DSIN -CL

Pendant la campagne Cliquer sur un titre, pour voir la démonstration correspondante. DSIN -CL

Accès établissement portail ARENA - Base Elèves – MAJ (année N+1) Pendant la Campagne Compteur d’élèves à importer Souhaits exprimés par les familles au moment de l’inscription en ligne 1 2 Le lycée suit le déroulement de la campagne (colonne inscription). Chaque dossier élève peut prendre les valeurs :  « En attente » : le responsable de l'élève n'a pas encore pris de décision concernant l'inscription de son enfant,  « Acceptée » : le responsable de l’élève a accepté l’inscription de l’élève,  « Refusée » : le responsable de l’élève a refusé l’inscription de l’élève,  « Hors TS » dans les cas suivants : o les responsables légaux ont refusé d’ouvrir un compte Téléservices, o le MEF d'affectation ne fait pas partie du périmètre de la téléinscription (pour l’affectation en première, en post-bac, ou dans une formation hors du périmètre), o l’établissement d’accueil ne participe pas à la téléinscription Nouveauté : importation du dossier « acceptée » avec l’enregistrement des options souhaitées dans la base Elèves. Enregistrement dans la fiche élève, des options souhaitées lors de l’inscription en ligne. 3 DSIN -CL

Accès établissement portail ARENA - Base Elèves – MAJ (année N+1) Pendant la Campagne : Possibilité d’importer les dossiers « En attente ». la téléinscription des parents sera rendue inopérante. 1 Nouveauté : pendant la campagne, le lycée peut importer un dossier quelque soit son statut (acceptés, en attente ou hors TS) 2 DSIN -CL

Pendant la Campagne : fichier csv souhaits exprimés par les familles Edition d un fichier CSV DSIN -CL

Accès établissement portail ARENA - Base Elèves – MAJ (année N+1) Pendant la Campagne : importation fiches de renseignements envoi d’un 1 Dans BEE, les modifications peuvent être acceptées ou refusées et dans tous les cas, un mail de confirmation est envoyé au responsable. 2 DSIN -CL

Les outils disponibles:
Foire aux questions (FAQ) Guides utilisateurs Administration téléservices Inscription en ligne Services en ligne Kit de communication : vidéo démonstration parents, affiche, bannière, signature courriel, bouton web Lien vidéo présentant le service « inscription en ligne » Présentation téléservices Proposition de courrier aux parents Plaquettes à destination des parents et des établissements Téléchargeables à l’adresse: DSIN -CL

Bonne campagne !

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