Débriefing MISSION D’ASSISTANCE

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1 Débriefing MISSION D’ASSISTANCE
POUR LA DEFINITION D'UN PLAN DE FORMATION POUR LE DEVELOPPEMENT DES CAPACITES MANAGERIALES DES RESPONSABLES ADMINISTRATIFS DU MINISTERE DE L'EDUCATION NATIONALE MAROCAIN PAPS « Soutien à l’Éducation de Base – Phase II » Convention de Financement N° MEDA B7-4100/IB/96/259 Contrat : N° Lot N° 9 Débriefing 5 décembre 2008

2 Objectifs de la mission
L’objectif global de la mission d’assistance technique est le soutien à la réforme du secteur de l'éducation nationale, notamment à travers le renforcement des capacités institutionnelles pour l'amélioration de sa gouvernance. L’objectif spécifique de l’assistance technique est l'élaboration d'un dispositif et d'un plan pour le développement des capacités managériales des responsables administratifs du Service Central; des AREF; des DPEN et des Directeurs d'établissements scolaires.

3 Résultats attendus Une identification des besoins en formation des responsables administratifs au niveau central, régional, provincial et des établissements scolaires en matière de développement des capacités managériales aux vues des chantiers du secteur en cours. Une proposition d’un dispositif de formation continue en matière de développement des capacités managériales pour les niveaux central et décentralisés Un plan de formation des responsables administratifs au niveau central, régional, provincial et des établissements en matière de développement des capacités managériales aux vues des chantiers du secteur en cours Un enrichissement du REC pour les Directeurs des établissements scolaires

4 Déroulement de la Mission et démarche
Collecte et Analyse documentaire Entretiens, visites de terrain, questionnaire, focus groupe : 289 personnes interviewées Ateliers de discussion et de validation 3 ateliers réalisés Directeurs centraux, Directeurs AREF, Directeurs d’Ets scolaires (59 personnes)

5 État des Lieux de la Formation Continue des Responsables du MEN (1)
Le constat global : Un manque de visibilité de la stratégie et de la politique de formation continue des responsables, au niveau central, régional et provincial. L’absence de coordination globale entre les différents programmes de coopération internationale dans le domaine de formation continue et ceux des directions centrales. Les bilans et les statistiques fiables et centralisés d’actions de formation réalisées sur les 3 dernières années, ne sont pas disponibles. Certaines Académies ont des difficultés à consommer rationnellement les budgets formation continue. Les Académies initient et réalisent des actions de formation

6 État des Lieux de la Formation Continue des Responsables du MEN (2)
Le constat global , points faibles : Les comités régionaux et provinciaux de la formation continue quand ils existent ne jouent pas pleinement leur rôle d’orientation stratégique par manque de savoir faire ou d’implication dans le domaine Pas de politique de renforcement des capacités managériales et notamment pour l’employabilité des femmes à des postes de responsabilité ( Chef de division, chef de service, DPEN, chef d’Ets scolaires) La formation qualifiante de 150h des directeurs d’Ets est peu pertinente Improvisation de formation continue : survole en 5 jours de toutes les problématiques managériales relatives à la direction d’un Ets scolaire Pas d’études d’impact et d’évaluations des formations suivies Rejet des formations à cause des conditions d’organisation et de vétusté des lieux.

7 État des Lieux de la Formation Continue des Responsables du MEN (3)
Le constat particulier, points faibles : Il n’y a pas de règles en matière de formation continue pour le développement de carrières Les formations proposées répondent partiellement aux besoins Le niveau et la qualité des formations est parfois jugé insuffisant Les actions de formation sont souvent improvisées et non adaptées au calendrier scolaire Peu de liens entre la formation et la pratique professionnelle exemple : formation en gestion budgétaire en l’absence de budget délégué informatique en l’absence de matériel informatique et de connexion Internet et Intranet…

8 État des Lieux de la Formation Continue des Responsables du MEN (4)
Le constat particulier , points faibles : Des actions de formation sont proposées occasionnellement, à la dernière minute, sans planification ni programme Des actions de formation ne semblent pas au niveau requis, en terme de contenu, de durée et de qualité de l’animation Les modules sont axés sur les aspects théoriques plus que sur les aspects pratiques Le nombre de participants dans les stages est parfois élevé Pas de reconnaissance et de validation des actions de formation suivies ex: certificat de stage Des actions de formation sont programmées et boycottées par les participants

9 État des Lieux de la Formation Continue des Responsables du MEN (5)
Le constat particulier, points faibles : Les formations proposées sont trop souvent à caractère pédagogique et au profit des régions Il n’y a pas de politique clairement définie de formation des cadres au Ministère ni au niveau central ni au niveau régional Absence d’une structure dédiée à la formation continue des responsables administratifs

10 État des lieux: Points forts (1)
Les gestionnaires managers du MEN sont en phase, sur l’état des lieux et les constats exprimés et manifestent une volonté d’aller au delà, par le changement et l’évolution de leur mode de fonctionnement L’existence au niveau central d’un Centre National de Formation et de Rencontres bien équipé et adapté à la formation continue La décentralisation de la Formation Continue est réalisée

11 État des lieux: Points forts (2)
Il y a une prise de conscience de l’importance de la Formation continue les budgets alloués sont en nette progression L ’ existence de modules bien élaborés sur la GP, GAR, le projet d’Ets et les guides au profit des Directeurs d’Ets scolaires,… Il y a maintenant une impulsion à donner, « une mise en mouvement » à laquelle contribuera la formation continue Mais aussi : Les systèmes d’information Les modalités d’organisation retenues Les outils mis à la disposition Les budgets alloués …

12 Les principales difficultés liées à l’exercice de la responsabilité managériale(1)
Le retard dans la mise en place de la réorganisation et de nouvelles directions crée certaine confusion dans les attributions fonctionnelles Cloisonnement entre différentes entités (On parle de coordination, réunion, et peu de travail d’équipe) Manque de ressources humaines qualifiées au niveau N-1, N-2 et difficultés de délégation Postes de responsabilités prévus dans l’organigramme et non pourvus Absence de clarification des attributions, certaines entités se considèrent comme des « fourres tout »…

13 Certaines structures non encore formalisées
Les principales difficultés liées à l’exercice de la responsabilité managériale(2) Certaines structures non encore formalisées Manque de possibilités de choix des collaborateurs et de motivation directe des ressources humaines Peu de cohésion par rapport à la vision, aux valeurs partagées et à la mission Gestion à court terme et sous pression en réponse aux urgences et difficultés de planification stratégique Approche des problèmes de manière bureaucratique

14 Les principales difficultés liées à l’exercice de la responsabilité managériale(3)
Difficultés pour certains managers de gérer dans des situations de changements fréquents Préparation insuffisante à la prise de fonction d’encadrement Manque de partage d’information et de communication interne entre les niveaux N-1 et N-2 (certains chefs de division, de services et directeurs d’Ets ont été informés du Programme d’Urgence par les médias) Manque de travail en équipe dans une même entité Résistance aux changements

15 Les principales difficultés liées à l’exercice de la responsabilité managériale(4)
Peu de maîtrise d’outils de gestion : tableau de bord, TIC, indicateurs, SI… Difficulté dans la conduite de réunion Très peu de formations liées au métier et peu de transparence dans le choix des personnes bénéficiant de formation à l’étranger Difficulté de mobilisation du milieu associatif, de suivi du partenariat, d’implication des élus…

16 Difficultés d’autonomie et d’initiative dans la prise de décisions
Les principales difficultés liées à l’exercice de la responsabilité managériale(5) Plusieurs intervenants sur un même projet avec des difficultés de pilotage et de cohésion d’équipes Frustration liée au mode de recrutement mixte, appel d’offre interne et nomination Déconcentration et décentralisation mal gérées: préparation insuffisante du niveau régional et mal acceptée du niveau central Difficultés d’autonomie et d’initiative dans la prise de décisions

17 Les principales difficultés liées à l’exercice de la responsabilité managériale(6)
Les impératifs d’urgence du niveau central peuvent entraver les plans d’actions du niveau régional Politique managériale peu innovante Succession de réformes, peu de feed-back et difficultés de mobilisation du personnel pour le Programme d’Urgence (manque de crédibilité, manque de moyens de motivation des cadres impliqués dans les comités de mise en œuvre du PU), Absence de dialogue institutionnalisé avec les partenaires sociaux et difficulté de négociation et de gestion des relations sociales Multiplicité des tâches et manque en ressources qualifiées.

18 Dispositif de formation
Préalable Dans le contexte général, il convient de souligner les points suivants qui constituent le préalable incontournable à la mise en œuvre du Dispositif de Formation afin d’en assurer la clarté, la stabilité et la pérennité : Le renforcement et clarification des attributions et missions de l’UCFC, future Direction Centrale de la Formation des Cadres DCFC Un processus défini pour la formation continue Un cadre juridique, réglementaire, organisationnel, logistique et pédagogique défini pour la formation continue Un dispositif de formation continue (qui fait partie du système de formation qui sera précisé dans le rapport de mission des experts concernant « l’élaboration d’un système de formation »)

19 Dispositif de formation(1)
Le renforcement et clarification des attributions et missions de l’UCFC/DCFC : La formation de personnes-ressources, acteurs du dispositif de la formation continue  La mise en place de Centre Régionaux de Formation, CRF  Les formations primordiales à mettre en œuvre

20 Dispositif de formation(2)
Un processus défini pour la formation continue : Une organisation au niveau central Une responsabilité décentralisée aux niveaux des AREF Un relais opérationnel au niveau des Délégations provinciales, DPEN

21 Dispositif de formation(3)
Un cadre juridique, réglementaire, organisationnel, logistique et pédagogique défini pour la formation continue Aspect institutionnel : Appliquer le principe de l’obligation de formation continue pour l’ensemble du personnel Lier la formation continue au développement de carrière par une capitalisation des acquis Promouvoir le système de certification des formations Créer un livret récapitulatif des formation suivies faisant partie du dossier administratif et individuel du personnel au niveau de la DRH Promouvoir une culture Formation Continue Promouvoir des synergies avec l’enseignement supérieur (ENCG, ISCAE, Universités…) pour la contractualisation de la formation continue des cadres managers du MEN Renforcement des capacités managériales des femmes.

22 Dispositif de formation(4)
Un cadre juridique, réglementaire, organisationnel, logistique et pédagogique défini pour la formation continue Aspect organisationnel : Création d’une structure centralisée dédiée à la Formation Continue des managers aux différents niveaux de responsabilité: Pilotage, Soutien, Suivi Évaluation du système et études d’impact Formation des formateurs et des tuteurs Ressources didactiques Manuels de procédures Mise en place de relais régionaux d’ingénierie de formation. Création et dynamisation de comités régionaux et provinciaux de formation continue

23 Dispositif de formation(5)
Un cadre juridique, réglementaire, organisationnel, logistique et pédagogique défini pour la formation continue Aspect logistique : Mise à niveau de Centres de Formation Continue Régionaux, CFR Amélioration des conditions d’accueil, d’organisation, d’hébergement, et de prise en charge des frais de transports et déplacements des participants

24 Dispositif de formation(6)
Un cadre juridique, réglementaire, organisationnel, logistique et pédagogique défini pour la formation continue Aspect pédagogique : Pratiquer l’andragogie Mettre en œuvre des « formation action » Mettre à disposition une base documentaire Élaborer et mettre en œuvre une politique de formation des formateurs et de tuteurs Recruter et former des formateurs qualifiés pour les formations proposées Encourager l’autoformation Favoriser l’échange d’expériences et la capitalisation.

25 Dispositif de formation (7)
Procédure pour l’année 2009 Validation du plan de formation annuel au niveau central par le SG, et par les comités au niveau régional et provincial Établissement de cahiers des charges , appels d’offres, budget, calendrier et choix des prestataires en prenant en considération les différents niveaux centralisés et décentralisés Diffusion du programme et du calendrier annuel de formation qui prend en compte les périodes de disponibilité et du calendrier scolaire

26 Dispositif de formation (8)
Mise en formation: demandes d’inscription individuelles avec la validation par le niveau hiérarchique, propositions du niveau N pour N-1 Organisation des formations Évaluation, études d’impact et bilans annuels pour capitalisation Collecte des besoins pour l’année N+1 par un questionnaire diffusé et traité au niveau provincial, analysé et consolidé au niveau régional avec reporting pour le niveau national et prise en considération de la note d’orientation de l’année n+1 du MEN

27 Plan de formation (1) Priorité 1 Opérationnalisation
« Œuvrer pour mobiliser les énergies et travailler en intelligence collective pour consolider la cohésion des équipes et mettre en œuvre l’ensemble des projets du programme d’urgence construire une vision et des valeurs communes » Team building d’une journée et demi en outdoor systémique: SG et DC + Inspections + Directeurs AREF + les membres du cabinet du Ministre et Secrétariat d’état Chaque DC avec son équipe: chefs de division et chefs de services Chaque Directeur d’AREF avec ses DPEN, chefs de divisions et chefs de services Chaque DPEN avec ses directeurs d’établissements scolaires et chefs de services Chaque directeur d’établissement avec ses enseignants et son staff administratif Chaque coordonnateur de projet du PU avec les personnes relais au niveau des régions

28 Plan de formation (2) Priorité 2
« Développer les compétences managériales pour assumer ses fonctions et ses responsabilités à la lumière des exigences du PU » MANAGEMENT Pilotage du changement Accompagnement du changement Management stratégique Gestion de projet Gestion axée sur les résultats Conduire l’innovation Organisation Outils de pilotage, tableaux de bord et indicateurs Gestion du temps et des priorités

29 Plan de formation (3) GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
Leadership et mobilisation des équipes Conduite d’entretien annuel d’évaluation Encadrement et prise de fonction Approche genre et management équitable Animation d’équipes, responsabilisation, encadrement et formation Délégation de pouvoir

30 Plan de formation (4) Communication Négociation
Prise de la parole en public Conduite de réunion Comprendre et expliquer les indicateurs du système éducatif Communication interne et communication externe

31 Plan de formation (5) Dialogue social
Gérer les relations sociales Gestion des conflits Résolution de problèmes partenariat Relation d’encadrement et de mobilisation Approche psychosociale Gestion de la relation aux parents Gestion du partenariat

32 Plan de formation (6) Gestion administrative et financière
Introduction des nouvelles technologies d’information dans la gestion Gestion budgétaire Gestion documentaire Déconcentration et décentralisation

33 Plan de formation (7) Développement personnel & Langues étrangères
Gestion du stress Leadership Connaissance de soi et des autres Anglais, français, chinois, russe, allemand…

34 Plan de formation (8) Priorité 3 Mise en place de la structure de pilotage et élaboration des profils des cadres de la structure Mise en œuvre du plan proposé Recrutement et formation de l’équipe projet

35 Plan de formation (9) Priorité 4 Organisation de conférences trimestrielles au niveau national sur des thématiques en liaison avec les chantiers du MEN comme moyen de communication externe et de mobilisation des ressources en interne et d’amélioration d’image de marque Organisation de conférences semestrielles au niveau régional

36 Référentiel Emploi Compétence REC
Diffusion du REC à tous les responsables Donner vie à ce REC en l’utilisant pour : Sélection et recrutement Gestion des potentiels et des carrières Mobilité Rémunération Évaluation de la performance, entretien annuel d’évaluation Formation et développement Redéploiement Établir un échéancier pour le mettre à niveau