Projet de simplification et de dématérialisation des procédures de l’ANAH Chantier 2 : Charte des bonnes pratiques d’instruction et de montage de dossier-

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1 Projet de simplification et de dématérialisation des procédures de l’ANAH
Chantier 2 : Charte des bonnes pratiques d’instruction et de montage de dossier- Yonne ANAH - SGMAP 7 Novembre 2016

2 Messages clés Objectifs global de la charte : Commentaires :
Formaliser et préciser les processus existants afin d’améliorer leurs efficience et le service rendu au demandeur Pérenniser le processus des dossiers urgents Fluidifier les échanges d’information entre opérateur et instructeur dans le cadre du traitement de dossier de demande de subvention Commentaires : Dans un premier temps la charte ne concernera que les dossiers PO. Les éléments sur les dossiers PO dégradés, LHI, PB seront intégrés lors des prochaines mise à jour du document La DDT utilisera le contenu de ce support afin de rédiger une version finale de la charte de l’Yonne qui sera signée par les opérateurs et le PRIS

3 Faisant émerger près de 50 propositions opérationnelles
Les travaux menés dans l’Yonne ont permis de formaliser une charte de bonnes pratiques sur le montage et l’instruction des dossiers 1 Communication Près de 10 personnes impliquées dans les travaux (tous les instructeurs de la DDT et 2 structures d’opérateurs) 2 Dossiers urgents Les 5 thèmes de la Charte de l’Yonne 9H de réflexion en groupe 3 Délais d’intervention Avec 3 sources d’appuis externes pour conduire les travaux (PART, SGMAP, les travaux des autres territoires d’étude sur le sujet) 4 Les pièces justificatives du dossier Faisant émerger près de 50 propositions opérationnelles 5 Contrôles Structurées en 5 thématiques liées à la vie du dossier et aux relations opérateurs/instructeurs 6 Doctrine (à intégrer en l’état dans la version finale de la charte de l’Yonne)

4 Chapitre 1 : Communication
Fluidifier l’échange d’information dans le cadre du traitement de dossier de demande de subvention Nature du contenu Principes de travail Objectifs Décloisonner l’information afin de donner une vision globale aux acteurs du processus Contenu (6 éléments) Enjeux 1) Avoir la validation de la DDT avant toute communication en secteur diffus : Transmettre le calendrier de communication (+modalité) pour validation de la DDT Ne pas faire de communication sur un secteur couvert par un autre opérateur (étude préalable et pré-opérationnelle) Adapter la communication sur les secteurs en étude 2) Informer les opérateurs sur les actions de communication nationales ou locales (pilotées par la DDT) 3) Une réunion minimum par an (Mai- Juin ) sur le suivi opérationnel de l’instruction de dossier : Opérateur-Instructeur sur les problématiques de d’instruction Un temps d’échange sera prévu avec le PRIS sur le 1er contact L’ordre du jour sera établi en fonction des remontées terrain 4) Une visite conjointe d’un logement (Instructeurs/opérateurs) par an. Les dossiers payés/soldés seront sélectionnés. Il s’agira de présenter le travail effectué suite à l’accompagnement de l’opérateur. 5) Les instructeurs de la DDT devront informer systématiquement les opérateurs en cas de contrôle d’un logement. 6) La DDT devra informer les opérateurs de la date de clôture de l’exercice (date des dernières CLAH, des derniers engagements et paiements) Contenu et fréquence des échanges non formalisés Absence de temps d’échange lié aux problématiques opérationnelles d’instruction Diagnostic Niveau de maturité du contenu Moyen Prêt pour la mise en œuvre Test en situation réelle à réaliser Contenu à préciser Faible Fort Contenu à instruire

5 Chapitre 2 : Dossiers urgents
Pérenniser le processus des dossiers urgents Nature du contenu Processus Objectifs Améliorer le service rendu aux demandeurs Avoir la capacité de traiter les situations d’urgence Contenu (4 éléments) Enjeux Le traitement des dossiers urgents se fera conformément au processus validé par la DDT et les opérateurs (cf annexes) 2) L’opérateur est celui qui valide après sa visite du logement la nature urgente du dossier qu’il déposera à la DDT 3) Pour les dossiers urgents, l’opérateur devra utiliser l’adresse générale de la DDT et appellera dans la journée le service instructeur pour s’assurer que sa demande à bien été prise en compte 4) Un bilan annuel des dossiers urgents (nombre de contacts et nombre de dossiers urgents) sera effectué. Il permettra de mesurer le volume de dossier urgent sur l’année Absence de processus pour traiter les situations urgentes de bout en bout Diagnostic Niveau de maturité du contenu Moyen Prêt pour la mise en œuvre Test en situation réelle à réaliser Contenu à préciser Faible Fort Contenu à instruire

6 Chapitre 3 : Délais d’intervention
Formaliser et préciser les processus existants afin d’améliorer leurs efficience et le service rendu au demandeur Nature du contenu Standards de travail Objectifs Maîtriser/raccourcir les délais de traitement du dossier de demande de subvention Contenu (7 éléments) Enjeux 1) Délai d’envoi de la fiche de liaison = 1 jour Chaque premier contact doit être formalisé et transmis (Opérateur/DDT) 2) Délai de prise de contact opérateur : 10 jours 3) Délai de visite du logement: 1 mois (à partir de la réception du contrat d’AMO) 4) Délai d’engagement : 15 jours (à partir du dépôt de dossier) En cas de problématiques de consommation d’enveloppe ou d’indisponibilité des crédits qui retarderaient l’engagement, l’opérateur sera informé par la DDT 5) Délai de transmission du dossier de paiement A/C : 10 jours / 1 mois en cas de contrôle 6) Si le délai de paiement de l’A/C est supérieur à 1 mois l’opérateur sera informé 7) L’opérateur sera informé en cas de contrôle du logement  Tous les délais sont des délais moyens en jours calendaires Absence de standardisation des délais d’intervention Diagnostic Niveau de maturité du contenu Moyen Prêt pour la mise en œuvre Test en situation réelle à réaliser Contenu à préciser Contenu à instruire Faible Fort

7 Chapitre 4 : Les pièces justificatives du dossier
Standardiser les attendus concernant le contenu du dossier de demande de subvention Nature du contenu Standards de travail Objectifs Diminuer le nombre de dossiers incomplets Fluidifier le traitement du dossier Réduire la durée de vie du dossier Contenu (4 éléments) Enjeux CF « Précisions sur les exigences vis à vis des devis et factures présents dans les dossiers de demande de subventions » V  Document du présenté par le PART le 20/09/16 à la DDT de l’Yonne (document en annexe) 2) Les plans ne sont pas nécessaires dans le dossier sauf si : Eléments de travaux liés à la surface du logement PO LHI, PO dégradés, Redistribution de l’espace de vie La nécessité de fournir des plans dans le dossier est à l’appréciation de l’opérateur 3) Les éléments requis pour les scénarios seront harmonisés au niveau régional (à clarifier) 4) Les photos ne sont pas nécessaires dans le dossier sauf si : PO LHI, PO dégradés La nécessité de fournir des photos dans le dossier est à l’appréciation de l’opérateur Manque de vision partagée sur les attendus du dossier de demande de subvention Diagnostic Niveau de maturité du contenu Moyen Prêt pour la mise en œuvre Test en situation réelle à réaliser Contenu à préciser Faible Fort Contenu à instruire

8 Chapitre 5 : Contrôles Nature du contenu Contenu (2 éléments)
Améliorer la lisibilité commune sur la situation du dossier en phase de contrôle Nature du contenu Principes de travail Objectifs Améliorer la communication entre opérateur et instructeur Réduire la durée de vie du dossier Contenu (2 éléments) Enjeux En cas de problèmes* lors d’un contrôle, le rapport sera transmis à l’opérateur *il s’agit de toutes problématiques liées à la qualité des travaux qui bloquerait la mise en paiement 2) Pour les dossiers en cours à forts enjeux, une visite conjointe opérateur (en charge du dossier uniquement) / instructeur pourra être organisée. En cas de dossiers sensibles*, l’opérateur informera la DDT *précarité sociale du ménage Contenu et fréquence des échanges non formalisés Diagnostic Niveau de maturité du contenu Moyen Prêt pour la mise en œuvre Test en situation réelle à réaliser Contenu à préciser Faible Fort Contenu à instruire

9 Annexes Dossiers urgents
Disposition sur les pièces justificatives, devis et factures

10 Le processus de traitement des dossiers urgents de l’Yonne se focalise sur 3 cas et permet un engagement sous 7 jours* Seul les 3 cas ci-dessous peuvent être considérés comme urgent : Sortie d’hospitalisation (perte brutale d’autonomie) Panne de chaudière l’hiver sans autre système de chauffage alternatif Panne de chaudière l’été si l’équipement est gère la production d’eau chaude Environ 14** cas par an sur 431 dossiers engagés en 2015*** La processus défini dans l’Yonne permet de traiter les cas urgents dans des délais plus court que le processus classique : Délai d’engagement : 6,5 jours* Transmission de la demande de mise en paiement de l’avance à l’agence comptable : 7 jours* 1 er contact Montage du dossier-engagement Instruction du dossier-engagement Décision sur dossier Instruction du dossier-paiement Paiement avance par l’agence comptable Montage du dossier- mise en paiement de l’avance 2 à 3 semaines en moyenne Délai d’engagement : 6,5 jours* Délai de transmission demande de mise en paiement : 7 jours* * Ce délai dépend de certains paramètre qui ne peuvent être ni contrôlés par la DDT ni les opérateurs l’implication du demandeur (ex: disponibilité/réactivité pour rendre possible la visite de son logement) Réactivité de l’entreprise pour la transmission de devis détaillés ** Estimation préliminaire, chiffre à confirmer après observations empiriques ***Source infocentre Source : Atelier du 11/10 à la DDT d’Auxerre – Opérateurs (Pact et Urbanis) et Instructeurs DDT

11 Description du processus de traitement des dossiers urgents (1/2)
1 er contact Montage du dossier-engagement Instruction du dossier-engagement Montage du dossier- mise en paiement de l’avance Début Signalement à l’opérateur et à la DDT par tel et Entretien tel avec l’entreprise Pris, (DDT ou Opérateur) Opérateur Identification de la situation d’urgence Remplissage de la demande d’avance Formulaire de demande de subvention Avis d’imposition Devis (provisoire ou définitif) Attestation de propriété si avis d’impôt insuffisant Pas d’obligation de présentation de plusieurs scénarios 4 jours Envoi de l’A/R Instruction du dossier Dépôt du dossier (incomplet) Proposition pour engagement Instructeur Devis signé avec mention « bon pour accord » Visite du PO 1 jour Rapport technique et préconisation de travaux Bouquet de travaux avec des gains de 25%min Processus d’instruction classique 0,5 jour Oui Gains liés aux travaux d’urgence > 25 % ? NON Légende Exigences administratives Délai en jour ouvré Source : Atelier du 11/10 à la DDT d’Auxerre – Opérateurs (Pact et Urbanis) et Instructeurs DDT

12 Description du processus de traitement des dossiers urgents (2/2)
Décision sur dossier Instruction du dossier-paiement avance Paiement avance Engagement rectificatif si devis incomplet Solde du dossier Envoi des documents à l’AC pour mise en paiement de l’avance Mention urgent sur le dossier Instructeur Virement bancaire Devis complémentaire Saisie dans Sous 3 semaines (En moyenne) Envoi en courrier prioritaire 0,5 jour Agence comptable Envoi des documents à l’AC pour solde du dossier Collecte des pièces justificatives Factures Justificatifs administratifs (ex: GIR) Le dossier doit être complet Fin Exigences administratives Délai en jour ouvré Instructeur Engagement et notification 0,5 jour Légende Source : Atelier du 11/10 à la DDT d’Auxerre – Opérateurs (Pact et Urbanis) et Instructeurs DDT

13 Annexes Dossiers urgents
Disposition sur les pièces justificatives, devis et factures

14 Précisions sur les exigences vis à vis des devis et factures présents dans les dossiers de demande de subventions V

15 L’intervention des entreprises Ce qui est écrit :
Art-13 du RGA et liste des travaux recevables (délibération n° du ) - Les travaux doivent être exécutés par des entreprises professionnelles du bâtiment inscrites au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers ou légalement installées dans un pays membre de l’Union européenne ou par des entreprises d’insertion ou des services d’aide par le travail (ESAT) dûment habilités par une autorité administrative. Ces entreprises doivent être soumises aux règles de garantie légale. - L’intervention des entreprises doit comprendre la fourniture et la mise en oeuvre des matériaux et équipements. L’achat direct des matériaux par le propriétaire exclut les travaux réalisés avec ces matériaux du bénéfice d’une subvention même si ces matériaux sont mis en oeuvre par une entreprise. Cette disposition n’est pas applicable aux travaux réalisés par les propriétaires occupants dans le cadre d’une auto-réhabilitation avec encadrement technique.

16 Ce que l’on doit vérifier : cohérence entre inscription de l’entreprise et les travaux du projet 1/3
En cas de cohérence non évidente Ex : entreprise de maçonnerie Martin qui réalise la réfection de l’installation électrique On peut rechercher des informations sur internet afin de recouper entreprise/travaux réalisés ( si la vérification est fructueuse, noter sur le devis ou la facture : « Vu infogreffe.fr» Si cette vérification de premier niveau n’a pas permis de lever le doute, on se tourne vers le propriétaire en lui mettant en avant l’obligation citée page précédente, qui était rappelée dans dans les engagements souscrits dans sa demande de subvention signée. On précise qu’il lui appartient, pour que l’instruction puisse continuer, d’apporter le justificatif de son choix (assurance, inscription complémentaire au RCS ou RM, K-bis, devis d’une autre entreprise…) afin que l’incohérence soit levée. Cette vérification sera effectuée à l’engagement (devis) mais aussi au paiement (facture) si l’entreprise retenue a changé.

17 Ce que l’on doit vérifier : cohérence entre inscription de l’entreprise et les travaux du projet 2/3
3 recommandations : 1 si la non cohérence n’a pas été traitée à l’engagement, et que l’entreprise qui facture est celle qui a fait le devis, il est « trop tard » pour avoir une exigence. 2 si lors des recherches on constate que l’entreprise a été radiée ou n’a pas d’assurance… il faut interpeller le demandeur pour comprendre ce qui s’est passé. cette vérification ne doit pas se traduire en exigence systématique de l’assurance de l’entreprise fournie avec devis et facture.

18 Ce que l’on doit vérifier : cohérence entre inscription de l’entreprise et les travaux du projet 3/3
Cas particuliers : Entreprise d’un pays de l’Union Européenne Elles doivent avoir un document équivalent au RCS, ou autre de leur pays et donc fournir des justificatifs de leur statut. Il convient de demander les documents traduits en français le cas échéant. Entreprise qui sous-traite Au sens de la loi, la sous-traitance est l'opération par laquelle un entrepreneur confie par un sous- traité, et sous sa responsabilité, à une autre personne appelée sous-traitant l'exécution de tout ou partie du contrat d'entreprise ou d'une partie du marché public conclu avec le maître de l'ouvrage. L'Anah admet une certaine tolérance dès lors que l'on retrouve la fourniture et la pose sur le même devis/facture.

19 Exigences sur les devis : règles générales
Les mentions obligatoires sur les devis Source : date du devis et durée de validité de l'offre, caractère gratuit ou payant du devis. nom, raison sociale et adresse de l'entreprise (n° de téléphone et adresse électronique), statut et forme juridique de l'entreprise, numéro au Répertoire des métiers (n° Siren + RM + n° du département d'immatriculation), numéro individuel d'identification à la TVA, nom et adresse du client, date de début et durée estimée des travaux ou de la prestation, décompte détaillé (et description) de chaque prestation, en quantité et en prix unitaire, prix horaire ou forfaitaire de main d'œuvre, frais de déplacement, éventuellement, modalités de paiement, de livraison et d'exécution du contrat, modalités des réclamations et conditions du service après-vente (garantie notamment), somme globale à payer HT et TTC, en précisant les taux de TVA applicables. Lorsqu'un prix exact ne peut pas être indiqué pour un type de service donné, le prestataire doit indiquer le mode de calcul permettant au destinataire de vérifier le prix ou fournir un devis suffisamment détaillé. La remise du devis détaillé se fait obligatoirement avant l'exécution de travaux dès lors que le montant estimé pour ces travaux est supérieur à 150 €.

20 Exigences sur les devis : ce que demande l’Anah
Pour simplifier la vie du demandeur et du service instructeur, en respectant les nécessaires contrôles de l’Agence, il sera vérifié uniquement la présence et la cohérence des éléments suivants : nom, raison sociale et adresse de l'entreprise, numéro Siren ou Siret, date du devis, nom et adresse du client, adresse du chantier (cf page 9), décompte détaillé et description (cf plus loin) de chaque prestation, en quantité et en prix unitaire, somme globale à payer HT et TTC. - Pour un dossier embarquant des travaux d’économie d’énergie, deux précisions : 1 en cas d’engagement CEE, réagir à une éventuelle mention laissant craindre une valorisation en direct par l’entreprise 2 en cas d’isolation des parois opaques, vérifier la présence de la valeur R et sa conformité - Si le devis comporte la mention « matériaux fournis par le client », réagir dès ce stade en rappelant la règle et en sollicitant un autre devis, il sera trop tard au paiement pour opposer une non recevabilité. En lieu et place d’un devis, une estimation établie par un maître d’œuvre est acceptée (RGA). Il n’y a pas lieu d’exiger plusieurs devis.

21 Exigences sur les factures : règles générales
Les mentions obligatoires sur les factures Article 242 nonies A de l’annexe II du code Général des Impôts nom complet et adresse du vendeur ou du prestataire de service (l’entreprise) date de délivrance de la facture (ou d’émission pour les transmissions électroniques) numérotation de la facture n° d'immatriculation au RCS (ou au RM) de l'entreprise, c'est à dire : indicatif R.S + commune où est tenu le registre + n° SIREN (9 chiffres) ou n° SIRET (14 chiffres) nom et adresse du donneur d'ouvrage (le propriétaire) nature des opérations effectuées date à laquelle est effectuée ou achevée la livraison de biens ou la prestation de services dénomination précise des produits ou services rendus quantité des produits ou services rendus prix unitaires hors TVA en € rabais, ristournes, remises taux de TVA applicable récapitulation totale hors taxe et TVA

22 Exigences sur les factures : ce que demande l’Anah pour tout paiement (acompte, solde)
Pour simplifier la vie du demandeur et du service instructeur, en respectant les nécessaires contrôles de l’Agence, il sera vérifié uniquement la présence et la cohérence des éléments suivants : nom, raison sociale et adresse de l'entreprise, numéro Siren ou Siret, date de la facture, numérotation de la facture, nom et adresse du client, adresse du chantier (cf plus loin), décompte détaillé et description (cf plus loin) de chaque prestation, en quantité et en prix unitaire, somme globale à payer HT et TTC. - Pour un dossier embarquant des travaux d’économie d’énergie, deux précisions : 1 en cas d’engagement CEE, réagir à une éventuelle mention laissant craindre une valorisation en direct par l’entreprise 2 en cas d’isolation des parois opaques, vérifier la présence de la valeur R et sa valeur - Si la facture comporte la mention « matériaux fournis par le client », réagir en rappelant la règle et en excluant les travaux. En aucun cas un récapitulatif établi par un maître d’œuvre ne peut être accepté en lieu et place d’une facture.

23 Degré de précision des devis et factures
Les devis doivent être détaillés et indiquer les éléments descriptifs et estimatifs des travaux. Dans l’exemple d’une réfection d’une installation électrique, il n’est pas nécessaire d’avoir le prix unitaire des prises. Mais si un coût global est avancé, cela ne dispense pas d’avoir le détail des prestations : cuisine 5 prises, 2 interrupteurs Et dans l’intérêt du demandeur il est souhaitable que soit précisée la qualité de ce qui est installé ( Legrand ou similaire par exemple ) C’est particulièrement vrai pour la robinetterie, le carrelage… Le propriétaire, comme le service instructeur, doit voir ce qu’il achète. L’adresse de livraison ou d’exécution des travaux n’est pas une mention obligatoire sur les devis et factures, si elle ne figure pas, les travaux sont réputés avoir été effectués à l’adresse du client. Toutefois la logique veut que : - pour les PB, cette adresse soit mentionnée sur les factures correspondantes si le propriétaire veut pouvoir bénéficier des déductions fiscales sur les revenus fonciers (si la mention est absente sur les devis, compléter la notification de subvention, pour l’exiger sur les factures). - pour les PO, cette adresse ne semble pas impérative compte tenu que l’adresse du client est, elle, obligatoire (et par définition, ce doit être la même), sauf si le PO n’occupe pas encore le logement.

24 Degré de précision des devis pour une avance
Les devis doivent être datés et signés par l’entreprise et par le demandeur ou son mandataire et faire mention d’une demande d’acompte à l’acceptation du devis ou pour le démarrage des travaux (art 18 bis du RGA) Cette mention peut être manuscrite ou non.

25 Précisions sur les factures : la forme
La notification de subvention informe le demandeur qu’il aura à produire des factures originales. Les factures sont absolument indispensables et aucun autre document ne peut se substituer aux factures (sauf exception, cf page suivante). Il faut exiger la production des originaux des factures (RGA). Toutefois si le demandeur veut conserver ses originaux, il lui est possible de faire parvenir au service instructeur un jeu de photocopies qui accompagne le jeu d’originaux. Les photocopies seront alors annotées par le service instructeur « Vu originaux/Conforme à l'original » et les originaux peuvent alors être rendus au bénéficiaire ou son mandataire, s’il le souhaite et a fourni une enveloppe affranchie à cet effet. L'Anah paie ses subventions sur le fondement de factures établies par des entreprises professionnelles et qui lui sont présentées au paiement par le propriétaire qui a bénéficié préalablement d'une décision d'attribution de subvention. La réglementation de l'Anah n'exige ni que la facture soit acquittée au moment où la demande de paiement est déposée, ni ne prévoit de s'assurer des modalités par lesquelles le propriétaire a payé sa facture. La vérification de l'Anah au moment du paiement de la subvention porte sur la concordance entre les devis qui ont servi à l'attribution de la subvention et la facture qui atteste que les travaux ont été réalisés ; la subvention étant justement versée pour permettre, le cas échéant, au propriétaire de payer les travaux qui ont été réalisés. Dans ces conditions, Il n'apparaît donc pas pertinent d'exiger des factures acquittées, en outre une telle exigence ne relèverait pas d'une décision du délégué de l'Anah ou d'une disposition figurant dans le Programme d’Action (qui n'a pas de compétence en matière de paiement ) mais au minimum du RGA Une facture est unique. Il ne peut être demandé de « refaire » ou « rectifier » une facture sans préciser que la facture ré-émise devra mentionner obligatoirement une référence à la 1ère indiquant « annule et remplace », « modifie ».

26 Précisions sur les factures Cas exceptionnel : difficulté par rapport à l’entreprise
Si l’entreprise qui a réalisé les travaux n’est pas en mesure de produire les factures au demandeur, une alternative peut être mise en œuvre : Un huissier est dépêché (aux frais du demandeur), en possession des devis, il attestera de la réalisation des travaux, qualitativement et quantitativement. Les éléments de son rapport permettront le calcul de la subvention. Des justificatifs quant aux sommes versées par le demandeur (relevés de compte…) accompagneront la demande de solde. Enfin, pour ce cas, une visite des lieux par le service instructeur est indispensable.

27 Pièces supplémentaires qui peuvent être exigées
En marge des devis et factures, comme pour l’ensemble du dossier, au delà des pièces mentionnées sur les imprimés de demandes de subvention, le service instructeur peut demander la production de toute autre pièce, si elle est indispensable au traitement du dossier (art 9 du RGA). C’est une possibilité qui doit rester l’exception, pas une généralité (le Programme d’Actions ne peut ajouter de manière automatique une exigence de pièces complémentaires), et dans tous les cas cela doit être motivé.

28 Précisions sur les pièces justificatives du dossier de demande de subvention (1/2)

29 Précisions sur les pièces justificatives du dossier de demande de subvention (2/2)