FORMATION DES SECRÉTAIRES DE COMITÉS DE SÉLECTION

FORMATION DES SECRÉTAIRES DE COMITÉS DE SÉLECTION
Mardi, le 6 décembre 2016 Michel Dumont, conseiller émérite Marie-Claude Giroux, conseillère Direction des analyses, des orientations et des relations avec les clientèles Direction générale de l’encadrement des contrats publics Sous-secrétariat aux marchés publics Secrétariat du Conseil du trésor

Objectifs de la rencontre
2 Objectifs de la rencontre Connaître les règles qui s’appliquent dans le processus d’attribution des contrats de services professionnels. Connaître les saines pratiques de gestion en vigueur dans le même processus. Connaître le processus d’évaluation de la qualité des soumissions. Connaître les formulaires et les rapports à utiliser. 2

3 Rappels 3

Principes de gestion contractuelle
4 Principes de gestion contractuelle LCOP, art. 2, § 1° – Faire preuve de transparence Obligation de décrire les étapes du processus d’acquisition et d’évaluation à l’intention des soumissionnaires. Obligation de recourir à la publication d’un appel d’offres (sauf exceptions) dans le SEAO et, au besoin, sur d’autres supports. Ouverture publique des soumissions. Transmission de l’information aux soumissionnaires. Publication des renseignements dans le 4

Principes de gestion contractuelle (suite)
5 Principes de gestion contractuelle (suite) LCOP, art. 2, § 2° – Traitement intègre et équitable des concurrents Respect des règles établies et application de façon uniforme et impartiale. Mêmes règles pour tous les concurrents. Addenda adressé à tous les concurrents. Délai raisonnable pour la réception des soumissions. La « Loi des parties » (Code civil français, art. 1134; Code civil du Québec, art et ss). 5

6 Principes de gestion contractuelle (suite) LCOP, art. 2, § 3° – Assurer l’accessibilité de tous les concurrents qualifiés L’expression « concurrents qualifiés » suppose que l’organisme public peut imposer des exigences de qualification. Participation possible de tous les concurrents qualifiés. Mise en concurrence réelle. 6

7 Principes de gestion contractuelle (suite) LCOP, art. 2, § 4° – Mettre en place des procédures efficaces et efficientes Évaluation préalable adéquate, rigoureuse et détaillée des besoins et des résultats attendus. Souci d’obtenir les meilleurs produits ou services au meilleur coût. Obligation légale de se préoccuper du développement durable et de l’environnement. 7

8 Principes de gestion contractuelle (suite) Jurisprudence Sources de droit : lois, règlements, jurisprudence, « Loi des parties ». Jugements qui confirment les principes de transparence, d’intégrité, d’équité et d’accessibilité. Voir l’Extranet des marchés publics, onglet « Cadre normatif ». Recours Les parties font valoir leurs droits et les clauses inhérentes au contrat (Loi des parties) devant un arbitre ou les tribunaux. Afin d’obtenir (ou de débourser) un juste prix. Service des plaintes du SCT à l’intention des prestataires. But : appliquer la même justice à tous. 8

Sélection de l’adjudicataire
9 Sélection de l’adjudicataire Façons de sélectionner l’adjudicataire Appel d’offres fondé uniquement sur un prix. Appel d’offres comprenant une évaluation de la qualité : Qualité minimale et prix le plus bas. Rapport qualité-prix et prix ajusté le plus bas. Uniquement qualité note finale la plus élevée. Qualification des prestataires de services. Contrats conclus de gré à gré 9

Sélection de l’adjudicataire (suite)
10 Sélection de l’adjudicataire (suite) Lorsque l’appel d’offres requiert une évaluation de la qualité : Le SCS doit convoquer un comité de sélection pour évaluer la qualité de la soumission. Le comité de sélection adjuge le contrat dans le respect des règles en vigueur, selon la modalité retenue de l’appel d’offres. 10

fonctions et responsabilités
11 Les intervenants : fonctions et responsabilités Le dirigeant d’organisme Il est la plus haute autorité administrative de l’organisme. C’est lui qui est responsable et imputable des contrats attribués par son organisme. Il s’assure du respect de la lettre et de l’esprit du cadre normatif. Il rend obligatoirement des comptes devant le Secrétariat du Conseil du trésor, les élus et la population. Il désigne les secrétaires de comité de sélection pour son organisme et leur délègue ses pouvoirs en matière de sélection des adjudicataires. 11

fonctions et responsabilités (suite)
12 Les intervenants : fonctions et responsabilités (suite) Le chargé de projet (ou acheteur ou autres titres) Il serait normal et logique que le chargé de projet de l’organisme public soit un employé de cet organisme public. Il décèle les besoins émergents de son organisme. Dans le respect du plan d’action et du cadre budgétaire de son organisme, il précise et circonscrit exactement les besoins avant d’amorcer le processus d’acquisition (d’un bien ou d’un service). Il fait une estimation rigoureuse de la dépense totale du contrat et la fait valider. 12

13 Les intervenants : fonctions et responsabilités (suite) Le chargé de projet (ou acheteur ou autres titres) Le plus souvent, c’est lui qui est responsable de la rédaction des documents d’appel d’offres, en collaboration avec le SCS. Il précise tous les aspects des besoins et il les décrit avec la plus grande exactitude, avec clarté et précision. Il préciser les modalités de réalisation du contrat. 13

14 Les intervenants : fonctions et responsabilités (suite) Le chargé de projet (ou acheteur ou autres titres) Il énonce dans ses documents d’appel d’offres les conditions d’admissibilité des soumissionnaires et les conditions de conformité des soumissions. Lorsqu’une évaluation de la qualité est prévue, il choisit les critères d’évaluation pertinents et détaille les éléments de qualité en fonction des besoins exprimés. Il détermine le type d’appel d’offres et, le cas échéant, le mode d’évaluation de la qualité des soumissions. (Voir le Guide des risques et des contrôles en gestion contractuelle). 14

15 Les intervenants : fonctions et responsabilités (suite) Le secrétaire de comité de sélection Il représente le dirigeant de l’organisme qui l’a désigné à cette fonction et il agit en son nom. Il suit avec succès les différentes formations obligatoires données par le SCT, il détient une attestation à cet effet et maintient ses connaissances à jour. Comme le dirigeant de l’organisme, il exerce son rôle dans le respect de la lettre et de l’esprit du cadre normatif, des principes de l’article 2 de la LCOP et du Règlement sur l’éthique et la discipline dans la fonction publique. 15

16 Les intervenants : fonctions et responsabilités (suite) Le secrétaire de comité de sélection Il exerce son rôle avec probité et impartialité. Il garde la confidentialité relativement à tous les dossiers qu’il traite. Il veille à ne pas abuser du recours au comité de sélection. Il consulte au besoin les différents guides et documents, dont le Guide des risques et des contrôles en gestion contractuelle et le Guide pratique du secrétaire de comité de sélection. Il garde en mémoire qu’il est le représentant du dirigeant d’organisme en matière d’attribution de contrats. 16

17 Les intervenants : fonctions et responsabilités (suite) Le secrétaire de comité de sélection Place du SCS dans le cycle de vie d’un contrat Émergence du besoin Évaluation du besoin Estimation des coûts pour combler le besoin Préparation des documents d’appel d’offres Lancement de l’appel d’offres dans le SEAO Réponses aux soumissionnaires et addenda Réception et ouverture des soumissions Examen des soumissions (voir r. 4, art. 6 et 7) 17

18 Les intervenants : fonctions et responsabilités (suite) Le secrétaire de comité de sélection Place du SCS dans le cycle de vie d’un contrat (suite) 9. Préparation du comité de sélection 10.Évaluation des soumissions en comité de sélection Sélection de l’adjudicataire Suivi du comité de sélection 13. Conclusion (signature) du contrat 14. Publication des renseignements dans le SEAO 15. Gestion du contrat à l’étape de l’exécution du mandat Fin du contrat Publication des renseignements dans le SEAO 18

19 Les intervenants : fonctions et responsabilités (suite) Les membres du comité de sélection Ils sont nommés/proposés par le SCS. Ils sont responsables de l’analyse et de l’évaluation de la qualité de toutes les soumissions admissibles et conformes reçues à la suite d’un appel d’offres donné. Ils font l’analyse individuellement d’abord et en comité de sélection ensuite. Ils sont tenus à la discrétion la plus totale sur tout événement et tout résultat dont ils ont eu connaissance dans l’exercice de leur fonction, sans limite de temps. 19

Fonctions et responsabilités du Secrétaire de comité de sélection
20 Fonctions et responsabilités du Secrétaire de comité de sélection 20

Vérification de l’appel d’offres
21 Vérification de l’appel d’offres Vérification de la définition du besoin revoir le texte avec les yeux du soumissionnaire, du membre de comité de sélection, du gestionnaire du contrat, de l’adjudicataire, voire de l’arbitre ou du juge. (voir Risques et contrôles 2014, p. 13 à 15) Contrat de services? S’agit-il bel et bien d’un contrat de services, non pas d’un contrat de travail ? (voir Risques et contrôles 2014, p. 15 et 16, voir aussi RPG ) Le contrat est-il assimilable à de l’embauche de personnel? Caractéristiques d’un contrat de services. 21

Vérification de l’appel d’offres (suite)
22 Vérification de l’appel d’offres (suite) Vérification des conditions d’admissibilité (voir r. 4, art. 6 et documents types) Vérification des conditions de conformité (voir r. 4, art. 7 et documents types) Note : Une condition est remplie ou elle ne l’est pas, c’est tout ou rien, sans avoir de jugement à exercer. Il s’agit d’une constatation simple. 22

Qu’est-ce qu’un critère d’évaluation et un élément de qualité ?
Avez-vous des exemples ? Définition ou un critère

24 Vérification de l’appel d’offres (suite) Critères d’évaluation et éléments de qualité annexes 1 et 2 « L'organisme public doit préciser dans les documents d'appel d'offres, pour chaque critère retenu, les éléments de qualité requis pour l'atteinte d'un « niveau de performance acceptable », lequel correspond à ses attentes minimales pour le critère. » 24

25 Vérification de l’appel d’offres (suite) Critère d’évaluation Un critère d’évaluation est un ensemble dans lequel se regroupent plusieurs éléments de qualité. Le jugement des membres du comité de sélection, porté sur l’ensemble des éléments de qualité qui définissent un critère d’évaluation, détermine si ce critère a atteint le « niveau de performance acceptable » ou non. 25

26 Vérification de l’appel d’offres (suite) Élément de qualité Un élément de qualité est lié directement au projet et porte sur des aspects pertinents et nécessaires à la réalisation du projet. Un élément de qualité est l’expression d’une compétence, d’une expérience ou d’un potentiel, au plan professionnel ou personnel. Un élément de qualité est un énoncé sur lequel les membres du comité de sélection peuvent porter un jugement. 26

27 Vérification de l’appel d’offres (suite) Exemples de critères et d’éléments de qualité Critère : Chargé de projet A-t-il l’expérience pratique pertinente pour réaliser mon projet? Quelle est sa capacité à diriger une équipe? Critère : Prestataire de services A-t-il la capacité institutionnelle suffisante pour mener à bien mon projet? Quels moyens entend-il prendre pour assurer la qualité des livrables? Critère : Équipe proposée Les compétences des membres de l’équipe couvrent-elles la totalité des activités nécessaires à la réalisation de mon projet? Critère : Approche préconisée Est-ce que les étapes de la réalisation du mandat sont cohérentes? 27

28 Vérification de l’appel d’offres (suite) Exemples à éviter Le chargé de projet doit avoir une bonne maîtrise du français et doit pouvoir partager ses idées de manière claire. Le chargé de projet doit faire en sorte que sa vision soit partagée par tous les employés. Si le contractant utilise le logiciel Indigo Aspect X.20, sa note est majorée de 4 %. Si le contractant a un chiffre d’affaires de plus de 3 M$, sa note est majorée de 6 %. 28

29 Vérification de l’appel d’offres (suite) Recours au comité de sélection Est-il possible de cocher « Condition satisfaite » ou « Condition non satisfaite »? Si oui? Pas de comité de sélection ! Faut-il recourir au jugement de personnes pour décider de l’acceptabilité d’une soumission? Si oui? Convoquer un comité de sélection ! Distinguer les réelles « conditions de conformité » des faux « éléments de qualité ». 29

Lancement de l’appel d’offres et réception des soumissions
30 Lancement de l’appel d’offres et réception des soumissions Publication dans le SEAO Documents à réunir avant le lancement sur : Avis d’appel d’offres (voir r. 4, art. 4). Documents d’appel d’offres (voir r. 4, art. 5). Modalités de réception et d’ouverture des soumissions. Énoncé des conditions d’admissibilité (voir r. 4, art. 6). Énoncé des conditions de conformité (voir r. 4, art. 7). Énoncé des critères d’évaluation (et de leur pondération) ainsi que des éléments de qualité. Autres documents (règles d’adjudication, spécimen du contrat, etc. ). 30

31 Qui peut répondre aux questions des contractants pendant la période d’appel d’offres? Définition ou un critère 31

Lancement de l’appel d’offres et réception des soumissions (suite)
32 Lancement de l’appel d’offres et réception des soumissions (suite) Questions des contractants et addenda Le SCS est la seule personne autorisée à recevoir les commentaires, les demandes et les interrogations des contractants et à y répondre. Questions mineures et précisions de lecture. Points susceptibles d’intéresser l’ensemble des soumissionnaires. Addenda : document publié dans le SEAO par lequel les documents d’appel d’offres sont modifiés unilatéralement. 32

33 Lancement de l’appel d’offres et réception des soumissions (suite) Date limite de réception des soumissions et report Dans tous les cas d’appel d’offres public : au moins 15 jours civils après la date de publication de l’appel d’offres, en tenant compte du contexte. Si incidence sur le prix : au moins 7 jours civils (une semaine franche) après la publication de l’addenda. Report de la date limite de réception des soumissions (validité des documents des soumissionnaires). Note : Dans l’addenda, rappeler aux soumissionnaires de vérifier la validité de tous leurs documents. 33

34 Lancement de l’appel d’offres et réception des soumissions (suite) Rencontre d’information avec les contractants Caractère facultatif de la réunion d'information (prudence). Objectifs d'une réunion d'information : Expliquer, clarifier, renseigner, montrer, illustrer. Répondre aux questions. S’il y a lieu, émettre les addenda nécessaires. Planification de la réunion d'information. Besoin de préserver l’anonymat des soumissionnaires. 34

35 Lancement de l’appel d’offres et réception des soumissions (suite) Réception des soumissions À l’endroit prévu aux documents d’appel d’offres. Réception avant la date et l’heure indiquées aux documents d’appel d’offres. Horodater les enveloppes reçues (date et heure) et parapher. Retourner à l’expéditeur les enveloppes reçues après l’heure limite, sans les ouvrir. 35

36 Lancement de l’appel d’offres et réception des soumissions (suite) Ouverture des soumissions Ouverture publique, avec témoin(s), à la date et à l’heure prévues dans les documents d’appel d’offres. Divulgation des résultats sur place : Prix seulement : nom et prix. Évaluation de la qualité : nom seulement. Appel d’offres en deux étapes : SCS seulement à la 1re étape; comme ci-dessus à la 2e étape. Rédiger un procès-verbal de l’ouverture des soumissions. Publier les résultats dans les 4 jours ouvrables dans le SEAO (voir 6.9 ci-après). 36

37 Lancement de l’appel d’offres et réception des soumissions (suite) Examen des soumissions (admissibilité et conformité) Vérifier si toutes les conditions d’admissibilité des soumissionnaires sont satisfaites (voir r. 4, art. 6 et documents types) Vérifier si toutes les conditions de conformité des soumissions sont satisfaites (voir r. 4, art. 7 et documents types) Non-conformités relevées par les membres du comité de sélection (soumission conditionnelle ou restrictive). 37

38 Lancement de l’appel d’offres et réception des soumissions (suite) Examen des soumissions (admissibilité et conformité) En cas de soupçon de collusion, de corruption ou d’intimidation, consulter votre RORC et les autorités de votre organisme qui verront, s’il y a lieu, à porter le dossier à l’attention de l’Unité permanente anticorruption (UPAC). Devant la possibilité d’un prix anormalement bas, signaler la situation à votre directeur et à votre RORC. S’il le juge à propos, ce dernier entreprendra les démarches prévues au règlement. 38

39 Lancement de l’appel d’offres et réception des soumissions (suite) Résumé du dossier à cette étape À la fin de l’examen des soumissions et pour obtenir le tableau complet de la concurrence, dresser un bilan : contractants qui se sont procuré les documents d’appel d’offres, ceux qui ont déposé une soumission et de ceux qui n’ont pas soumissionné, ceux qui ont été déclarés non admissibles, ceux dont la soumission était non conforme, ceux qui seront soumis à une évaluation de la qualité par un comité de sélection. 39

Préparation du comité de sélection
40 Préparation du comité de sélection Pertinence d’un comité de sélection Assurer l’équité et la transparence du processus d’évaluation des soumissions. Porter un jugement sur la qualité des soumissions en fonction des critères d’évaluation et des éléments de qualité établis dans les documents d’appel d’offres. 40

41 Y a-t-il un nombre limite de membres qui peuvent siéger à un comité de sélection? Définition ou un critère 41

Peut-on avoir un nombre pair de membres à un comité de sélection?
42 Peut-on avoir un nombre pair de membres à un comité de sélection? Définition ou un critère 42

43 Que faire si l’un des membres du comité doit être remplacé avant la tenue du comité de sélection? Définition ou un critère 43

Préparation du comité de sélection (suite)
44 Préparation du comité de sélection (suite) Choix des membres du comité de sélection et convocation (bonnes pratiques) Le SCS a la responsabilité de choisir et de convoquer les membres du comité de sélection. Comité de sélection : secrétaire et au moins trois membres. La loi n’a pas donné de nombre limite de membres à un comité de sélection. La Directive sur la gestion contractuelle indique que pour les ministères, les organismes, le réseau de la santé et le réseau de l’éducation : au moins un membre doit être externe. 44

45 Préparation du comité de sélection (suite) Choix des membres du comité de sélection et convocation Choisir les membres du comité de sélection avant le lancement de l’appel d’offres. Assurer la rotation des membres du comité de sélection. S’assurer de l’absence de liens hiérarchiques entre les membres. S’assurer de l’absence de conflit d’intérêts entre les membres et les soumissionnaires. 45

46 Préparation du comité de sélection (suite) Choix des membres du comité de sélection et convocation Faire approuver le choix des membres du comité de sélection avant la tenue du comité de sélection par le dirigeant d’organisme. Convoquer les membres et retenir leurs services pour la date à laquelle aura lieu la séance du comité. 46

47 Préparation du comité de sélection (suite) Dossier d’analyse des soumissions Documents normatifs « Engagement solennel des membres du comité de sélection ». Consignes d’évaluation. Guide pour les membres de comités de sélection. Documents à l’appui de l’analyse Documents d’appel d’offres et tous les addenda, s’il y a lieu. Procès-verbal de l’ouverture des soumissions ainsi que la liste des soumissions reçues et de celles déclarées non admissibles ou non conformes. 47

48 Préparation du comité de sélection (suite) Dossier d’analyse des soumissions (suite) Documents à l’appui à l’analyse (suite) Feuilles prévues pour les notes de travail et la grille d’évaluation des soumissions, laquelle comprend les critères de sélection. Tout autre document que l’organisme public juge nécessaire d’ajouter. Documents à analyser Toutes les soumissions admissibles et conformes reçues par l’organisme public. 48

49 Préparation du comité de sélection (suite) Informations et consignes aux membres du comité de sélection Leur demander de signer l’« Engagement solennel des membres du comité de sélection » et de le remettre au SCS au plus tard à l’ouverture de la séance du comité. Leur demander de procéder à l’évaluation individuelle de toutes les soumissions admissibles et conformes, avant la tenue du comité de sélection et leur indiquer la façon de procéder. Leur demander de faire leur évaluation uniquement sur la foi de la soumission. 49

50 Préparation du comité de sélection (suite) Informations et consignes aux membres du comité de sélection (suite) Leur demander de faire un compte rendu de leur évaluation, noter les observations et les pointages sur des pages séparées. Leur demander d’informer le SCS de toute situation de conflit d’intérêts réel ou apparent. Leur demander de se préparer pour être en mesure de rendre compte de leur analyse individuelle devant le comité de sélection. 50

51 Préparation du comité de sélection (suite) Informations et consignes aux membres du comité de sélection (suite) Leur expliquer la notion de soumission conditionnelle ou restrictive et les sensibiliser à l’importance d’une vigilance constante à cet égard. Leur rappeler l’importance de la confidentialité tout au long du processus et sans restriction de temps. Les aviser de sa disponibilité pour répondre à toutes leurs interrogations. 51

52 Est-il obligatoire de tenir une rencontre des membres du comité de sélection pour leur donner les informations et les consignes? Définition ou un critère 52

53 Préparation du comité de sélection (suite) Informations et consignes aux membres du comité de sélection (suite) Façons d’informer les membres : Membres habitués : rappel téléphonique. Une seule recrue : explications détaillées par téléphone. Conférence téléphonique ou visioconférence. Transmission des documents par un service de messagerie. Rencontre en personne et remise des documents sur place. 53

Si une seule soumission a été reçue, doit-on tenir quand même le
54 Si une seule soumission a été reçue, doit-on tenir quand même le comité de sélection? Définition ou un critère 54

55 Que faire si un membre du comité de sélection ne se présente pas à l’heure prévue de la séance? Définition ou un critère 55

56 Que faire si un membre du comité n’a pas fait son analyse individuelle des soumissions? Définition ou un critère 56

57 Une personne peut-elle assister au comité de sélection à titre d’observateur? Définition ou un critère 57

Séance du comité de sélection
58 Séance du comité de sélection Documents requis Le secrétaire de comité de sélection doit apporter : la « Feuille de travail », la « Grille d’évaluation » et le « Rapport du comité de sélection ». les enveloppes de prix, s’il y a lieu. Les membres du comité de sélection doivent apporter : leur « Engagement solennel des membres du comité de sélection », dûment signé, qu’ils remettent au SCS. le dossier d’analyse des soumissions complet. leur grille d’évaluation remplie. toutes les notes prises au cours de l’analyse des soumissions. 58

Séance du comité de sélection (suite)
59 Séance du comité de sélection (suite) Étapes préliminaires Prendre place au bout de la table. S’assurer que tous les membres du comité de sélection sont présents (cas où un membre est absent). S’assurer qu’aucun membre n’est en conflit d’intérêts. S’assurer que tous les membres ont fait leur analyse individuelle (cas où un membre n’a pas fait son analyse). Rappeler aux membres leurs devoirs et obligations ainsi que les règles de fonctionnement internes du comité. Exclure toute autre personne de la séance du comité (sauf exception). 59

60 Séance du comité de sélection (suite) Gestion du comité de sélection Le SCS est chargé de coordonner et d’animer les travaux du comité. Bon déroulement du comité de sélection. Droit de parole à tous les membres. Obtenir un consensus. Mode d'évaluation des soumissions. Gestion des situations problématiques. 60

61 Séance du comité de sélection (suite) Évaluation des soumissions Le SCS doit être toujours présent. Il doit gérer adéquatement le déroulement de la séance, mais rester neutre et s’abstenir de tout commentaire. Il doit susciter, encourager et gérer adéquatement la discussion et les échanges. Il doit attribuer un pointage par consensus pour chaque critère évalué. Il doit prendre en note les principaux arguments (points forts et points faibles) ayant permis d’arriver au consensus. 61

62 Séance du comité de sélection (suite) Évaluation des soumissions (suite) Pourquoi obtenir le consensus? Le consensus favorise l’échange de points de vue entre les membres du comité. Les membres doivent présenter leur argumentation et discuter des raisons qui justifient leur évaluation. Le consensus nécessite l’adhésion de tous les membres. Le consensus est différent de la moyenne. Le secrétaire de comité de sélection inscrit, selon le cas, soit l’atteinte des exigences du critère (« Oui » ou « Non »), soit le pointage obtenu par consensus dans la case appropriée de la grille d’évaluation. 62

63 Grille d’évaluation Qualité minimale et prix le plus bas (r. 4, annexe 1) (RPG , annexe 5) 63

Grille d’évaluation (suite)
64 Grille d’évaluation (suite) Qualité et prix ajusté le plus bas (r. 4, annexe 2) (RPG , annexe 6) 64

Grille d’évaluation (suite)
65 Grille d’évaluation (suite) Qualité et prix ajusté le plus bas (r. 4, annexe 2) (RPG , annexe 6) 65

66 Si une soumission n’obtient pas la note de 70 % pour un « critère éliminatoire », le comité de sélection doit-il en poursuivre l’évaluation? Définition ou un critère 66

67 Lorsque le comité de sélection a de sérieux doutes sur la véracité de l’information contenue dans une soumission, que doit-il faire? Définition ou un critère 67

68 Séance du comité de sélection (suite) Autorisations requises du dirigeant d’organisme Une seule soumission conforme à la fin de l’examen des soumissions. Une seule soumission acceptable à la fin du processus d’évaluation de la qualité. Dans ce cas, le comité de sélection ne prend pas connaissance du prix (ne pas ouvrir l’enveloppe de prix) et laisse au dirigeant de l'organisme public le soin de déterminer s'il y a lieu de poursuivre ou non le processus d'adjudication. NOTE: Voir aussi la Directive concernant la reddition de comptes en gestion contractuelle des organismes publics, annexe 1. 68

Que faire si deux soumissionnaires arrivent ex æquo?
69 Que faire si deux soumissionnaires arrivent ex æquo? Quelle doit être la procédure à suivre? Définition ou un critère 69

70 Séance du comité de sélection (suite) Clôture du comité de sélection Le SCS fait signer la grille d’évaluation et le rapport d’évaluation par tous les membres du comité de sélection et il les signe lui-même en dernier. Il récupère, auprès de tous les membres du comité de sélection, le contenu complet du dossier d’analyse des soumissions ainsi que tous les documents qui ont servi à l’analyse et à l’évaluation des soumissions. Il annonce la levée de la séance. 70

Rapport du comité Qualité minimale et prix le plus bas (r. 4, annexe 1) (RPG , annexe 5) Qualité et prix ajusté le plus bas (r. 4, annexe 2) (RPG , annexe 6) Qualité seulement (r. 4, annexe 1, art. 1 à 7) (RPG , annexe 7)

Rapport du comité (suite)
Qualité minimale et prix le plus bas (r. 4, annexe 1) (RPG , annexe 5) Qualité et prix ajusté le plus bas (r. 4, annexe 2) (RPG , annexe 6) Qualité seulement (r. 4, annexe 1, art. 1 à 7) (RPG , annexe 7)

Qualité et prix ajusté le plus bas (r. 4, annexe 2) (RPG , annexe 6)

Qualité minimale et prix le plus bas (r. 4, annexe 1) (RPG , annexe 5) Qualité et prix ajusté le plus bas (r. 4, annexe 2) (RPG , annexe 6) Qualité seulement (r. 4, annexe 1, art. 1 à 7) (RPG , annexe 7)

75 Que fait-on si un membre refuse de signer le rapport du comité de sélection? Définition ou un critère 75

Donc trois membres signent !
76 Que fait-on si un membre (sur quatre ou plus) refuse de signer le rapport du comité de sélection? Donc trois membres signent ! Définition ou un critère 76

Peut-on rémunérer le membre externe du comité de sélection?
77 Peut-on rémunérer le membre externe du comité de sélection? Définition ou un critère 77

78 Les soumissionnaires peuvent-ils connaître le nom des membres du comité de sélection? Définition ou un critère 78

Sommaire du cycle de vie d’un contrat
Voir le Guide sur les risques et les contrôles en gestion contractuelle, annexe 1, p. 52. Rappel des étapes du comité de sélection I Convocations et dossiers d’analyse II Analyse individuelle des soumissions III Séance du comité de sélection Voir l’Aide-mémoire à l’intention des secrétaires de comités de sélection. Voir le Conseiller virtuel sur l’Extranet des marchés publics.

Suivi du comité de sélection
80 Suivi du comité de sélection Transmission des résultats à l’adjudicataire Recommandation du comité de sélection transmise aux soumissionnaires dans les 15 jours après l’adjudication. Saines pratiques : Informer dans les plus brefs délais le soumissionnaire à qui le contrat vient d’être adjugé. Vérifier par écrit, au plus tôt, si l’adjudicataire a toujours l’intention d’honorer son appel d’offres et d’accepter le contrat. 80

Suivi du comité de sélection (suite)
81 Suivi du comité de sélection (suite) Transmission des résultats aux soumissionnaires autres que l’adjudicataire Recommandation du comité de sélection transmise aussi à tous les autres soumissionnaires dans les 15 jours après l’adjudication. 81

82 Suivi du comité de sélection (suite) Transmission des résultats aux soumissionnaires autres que l’adjudicataire Lorsque l’annexe 1 s’applique : Confirmation de l'acceptation ou non de sa soumission. Nom de l'adjudicataire du contrat et le prix soumis par celui-ci. Lorsque l’annexe 2 s’applique : Sa note pour la qualité, son prix ajusté et son rang en fonction des prix ajustés, le cas échéant. Le nom de l'adjudicataire, sa note pour la qualité, le prix qu'il a soumis et le prix ajusté. 82

83 Suivi du comité de sélection (suite) Publication dans le SEAO Appel d’offres public → Publication de la description initiale du contrat dans le SEAO, dans les 15 jours suivant la conclusion (la signature) du contrat. Contrat de plus de 25 000 $ conclu de gré à gré (nécessairement sans comité de sélection) ou à la suite d’un appel d'offres sur invitation → Publication de la description initiale du contrat dans le SEAO, dans les 30 jours suivant la conclusion du contrat. 83

84 Suivi du comité de sélection (suite) Questions des soumissionnaires Le SCS est la seule personne autorisée à répondre aux demandes et aux questions des soumissionnaires concernant l'évaluation des soumissions. Il est aussi la seule personne autorisée à transmettre aux soumissionnaires non adjudicataires les renseignements concernant leur soumission. Il doit intervenir dans un esprit d’aide pour la préparation de soumissions ultérieures. 84

85 Suivi du comité de sélection (suite) Transmission du dossier au gestionnaire du contrat Le SCS transmet au gestionnaire du contrat la soumission de l’adjudicataire (et seulement celle-là) ainsi que les documents pertinents au suivi du contrat. Le dossier officiel est constitué par le gestionnaire du contrat et gardé sous sa responsabilité. 85

86 Suivi du comité de sélection (suite) Conservation des documents Le SCS garde tous les documents qui ont servi au processus d'appel d'offres et à la tenue du comité de sélection, pendant le temps que prescrit le calendrier de conservation des documents (voir Loi sur les archives, art. 7). 86

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89 Merci de votre attention 89

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FORMATION DES SECRÉTAIRES DE COMITÉS DE SÉLECTION

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