Sensibilisation à la gestion

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1 Sensibilisation à la gestion
Pour les Encadrants courrier

2 1. Le cycle de gestion DOTC/Etablissement
FDR ( feuille de route) : déclinaison au niveau territorial du Plan Opérationnel de La Poste qui fixe les grandes orientations pour 3 ans. CAP (contrat d’actions et de progrès) : document annuel qui détermine les objectifs des Entités et alloue les moyens nécessaires à leur atteinte. DPSCAP (dossier préparatoire au suivi du CAP) : mensualisation de la Force de Travail et du budget de fonctionnement. RB (relevés budgétaires) : mise à jour périodique du CAP et du DPSCAP plusieurs fois par an. PGI (point intermédiaire de gestion) : bilan du CAP en cours d’année (fin mars, fin juin, fin septembre). Reporting/ tendance : suivi mensuel du CAP. Dossier à remonter en fin de mois à la DOTC : analyse du mois N-1 et prévisions du mois M. Tendance FGT à remonter de façon hebdomadaire également à la DOTC.

3 2. Le CAP Avec le CAP, on aborde la phase d’action annuelle du cycle de pilotage. Les objectifs : CA : Chiffre d’affaires des entités courrier (courrier et colis) QS : Qualité de service: courrier, industriel, international, presse,… RH : Absentéisme : ATM, formation, DIF, dette sociale,… Les moyens : Force de travail : FGTI = FTP FTV Force globale de travail Force de travail permanente Force de travail variable Y compris intérim (fonctionnaires et salariés) (CDD, HS, rappels et avenants) Charges de fonctionnement : achats, charges immobilières, charges de véhicules, autres charges, … L’EBE (Excédent Brut d’Exploitation). L’EBE est la mesure de la performance par rapport à l’objectif. EBE = CA – Masse salariale - Charges de fonctionnement.

4 3. Les outils LA FORCE DE TRAVAIL Les unités de mesure :
EUTC (Equivalent Unité Temps Complet) : correspond à une photographie à l’instant t des moyens pilotés par une entité. Il s’agi d’unités de compte et non de personnes physiques. Une personne travaillant à 80% est comptabilisée pour 0,8 EUTC. EAA (Equivalent Agent Année) : dans le suivi du CAP correspond à la moyenne annuelle des EUTC. Clés de conversion : Si moyens exprimés en heure : à diviser par 1820 heures pour obtenir des EAA (référence à la DHT). à diviser par 151,67 pour obtenir des EUTC (référence à la DHT). Si moyens exprimés en euros : à diviser par le coût standard annuel Siège pour obtenir des EAA. ORCHIDEE Il s’agit du cadre de référence de l’Etablissement (formalisation de l’organisation de l’Etablissement). Regroupe les positions de travail et les volants de remplacement. BUDGET DE FONCTIONNEMENT Représente les moyens budgétaires récurrents alloués lors de l’arbitrage du CAP. Le budget initial peut être abondé de charges ponctuelles liées à la conjoncture.

5 Petit lexique des termes incontournables
PT (Position de travail) : Unité de mesure organisationnelle. Succession d’activités intégrées dans un cycle type répartis sur une durée journalière de travail dans le cadre d’un règlement intérieur. PTR (Position de travail remplaçable) : PT susceptible d’être remplacée en cas d’absence, même de courte durée. PTNR (Position de travail non remplaçable) : PT qui n’est pas remplacée en cas d’absence. Concerne le chef d’établissement, l’ensemble de l’encadrement, les services supports. VR (volant de remplacement) : Les VR correspondent à des moyens dédiés à un Etablissement. Il existe des VR théorique (% par rapport au nombre de PT remplaçables), en général aux environs de 20%. CADOR (cadre d’organisation) : Correspond à l’ensemble des positions de travail remplaçables et non remplaçables. CREF (cadre de référence) = CADOR + VR TGA (Taux global d’absences) : Correspond au rapport du total des absences sur l’effectif en fonction. Surnombre : quotité de travail (force permanente hors détachés permanents sociaux et syndicaux) payée et excédentaire par rapport au cadre de référence.

6 APPLICATION PRATIQUE Exemple de détermination de la FTV( force de travail variable) de remplacement : Nombre de PT remplaçables : PTR 100 Nombre de jours ouvrables 300 Nombre de jour d’absences par agents 60 Coefficient de couverture requis 100%

7 APPLICATION PRATIQUE Exemple de détermination de la FTV( force de travail variable) de remplacement : Nombre de PT remplaçables : PTR 100 Nombre de jours ouvrables 300 Nombre de jour d’absences par agents 60 Coefficient de couverture requis 100% TGA= 60/300 20%

8 APPLICATION PRATIQUE Exemple de détermination de la FTV( force de travail variable) de remplacement : Nombre de PT remplaçables : PTR 100 Nombre de jours ouvrables 300 Nombre de jour d’absences par agents 60 Coefficient de couverture requis 100% TGA= 60/300 20% Besoins de remplacement nécessaires = PTR*TGA + [(PTR*TGA)*TGA] + [(PTR*TGA)*TGA]*TGA + etc = PTR*TGA/(1-TGA) 25

9 APPLICATION PRATIQUE Exemple de détermination de la FTV( force de travail variable) de remplacement : Nombre de PT remplaçables : PTR 100 Nombre de jours ouvrables 300 Nombre de jour d’absences par agents 60 Coefficient de couverture requis 100% TGA= 60/300 20% Besoins de remplacement nécessaires = PTR*TGA + [(PTR*TGA)*TGA] + [(PTR*TGA)*TGA]*TGA + etc = PTR*TGA/(1-TGA) 25 VR (volant remplacement) = 20% 20

10 APPLICATION PRATIQUE Exemple de détermination de la FTV( force de travail variable) de remplacement : Nombre de PT remplaçables : PTR 100 Nombre de jours ouvrables 300 Nombre de jour d’absences par agents 60 Coefficient de couverture requis 100% TGA= 60/300 20% Besoins de remplacement nécessaires = PTR*TGA + [(PTR*TGA)*TGA] + [(PTR*TGA)*TGA]*TGA + etc = PTR*TGA/(1-TGA) 25 VR (volant remplacement) = 20% 20 Alors FTV nécessaire = 25-20 5

11 La Finalité Atteindre les objectifs fixés dans le CAP du Centre.
Pour cela, il est nécessaire tout au long du cycle de gestion de : Etablir la prévision en personnel et en charges de fonctionnement dans le cadre de la négociation du CAP entre la DOTC et le Directeur du Centre. Assurer la mensualisation des moyens en personnel et en budget de fonctionnement. Suivre les divers objectifs et paramètres de gestion (suivi hebdomadaire FGT, reporting/tendance, Orchidée,…). Réaliser un tableau de suivi permettant le pilotage du Centre afin d’évaluer le niveau d’atteinte des objectifs fixés dans le CAP. Alerter/conseiller le Directeur (si besoin). Proposer des actions correctrices (si nécessaire) et en effectuer un suivi.