7.8 La préparation des entretiens annuels Textes de référence Norme AFNOR NF X § 5 Compétences requises liées aux fonctions 7.8 La préparation.

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7.8.1 Textes de référence Norme AFNOR NF X § 5 Compétences requises liées aux fonctions 7.8 La préparation des entretiens annuels

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7.8.1 Textes de référence La réforme de la formation professionnelle du 4 mai 2004 et l’accord de branche du 16 décembre 2004 : structurent cet aspect du management des équipes ; mettent en place les « entretiens individuels professionnels » pour l’ensemble des salariés. Logiquement, cette démarche d’évaluation s’applique à l’ensemble du personnel. Mais dans le cadre de la norme NF X , c’est uniquement le personnel en interface directe avec le client qui se trouve concerné. Chaque structure pourra néanmoins à son gré décider d’étendre cette pratique à l’ensemble de son personnel (comptabilité, administratif). 7.8 La préparation des entretiens annuels

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7.8.1 Textes de référence L’accord de branche du 16 décembre 2004 définit la pratique des entretiens d’évaluation de la manière suivante : ils concernent les salariés ayant au moins 2 ans d’ancienneté ; ils sont réalisés au minimum tous les 2 ans ; ils durent approximativement entre 45 minutes et 1 heure ; ils sont menés par le responsable hiérarchique (responsable du personnel) ; ils doivent être cosignés par les 2 parties. 7.8 La préparation des entretiens annuels

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7.8.1 Textes de référence L’accord de branche du 16 décembre 2004 définit la pratique des entretiens d’évaluation de la manière suivante : Les salariés doivent être prévenus dans un délai de 15 jours minimum avant la date de l’entretien (objet, durée, objectifs etc..) Dans la pratique, les entités réalisent en général un entretien professionnel annuel afin de dégager les besoins de formation. 7.8 La préparation des entretiens annuels

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7.8.2 Présentation pédagogique Les attentes des deux parties : Dès lors que le personnel dispose d’une vision claire et précise de ses tâches et de sa contribution à la réalisation d’une prestation globale, il est logique d’évaluer le travail fourni et de pallier des manques éventuels. Tout salarié a besoin de disposer d’un retour de sa hiérarchie pour continuer à s’impliquer dans son activité ; la direction quant à elle a besoin de se faire une idée de la façon dont est vécu le poste. Pour les deux parties, c’est un moment d’échange sur l’année de travail écoulée (ou moins selon la périodicité retenue), permettant de prendre du recul. 7.8 La préparation des entretiens annuels

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7.8.2 Présentation pédagogique Les avantages : La gestion des compétences des salariés et un accompagnement de qualité permettent : une adéquation entre le service rendu et les besoins des clients ; le repérage des difficultés des intervenants ; une évolution dans leur parcours professionnel. 7.8 La préparation des entretiens annuels

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7.8.3 Comment faire ? Moyens : Disposer d’un planning prévisionnel des entretiens d’évaluations ; disposer des questionnaires de satisfaction des clients concernant l’évaluation des prestations mettre en place les supports pour les entretiens d’évaluation : la trame générale de l’entretien ; le document de synthèse d’entretien. disposer d’un courrier, lettre ou note d’information type à destination des salariés ; 7.8 La préparation des entretiens annuels 9

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7.8.3 Comment faire ? Méthodes : Réaliser le bilan de l’activité sur la période écoulée par une analyse de : l’activité de l’entité (nombre d’heures réalisées, effectif salarié, difficultés rencontrées etc..) questionnaires de satisfactions clients (analyse des insatisfactions et des actions correctives effectuées) ; 7.8 La préparation des entretiens annuels 10

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7.8.3 Comment faire ? Méthodes (suite) : Réaliser le bilan de l’activité sur la période écoulée par une analyse de(s) (suite) : orientations politiques en matière de gestion des effectifs et des interventions (projets du Conseil d’administration, du Comité d’entreprise, remontées des délégués du personnel etc.…) ; remontées d’informations clients et salariés (analyse des remontées et du traitement des actions correctives) ; 7.8 La préparation des entretiens annuels 11

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7.8.3 Comment faire ? Méthodes (suite) : définir les modalités de réalisation des entretiens d’évaluation : réaliser un calendrier prévisionnel de réalisation des entretiens ; définir les personnes chargées de réaliser les entretiens ; réserver les locaux ou salles appropriées. prévoir les entretiens au planning des salariés (temps effectif comptabilisé : ½ heure par salarié) 7.8 La préparation des entretiens annuels 12

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7.8.3 Comment faire ? Méthodes : Transmettre aux salariés : la date de l’entretien prévue ; le nom des personnes chargées de l’évaluation Compétences : Former les encadrants à la gestion et à la préparation des entretiens individuels professionnels Former les personnes chargées de transmettre les informations aux salariés. ; 7.8 La préparation des entretiens annuels 13