e-lyco – formation de mise à niveau personnes-ressources en EPLE

Présentation au sujet: "e-lyco – formation de mise à niveau personnes-ressources en EPLE"— Transcription de la présentation:

1 e-lyco – formation de mise à niveau personnes-ressources en EPLE
Septembre – octobre 2016 délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

2 Programme 2ème journée Accueil / questions-réponses
Administration d’e-lyco Objectifs L’arborescence de l'ENT d'établissement Rôles et comptes fonctionnels Les comptes utilisateurs L’administration de l’annuaire La gestion de l’emploi du temps La délégation de rôles L’administration générale Le support aux utilisateurs délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

3 Questions / réponses sur les scénarios
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4 Scénarios de prise en mains
Retours sur les différents scénarios de prise en mains scénario 1 : préparer une réunion pédagogique scénario 2 : optimiser la gestion des ressources de l’établissement scénario 3 : préparer une réunion éducative scénario 4 : remplir rapidement le cahier de textes scénario 5 : enrichir son cahier de textes scénario 6 : capitaliser le travail saisi dans le cahier de textes scénario 7 : partager des documents entre élèves scénario 8 : constituer un groupe projet et lui créer un espace scénario 9 : sonder un groupe constitué et traiter les réponses scénario 10 : accompagner un projet de classe scénario 11 : accompagner un projet délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

5 Administration d’e-lyco
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6 Objectifs Objectifs Compléments, guides et tutoriels
Maîtriser l’environnement d’administration de l’ENT e-lyco Être à même d’aider ses collègues utilisateurs dans leur appropriation de l’ENT Compléments, guides et tutoriels Dans espace réservé du site inter-établissements Dans l’aide en ligne intégrée à e-lyco et accessible grâce au point d'interrogation. Pour accéder à ces documents, il faudra vous connecter avec le compte admin.établissement délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

7 L’arborescence du portail
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8 L’arborescence du portail e-lyco
Actualités / Établissement contenus publics Espace réservé contenus internes : rubriques dédiées aux membres de l’établissement, les enseignants, les parents,… Pas de sous rubrique par défaut Visiteurs : tous les membres de l’établissement Gestionnaires : chef d’établissement et administrateurs Classes : Une rubrique pour chaque classe / groupe institutionnel Espace pédagogique d’établissement : Visiteurs : au choix de l’établissement Gestionnaires : chef d’établissement et administrateurs Réservation de ressources : Contient tous les "domaines de ressources" et ressources disponibles à la réservation Peuvent réserver : profils "enseignants" et "personnels" de l’établissement Corbeille : classes et groupes de l’année passée toute (sous-) rubrique archivée en cours d’année Gestionnaires : administrateurs délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

9 Rubriques spéciales Page d’accueil du portail (en général de la rubrique Établissement ou Actualités) : page spéciale, ne peut être supprimée ni remplacée Possibilité de modifier la page d’accueil et/ou la rubrique d’accueil (renommer Établissement en Actualités par exemple) Les rubriques principales ne peuvent pas non plus être supprimées (Classes, Espace réservé, Corbeille...) Si l’établissement souhaite masquer certaines des rubriques, l’administrateur peut restreindre leur accès à des populations ciblées délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

10 Comptes utilisateurs délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

11 Rôles et comptes fonctionnels
administrateur (admin.etablissement) coordonnateur pédagogique (coordo.etablissement) webmestre (webmestre.etablissement) Des droits différents Admi > coordo > webmestre Des périmètres différents Pour plus d'information sur les comptes et les rôles voir le cahier 2 du kit de déploiement. Espace public Espace réservé Classes Espace pédagogique coordonnateur webmestre Les Chefs d'établissement ont reçu, à la création de leur portail e-lyco, 3 comptes fonctionnels :  un compte administrateur (admin.etablissement) un compte coordonnateur pédagogique (coordo.etablissement) un compte webmestre (webmestre.etablissement) Pour plus d'information sur les comptes et les rôles voir le cahier 2 du kit de déploiement. Ces comptes peuvent être partagés entre les différentes personnes-ressources impliquées dans l'administration d'e-lyco et la publication. Le compte administrateur peut ainsi être utilisé par 2 personnes dans l'établissement (par exemple le Chef d'établissement et l'administrateur e-lyco) en fonction des besoins. Ils ne sont pas la propriété de leur utilisateur, ce sont des comptes attribués par délégation du Chef d'Établissement, responsable juridique de l'ENT. Quels sont les droits du compte admin.etablissement ? Le compte administrateur d'établissement est compte qui dispose de droits de gestion globaux et communs à tous les portails e-lyco de l'académie, il peut entre autres : gérer la configuration des services pour les différents profils d'utilisateurs créer et gérer les comptes invités de l'ENT, les groupes gérer la mise en place des cahiers de textes par l'import de l'emploi du temps gérer les outils de vie scolaire, les remplacements, les inspections mettre en place les différentes rubriques et définir les droits sur celles-ci (il n'a pas besoin d'être gestionnaire pour le faire) gérer les quotas des rubriques et des utilisateurs créer les domaines de ressources et les ressources à réserver etc. Ce compte a donc des droits très étendus pour configurer l'ENT et aussi pour pouvoir réparer d'éventuelles manipulations erronées d'autres utilisateurs ou encore supprimer des rubriques créés par des utilisateurs sortis de l'établissement par exemple. Qui peut utiliser le compte admin.etablissement ? L'attribution de ce compte, son partage entre les différents acteurs assurant la gestion et l'animation du portail e-lyco est de la responsabilité du chef d'établissement. La délégation des droits sur l'ENT liés à ce compte, et notamment la visibilité associé au compte sur toutes les rubriques, suppose une information et une sensibilisation à la sécurité et à la confidentialité pour que son utilisation repose sur une confiance partagée. Ainsi, le compte administrateur peut avoir accès à certaines traces laissées par les utilisateurs, à des contenus placés dans les rubriques qui ne lui sont pas destinés, à des informations personnelles via l'annuaire, etc. toutes ces informations n'ont pas à être consultées sans raison valable ni divulguées. Pour plus d'information sur les comptes et les rôles voir le cahier 2 du kit de déploiement ainsi que les fiches de postes associées. Pour en savoir plus sur les délégations possibles pour les personnes-ressources e-lyco, voir l'article désignation des personnes ressource e-lyco et droits associés. Que faire en cas de changement d'administrateur ? Les personnels changent régulièrement dans les établissements suite aux mutations, aux changements de statut ou au départs en retraite. À chaque changement dans l'équipe utilisant les comptes fonctionnels (admin.etablissement, coordo.etablissement, webmestre.etablissement) il faudra impérativement effectuer les opérations suivantes afin de continuer à garantir la sécurité et la confidentialité de l'ENT : Bloquer l'accès au compte administrateur aux personnes ayant quitté l'équipe : après avoir récupéré l'identifiant et le mot de passe, en vous connectant avec ce compte, modifiez le mot de passe.  Rappel : le compte admin.etablissement étant un compte propre à l'établissement il n'est pas la propriété de son ou ses utilisateurs. Mettre à jour le passeport e-lcyo pour garder une trace des changements de mots de passe, passeport qui sera à conserver au coffre. (en cas d'impossibilité de récupérer les éléments du compte administrateur, saisir l'assistance académique). Vérifier et mettre à jour les désignations de personnes ressource e-lyco et les délégations de droits associés. Est-il possible d'avoir plusieurs comptes administrateurs ou des comptes d'administrateurs adjoints ?  Certains établissements de grande taille peuvent faire le choix de ne pas partager le compte administrateur pour des raisons de sécurité. Il est dans ce cas possible de créer des administrateurs adjoints, voici comment faire : créer un compte invité sur le modèle admin2.etablissement à partir de l'annuaire. ajouter ce nouveau compte administrateur2.etablissement au groupe "administrateurs" de l'établissement compléter le passeport e-lyco pour garder une trace des accès donnés. À savoir : Le compte d'administrateur adjoint n'aura pas tout à fait le même statut : le compte admin.etablissement est capable de voir tous les espaces, le compte d'administrateur adjoint créé ne pourra voir que les rubriques sur lesquelles le groupe administrateurs de l'établissement est gestionnaire. D'autres différences existent entre les 2 comptes, voir dans l'aide en ligne : Accueil → Aide en ligne → Outils → Questions fréquentes → FAQ Publication "On parle souvent d'administrateur et de super-administrateur. Mais quelle est la différence ?" administrateur délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

12 Création des comptes Enseignants Personnels non enseignants Invités
automatique par importation du système d’informations académique Personnels non enseignants automatique pour les personnels académiques et de la région importation manuelle ou création de comptes invités dans les autres cas Invités création manuelle par l’administrateur délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

13 Comptes élèves et parents
Données élèves et parents : SIECLE voir guide de saisie STS / SIECLE (SCONET) INE : utiliser impérativement la procédure de SIECLE pour le changement d’établissement Élèves ou parents création - activation directe par les utilisateurs accompagnement nécessaire (pour les 6ème notamment) délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

14 Activation du compte parent
Administration des téléservices Portail Scolarité Services Portail Scolarité Services e-lyco Parents Compte non notifié Compte notifié Compte en cours d’activation Compte utilisé Compte notifié Compte non notifié Compte en cours d’activation Compte utilisé délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

15 Utilisation du compte parent
Portail e-lyco Portail Scolarité Services Services e-lyco : cahier de textes, messagerie, rubriques, services connectés, application mobile Parents identification délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

16 Activation du compte élève
Administration des téléservices Portail Scolarité Services Portail Scolarité Services e-lyco élève Importance de l’accompagnement lors de l’activation Compte utilisé Compte non notifié Compte notifié délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

17 Autour de l’activation du compte
Notification en masse des comptes élèves Communication parents / élèves : info sur séance création comptes élèves et charte Salle multimédia : formation à l’identité numérique au compte professionnel d’élève Point d’attention : gestion des absents, gestion des élèves ayant déjà un compte Procédure de récupération : préconisations sur mot de passe, adresse mail de récupération activation du compte élève : mémo à compléter et conserver Première connexion à l’ENT : lecture de la charte. Sensibilisation aux enjeux du compte. Première action : répondre au message de l’enseignant À faire : connexion depuis l’extérieur Usages à démarrer rapidement pour éviter pertes d’identifiant / mdp délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

18 Utilisation du compte élève
Portail e-lyco Portail Scolarité Services Services e-lyco : cahier de textes, messagerie, rubriques, services connectés, application mobile Élève identification délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

19 administration de l’annuaire
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20 Administration de l’annuaire
L'annuaire contient l'ensemble des comptes des personnes ayant accès à l'ENT. Chaque individu est rattaché à un ou plusieurs groupes. La consultation de l’annuaire de rechercher : un ou des individus un ou des groupes de personnes dans son établissement (périmètre "local") ou dans l'ensemble de l'ENT (périmètre "réseau") En fonction de son profil et des autorisations (rôles) qui lui sont affectées l’utilisateur peut avoir accès ou non à une recherche voire à la gestion de l'annuaire sur son périmètre local. ATTENTION : l’annuaire permet d’avoir accès à des données personnelles. L’administrateur est donc tenu à un devoir de confidentialité et ne peut divulguer les informations auxquelles il a accès. délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

21 Recherche annuaire En fonction du "profil annuaire" (utilisateurs "avancés", "administrateurs"…), le périmètre affiché varie. Attention : lors de la recherche dans l’annuaire, les parents ne sont pas affichés dans les groupes classes, alors qu’ils en font bien partie. Cela peut se vérifier dans la gestion des accès à une rubrique ou ressources : si le groupe classe est autorisé, les parents y accèdent… délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

22 Actions possibles sur l’annuaire
Pour tout utilisateur connecté, il est possible, a minima de consulter la "fiche annuaire" d’un individu en cliquant sur l’icône délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

23 Vue administrateur sur l’annuaire
L'administrateur a des "privilèges" sur l’annuaire : pour l'ensemble des comptes du portail : Il peut visualiser les permissions sur les rubriques pour les comptes institutionnels (noms en majuscule) : Modifier (ajout à un groupe ou suppression d’un rattachement uniquement) pour les comptes invités : Modifier (tous les paramètres sauf le profil) Modifier le login Réinitialiser le mot de passe : L’administrateur recevra le nouveau dans sa boite mail, ainsi que l’usager, s’il a renseigné une adresse de redirection Supprimer le compte délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

24 Les groupes : Arborescence type : 2 types de groupes :
Groupe pédagogique : créé explicitement pour un usage pédagogique. Il regroupe des personnes liées par un enseignement commun (classe ou groupe d’option). Groupe libre : pour regrouper des personnes en vue de leur attribuer facilement des droits. Un groupe libre peut aussi parfois être utilisé comme groupe d’option. délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

25 Recherche de groupes simple
Attention : coché par défaut ! délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

26 Recherche de groupes avancée
En fonction du "profil annuaire" (utilisateurs "de base", administrateurs…), le périmètre accessible varie. délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

27 Recherche de groupes : actions possibles
Export CSV : voir utilisateurs visualiser éditer peupler supprimer * nouveau groupe * On ne peut supprimer que les groupes libres (les seuls créés "localement") délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

28 Création d’un groupe libre
2 3 1 4 5 Sélection obligatoire dans le cas d’une cité scolaire Si limité à l’année scolaire, le groupe sera supprimé au changement d’année Administrateur uniquement : conditionne l’affichage dans les résultats de recherche Ajout d’un utilisateur comme gestionnaire. Il est possible d’en désigner plusieurs Possibilité d’ajouter les gestionnaires comme membres du groupe délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

29 Export CSV L’établissement peut avoir besoin de la liste d’un ou plusieurs comptes de l’ENT. L’export CSV permet de récupérer ces informations pour les utilisateurs sélectionnés dans un fichier texte éditable via un tableur Le choix et l'ordre des champs à exporter se fait par "glisser/déposer". délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

30 Création de compte invité 1/4
Les comptes en provenance de l’annuaire fédérateur sont dits « comptes institutionnels » Des personnes inconnues des différents annuaires peuvent avoir besoin d'une connexion à l’ENT, par exemple : tuteur de stage d’un élève dans un lycée professionnel exceptionnellement, enseignant remplaçant dont l'affectation ne redescend pas immédiatement de l’annuaire fédérateur classe du primaire des écoles voisines etc. L’administrateur peut créer un compte invité, lui affecter un profil et des groupes afin qu’il ait accès aux divers services selon le besoin. Ce compte n'a d'existence que sur l'annuaire de l'ENT délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

31 Création de compte invité 2/4
Etablissement (en cas d'affectation multiple) : site courant auquel est rattaché le compte 1 2 3 Sélection d’un profil : l'invité est la seule catégorie pouvant avoir le profil "autre". Mail de notification 4 Login généré à partir du prénom et du nom. Mot de passe obligatoire avec confirmation. 5 Si le compte est temporaire, saisir la date d’expiration. Par défaut, une journée seulement ! 6 Possibilité d’ajouter les groupes de l’utilisateur délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

32 Création de compte invité 3/4
Les fonctions et disciplines de postes Concerne les profils Enseignant, Non enseignant et Autre Fonction liée à l’établissement / Discipline de poste liée à la fonction Choix de l'établissement (en cas de cité scolaire par ex. Les fonctions et disciplines de postes Fonction liée à l’établissement Discipline de poste liée à la fonction Choix de l'établissement (en cas de cité scolaire par ex.) Matière enseignée (profil enseignant) : ajout par le menu déroulant Fonctions de poste Discipline qui s’affiche en fonction de la fonction choisie 2 3 1 délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

33 Création de compte invité 4/4
Une fois le compte créé, un écran de confirmation s’affiche : Celui-ci permet de connaître l'identifiant généré ("login" ou "uid"), sous la forme générique* : prenom.nom<numéro_incrémenté_en_cas_de_doublon> *si un login est "égaré", l'administrateur peut le retrouver sur la fiche utilisateur dans l'annuaire. délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

34 Fiche procédure 1 – à vous !
Création d’un compte invité Affectation des accès aux rubriques, Vérification du fonctionnement attendu pour tous les types de comptes (profs, élèves, intervenant). Compléments sur la fiche d'accompagnement "accès-rubriques" : point sur les populations, les rubriques et les permissions. délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

35 Outils spécifiques délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

36 Rapports d’alimentation
L'annuaire de l'établissement est automatiquement alimenté à partir de l'annuaire fédérateur L'administrateur peut télécharger un fichier qui indique, sur une période choisie, les comptes qui ont été mis à jour. Chaque ligne du rapport correspond à la mise à jour d'un compte utilisateur. Les informations générées : code établissement, le profil, nom et prénom de l'utilisateur. Les rejets sont également présents dans le rapport d'alimentation mais aussi disponibles dans un fichier spécifique. délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

37 Rapports de cohérence Ces rapports permettent :
La recherche de groupes vides Identifier des groupes vides inutiles et ainsi faire remonter l’information à la scolarité lorsqu’il s’agit de groupes institutionnels La recherche d’anciens comptes Permet d’identifier des comptes qui existent dans l’ENT, par date de création La recherche d’élèves/tuteurs sans rattachements Permet d’identifier des données inutiles : élèves sans parents, parents sans enfants et ainsi faire remonter l’information à la scolarité lorsqu’il s’agit de comptes institutionnels délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

38 Rapports de cohérence A chaque fois qu'un nouveau compte est créé automatiquement par importation des données de l'annuaire fédérateur par un import CSV effectué par l'administrateur, un fichier des nouveaux identifiants est créé à la date concernée. La consultation de ce fichier permet à l’administrateur la vérification du résultat des opérations. délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

39 Référentiel local L’annuaire fédérateur fournit à l’ENT les intitulés des classes, groupes institutionnels et disciplines enseignées dans l’établissement Ces données pouvant être peu explicites parfois, les administrateurs peuvent alors changer leurs intitulés Les changements sont visibles dans l’annuaire, dans le cahier de textes et dans la messagerie (mais pas dans la rubrique classe, alimentée par l’import académique). délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

40 LA gestion de la vie scolaire
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41 L’emploi du temps L'emploi du temps de l'établissement structure l’ENT, au travers du cahier de textes. Il est importé depuis un logiciel d’emploi du temps. Si le logiciel d'emploi du temps est correctement renseigné, seuls d'éventuels "rapprochements" seront nécessaires au moment de l'import. Les fonctionnalités "inspections" et "remplacements«  sont détaillées dans les fiches procédures. délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

42 La gestion d’emploi du temps
Faisant généralement appel à un logiciel tiers (Edt ou 12T), le résultat dans l'ENT dépend des choix faits en amont. Une règle de base : les groupes doivent impérativement être peuplés d’enseignants et d’élèves pour créer des séances Le lien groupe<->classe nécessite qu’au moins un élève appartienne à l’un et l’autre. Seule la "génération de séances" actualise toute modification du cahier de textes. Uun groupe référent a été créé : liste de diffusion accessible aux personnels de direction Ce groupe a élaboré une documentation spécifique accessible sur le portail central pour la mise en place des cahiers de textes. délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

43 La gestion d’emploi du temps
Cette documentation est à compléter avec le cahier 2 du kit de déploiement avec l’aide en ligne de Kosmos qui met à jour chaque année un guide de rentrée actualisé : Aide en ligne → Vie scolaire → Import emploi du temps délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

44 La délégation de rôles sur les services
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45 Principe de la délégation
Par définition, un administrateur "peut tout voir et tout faire". Il peut aussi, comme recommandé, partager et déléguer certaines tâches d'administration. Mis à part la gestion des rubriques (objet de plusieurs scénarios de formation), les autres cas concernent les SERVICES présents dans le menu "gestion portail". La gestion de l'annuaire Le cahier de textes La messagerie La communication ciblée Les informations détaillées sont disponibles dans l'aide en ligne E-lyco : "outils" > "Rôles et droits dans K-d'école" délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

46 Délégation de droits annuaire
Accès par gestion portail > services tiers annuaire > modifier Affectation d'un rôle ou d'un "périmètre" à une population (ou un utilisateur Informations détaillées dans l'aide en ligne : Administration > Annuaire > Rôles et droits dans l'annuaire délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

47 Délégation de droits annuaire
Afin de permettre la visibilité ainsi que les actions, plusieurs rôles sont définis dans l'annuaire de l'ENT. Des accès types sont attribués par défaut aux groupes et populations spécifiques (chef d'établissement > "liste rouge", administrateurs > "administrateur annuaire"… Les différents rôles sont liés, soit au "périmètre" de visibilité de l'annuaire, soit aux actions autorisées La mise en place du TP "administration de l'annuaire" est une illustration de la délégation : on attribue (entre autres) le rôle "administrateur de l'annuaire" à un utilisateur en l'affectant au groupe administrateurs délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

48 Délégation cahier de textes
Accès par gestion portail > services tiers cahier de textes > modifier Affectation d'un rôle à une population (ou un utilisateur) Informations détaillées sur l'aide en ligne : Services pédagogiques > Cahier de textes de l'enseignant > Rôles et droits dans le cahier de textes délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

49 Délégation cahier de textes
Les rôles de l'outil cahier de textes sont essentiellement liés aux autorisations accordées aux différentes populations. Les rôles attribués par défaut aux différentes populations sont assez évidents (enseignants, documentalistes, élèves…). Deux cas relèvent de la délégation à proprement parler : Le rôle « gestionnaire de séances » : permet de déléguer l’annulation mais aussi la création et la modification des séances des cahiers de textes des enseignants de façon autonome. Le rôle « saisie libre de séance »  : l'utilisateur disposant de ce rôle peut consulter tous les cahiers de textes de classes et toutes les séances de ces cahiers de textes. La fiche FP4 "saisie-libre-seance" précise le contexte et la procédure à suivre… délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

50 Délégation messagerie
Accès par gestion portail > services tiers messagerie > modifier Affectation d'un rôle à une population (ou un utilisateur) Informations détaillées dans l'aide en ligne : Services Personnels > Messagerie > Modération des discussions délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

51 Délégation messagerie
Le rôle "modérateur de messagerie" consiste à gérer les messages "signalés". L'administrateur e-lyco (modérateur par défaut) n'étant pas forcément disponible en permanence, ce rôle doit être partagé. Comme les autres rôles, il peut être attribué à une population ou un utilisateur particulier. Il est indispensable de mettre en place au moins un second modérateur avant la généralisation de l’usage de la messagerie. Le rôle "visiteur" (nouveau) ne permet que la réponse à une discussion. Utile pour tempérer les excès de certains, sans pour autant les exclure totalement de l'outil… délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

52 Communication ciblée Accès par "gestion portail > services tiers (communication_masse) > modifier" Affectation d'un rôle à une population (ou un utilisateur) Informations détaillées dans l'aide en ligne : Administration > Gestion portail > communication ciblée Aucun accès par défaut Rôles à définir délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

53 Communication ciblée Cette fonctionnalité permet la diffusion d'actualités et d'annonces sur la page d'accueil des usagers (ex : informer l'ensemble des élèves, des parents). On la retrouve dans "gestion portail > page d'accueil" Elle se base sur un assistant permettant de choisir la cible ainsi que le type de communication. Comme les autres rôles, il peut être attribué à une population ou à certains utilisateurs (CE, secrétariat, webmestre). Par défaut aucun accès n'est autorisé à ce service : il doit obligatoirement être personnalisé. délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

54 L’administration générale
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55 La page d’accueil Via le service Administration "gestion portail"
Il est possible d’ajouter, modifier ou supprimer un des flux présents dans le bloc imposé Un flux peut être local ou en provenance d’un portail inter-établissements Son affichage est restreint à une population cible Nota : chaque utilisateur peut ajouter un flux sur sa page d’accueil à partir des rubriques (via le sandwich) délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

56 Ajouter un flux au bloc imposé
Flux disponibles sur un portail inter- établissements Flux disponibles dans l’arborescence de l’établissement on définit ici la population qui verra les informations dans le bloc par défaut délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

57 Gestion des services L’administrateur peut organiser la barre des services Les services "internes" sont préconfigurés par défaut L’aide en ligne et le kit de déploiement (cahier 4) précisent les paramètres ad hoc pour les services optionnels éligibles code du service Intitulé dans le menu type du lien (avec SSO ou pas) accessibilité du service au public Service faisant partie de k-décole Actions possibles sur le service 1 2 3 4 5 6 délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

58 Ajouter un service Obligatoire – pas de caractères spéciaux ni d’espaces 8 obligatoire : à sélectionner dans la liste déroulante 1 2 url (déjà définie si service interne) 3 4 sélectionner parmi la liste des marqueurs statistiques obligatoire : nom du service affiché lors du "survol souris" 5 6 Description du service 7 Si coché, le service est accessible sans identification par tout visiteur Accès populations et utilisateurs délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

59 Accès au nouveau service
Comme pour les accès aux rubriques, on peut croiser une population en croisant les critères. Pour les services externes, le seul rôle disponible est « Accès au service » (les permissions étant administrées sur le serveur cible). 1 onglet population (ou utilisateur) 2 sélection d’un rôle (obligatoire) 3 4 détermine l'appartenance à un établissement, à une classe ou à un groupe institutionnel ou libre sélection d’un profil délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

60 Fiche procédure FP3 : à vous !
Mise en place d’un service ETNA avec "SSO«  délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

61 Proportionnel à la taille de l’établissement
Les quotas Espace Description Proportionnel à la taille de l’établissement Espace physique alloué à l'établissement en Mo. Cet espace permet d'identifier le pourcentage de consommation d'espace de l'établissement. Sa valeur est propre à chaque établissement en fonction de l’effectif des élèves de l’établissement. 100 Mo Taille maximale d'un fichier publié (document connexe à un article à télécharger par ex) Taille maximale d'un fichier déposé dans l'espace de stockage personnel 20 Mo Poids maximal de la somme des fichiers joints à un message – 10 pièces jointes maximum Espace de messagerie automatiquement alloué pour un profil élève 200 Mo + 200 Mo Espace de stockage de ressources pédagogiques / de fichiers joints directement à des activités pédagogiques automatiquement alloués pour un profil enseignant 500 Mo Espace de stockage personnel automatiquement alloué pour un profil enseignant 300 Mo Espace de stockage personnel automatiquement alloué pour un profil élève Espace de stockage personnel automatiquement alloué pour un profil parent 25Mo Espace de stockage personnel automatiquement alloué pour un profil autre Rubrique standard Rubrique de classe délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

62 Gérer les quotas Les quotas sont regroupés par catégorie et ne sont pas modifiables : Établissement : les quotas généraux Espaces : les quotas de publication Stockages : les quotas du porte-document Ressources : les quotas concernant les ressources pédagogiques Messagerie : les quotas du service de messagerie En cas de dépassement de quota par un utilisateur, celui-ci est prévenu : il lui est impossible de déposer un fichier supplémentaire. délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

63 Quotas de l’établissement
L’espace physique prévu est inférieur à la somme algébrique des quotas, les capacités n’étant jamais utilisées à 100% délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

64 Modifier les quotas Il est possible d’agir sur certains quotas pour répondre aux besoins de l’établissement L’administrateur peut agir sur Le quota de rubrique, si celle-ci doit accueillir beaucoup de fichiers volumineux (à anticiper car le blocage arrive vite) Les quotas des espaces personnels : dans le cadre de l’enveloppe globale, on peut augmenter le quota d’untel et réduire celui d’un autre. Idem pour les classeurs pédagogiques En cliquant sur cette icône, l’administrateur peut modifier le quota de la rubrique délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

65 Les journaux et indicateurs
Le journal des "traces" recense de nombreuses actions effectuées dans l’ENT (cf. page suivante pour exemples) Pour voir les actions un jour particulier délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

66 Les différentes actions tracées
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67 Les indicateurs Ils permettent d’accéder à de nombreuses informations quantitatives sur l’utilisation de l’ENT : Celles-ci sont complétées par des "tableaux de bord" bimestriels diffusés par mel au chef d'établissement et aux personnes-ressources e-lyco. Attention : ces données correspondent aux comptes créés dans l’annuaire ENT (via l’import en provenance des annuaires Académiques ou CSV). Il ne s’agit aucunement des comptes créés par les élèves ou les parents avec des codes d’activation qui leur auront été distribués et qui, nécessaires pour l’authentification à l’ENT ou aux télé-services, ne sont pas connus d’E-lyco. délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

68 Changement d’année Grands principes :
Toutes les données personnelles sont conservées Pas de changement d’identifiants Pas de « fermeture » de l’ENT pendant les vacances Toutes les rubriques « non pérennes » sont supprimées En fin d’année, selon le calendrier défini par le rectorat, une procédure automatisée effectue les modifications. L’administrateur peut archiver des rubriques : Créer une rubrique spécifique accessible au administrateurs Éditer la rubrique à archiver Remplacer le champ "rubrique mère" précédente par la rubrique archive créée NB : procédure détaillée du changement d’année dans le cahier 5 du kit de déploiement délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

69 Rubrique corbeille Elle contient les rubriques ou sous-rubriques de classes supprimées automatiquement au moment de la "bascule", Seul l’administrateur la voit par défaut, Celui-ci peut donner des droits d’accès aux personnes souhaitant récupérer des contenus (tout comme pour une rubrique classique). délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

70 La réservation de ressources : à vous !
Fiche procédure 5 Avec votre compte administrateur : Créer un domaine de ressources portant le nom du compte utilisé Créer une ressource au choix Avec votre compte enseignant : Réserver la ressource créée délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

71 Support aux utilisateurs
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72 Aides, assistance Aide en ligne et documentations
encourager auprès des utilisateurs la consultation de l’aide en ligne et de sa FAQ. Et les documentations disponibles sur et l’Espace réservé du portail inter-établissements Espace support au sein de chaque site : il est possible de créer une rubrique dédiée dans la partie privée et contenant : Un blog, avec des FAQ, le « qui fait quoi » Un forum, où les utilisateurs peuvent poser des questions et s’entraider Un agenda des périodes de disponibilité des personnes ressources Un formulaire de contact Un lien vers l’espace réservé du portail central Réseaux d’aide : forum e-lyco et liste persdir Assistance académique Par demande à la plate forme ( délégation académique au numérique – rectorat de l’académie de Nantes septembre 2016

73 Merci de votre attention
rectorat de l’académie de Nantes mai 2016