Formation des tuteurs relais

Formation des tuteurs relais
Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Parcours EPP 14 et 15 mai 2008 Formation des tuteurs relais

Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse
Formation tuteurs relais EPP Ordre du jour Jour 1 : la FOAD pour un apprenant Organisation de la formation Exemple de module «seul devant l’écran» Qu’est-ce que la FOAD ? Présentation du parcours EPP Les fonctionnalités de la plate-forme LLMS Jour 2 : le tuteur relais Le rôle du tuteur relais Organisation retenue pour la suite de la formation Préparation du poste de travail Fonctions avancées de la plate-forme LLMS Conclusion

Formation tuteurs relais EPP Ordre du jour Jour 1 : la FOAD pour un apprenant Organisation de la formation Les acteurs du parcours EPP Les 4 étapes de formation Le calendrier de formation Exemple de module «seul devant l’écran» Qu’est-ce que la FOAD ? Présentation du parcours EPP Les fonctionnalités de la plate-forme LLMS

Organisation de la formation
Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Organisation de la formation Les acteurs du parcours EPP Équipe de diffusion SIGAT Services académiques Conception du parcours et réalisation des contenus Présentation du parcours Tuteurs relais en Académie Tuteur expérimenté Témoignage Questions Accompagnement Présentation des outils Pôle de compétences Gestionnaire DPE

Organisation de la formation des tuteurs relais
Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Organisation de la formation des tuteurs relais Une formation en 4 étapes : 1 - Journées de présentation (2 jours en présentiel : 14 et 15 mai) découverte du parcours EPP rôle du tuteur relais utilisation des outils de la plate-forme 2 – Prise en main et appropriation (en académie) - appropriation du parcours EPP - utilisation des outils 3 - Bilan de l’expérimentation (1 jour en présentiel : fin août) - échanges et mise en commun des expériences - réponses aux difficultés rencontrées - définition des modalités retenues pour l ’organisation académique 4 - Bilan post-formation (1 jour en présentiel : janvier) - bilan des formations académiques - retour d’expérience - propositions d’amélioration du parcours et des contenus - bilan de l ’utilisation des outils

Organisation de la formation des tuteurs relais
Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Organisation de la formation des tuteurs relais Le calendrier

Formation tuteurs relais EPP Ordre du jour Jour 1 : la FOAD pour un apprenant Organisation de la formation Exemple de module «seul devant l’écran» Qu’est-ce que la FOAD ? Présentation du parcours EPP Les fonctionnalités de la plate-forme LLMS

Exemple de module « seul devant l’écran »
Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Exemple de module « seul devant l’écran » Aperçu du module 8 : Les conséquences de la Gestion Individuelle sur la Paye Quiz d’entrée Powerpoint de présentation Simulation Quiz de sortie Zoom sur le module 8

Formation tuteurs relais EPP Ordre du jour Jour 1 : la FOAD pour un apprenant Organisation de la formation Exemple de module «seul devant l’écran» Qu’est-ce que la FOAD ? Quiz sur le e-learning Présentation Présentation du parcours EPP Les fonctionnalités de la plate-forme LLMS

Formation tuteurs relais EPP Quiz e-learning Accéder au quiz sur le e-learning

Formation tuteurs relais EPP FOAD : présentation Création d’un pôle de compétences sur le e-learning : les objectifs maintenir le niveau de compétence des personnels en offrant des formations de qualité adaptées aux contraintes économiques et qui s’appuient sur des solutions de travail collaboratif et d’enseignement à distance être prescripteur de services par la création d’un centre d’hébergement multi-plate-forme mutualisé être promoteur et accompagnateur des solutions de e-learning : formaliser le traitement des projets de formation accompagner le déploiement des projets ouvert, C2i, ... Quels sont les publics concernés ? la totalité des personnels des ministères MEN et MESR

Formation tuteurs relais EPP FOAD : présentation E-learning ou FOAD (Formation Ouverte et A Distance) Une pédagogie adaptée aux besoins en fonction : des populations à former des matières (ou éléments) qui doivent être enseignées Une pédagogie adaptée qui permet de définir des parcours de formation : personnalisables composés d’une alternance de modules en présentiel et de modules « seul devant l’écran » accompagnés par un tuteur relais Par opposition à l’auto formation : mise à disposition de contenus de formation sans accompagnement

Formation tuteurs relais EPP FOAD : présentation La FOAD répond aux besoins de formation initiale ou de « piqûre de rappel » « juste ce qu’il faut », « juste à temps » Création de modules élémentaires répondant à un objectif pédagogique et ordonnancement : pour une formation initiale : ensemble du cursus outillé par un suivi planifié dans un environnement dédié pour un complément de formation : acquisition ou révision d ’un point particulier, l’acte de formation peut avoir lieu sur le poste de travail, au moment où le besoin est identifié.

Formation tuteurs relais EPP FOAD : présentation Les tuteurs relais Pour accompagner localement, sur chaque site, les stagiaires Pour organiser le dispositif d ’apprentissage en fonction des contraintes locales Points importants : les nommer individuellement identifier clairement leur mission leur permettre d’acquérir les bases pédagogiques nécessaires au cours de formations de formateurs orientées “ animateurs ”

Formation tuteurs relais EPP FOAD : présentation Constitution du parcours de formation : alternance de modules en présentiel et de modules « seul devant l’écran » Dans la constitution des parcours de formation certaines séquences sont prévues sous forme de regroupements pédagogiques en présentiel et / ou en classe virtuelle. Elles se composent : de séquences de présentation animées de séquences de description des éléments disponibles en ligne et des préconisations pour leur utilisation par les formateurs relais ou directement par les utilisateurs de séquences d’échanges, de questions / réponses Elles sont animées par le tuteur relais

Formation tuteurs relais EPP FOAD : présentation Constitution du parcours de formation : alternance de modules en présentiel et de modules « seul devant l’écran » L’accès au dispositif doit être organisé : poste de travail ou salle dédiée disponibilité de l’apprenant Le tuteur relais doit accompagner l’apprenant dans le déroulement de son parcours : suivi de la progression pour une formation initiale publicité sur les ressources disponibles faciliter l’accès direct au module dans le cas d’un rappel

FOAD : les points clés de la réussite
Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP FOAD : les points clés de la réussite Sur un plan général promouvoir la FOAD communiquer sur le plan de formation : les spécificités, les contraintes, les objectifs identifier et faire partager les bonnes pratiques en favorisant la communication entre les tuteurs : confronter les pratiques, mettre en commun les difficultés et les expériences faire un pilote “ qui marche ” pour convaincre

Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP FOAD : les points clés de la réussite Sur le rôle du tuteur relais « lancer » la formation par un regroupement en présentiel ou virtuel favoriser la communication : confronter les pratiques, mettre en commun les difficultés et les expériences valider les parcours avec un groupe d’utilisateurs “ référents ” définir les modalités du tutorat

Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP FOAD : les points clés de la réussite Vu de l’apprenant le manager local doit adhérer au projet de formation définir les modalités du tutorat les stagiaires doivent être disponibles pour apprendre favoriser la communication entre l’apprenant et son tuteur la durée des modules doit permettre aux stagiaires de rester concentrés et opérationnels durant l’acte d’apprentissage

FOAD : bilan de la formation EPP session 2007-2008
Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP FOAD : bilan de la formation EPP session Quelques chiffres : Nombre d’académies 8 14 17 Nombre tuteurs relais impliqués 29 30 38 Nombre gestionnaires formés 94 350 335 Heures de consultation des supports en ligne 427 heures 2177 heures 2034 heures Moyenne d’heures par personne 4 h 32 mn 5 h 46 mn 6 h 04 mn

Formation tuteurs relais EPP Bilan L’avis des gestionnaires : 91,4 % évaluent la formation pertinente ou très pertinente 100 % ont été satisfaits d’être accompagnés par un tuteur 90 % jugent le parcours logique 88,8 % apprécient l’alternance des modules en présentiel et seul devant l’écran 81 % vantent la qualité des supports Statistiques sur la consultation des modules Lien vers la partie « statistiques » du site foad (Choisir « Vers l’offre de services du pôle » / Accès STATS / Stats LLMS / Parcours EPP) Les chiffres sont disponibles pour 2005, 2006 et 2007

Bilan pour les gestionnaires
Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Bilan pour les gestionnaires Les points positifs : une méthode de formation qui permet de mettre rapidement en pratique les connaissances apprises dans les modules et de travailler en autonomie. la possibilité de revoir les exercices, chacun à son rythme et suivant sa propre organisation. la qualité des supports et leur coté ludique. la qualité de l’accompagnement et la disponibilité des tuteurs relais. La principale difficulté : la charge de travail particulièrement importante en début d’année dans les divisions de gestion de personnel qui permet difficilement de concilier le suivi de la formation et l’activité sur le poste de travail.

Bilan pour les tuteurs relais
Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Bilan pour les tuteurs relais Des tuteurs relais convaincus : Ils apprécient de pouvoir offrir un véritable dispositif de formation complet, efficace, adapté au rythme de chacun, proposant des supports de qualité et favorisant la reconnaissance institutionnelle de leur investissement C’est pour eux un enrichissement personnel même si le cumul des charges de travail est un élément à gérer La satisfaction des personnes formées est toutefois pour eux un retour gratifiant.

Formation tuteurs relais EPP Bilan Des services de formation académique engagés dans la mise en œuvre du “ parcours EPP ” (50% d’inscription au PAF). dans plus de la moitié des académies : lettre de mission pour préciser les conditions d’exercice des tuteurs relais Signature d’un accord tripartite entre l’apprenant, son supérieur hiérarchique et le tuteur relais pour cadrer les modalités de suivi de la formation. Une découverte de la formation ouverte et à distance pour 85% des personnes et 77% qui souhaitent suivre d’autres formations de ce type : outils bureautiques, complément d’une formation métier, préparation aux concours.

Formation tuteurs relais EPP Ordre du jour Jour 1 : la FOAD pour un apprenant Organisation de la formation Exemple de module «seul devant l’écran» Qu’est-ce que la FOAD ? Présentation du parcours EPP Contexte Profil de l’apprenant, périmètre et objectifs du parcours Démarche pédagogique Description détaillée des modules du parcours Les fonctionnalités de la plate-forme LLMS

Présentation du parcours EPP
Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Présentation du parcours EPP Le contexte Adaptation à l ’emploi des nouveaux gestionnaires de DPE : manque d’adaptation au profil de poste lors de la prise de fonction difficultés de formation “métier” turn over important nombre croissant de personnels impliqués dans des actes de gestion complexes et multi compétences évolution des applications informatiques utilisées recherche d’une plus grande autonomie du gestionnaire sur son poste de travail.

Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Présentation du parcours EPP Le profil de l’apprenant les gestionnaires nouvellement affectés dans une division des personnels enseignants (DPE) d’un rectorat. Les objectifs du parcours EPP être capable d ’utiliser les modules de gestion individuelle et financière. être capable de décrire et d ’appliquer les incidences de la gestion individuelle sur la paye. faciliter la prise de fonction dès les premiers jours de rentrée Le périmètre du parcours EPP Formation basée sur l’utilisation de l ’application EPP. La formation aux concepts métier est organisée indépendamment par les académies.

Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Présentation du parcours EPP Le profil de l’apprenant Parcours complet : les gestionnaires nouvellement affectés dans une division des personnels enseignants (DPE) d’un rectorat. Pour des accès ciblés, pour des « piqûres de rappel », pour compléter une formation ancienne : La totalité des gestionnaires de la DPE et éventuellement ceux des services de gestion des moyens

Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Présentation du parcours EPP La démarche pédagogique globale : Une démarche pédagogique basée sur l ’alternance de modules en présentiel et de modules “seul devant l’écran”, accompagnée par un tuteur relais. présentation au module Présentiel Acquisition des connaissances Seul devant l’écran Bilan des acquis Présentiel/Classe virtuelle

Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Présentation du parcours EPP Les modules « Seul devant l’écran » : un parcours personnalisable Chaque cours commence par une évaluation permettant à l’apprenant de situer ses connaissances et de suivre ou non le cours proposé en fonction de ses connaissances. Les modules d ’apprentissage sont proposés sous forme de séquences de présentation et/ou de simulation guidée Un quiz d’évaluation final vérifie l ’assimilation des contenus de formation

Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Présentation du parcours EPP Les étapes d ’un module « Seul devant l’écran » : Echec Quiz d ’entrée Quiz d ’évaluation Apports de connaissances Echec Module suivant Réussite Réussite

Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Présentation du parcours EPP Les modules en présentiel Les ressources nécessaires pour l’animation du module : planification de la session support de cours PowerPoint sont disponibles sur la plate-forme e-learning et accessibles par les tuteurs relais et les apprenants

Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Présentation du parcours EPP Le parcours EPP :

Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Présentation du parcours EPP La prise en charge de rentrée :

Formation tuteurs relais EPP Module PCR Prise en charge de rentrée Modalités de formation Module « Seul devant l’écran » Durée estimée : 2 heures Objectif pédagogique : Etre capable de préparer la paye d’un agent dès les premiers jours de la rentrée scolaire

Formation tuteurs relais EPP Module PCR Naviguer dans EPP Prise en charge de rentrée Faire la prise en charge financière Faire une demande d’acompte Mettre en paiement le SFT Quiz Vérifier le dossier administratif : Faire la prise en charge financière Données personnelles, familiales, adresse, insee, bureau de gestion, grade, échelon, position, congés, modalité de service, affectation Renseigner les données financières

Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Présentation du parcours EPP Le parcours EPP :

Formation tuteurs relais EPP Module 1 Présentation de l ’organisation de la formation et des outils Vérification des pré-requis métier Modalités de formation Module en présentiel animé par le tuteur relais Durée estimée : Une demi-journée Objectifs pédagogiques : Comprendre le parcours de formation EPP Découvrir les outils utilisés lors de la formation Présentation de l'organisation de la formation métier Introduire le module 2

Formation tuteurs relais EPP Module 2 Vérification des pré-requis métier Séance d’information sur le contenu de formation Présentation de l’organisation de la formation et des outils Modalités de formation Module « Seul devant l’écran » Objectifs pédagogiques : Organisation de la formation métier Questionnaire de début de parcours disponible Accés à la webographie : guide iprof, intranet DAF, WebUti

Formation tuteurs relais EPP Module 3 Vérification des pré-requis métier Séance d’information sur le contenu de formation présentation Module 4 Gestion d ’un dossier administratif « Gestion Individuelle » Modalités de formation Module en présentiel ou classe virtuelle Durée estimée : 2 heures Objectifs pédagogiques : Description détaillée du parcours de la formation Fixer définitivement les délais de réalisation des tâches Introduire le module 4 en terme de contenu Bilan/Discussion sur les pratiques

Formation tuteurs relais EPP Module 4 présentation Module « Gestion Individuelle » Gestion d ’un dossier administratif « Gestion Individuelle » Bilan Module « Gestion Individuelle » Modalités de formation Module « Seul devant l’écran » Durée estimée : 5 heures Objectif pédagogique : Etre capable de gérer un dossier administratif dans l ’application EPP

Formation tuteurs relais EPP Module 4 Naviguer dans EPP Gestion d ’un dossier administratif « Gestion Individuelle » présentation au dossier administratif Renseigner un dossier personnel Renseigner un dossier professionnel Rechercher un agent Gérer les grades Gérer les affectations Zoom sur le module 4 Gérer les affectations en détachement Gérer les anciennetés Gérer les positions Gérer les échelons et chevrons Gérer les modalités de service Gérer les congés Gérer les notes

Formation tuteurs relais EPP Module 5 Bilan Module « Gestion Individuelle » - présentation « Paye » Gestion d ’un dossier administratif « Gestion Individuelle » Prise en charge et Gestion des indemnités « Paye » Modalités de formation Module en présentiel ou classe virtuelle Durée estimée : 1/2 journée Objectifs pédagogiques : Faire le bilan de ce qui a été assimilé Recenser les difficultés rencontrées Introduire le module 6 “Paye”

Formation tuteurs relais EPP Module 6 Prise en charge et Gestion des indemnités « Paye » Bilan Module « Paye » Bilan Module « Gestion Individuelle » Modalités de formation Module « Seul devant l’écran » Durée estimée : 1 h 30 Objectifs pédagogiques : Comprendre la logique de prise en charge financière Evaluer les conséquences et répercussions financières (à partir de EPP-GI, sur les Mouvements…)

Formation tuteurs relais EPP Module 6 Prise en charge et Gestion des indemnités - « Paye » Création des prises en charge Le processus de prise en charge Prise en charge sur un support budgétaire de titulaire Prise en charge sur un support budgétaire de non-titulaire Prise en charge indemnitaire Prise en charge pour allocation pour perte d ’emploi Prise en charge minimale suite à changement de statut Prise en charge minimale suite à congé de formation professionnelle indemnisée Prise en charge du SFT Demande d’acompte

Formation tuteurs relais EPP Module 6 Prise en charge et Gestion des indemnités - « Paye » Gestion des indemnités Les sources d ’alimentation du dossier indemnitaire L ’origine des indemnités déduites automatiquement La saisie d ’une indemnité

Formation tuteurs relais EPP Module 6 Prise en charge et Gestion des indemnités - « Paye » Gestion des indemnités (suite) L’origine des indemnités en provenance des établissements via STS et les conséquences dans les mouvements L’origine des indemnités en provenance des établissements via ASIE et les conséquences dans les mouvements L’origine des indemnités issues de la saisie d’HSA et les conséquences dans les mouvements L’incidence des congés sur la suspension automatique des indemnités et les conséquences dans les mouvements Zoom sur le module 6

Formation tuteurs relais EPP Module 7 Prise en charge et Gestion des indemnités « Paye » Bilan Module « Paye » - présentation « Conséquences Gestion Individuelle sur la Paye » Conséquences de la Gestion Individuelle sur la Paye Modalités de formation Module en présentiel ou classe virtuelle Durée estimée : 1/2 journée Objectifs pédagogiques : Faire le bilan de ce qui a été assimilé Cibler les difficultés rencontrées Introduire le module 8 “ Les conséquences de la Gestion Individuelle sur la Paye ”

Formation tuteurs relais EPP Module 8 Bilan Module « Paye » Conséquences de la Gestion Individuelle sur la Paye Bilan Module « Conséquences Gestion Individuelle sur la Paye » - Bilan Général Modalités de formation Module « Seul devant l’écran » Durée estimée : 1 h 40 min Objectif pédagogique : Comprendre les conséquences de la Gestion Individuelle sur la Paye

Formation tuteurs relais EPP Module 8 Conséquences de la Gestion Individuelle sur la Paye Rubriques de Gestion Individuelle ayant une incidence sur les mouvements de paye Rubriques de Gestion Individuelle ayant une incidence sur le régime de rémunération La position Les congés Les modalités L ’affectation

Formation tuteurs relais EPP Module 9 Conséquences de la Gestion Individuelle sur la Paye Bilan Module « Conséquences GI/Paye » - Bilan Général Modalités de formation Module en présentiel Durée estimée : 1/2 journée Objectifs pédagogiques : Faire le bilan de ce qui a été assimilé Recenser les difficultés rencontrées Faire le bilan du parcours complet en vue de capitaliser l’expérience Le bilan s ’effectue sur plusieurs axes : - Bilan technique - Bilan de l ’encadrement (tuteur relais / apprenant) - Bilan en terme de contenu

Formation tuteurs relais EPP Ordre du jour Jour 1 : la FOAD pour un apprenant Organisation de la formation Exemple de module «seul devant l’écran» Qu’est-ce que la FOAD ? Présentation du parcours EPP Les fonctionnalités de la plate-forme LLMS Rôle des différents acteurs Présentation des outils côté « Apprenant »

Les fonctionnalités de la plate-forme LLMS
Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Les fonctionnalités de la plate-forme LLMS Rôle des différents acteurs OUTILS DE PRODUCTION DE CONTENU PLATE-FORME LLMS Assemblage des contenus de formation selon les parcours Package des parcours et de leurs contenus Envoi des packages vers LLMS Conception pédagogique du parcours de formation Réalisation des contenus de formation Livraison des parcours et contenus au pôle de compétences Enregistrement des packages dans le catalogue des documents maîtres Création des sessions à partir des documents maîtres Paramétrage des sessions Inscription aux sessions Utilisation des outils de communication Accompagnement des apprenants Animation des activités synchrones Utilisation des outils asynchrones Suivi des progressions et des scores Rôle CONCEPTEUR - AUTEUR ADMINISTRATEUR TUTEUR RELAIS APPRENANT AUTHORING TOOL

Les fonctionnalités de la plate-forme LLMS (apprenant)
Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Les fonctionnalités de la plate-forme LLMS (apprenant) Comment se connecter à la plate-forme Connexion à LLMS par l’intermédiaire du site Rubrique « Accès direct plate-forme e-learning » Identification via le LDAP : Nom d ’utilisateur : adresse de messagerie complète Mot de passe : mot de passe de messagerie Se connecter avec les coordonnées d ’un apprenant Accès à la plate-forme

Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Les fonctionnalités de la plate-forme LLMS (apprenant) Présentation de l ’interface Une interface personnalisée en fonction des rôles utilisateurs (apprenant, tuteur relais, administrateur…) L ’apprenant dispose de deux onglets : Page d ’accueil Catalogue des stagiaires Commenter les 2 onglets Onglet page d ’accueil, --> Rubrique aperçu (faire noter le lien vers le document à télécharger en cas de problème d ’accès aux contenus) --> Rubriques agenda et notifications Onglet « catalogue des stagiaires » --> Expliquer la dénomination Accès à la plate-forme

Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Les fonctionnalités de la plate-forme LLMS (apprenant) Accès aux cours Dans la rubrique « Cours auxquels vous êtes inscrits » Accéder à la rubrique « Cours auxquels vous êtes inscrits » Commenter la liste des cours (programme et parcours EPP) Expliquer les 2 clics : --> Intitulé montre la description du cours --> « lancer » lance le cours Accès à la plate-forme

Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Les fonctionnalités de la plate-forme LLMS (apprenant) Navigation dans le contenu du cours Déploiement de l ’arborescence des éléments de cours Accès au cours Navigation d’un élément à l’autre Le suivi de la consultation Une fois le cours lancé : Montrer le déploiement de l ’arborescence de gauche Clic sur l ’icône donne accès aux infos sur les modules Clic sur l ’intitulé lance le contenu Explication de la navigation d ’un module à l ’autre (continuer) Mise en évidence de la mise à jour du suivi (indicateurs à gauche du menu) Accès à la plate-forme

Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Les fonctionnalités de la plate-forme LLMS (apprenant) Les différents types de ressources Quiz Séquence de présentation Démonstration sous forme de présentation Démonstration sous forme de simulation guidée Accéder à un quiz d ’entrée (jusqu ’au résultat) Accéder à un quiz de validation d ’acquis (jusqu ’au résultat) Accéder à une présentation Accéder à une simulation Accès à la plate-forme

Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Les fonctionnalités de la plate-forme LLMS (apprenant) Le rapport de progression Progression Score Nombres d ’accès Temps écoulé Les outils de communication Messagerie Cliquer sur le lien vers le rapport de progression = la progression du stagiaire dans l ’ensemble du parcours Montrer : la progression, la note, le temps écoulé, le nombre de tentatives (obtenus pendant la navigation effectuée pendant la démo) Accès à la plate-forme

Le rôle du tuteur relais
Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Le rôle du tuteur relais Le profil du tuteur relais - Informaticiens - Gestionnaires responsables d'un secteur - Tuteurs pédagogiques expérimentés qui interviennent dans les actions du service de formation académique >> Le tuteur relais doit être un expert métier ayant des compétences pédagogiques

Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Le rôle du tuteur relais Quelles qualités ou compétences : - Pédagogique Expérience personnelle Participation à des formations spécifiques permettant d'acquérir les bases pédagogiques nécessaires - Qualités relationnelles Etre capable de se préparer, percevoir, créer, communiquer, anticiper, transmettre, écouter, ……. Comment maintenir la motivation du stagiaire >> Le tuteur relais doit posséder des qualités relationnelles, être capable de s’organiser, avoir des qualités pédagogiques et techniques.

Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Le rôle du tuteur relais Désignation des tuteurs relais - Le tuteur doit être nommément désigné - Reconnaissance, identification, valorisation du poste - Décharge partielle des activités de gestion du tuteur relais - Rémunération ? >> Le tuteur relais doit être nommément désigné et reconnu par la hiérarchie dans son rôle de facilitateur pour la formation des agents

Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Le rôle du tuteur relais La mission du tuteur relais - Identification de la mission (parle-t-on d’une fiche de poste ? d’une lettre de mission ?) - Liste des tâches à effectuer dans le cadre de la mission >> Une lettre de mission doit accompagner la désignation du tuteur relais pour préciser les conditions d’exercice de la mission

Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Le rôle du tuteur relais Modalités de mise en œuvre du tutorat - Choix des plages horaires en fonction de la disponibilité des stagiaires - Choix des outils synchrones : présentiel ou classe virtuelle ? - Choix des outils de communication : - Forum de discussion - Chat - Contact par mail - Classe virtuelle - Salle de classe - Téléphone - Modalités d’apprentissage : utilisation d’une salle dédiée, du poste de travail de l’apprenant ? >> Le tuteur relais doit définir avec les responsables de service les modalités pratiques de l’organisation de la formation

Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Le rôle du tuteur relais Rôle de la hiérarchie Du tuteur relais - Reconnaissance de la mission De l’apprenant - Le manager local doit valider le planning de la formation - Disponibilité des personnes >> Un contrat doit être établi entre l’apprenant, son tuteur relais et son responsable hiérarchique pour fixer les conditions d’organisation de la formation

Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Le rôle du tuteur relais En 2006, la MIFOR a insisté auprès des chefs de CAFA pour que soient rédigées en académie : une convention tripartite entre l’apprenant, le supérieur hiérarchique et le tuteur relais : - engagement de chacun sur l’objet et les modalités de formation - attestation de suivi de formation : modules en présentiel : chiffrage en fonction du nombre d’heures réel une lettre de mission pour le tuteur relais modules « seul devant l’écran » : chiffrage réel ou théorique

Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Le rôle du tuteur relais Analyse de l’apprentissage des stagiaires - Suivi du planning prévu - Validation de l’apprentissage : analyse des résultats d’évaluations.. Feed-back, utilisation d’un questionnaire de satisfaction… >> Les outils de tracking offerts par la plate forme doivent être utilisés par le tuteur relais pour assurer le suivi pédagogique de l’apprentissage

Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Le rôle du tuteur relais Référentiel des bonnes pratiques - Identification et partage des bonnes pratiques - Collecte des documents relatifs au rôle du tuteur relais - Echange d'expériences, des difficultés, sur des outils spécifiques (chats, forums dédiés…) >> Un référentiel des bonnes pratiques sera constitué, pour le parcours EPP, après le bilan de fin de formation.

Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Le rôle du tuteur relais Intervention de Jacques Cartier tuteur référent de l’académie de Besançon

Formation tuteurs relais EPP Ordre du jour Jour 2 : le tuteur relais Le rôle du tuteur relais Les fonctionnalités de la plate-forme LLMS Présentation des outils côté «Tuteur relais» Organisation retenue pour la suite de la formation Préparation du poste de travail Fonctions avancées de la plate-forme LLMS Conclusion

Les fonctionnalités de la plate-forme LLMS (tuteur relais)
Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Les fonctionnalités de la plate-forme LLMS (tuteur relais) Côté Tuteur : utilisation de la plate-forme Présentation de l ’interface «Formateur»

Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Les fonctionnalités de la plate-forme LLMS (tuteur relais)

Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Les fonctionnalités de la plate-forme LLMS (tuteur relais) Présentation de l ’interface «Tuteur relais» (1) (5) (4) (6) (3) et (5) Se connecter avec le login d ’un apprenant (rôle de tuteur relais) Décrire les 6 onglets en les replaçant dans le schéma des étapes à effectuer (1) (3) (4) (5) (6)

Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Les fonctionnalités de la plate-forme LLMS (tuteur relais) Création des sessions par le pôle de compétences Montrer dans la plate-forme la recherche avec les mots-clés : EPP : affiche tous les modules académie : n ’affiche que les modules d’une académie Utilisation des mots-clés pour retrouver les sessions de son académie Personnaliser le tuteur - relais et éventuellement les tuteurs-relais associés

Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Les fonctionnalités de la plate-forme LLMS (tuteur relais) ETAPE 1-C : Modification des sessions Modification module « seul devant écran » Personnaliser le tuteur - relais Ajouter des tuteurs relais associés Modifier les outils de communication (messagerie) Modification module « présentiel » Programmer les dates et heures de sessions

Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Les fonctionnalités de la plate-forme LLMS (tuteur relais) ETAPE 1-D : Inscription des apprenants Inscription dans le registre Attention de vérifier l ’adresse en cas d ’homonymes Inscription de l ’apprenant Inscrire Elisabeth, et quelques personnes choisies par les apprenants Ne pas oublier d ’inscrire le tuteur pour qu ’il puisse se connecter aux outils Accès à la plate-forme

Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Les fonctionnalités de la plate-forme LLMS (tuteur relais) ETAPE 2-A : Utilisation des outils de communication Les outils de messagerie Le forum de discussion (c ’est le même que celui vu avec l ’apprenant) Chat : 2 connexions faites simultanément - accès au chat en cliquant sur « dialogue », montrer la liste des participants, rejoindre un dialogue de cours. Saisir des messages Messagerie : Montrer la possibilité d ’envoyer les messages Accès à la plate-forme

Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Les fonctionnalités de la plate-forme LLMS (tuteur relais) ETAPE 2-B : Visualisation des résultats Accès à l’onglet « Gestion des cours » Ecran résultats tous apprenants confondus Zoom sur la progression d ’un apprenant Dans l ’onglet « gestion des cours, --> le formateur ne voit que les résultats de ses cours. Se connecter avec LMSADMIN Aller dans l ’onglet « Gestion des cours » Sélectionner le cours « webmail » Montrer: Liste des personnes inscrites aux cours, avec pour chacune: la date de début et le degré de la progression -->on peut voir s ’ils ont commencé et où ils en sont globalement) Choisir la première personne (CMOUTIN) Montrer : Liste des éléments de cours, pour chaque élément (état= en cours, terminé, réussi,…), degré de progression en %, note, temps écoulé --> on peut voir où ils en sont de leur progression dans le cours, les modules visités, les résultats du quiz On peut modifier les résultats !! Le résultat de certains quiz ne s ’affiche plus ! Bug à réparer.

Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Les fonctionnalités de la plate-forme LLMS (tuteur relais) ETAPE 2-C : Exploitation des rapports Rapports sur différentes données Données du catalogue Inscriptions Progression Ressources Divers Rapports sous différents formats html pdf xml csv txt Tout le monde peut exploiter tous les rapports Explication du principe d ’un rapport Zoom sur 2 rapports intéressants: Pour connaître le dernier accès de l ’utilisateur à un cours Rapports de progression - Progression de l ’utilisateur dans un cours Claire MOUTIN - Cours e-mel ouvert (session n°3) Dernière connexion le 25/05/05 Pour connaître la liste de toutes les personnes inscrites à un cours Rapport d ’ inscription - Inscription aux cours Choisir mot clé « toulouse » - Cliquer sur « programme EPP ». On voit tous les partcipants C ’est intéressant d ’exporter ce rapport au format csv pour avoir la liste de tous les mails des inscrits (possibilité de les trier dans EXCEL)

Formation tuteurs relais EPP Ordre du jour Jour 2 : le tuteur relais Le rôle du tuteur relais Les fonctionnalités de la plate-forme LLMS Organisation retenue pour la suite de la formation Préparation du poste de travail Fonctions avancées de la plate-forme LLMS Conclusion

Organisation de la suite de la formation
Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Organisation de la suite de la formation Le calendrier

Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Organisation de la suite de la formation Comment choisir les outils : les avantages et les inconvénients Forum de discussion Chat Mail Classe virtuelle Téléphone Comment assurer le suivi de l’apprentissage des stagiaires ? Temps passé par module Période de connexion Résultats obtenus aux quiz Salle dédiée ou poste de travail ?

Bilan 2007 accompagnement des apprenants
Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Bilan 2007 accompagnement des apprenants Accès au parcours À partir du poste de travail : 57% Avantages : Temps de formation organisé à la carte, en fonction de la charge de travail Souplesse et liberté de se former à son rythme Inconvénients : choix par défaut environnement défavorable (téléphone, collègues de travail, réception du public) Dans une salle dédiée : 21,5% fortement revendiquée : coupure avec lieu de travail Echanges entre apprenants Salle en libre service : 21,5%

Formation tuteurs relais EPP Bilan 2007 Préparation des postes de travail - avant le début de la formation : étape ZERO vérification de la configuration des postes - au début de la formation il est souhaitable que le tuteur relais accompagne l’apprenant lors de sa première connexion pour vérifier avec lui les modalités de connexion et l’opérationnalité du poste de travail Communication du calendrier retenu au CAFA : prise en compte de la formation dans le PAF au pôle de compétences : les journées particulièrement signalées, les serveurs de la plate-forme seront mis sous « haute surveillance » (vérification lors de la planification des opérations de maintenance)

Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Organisation de la suite de la formation Proposition d’organisation pour l’accompagnement des tuteurs relais dans la suite de la formation : Mode de communication : forum, disponible sur le site «EPPform» Assistance assurée par : Equipe de diffusion Tuteur expérimenté Pôle de compétences Accès à la plate-forme

Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Organisation de la suite de la formation Site WEB du pole de compétences foad.orion.education.fr Accès direct à la plate-forme de FOAD Documentation d’utilisation de la plate-forme Site du pôle de compétences ou de la diffusion Accès à une page spécifique concernant le parcours EPP Page dédiée à l’animation du réseau des tuteurs relais Page contenant les ressources du parcours EPP Page des éléments du bilan 2007 Base école (site diffusion Toulouse / Paye / Outils / Base d’essai)

Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Organisation de la suite de la formation

Le réseau des PRA et des CFI

Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Organisation de la suite de la formation Sur la plate-forme LLMS : Accès des tuteurs relais avec le profil « apprenant » Droits d’accès pour les tuteurs relais : profil formateur gestion de l’environnement académique inscription des apprenants suivi des progressions des apprenants

Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Organisation de la suite de la formation Au niveau de l’espace QuickPlace « EPPform »: Accès des tuteurs au forum de discussion général Droits de gestionnaire dans leur sous-salle académique organisation de la salle modération d’un forum

Formation tuteurs relais EPP Etape 0 : pour que ça marche ! Préparation des postes de travail A vérifier à l’avance Quelques consignes A donner lors de la réunion initiale

Formation tuteurs relais EPP Préparation des postes de travail Vérifier la connexion Internet Système d’exploitation Navigateur Configuration écran Machine Java Pop Up Active X

Formation tuteurs relais EPP Préparation des postes de travail Vérifier la connexion Internet Si l ’adresse ne fonctionne pas Essayer une autre adresse, celle de google par exemple : Exemple Système d’exploitation Les systèmes Linux et Mac ne fonctionnent pas Windows XP

Formation tuteurs relais EPP Préparation des postes de travail Navigateur Le seul navigateur à utiliser est Internet Explorer La version doit être au minimum 5.O Comment connaître la version de son navigateur ? Dans le menu du navigateur, se trouve à droite un « ? » En cliquant sur ce point d'interrogation, on sélectionne le choix « A propos de … » La fenêtre qui s'ouvre alors affiche la version du navigateur Exemple

Formation tuteurs relais EPP Préparation des postes de travail Configuration écran Si les écrans n’apparaissent pas en entier mais nécessitent l ’emploi d ’ascenseurs Il faut changer la résolution d’écran : par 768 pixels Comment changer la configuration de son écran? Clic droit sur le bureau Propriétés Paramètres Régler le curseur sur 1024X768 OK Exemple

Formation tuteurs relais EPP Préparation des postes de travail Machine Java Si dans les simulations : les touches ne répondent pas correctement les textes débordent des cadres d’explications --> la machine Java utilisée par votre navigateur n’est pas la bonne ou est absente Il faut la télécharger et l’installer, puis la déclarer dans le navigateur

Formation tuteurs relais EPP Préparation des postes de travail Pop Up Les POP UP sont les fenêtres supplémentaires qui s’ouvrent quand on consulte Internet Elles sont souvent bloquées par le navigateur pour interdire les publicités Pour autoriser l'affichage des Pop Up cliquer sur le bandeau jaune et choisir "Toujours afficher les fenêtres publicitaires intempestives de ce site". Active X Ce sont des propriétés du Navigateur Pour les activer Sécurité Personnaliser le niveau Cocher les cases correspondantes

Formation tuteurs relais EPP Préparation des postes de travail Pour résoudre les problèmes : Utiliser la documentation en ligne Trouver la documentation Se faire aider par la division informatique

Formation tuteurs relais EPP Quelques consignes Authentification Rappeler que l’identification se fait avec l’adresse mél complète, sans alias et le mot de passe de messagerie

Formation tuteurs relais EPP Quelques consignes Animations Passage du mode caractère au mode Windows Touches de Fonction Souris Lire les consignes Tenir compte du cadre rouge Naviguer avec les boutons internes aux fenêtres

Formation tuteurs relais EPP Fonctions avancées LLMS : Programmation d ’un rapport LLMS : Planification d’une session en présentiel CENTRA : Utilisation des classes virtuelles

Formation tuteurs relais EPP Se préparer Définition de la mission du tuteur relais Etape « zéro » Communication sur le calendrier

Avez-vous des questions ?
Pôle de compétences FOAD - Diffusion Toulouse Formation tuteurs relais EPP Conclusion Avez-vous des questions ?

Formation tuteurs relais EPP Avez-vous des questions ? site du pôle de compétences FOAD

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