Analyse de situation MAHIEUX Priscille SEIDLITZ Maxime MARTIN Stéphane HENRION Julien.

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1 Analyse de situation MAHIEUX Priscille SEIDLITZ Maxime MARTIN Stéphane HENRION Julien

2 Présentation de la structure  Etablissement Public de Santé Mentale  Structure de 9 secteurs de psychiatrie générale adulte, 1 secteur de psychiatrie générale pour enfants.  File active de 21 357 patients. Pour un total 272 838 actes au 31/12/2016  1 689 professionnels  1 316 soignants et socio-éducatifs Soit 1 261,05 ETP  110 professionnels médicaux pour 102,5 ETP  229 lits d’hospitalisation temps plein  110 lits médico-social (Maison d’accueil spécialisé)  Et de nombreuses alternatives à l’hospitalisation (CMP, équipe mobile, appartement thérapeutique…)

3 Présentation de l’unité  Pôle de psychiatrie adulte : Unité Psychiatrie Générale, 2 CMP, 1 hôpital de jour, 1 structure d’appartements thérapeutiques, équipes mobiles (géronto- psychiatrie), Hospitalisation à domicile.  Unité de psychiatrie générale : 20 lits  Structure initialement de 60 lits (à la base 2 unités de 30 lits : 1 qui a démangée sur Tourcoing, seconde réduite de 10 lits : virage ambulatoire)  Surface estimée 1000 m 2, structure sur 2 étages sans ascenseur.  RDC :  aile ouverte : bureaux, salles d’activités, lieux de vie et de repas  Aile fermable : 5 chambres, salles de soins, pharmacie, pièces de vie.  Etage : 15 chambres avec un accès par l’aile fermable.

4 Constat  Le constat se porte sur le taux d’absentéisme des Agents de Service Hospitalier (ASH) et ses conséquences  Equipe complète : 5 ASH  ( 4 ETP) : 3 temps pleins et 2 agents en mi-temps thérapeutiques  Cadre de fonctionnement : 1 matin 1 après midi du lundi au vendredi, 1 le samedi le matin et 1 le dimanche matin  312 postes ASH sur 6mois, taux d’absence à ce jour : 50 % de l’effectif ETP  L’équipe du bio nettoyage est managée par le cadre de santé de l’unité.  A ce jour et depuis 6 mois : 2 ASH à 50 % (soit 1 ETP) en congés maladies itératifs et continus de courtes durées et 1 ASH à 100 % (soit 1 ETP) en congé maladie de longue durée.  Incapacité de maintenir un niveau de qualité des prestations de bio nettoyage optimal par l’équipe d’ASH.  Epuisement professionnel de la part des ASH en poste

5 QQOQCP  Qui : ASH  Quoi : Absentéisme des ASH : Taux d’absence 50 % de l’effectif ETP.  Dysfonctionnement dans l’organisation de la planification de leurs tâches  Travail au fil de l’eau  Incapacité de maintenir un niveau de qualité de bio-nettoyage optimal  Où : dans l’unité de psychiatrie générale, potentiellement dans les autres services  Quand : perturbation du cadre de fonctionnement à savoir : 1 ASH matin 1 ASH après midi, 1 du Week-end  Comment : pas de procédure dégradée  Pourquoi : Population à risque pour les troubles musculo-squelettiques, prévalence du taux d’absentéisme (reclassement professionnel), manque de reconnaissance professionnelle, charge de travail en constante augmentation, augmentation des tâches administratives (traçabilité).  Combien : situation qui perdure depuis plus de 6 mois

6 Diagramme d’Ishikawa

7 La méthode des 5 « Pourquoi »  Incapacité à maintenir un niveau de qualité de prestation de bio nettoyage optimal  Pourquoi ? Absence > 2 ETP de l’effectif ASH  Pourquoi ? Travail réel supérieur au travail prescrit  Pourquoi ? Délégation de tâches AS / IDE => ASH  Pourquoi ? Valorisation du travail ASH  Pourquoi ? Pénibilité du travail.  Finalité :  Maintenir le cadre de fonctionnement existant lorsque l’effectif ASH > 2/4 ETP  Mise en place d’une procédure dégradée quand l’effectif ASH < 2/4 ETP  Objectif secondaire : réduire la charge de travail et maintenir en poste les personnels restants.

8 Mise en œuvre des stratégies et solutions  Objectif : Maintenir des prestations de bio nettoyage de qualité en cas d’effectif réduit  Finalité : mettre en place une procédure dégradée  Comment « on peut » :  réduire surface de nettoyage ?  Réduire la fréquence de nettoyage ?  Suspendre des tâches ASH ?  Comment « on fait » :  Analyse du poste ASH (audit) tâches / durée  Analyse des tâches par rapport à la fiche métier ASH  Analyse des tâches par rapport aux recommandations de bonnes pratiques (obligations légales et règlementaires)  Comment « on va faire » :  Mise en place d’un groupe de travail IDE, ASH, AS, cadre de santé, IDE hygiéniste, Cadre de Santé ergonome.  Recenser les activités déléguées AS / IDE  Recentrer l’ASH sur son cœur de métier  Suspendre les délégations de tâches (IDE / AS => ASH) en cas d’effectif ASH restreint  Rédaction d’une procédure dégradée

9 MOFF : Diagnostic Interne (service) Diagnostic Externe

10 La méthode PDCA :

11 « Plan » : Phase de planification

12 Diagramme de Gantt

13 « DO » Phase opérationnelle

14 Objectifs à court terme ObjectifsMoyenQui Formulation de la problématique-Réunion d’équipe -Indicateurs (absentéisme, check-list ASH) -Questionnaire de satisfaction -Cadre de Santé Présenter et valider le projet auprès de l’équipe -Réunion de service-Equipe pluridisciplinaire -Cadre de santé Constituer un groupe de travail-Affichage de la création d’un groupe de travail -Appel à candidature : 2 ASH, 2 IDE, 2 AS, experts -Cadre de Santé -Experts : hygiéniste, ergonome, Cellule qualité Evaluer la participation du groupe de travail -Feuille d’émargement : participation aux réunions -Cadre de Santé

15 Objectifs à moyen terme ObjectifsMoyenQui Audit « poste ASH »-Observation de terrain -Analyse de la fiche métier -Règlementation -Traçabilités -Cadre de Santé -1 – 2 membres du groupe de travail Réflexion sur les actions correctives à mettre en place -Analyse de l’audit -Choix d’un axe prioritaire : mise en place d’une procédure dégradée -Groupe de travail Retour à l’équipe-Présentation orale en réunion d’équipe, transmissions -Cadre de Santé Elaboration et rédaction de la procédure dégradée -Réunion de travail ( x 3)-Groupe de travail Validation de la procédure-Présentation auprès du Cadre supérieur de Santé et cellule qualité -Cadre de Santé -Membre du groupe

16 Objectifs à moyen terme (suite) ObjectifsMoyenQui Retour à l’équipe-Présentation orale en réunion d’équipe, transmissions -Cadre de Santé Mise en application de la procédure -Procédure dégradée -Management cadre de santé -Cadre de Santé

17 « Check » Phase d’évaluation

18 Objectifs à long terme ObjectifsMoyenQui Evaluation de la procédure -Intermédiaire puis Finale -Évaluation continue -Les indicateurs : Questionnaires, retour de l’équipe, complétude de la traçabilité, plaintes et remarques éventuelles -Cadre de Santé -Groupe de travail

19 « Act » Phase d’ancrage

20 Objectifs à long terme (suite) ObjectifsMoyenQui Pérennisation de la procédure-Evaluation continue -Suivi des indicateurs -Réunion de fonctionnement -Evaluation annuelle -Cadre de Santé -Équipe pluridisciplinaire

21 Ouverture vers l’avenir  La mise en place de la procédure dégradée n’est qu’une solution palliative, il faut envisager d’autres axes de travail concernant l’absentéisme ASH.  Ces axes peuvent être :  Aide intersectorielle : mutualisation des moyens ASH  Diminuer la pénibilité du poste (matériel ergonomique, auto laveuse, formation,…)  Rationnaliser les tâches  Externalisation  Réorganisation des effectifs

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