Journées du CEG Forum 2017 Polyvalence Qualité Satisfaction

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1 Journées du CEG Forum 2017 Polyvalence Qualité Satisfaction
10 novembre 2017 Casino du Locle UNE INTERACTION HUMAINE POUR L’INFORMATIQUE PUBLIQUE DE DEMAIN Ça commence ici… Polyvalence Réseau, sécurité, installations, maintenance, sites web, applications métier, une polyvalence à toute épreuve. Qualité Chaque tâche de notre service est mise en œuvre et contrôlée par des professionnels assurant ainsi une qualité maîtrisée. Satisfaction A l’écoute de nos utilisateurs pour une satisfaction constamment au coeur de nos préoccupations. Nous contacter Verger-Rond 2 / 2000 Neuchâtel / / T

2 Forum CEG 2017 31ème édition Message du directeur du CEG
Informations générales du CEG Pause café Conférence GED – Cycle de vie des documents Déplacement Messages officiels Vin d’honneur suivi du repas

3 Message du directeur du centre électronique de gestion
M. Fabio Bongiovanni

4 Info générales du CEG Les points abordés
Retours sur le sondage effectué en 2016 ISAE 3402 Les projets «Adminis Numerus» Quelques informations en vrac…! Pause café

5 Forum CEG 2017 Organisation confirmée des Forums
Le nouveau concept proposé en 2016 semble bien convenir, vous avez été nombreux à y participer en 2016 et également cette année ! Le sondage effectué l’année passée est encourageant A nouveau les Forums thématiques et les visites techniques ont rendu possibles de riches échanges et des découvertes intéressantes

6 ISAE 3402 ISAE 3402 est une norme permettant aux utilisateurs de prestations externalisées d’obtenir une assurance quant à la fiabilité du dispositif de contrôle interne de leurs prestations de services

7 Normalisation ISAE 3402 Résultats des travaux entrepris
Le CEG a lancé entre 2015 et 2016 divers travaux afin de répondre aux exigences de gouvernance, de contrôle, de sécurité et de qualité imposées par les auditeurs et par le SCI prévu par la LFinEC. La norme ISAE3402 appliquée nous contraint à l’application de bonnes pratiques en tant que fournisseurs de prestations informatiques et nous soumet à des contrôles réguliers. Formellement nous avons subi un contrôle à « blanc » en mars, le contrôle complet 2017 est en cours, le tout sous la responsabilité de PWC.

8 Normalisation ISAE 3402 Les réalisations qui en découlent
Adaptation de la gouvernance par la documentation et la mise en place de processus de contrôle Nouveau système de gestion du parc matériel  aide à la gestion des actifs pour l'acquisition, le cycle de vie et la mise hors service du matériel (Asset Management) Gestion des incidents et des problèmes Gestion des changements

9 Normalisation ISAE 3402 Les réalisations qui en découlent
Référentiel des demandes de comptes UT et droits d’accès applicatifs Nouvelle plateforme administrative  WebShop – offre – commande – facturation PortailCEG comme outil de communication Publication de tableaux de bord – accès à l’information Passons à quelques détails : Le Portail CEG iTop SODA Abacus – WebShop

10 Outil de communication et d’intégration
Normalisation ISAE3402 Le Portail CEG Outil de communication et d’intégration

11 Normalisation ISAE 3402 Le PortailCEG – outil de communication et d’intégration Le PortailCEG, construit avec la plateforme ECHO, évolue au fil du projet ISAE et des réalisations modulaires : Connexion publique ou privée avec SSO Constitution automatique du Portail applicatif personnel, avec libre enrichissement par les utilisateurs Accès à la gestion des demandes de comptes et droits applicatifs – Référentiel SODA Accès à la gestion des incidents iTop Accès aux tableaux de bord MémoTIC (Gestion des demandes, du changement, planification des déploiements, …) Accès au nouveau WebShop Abacus Lien sur la documentation des multiples solutions proposées

12 Normalisation ISAE 3402 Le PortailCEG – outil de communication et d’intégration

13 Normalisation ISAE 3402 Le PortailCEG – outil de communication

14 Information importante :
Lancement d’une phase pilote pour la Gestion des incidents avec les communes NE, dès le : Ouverture progressive du portail iTop aux utilisateurs (accessible via le Portail CEG) Annonce d’incidents, suivi de leur résolution et accès aux archives Valable pour tous types d’incidents (matériel et logiciel) Les autres canaux restent toutefois disponibles en parallèle durant cette phase pilote Objectifs : Centralisation du traitement de tous les incidents Plus grande autonomie des utilisateurs Meilleure information

15 Gestion des utilisateurs et droits d’accès applicatifs
Normalisation ISAE3402 Gestion des utilisateurs et droits d’accès applicatifs Référentiel SODA

16 Normalisation ISAE 3402 Référentiel SODA
SODA, pour Système d’Organisation des Droits d’Accès, est la réponse aux demandes des auditeurs et du SCI pour fournir : un outil de transmission des demandes entre les responsables de structures et le CEG, respectant les procédures de validation prévues; un outil pilotant le traitement des demandes par les responsables d’installations; des tableaux de bord destinés aux divers responsables afin de faciliter le suivi et les contrôles; et finalement un référentiel général (systèmes d’information et installations), des utilisateurs et des droits.

17 Normalisation ISAE 3402 Référentiel SODA Référentiel SODA VDN
Syst. d’information 67 Installations 196 Utilisateurs 780 Demandes UT ( ) 453 Tâches validées ( ) 2’774 Quelle est la situation ? Déploiement terminé pour les services de la Ville de NE Lancement pour les communes NE, les 1ères sont Val-de-Ruz et La Grande Béroche. Les autres seront planifiées sur 2018 Divers enrichissements fonctionnels actuellement en finition Quelques chiffres !!

18 Nouvelle plateforme administrative intégrée
Normalisation ISAE3402 Nouvelle plateforme administrative intégrée Abacus

19 Normalisation ISAE 3402 Abacus - Nouvelle plateforme administrative intégrée La solution Abacus en fin de déploiement au CEG concerne : Le catalogue des prestations et articles Les commandes clients, les commandes fournisseurs, la livraison La gestion du stock La facturation des prestations fournies La porte d’entrée pour vous est le nouveau WebShop, disponible dès janvier 2018 pour passer et suivre vos commandes !

20 Les projets

21 Les projets La Grande béroche

22 Démarrage fixé au 3 janvier 2018
Les projets La Grande Béroche Les travaux en cours Intervention sur les éléments d’infrastructures réseaux, informatiques et téléphoniques pour équiper les sites principaux Travail sur les données ETIC (objets et habitants, facturation) Préparation du nouvel environnement financier Abacus Mise en œuvre des systèmes complémentaires GIC, ECHO, GELORE, Timelead, … Démarrage fixé au 3 janvier 2018

23 Les projets MCH2 – Lfinec - Abacus

24 Les projets LFinEC – MCH2 - ABACUS Les travaux menés
Déploiement de l’ERP Abacus dans 34 communes + divers sociétés annexes et syndicats Accompagnement des gros projets particuliers comme la régie immobilière dans les communes de Val-de-Ruz, du Locle et de Neuchâtel  en production La migration de SAP HR vers Abacus Salaires pour la Ville de Neuchâtel  démarrage au La migration complète de Vidéo2000 ou partielle de l’ECAP

25 Les projets LFinEC – MCH2 - ABACUS Et pour demain ?
Poursuite du déploiement de modules complémentaires comme la gestion des investissements / immobilisations, la gestion de la caisse, … Déploiement des fonctionnalités 2.0 présentées en atelier (MyAbacus, AbaClick, EasySignature, AbaNotify, AbaSmart, …) Formation complémentaire sur mesure proposée afin de tirer parti au maximum de l’ERP installé

26 Gestion communale ETIC
Les projets Gestion communale ETIC

27 Sessions de formation concernant la facturation
Les projets Gestion communale ETIC Les travaux menés sous la forme d’évolutions concernent : le Contrôle des habitants, l’Accueil extra-familial, l’impression des factures, la gestion des inventaires Sessions de formation concernant la facturation

28 Les projets Gestion communale ETIC
Quelques informations complémentaires : ISO20022 : les travaux exigés par PostFinance sont terminés. Les nouveaux standards en matière d’harmonisation du trafic des paiements sont fonctionnels pour ETIC / Abacus / SAI TVA : les informations concernant le changement des taux au 1er janvier 2018 vous ont été envoyées eFacture : 10 communes sur 34 sont utilisatrices, Migration des banques et de PostFinance sur une seule nouvelle plateforme en 2019 évolution prévue pour ETIC-Abacus afin de centraliser l’envoi des eFactures émises par les divers outils de facturation Les travaux en cours : Poursuite des travaux avec le GT des préposés des Contrôles des habitants des 6 grandes communes La reprise, par la commune de Val-de-Travers, de la gestion des compteurs eau et de la facturation relative La mise en place d’une facturation déchets couplée à la pesée effectuée par les camions en Ville du Locle

29 Les projets CLOEE2

30 Les projets CLOEE2 Les travaux en cours
Poursuite des travaux de migration de Cloée sur CLOEE2 Adaptations importantes du système nécessitées par la réforme en profondeur du système scolaire NE Mise en route de la gestion des apprentis Phase importante Ouverture de CLOEE2 aux enseignants avec les modules de données administratives et de la gestion des évaluations

31 Les projets Techniques

32 Les projets Techniques Les travaux en cours
Migration de la Suite MS Office 2016 Migration MS Windows 10 à la place de travail Mise sous maintenance du système d’exploitation Windows Phase importante Couvrir les vulnérabilités logicielles à la place de travail pour assurer une meilleure protection de l’infrastructure contre les cyber attaques

33 «Adminis numerus» Cyberadministration Guichet unique Mobilité GED

34 «Adminis numerus» CyberAdministration et Guichet Unique
Travaux inter disciplinaires SEDEX et GU SEDEX ETIC (eCH-0020, eCH-0093, eDéménagement, RegBL) Guichet Unique ETIC (prestations pour l’AEF et les documents CdH) CLOEE (prestations Evaluations et Apprentis)

35 «Adminis numerus» CyberAdministration et Guichet Unique
Quelques informations : Registre des Bâtiments et Logements : Adaptation du catalogue des caractères de l’OFS avec de nouvelles exigences liées à la version 4.0 Introduction du nouveau eCH-0216 et mise en relation des systèmes SATAC et ETIC eDéménagement Prévision de mise en œuvre en Suisse

36 «Adminis numerus» CyberAdministration et Mobilité
Quelques informations : NEMO News : Lancement de l’Apps ce vendredi 10 novembre 2017 Communiqué de presse du jour  s’y référer !! 6 émetteurs actifs 14 autres émetteurs en phase d’activation Travaux inter disciplinaires sur les solutions mobiles GIC Mobile  exemple avec Val-de-Ruz NEMO News  en ligne ! Portail ECHO  disponible GELORE Web  en finalisation Abacus (MyAbacus, AbaClik, AbaNotify, AbaSmart, …)  projets à lancer

37 «Adminis numerus» CyberAdministration et Mobilité
Quelques informations : GELORE web : Nouvelle extension pour le dialogue avec vos clients internautes Nouveau graphisme et nouvelle ergonomie Responsive Design Intégration totale à GELORE2 et au système d’affichage VENUS Disponible début 2018, nouvelle intégration aux sites Internet à prévoir avec les utilisateurs Travaux inter disciplinaires

38 «Adminis numerus» CyberAdministration et Mobilité
Quelques informations : Abacus : L’environnement MyAbacus est disponible pour les communes et peut faire l’objet d’un projet de déploiement Les autres solutions mobiles nécessitent diverses mises en œuvre techniques et doivent être accompagnées d’un projet métier Fonction «EasySignature» pour l’horodatage des documents et pièces comptables (garantie d’origine et d’authenticité) Certifié et conforme à la législation selon OLICO MyAbacus

39 «Adminis numerus» CyberAdministration et GED
La numérisation de l’administration Évolution des projets GED parallèlement aux travaux menés avec l’OAEN (nouvelle version, nouvelles fonctionnalités) Affinage et formalisation des concepts de la gestion des affaires Plan d’archivage = plan de classement + plan de conservation  Disponibilité de ArchiClass

40 «Adminis numerus» CyberAdministration et Mobilité

41 Quelques informations en vrac !

42 Forum CEG 2017 Quelques informations en vrac !
Nouvelle exigence du Service des contributions : Fiscalisation des indemnités versées aux membres des CG et commissions  Obligation d’annonce Adaptation de JEPANOF et utilisation du logiciel de la Confédération pour l’établissement des certificats de salaires Une intervention d’un citoyen attentif à la protection des internautes Abandon de Google Analytics ou adaptation des conditions d’utilisation  quelques sites n’ont pas encore pris position

43 Forum CEG 2017 Quelques informations en vrac ! ERP SAINet :
Suite à une réorientation commerciale des sociétés SAI Informatique et SAI ERP la version actuelle des produits utilisés encore par quelques entités ne sera plus maintenue dès fin 2018. Cette nouvelle échéance sera l’occasion de réaliser l’archivage des données tel que prévu dans le cadre du projet MCH2/Abacus et de migrer globalement les dernières entités.

44 Pause café

45 Mme delphine Friedmann
La gestion électronique des documents Mme delphine Friedmann

46 Merci de votre attention.
Polyvalence Réseau, sécurité, installations, maintenance, sites web, applications métier, une polyvalence à toute épreuve. Qualité Chaque tâche de notre service est mise en œuvre et contrôlée par des professionnels assurant ainsi une qualité maîtrisée. Satisfaction A l’écoute de nos utilisateurs pour une satisfaction constamment au coeur de nos préoccupations. Nous contacter Verger-Rond 2 / 2000 Neuchâtel / / T © CEG Neuchâtel

47 Message de l'Association des communes neuchâteloises par son représentant
M. Claude dubois

48 Message de lA commune du Locle par son président
M. Claude Dubois