La gestion des heures d’enseignement: de Geisha à OSE

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1 La gestion des heures d’enseignement: de Geisha à OSE
OSE - Organisation des services d’enseignement Alexandre Boisseau – Devouest 15/03/2018

2 Alexandre Boisseau – Devouest 15/03/2018
GEISHA : bilan. Une interface ancienne et non ergonomique. Un outil peu exploitable à fin de pilotage. Une gestion des dossiers papiers « lourde » Pour l’intervenant et le gestionnaire Dossiers vacataires en doublon complétés dans plusieurs composantes. navette des dossiers entre composantes et DRH Quantité importante de dossiers papiers Des dysfonctionnements contrat de travail signé tardivement. contrôle des dossiers à posteriori et non à priori. mauvaise visibilité de l’ensemble des heures effectuées (Cadre A, B, C). Dépassement autorisation de cumul. Qui contrôle les heures et comment ? Organisation différente selon les composantes Dysfonctionnements techniques récurrents. Alexandre Boisseau – Devouest 15/03/2018

3 Le constat / Les exigences liées aux RCE
Pas de contrat de travail Traitement manuel des services et/ou contrats de vacation Lenteur des processus administratifs Vision partielle sur les échanges d’heures entre composantes Traitement indifférencié FI/FA/FC Pas de gestion analytique des services Peu d’anticipation sur les volumes mensuels d’heures à payer Difficulté de chiffrage du coût salarial de l’offre de formation Connaissance partielle de soi Collaboration composantes/services centraux Dématérialisation Déconcentration des actes et contrôles Partage des alertes et indicateurs Redéfinition des processus organisationnels Edition des contrats de travail Gestion financière globale / par composante / par type de formation Sincérité du chiffre d’affaire Sécurisation juridique et financière Meilleure connaissance de la masse salariale (infra-annuelle / charges à payer) Pilotage financier de l’offre de formation Pilotage de l’Université

4 La sécurisation des processus de gestion
DRH Le renforcement du pôle pilotage Composante Une déconcentration de la vérification de la saisie des services, des contrats Une délégation de signature Enseignant La saisie du service prévisionnel / réalisé Les aspects organisationnels : une modification des rapports composantes / services centraux Déconcentration : trouver le bon niveau de contrôle Renforcement des fonctions liées au pilotage : un transfert des moyens humains et des requalifications d’emplois

5 La sécurisation des procédures
OSE permet aux vacataires et enseignants-chercheurs de : compléter leurs données personnelles initialisées avec les informations présentes dans le SI sélectionner facilement dans l’offre de formation les enseignements qu’ils assureront renseigner leur service prévisionnel, y compris les heures de référentiel fonctions savoir précisément quelle sera leur rémunération suivre l’avancement du traitement de leur dossier (validations, agréments, paiement, etc.)

6 La sécurisation juridique et budgétaire
OSE permet à chaque composante : d’être l’interlocuteur unique des vacataires qu’elle recrute d’automatiser et dématérialiser le dossier de recrutement de valider les enseignements prévisionnels et réalisés de ses vacataires et de ses enseignants d’éditer les contrats et avenants et de les déposer en ligne lorsqu’ils sont signés, avant le début du service : prévention du contentieux de demander la mise en paiement des services réalisés : lissage de la dépense de suivre la consommation de son budget d’heures complémentaires et de maîtriser l’ensemble des processus jusqu’aux demandes de mises en paiement

7 Dématérialisation du dossier
Les pièces du dossier, adaptées à chaque situation Les contrats et avenants

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9 La sécurisation budgétaire
Calculer instantanément les heures à payer lien vers SIFAC : les centres de coûts et la comptabilité analytique

10 La sécurisation comptable
Chaque composante prend en charge ses paiements au prorata des services qui la concernent : Sincérité du chiffre d’affaire : pas de refacturations internes entre composantes Certification des comptes : une répartition exacte entre les charges de l’exercice courant et celles de l’exercice antérieur La certification des comptes

11 OSE Intégration dans le SI Modularité de l’application »
APOGEE SIFAC WINPAIE ADE FCA MANAGER HARPEGE Modularité de l’application » Un fichier des mises en paiement automatisé et produit au format attendu par le logiciel de paie WinPaie

12 Le pilotage Piloter et anticiper
Pilotage annuel et infra-annuel : Une vision globale du service Une restitution analytique Par FI / FA / FC, par composante, par période, par discipline, Piloter et anticiper Suivre le coût réel de la mise en œuvre des offres de formation dans et au-delà du service statutaire Une anticipation des volumes de la paie Elaboration du budget primitif et des budgets rectificatifs Une meilleure connaissance de la mise en œuvre de l’offre de formation et de son coût Pas de requête intégrée : extractions de fichiers plats CSV

13 Vers un pilotage pluriannuel
Suivre les indicateurs de politique d’emploi Anticiper et suivre les impacts des politiques d’emploi Calcul des potentiels d’enseignement par corps, composante, discipline Calcul des taux d’encadrement Calcul des taux de redéploiements entre composantes Calcul des redéploiements interdisciplinaires Calcul d’un taux de charge sur les enseignants permanents Apprendre à cadrer l’offre de formation Réduire l’écart entre la maquette votée et la maquette payée Saisie de l’offre de formation Paramétrage des déterminants de la charge d’enseignement par composante / année de diplôme / élément pédagogique fin : Nombre d’heures d’enseignement par élément pédagogique Seuils de dédoublement CM-TD-TP-LP et taux d’assiduité Effectifs étudiants prévisionnels Cadrage de l’encadrement individualisé : Suivi de stages Encadrement de mémoires Projets tutorés Accrochage de la saisie des services prévisionnels et réalisés sur l’offre de formation

14 Anticiper la charge d’enseignement

15 Une ergonomie intuitive et conviviale
Un impératif : éviter la formation, parier sur l’ergonomie intuitive Une recherche intuitive dans l’offre de formation La feuille de route d’un vacataire

16 Des alertes et indicateurs partagés

17 III. Le changement avec OSE.
1. Simplification Dématérialisation du dossier sur OSE Ergonomie → une prise en main simple Une interface unique pour l’intervenant 2. Fiabilisation Intégration complète de OSE dans le SI Suivi de la consommation des budgets d’heures complémentaires → un calcul des charges à priori. 3. Sécurisation. Administrative : édition de contrats et avenants signés avant réalisation des heures ; contrôler des dossiers en amont ; autorisation de cumul unique. Budgétaire : suivi du coût réel des offres de formation, des charges induites et de l’impact budgétaire des heures complémentaires. Comptable : pas de refacturations entre composantes ; lissage des dépenses 4. Formalisation des règles et procédures. Unifier les procédures au sein des composantes. Définir les acteurs. Rappeler et mettre à disposition l’ensemble des règles de gestion des heures d’enseignement.

18 Questions ? Sources : documents OSE – Université de Caen. Sources : documents internes UBO – Maiwenn Blaize – Atilio François Une plateforme de démonstration