HOGE RAAD VOOR DE JUSTITIE | CONSEIL SUPERIEUR DE LA JUSTICE

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Une amélioration continue du processus de selection des chefs de corps Le modèle Intosai Session d ’information | 19 septembre 2018 HOGE RAAD VOOR DE JUSTITIE | CONSEIL SUPERIEUR DE LA JUSTICE

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INTOSAI HOGE RAAD VOOR DE JUSTITIE | CONSEIL SUPERIEUR DE LA JUSTICE

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INTOSAI Parmi les activités de l’INTOSAI, il y a notamment : Le développement d’un modèle de contrôle interne ; L’établissement de normes d’audit : les « International Standards of Supreme Audit Institutions » (ISSAI). Pour plus d’informations HOGE RAAD VOOR DE JUSTITIE | CONSEIL SUPERIEUR DE LA JUSTICE

4 Définition du contrôle interne
Le contrôle interne est un processus intégré mis en œuvre par les responsables et le personnel d’une organisation et destiné à traiter les risques et à fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation, dans le cadre de la mission de l’organisation, des objectifs généraux suivants : exécution d’opérations ordonnées, éthiques, économiques, efficientes et efficaces (4E); respect des obligations de rendre compte; conformité aux lois et réglementations en vigueur; protection des ressources contre les pertes, les mauvais usages et les dommages. Les instances judiciaires font tous du contrôle interne. Il n’est toutefois pas toujours structuré. HOGE RAAD VOOR DE JUSTITIE | CONSEIL SUPERIEUR DE LA JUSTICE

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Le modèle de contrôle interne INTOSAI  Le modèle Intosai est traditionnellent représenté sous la forme d’un cube. HOGE RAAD VOOR DE JUSTITIE | CONSEIL SUPERIEUR DE LA JUSTICE De verschillende elementen van de evaluatietool houden verband met de INTOSAI-kubus. Zoals reeds vermeld, werd het INTOSAI-model gekozen als leidraad om deze evaluatiemethode op te stellen. Dit model wordt het vaakst weergegeven in de vorm van een kubus die de Interne Controle weergeeft. Elk evaluatie-element dat later in de evaluatiemethode wordt voorgesteld, sluit aan bij een van de lagen van de kubus. Op de kubus De bovenzijde geeft de algemene doelstellingen van de IC weer (WAAROM?), namelijk: - geordende, ethische, zuinige, efficiënte, doeltreffende acties (in ruime betekenis) uitvoeren – de juiste dingen doen en ze goed doen! - de verantwoordingsverplichtingen nakomen - voldoen aan de wetten en reglementen - door de ter beschikking gestelde middelen te vrijwaren van verlies, wangebruik … De laterale zijde geeft de actoren van de IC weer (WAAR is dat van toepassing in een entiteit?) – OVERAL, op ieder niveau, de IC is een zaak van allen. Het is geen functie maar een geïntegreerd proces op elk niveau. De voorzijde geeft de vijf bestanddelen van de IC weer – (HOE wordt ze in werking gesteld?)

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Le modèle de contrôle interne INTOSAI  Pourquoi? HOGE RAAD VOOR DE JUSTITIE | CONSEIL SUPERIEUR DE LA JUSTICE La face supérieure modélise les 4 objectifs généraux du contrôle interne: exécuter des opérations efficientes et éthiques ( opérations) respecter les obligations de rendre compte (accountability) être en conformité les règlements (accountability) en protégeant les ressources mises à disposition (safeguarding resources)

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Le modèle de contrôle interne Intosai Où? HOGE RAAD VOOR DE JUSTITIE | CONSEIL SUPERIEUR DE LA JUSTICE La face latérale représente la structure de l’organisation et signifie que le contrôle interne doit être coordonné à tous les niveaux d’une entité.

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Le modèle de contrôle interne INTOSAI  Comment HOGE RAAD VOOR DE JUSTITIE | CONSEIL SUPERIEUR DE LA JUSTICE Le contrôle interne comporte cinq composantes, reprises sur la face avant du cube L’environnement de contrôle L’identification et l’évaluation des risques Les activités de contrôle L’information et la communication Monitoring

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Le modèle de contrôle interne INTOSAI Découlant de ces 5 composantes du modèle de contrôle interne, l’analyse des plans de gestion et du document « Point de la situation et perspectives » tient également compte des éléments suivants: L’ analyse de l’environnement La mission La vision Les valeurs Les objectifs HOGE RAAD VOOR DE JUSTITIE | CONSEIL SUPERIEUR DE LA JUSTICE

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Présentation de l’analyse   Grille d’analyse Analyse de l’environnement Mission Vision Valeurs Objectifs pour l’entité Environnement de contrôle Gestion des risques Activités de maitrise Information et communication Monitoring HOGE RAAD VOOR DE JUSTITIE | CONSEIL SUPERIEUR DE LA JUSTICE

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Analyse Analyse de l’environnement Mission Vision Valeurs Objectifs pour l’entité Environnement de contrôle Gestion des risques Activités de maitrise Information et communication Monitoring HOGE RAAD VOOR DE JUSTITIE | CONSEIL SUPERIEUR DE LA JUSTICE

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Le candidat a-t-il analysé l’environnement général de l’entité? Analyse PESTEL? Analyse SWOT? S W O T Entité HOGE RAAD VOOR DE JUSTITIE | CONSEIL SUPERIEUR DE LA JUSTICE SWOT : tableau qui reprend les forces (points + internes à l’entité) – faiblesses (points – internes à l’entité) – menaces (points + externes à l’entité) – opportunités pour l’entité (points – externes à l’entité) – Cette analyse nécessite de disposer des données internes de l’organisation. A priori plutôt faite par quelqu’un d’interne à l’entité ou par quelqu’un qui dispose des données internes. PESTEL : tableau qui propose une analyse globale de l’environnement de l’entité au travers des aspects suivants : Politique – Economique – Social – Technologie – Ecologie – Législation. Cette analyse plus globale ne nécessite pas de disposer des données internes à l’organisation. En effet, elle couvre l’environnement général de l’entité. C’est un bon moyen pour le candidat de se familiariser avec son potentiel futur environnement de travail puisqu’il n’est pas forcément « familier » avec celui-ci (les candidats postulent « partout »/ en dehors de leur « zone »). Autres?

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Analyse Analyse de l’environnement Mission Vision Valeurs Objectifs pour l’entité Environnement de contrôle Gestion des risques Activités de maitrise Information et communication Monitoring HOGE RAAD VOOR DE JUSTITIE | CONSEIL SUPERIEUR DE LA JUSTICE La mission définit la raison d’être de l’organisation, ce qu’elle fait et comment elle le fait. La vision présente une projection dans l’avenir de la mission, ce que l’organisation veut devenir. Les valeurs sont les normes de conduite qui caractérise l’organisation, qui guident le comportement et les relations au sein de l’organisation ou vers l’extérieur et qui fondent l’identité de l’organisation et sa culture.

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Le candidat dispose-t-il d’une mission? Les auditeurs n’analyseront pas le contenu de la mission (souveraineté de la CND, de la BAC et de la CNDR). Les auditeurs se limitent à « vérifier » si le candidat a développé une mission pour l’entité. Reçue de l’échelon supérieur? (collège,…) Développée par le candidat? Cette mission est-elle traduite pour les différentes sections de l’entité? Le candidat a-t-il déjà prévu un mode de diffusion? Comment compte-t-il diffuser la mission vers les personnel? … HOGE RAAD VOOR DE JUSTITIE | CONSEIL SUPERIEUR DE LA JUSTICE

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Analyse Analyse de l’environnement Mission Vision Valeurs Objectifs pour l’entité Environnement de contrôle Gestion des risques Activités de maitrise Information et communication Monitoring HOGE RAAD VOOR DE JUSTITIE | CONSEIL SUPERIEUR DE LA JUSTICE La mission définit la raison d’être de l’organisation, ce qu’elle fait et comment elle le fait. La vision présente une projection dans l’avenir de la mission, ce que l’organisation veut devenir. Les valeurs sont les normes de conduite qui caractérise l’organisation, qui guident le comportement et les relations au sein de l’organisation ou vers l’extérieur et qui fondent l’identité de l’organisation et sa culture.

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Le candidat dispose-t-il d’une vision? Les auditeurs n’analyseront le contenu de la vision (souveraineté de la CND, de la BAC et de la CNDR). Les auditeurs se limitent à « vérifier » si le candidat a développé une vision pour l’entité. Reçue de l’échelon supérieur? (collège,…) Développée par le candidat? Cette vision est-elle traduite pour les différentes sections de l’entité? Le candidat a-t-il déjà prévu un mode de diffusion? Comment compte-t-il diffuser la vision vers les personnel? … HOGE RAAD VOOR DE JUSTITIE | CONSEIL SUPERIEUR DE LA JUSTICE

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Analyse Analyse de l’environnement Mission Vision Valeurs Objectifs pour l’entité Environnement de contrôle Gestion des risques Activités de maitrise Information et communication Monitoring HOGE RAAD VOOR DE JUSTITIE | CONSEIL SUPERIEUR DE LA JUSTICE La mission définit la raison d’être de l’organisation, ce qu’elle fait et comment elle le fait. La vision présente une projection dans l’avenir de la mission, ce que l’organisation veut devenir. Les valeurs sont les normes de conduite qui caractérise l’organisation, qui guident le comportement et les relations au sein de l’organisation ou vers l’extérieur et qui fondent l’identité de l’organisation et sa culture. P/Ex : intégrité, objectivité, impartialité, humanité, indépendance, … (ces exemples sont tirés du site du MP)

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Le candidat énonce-t-il les valeurs qu’il compte promouvoir au sein de l’entité? Les auditeurs ne porteront pas de jugement sur les valeurs (souveraineté de la CND, BAC et de la CNDR). Les auditeurs se limitent à « vérifier » si le candidat a énoncé des valeurs qu’il compte promouvoir au sein de l’entité. Reçue de l’échelon supérieur? (collège, «guide pour les magistrats», …) Développée par le candidat? Cette mission est-elle traduite pour les différentes sections de l’entité? Le candidat a-t-il déjà prévu un mode de diffusion? Comment compte-t-il diffuser la mission vers les personnel? … HOGE RAAD VOOR DE JUSTITIE | CONSEIL SUPERIEUR DE LA JUSTICE

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Analyse Analyse de l’environnement Mission Vision Valeurs Objectifs pour l’entité Environnement de contrôle Gestion des risques Activités de maitrise Information et communication Monitoring HOGE RAAD VOOR DE JUSTITIE | CONSEIL SUPERIEUR DE LA JUSTICE

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Le candidat formule-t-il des objectifs stratégiques? Comment les a-t-il définis? => Reçus de la hiérarchie? Réflexion personnelle? Réflexion en CoDir? Autres? Combien en a-t-il définis? => Ce nombre est-il gérable? HOGE RAAD VOOR DE JUSTITIE | CONSEIL SUPERIEUR DE LA JUSTICE Les objectifs sont-ils prioritisés? Objectifs stratégiques : ils expriment de manière concrète les priorités pour l’organisation à MOYEN et LONG terme Objectifs opérationnels : ils sont la traduction pour chaque service/sous-entité/…. des objectifs stratégiques à COURT et à MOYEN terme Il s’agit ici de présenter quelques questions à se poser pour l’analyse des objectifs définis par le candidat. La liste n’est NI exclusive, NI exhaustive. La notion d’objectif est assez vaste, on peut aussi parler de missions principales/missions secondaires ou de tâches primaires/tâches secondaires, … Peu importe le vocabulaire utilisé, l’idée est de décrire le résultat à atteindre par des actions concrètes et dans un délais fixé. « Que propose de faire le candidat durant son mandat ? » REM : Il est important de souligner qu’il est tout à fait possible que le candidat reste succinct sur ce point. En effet, il est parfois difficile de fixer des objectifs opérationnels en étant extérieur à l’entité. Le but n’est donc pas d’ évaluer le contenu des objectifs mais bien dans quelle mesure le candidat maitrise cette notion et peut la mettre en oeuvre sur le terrain (fixer des objectifs SMART, …) Il faut éventuellement en discuter avec lui lors de l’entretien. Les objectifs forment-ils un ensemble cohérent avec la mission et le vision proposée?

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Le candidat formule-t-il des objectifs opérationnels? - Comment les a-t-il définis? Ces objectifs opérationnels sont-ils cohérents avec les objectifs stratégiques? (cascade) HOGE RAAD VOOR DE JUSTITIE | CONSEIL SUPERIEUR DE LA JUSTICE Ces objectifs sont-ils formulés de manière SMART? Objectifs stratégiques : ils expriment de manière concrète les priorités pour l’organisation à MOYEN et LONG terme Objectifs opérationnels : ils sont la traduction pour chaque service/sous-entité/…. des objectifs stratégiques à COURT et à MOYEN terme Il s’agit ici de présenter quelques questions à se poser pour l’analyse des objectifs définis par le candidat. La liste n’est NI exclusive, NI exhaustive. La notion d’objectif est assez vaste, on peut aussi parler de missions principales/missions secondaires ou de tâches primaires/tâches secondaires, … Peu importe le vocabulaire utilisé, l’idée est de décrire le résultat à atteindre par des actions concrètes et dans un délais fixé. « Que propose de faire le candidat durant son mandat ? » REM : Il est important de souligner qu’il est tout à fait possible que le candidat reste succinct sur ce point. En effet, il est parfois difficile de fixer des objectifs opérationnels en étant extérieur à l’entité. Le but n’est donc pas d’ évaluer le contenu des objectifs mais bien dans quelle mesure le candidat maitrise cette notion et peut la mettre en oeuvre sur le terrain (fixer des objectifs SMART, …) Il faut éventuellement en discuter avec lui lors de l’entretien.

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Objectif SMART S => Spécifique M => Mesurable A => Accepté/Acceptable/Ambitieux R => Réaliste T => Temporel/défini dans le Temps HOGE RAAD VOOR DE JUSTITIE | CONSEIL SUPERIEUR DE LA JUSTICE

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24 Engagement à un niveau de compétence
Le candidat défini-t-il l’environnement de contrôle? « Tone at the top » Engagement à un niveau de compétence Intégrité et éthique HOGE RAAD VOOR DE JUSTITIE | CONSEIL SUPERIEUR DE LA JUSTICE Structure de l’organisation Politique RH L’environnement de contrôle sert à définir l’entité. La liste reprise sur le slide n’est NI exclusive, NI exhaustive. Intégrité et éthique : P/Ex Quelles sont les valeurs définies pour l’entité? Comment le candidat propose-t-il de les faire connaître, de les promouvoir? … Engagement à un niveau de compétence: P/Ex Comment le candidat propose-t-il de s’assurer que chacun est bien formé pour la fonction qu’il exerce? … « Tone at the top » : Comment le candidat compte-t-il diriger l’entité? Comment montrer le bon exemple? Comment insuffler une dynamique positive? …. Structure de l’organisation : Le candidat propose-t-il un projet d’organigramme, un relevé des processus, une description des processus? Si ce n’est pas le cas, explique-t-il qu’il projette de le faire? … Politique RH : est-ce que le candidat propose un politique HR? Envisage-t-il de développer un plan de formation? Des descriptions de fonctions? Une politique de recrutement? Un cycle d’évaluation suivi? Une attention particulière au bien-être, à la satisfaction au travail? …

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26 HOGE RAAD VOOR DE JUSTITIE | CONSEIL SUPERIEUR DE LA JUSTICE
Le candidat présente-t-il une approche « orientée risques » dans son plan de gestion? Cette approche est-elle intuitive ou « formelle »? Le candidat a-t-il exécuté ou envisage-t-il d’exécuter une analyse de risques? HOGE RAAD VOOR DE JUSTITIE | CONSEIL SUPERIEUR DE LA JUSTICE Risque au sens « général » : évènement possible qui, s’il se produit, peut vous empêcher d’atteindre vos objectifs. Un risque s’exprime en termes d’impact (si l’évènement se produit, les conséquences seront-elles graves ou peu graves?) et de probabilité (est-ce qu’il est très probable ou peu probable que cet évènement se produise?) Cette approche « risque » est assez théorique et technique. Ce qu’on recherche à travers cette étape n’est pas une analyse de risques formelle sous forme de tableau. Si ça existe c’est très bien mais ce n’est pas indispensable. Ce que l’on cherche à couvrir ici c’est veiller à ce que le candidat ait identifié les « problèmes » qu’il pourrait rencontrer, ce qui pourrait l’empêcher de mettre en œuvre l’intégralité de son plan de gestion.

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Le candidat présente-t-il une approche « orientée risques » dans son plan de gestion? Cette approche est-elle intuitive ou « formelle »? Le candidat a-t-il exécuté ou envisage-t-il d’exécuter une analyse de risques? => candidat propose-t-il d’entreprendre des actions pour couvrir les risques identifiés? HOGE RAAD VOOR DE JUSTITIE | CONSEIL SUPERIEUR DE LA JUSTICE Risque au sens « général » : évènement possible qui, s’il se produit, peut vous empêcher d’atteindre vos objectifs. Un risque s’exprime en termes d’impact (si l’évènement se produit, les conséquences seront-elles graves ou peu graves?) et de probabilité (est-ce qu’il est très probable ou peu probable que cet évènement se produise?) Cette approche « risque » est assez théorique et technique. Ce qu’on recherche à travers cette étape n’est pas une analyse de risques formelle sous forme de tableau. Si ça existe c’est très bien mais ce n’est pas indispensable. Ce que l’on cherche à couvrir ici c’est veiller à ce que le candidat ait identifié les « problèmes » qu’il pourrait rencontrer, ce qui pourrait l’empêcher de mettre en œuvre l’intégralité de son plan de gestion. Cette étape n’a de sens que si elle fait suite à une approche orientée « risques ».

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30 HOGE RAAD VOOR DE JUSTITIE | CONSEIL SUPERIEUR DE LA JUSTICE
Le candidat évoque-t-il les aspects de la communication et de l’information ? Est-ce qu’on retrouve dans le plan des éléments liés à l’information? (aussi bien en interne, au sein de l’entité que vers l’extérieur? ) Est-ce qu’on retrouve dans le plan des éléments liés à la communication? (aussi bien en interne, au sein de l’entité que vers l’extérieur? ) Est-ce que le candidat évoque des « plateformes » de discussion avec les acteurs extérieurs? Police, autres juridictions, … présente-t-il ses intentions? HOGE RAAD VOOR DE JUSTITIE | CONSEIL SUPERIEUR DE LA JUSTICE Est-ce qu’on retrouve dans le plan des éléments liés à l’information? (aussi bien en interne, au sein de l’entité que vers l’extérieur? ) Comment s’assurer de disposer de la bonne info au bon moment? Information correcte, utile, claire, structurée, précise, au bon moment, venant de la bonne personne,… Est-ce qu’on retrouve dans le plan des éléments liés à la communication? (aussi bien en interne, au sein de l’entité que vers l’extérieur?) Comment s’assurer de transmettre la bonne info au bon moment? Information correcte, utile, claire, structurée, précise, au bon moment, vers de la bonne personne,…

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Analyse Analyse de l’environnement Mission Vision Valeurs Objectifs pour l’entité Environnement de contrôle Gestion des risques Activités de maitrise Information et communication Monitoring HOGE RAAD VOOR DE JUSTITIE | CONSEIL SUPERIEUR DE LA JUSTICE

32 HOGE RAAD VOOR DE JUSTITIE | CONSEIL SUPERIEUR DE LA JUSTICE
Le candidat expose-t-il un système de monitoring? Comment envisage-t-il de suivre les activités de son entité? => propose-t-il de développer un tableau de bord? => a-t-il identifier des KPI’s? => … Comment envisage-t-il de fonctionner avec le CoDir? => rôle, suivi des décisions, …? HOGE RAAD VOOR DE JUSTITIE | CONSEIL SUPERIEUR DE LA JUSTICE Un des dispositif traditionnellement utilisé pour assurer le monitoring, le suivi des activités est le « tableau de bord ». Pour développer un tableau de bord, il faut identifier des KPI (Key Performance Indicator ) / indicateurs clés de performance. Ce sont les éléments de mesure qui permettront de suivre l’atteinte des objectifs. Ils doivent découler des objectifs fixés. P/Ex : taux de poursuite, délais de traitement, 70 % des dossiers traités dans un délais de 6 mois pour telle matière, …

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