Dématérialisation des documents ‘officiels’

Présentation au sujet: "Dématérialisation des documents ‘officiels’"— Transcription de la présentation:

1 Dématérialisation des documents ‘officiels’
ou zéro papier association Orange Solidarité Numérique janvier 2018 Rouen Saint Clément Définition:

2 Principes La dématérialisation consiste à la transformation des documents (attestations, relevés), anciennement sur support papier que nous utilisions depuis des décennies, en fichiers informatiques. Ces fichiers: - sont certifiés par l’éditeur du document. - possèdent la même valeur que les documents support papier. - peuvent se récupérer sur le serveur de l’organisme editeur par téléchargement. - ne sont pas modifiables. Quelques exemples: bulletin de paye (Editeur Pajemploi ou Employeur) avis d’imposition ou de non imposition (Editeur impots.gouv.fr) relevé de prestation sociale (Editeur Caisse d’Allocation Familiale) relevé de remboursement de soins (Editeur Ameli) mutuelle (Editeur vôtre complémentaire de soins) relevé de compte bancaire (Editeur votre banque) factures de fournisseurs (Eau,Gaz, Électricité,Téléphone...) La transition des supports papiers vers la numérisation,est dûe à l’évolution incontournable des nouvelles technologies. Tous les organismes que nous connaissons s'inscrivent dans cette démarche.Le support papier subsiste mais pour un temps limité.

3 papier vs dématérialisation
avantages inconvénients

4 Comment les obtenir! sur le site internet sécurisé de l’organisme concerné ( exemple Caisse allocations familliale ) accédez à votre espace personnel votre identifiant fourni par l’organisme votre mot de passe personnalisé par vos soins Mise en garde de sécurité Vos informations personnelles et vos documents administratifs sont accessibles uniquement depuis cet espace personnel. Ne répondez jamais à des mails vous invitant à transmettre des informations ou documents par retour de mail. Si l’organisme émet un besoin de mise à jour,ou de complément d’informations.Il vous transmettra un mail d’invitation afin de vous connecter sur votre espace personnel, et effectuer la démarche sur votre espace personnel ou compte personnel selon le terme employé.

5 Pourquoi les stocker ? Ils sont soumis au même délai de conservation que les documents papier. C’est de votre responsabilité de les conserver et les archiver. Ces documents sont déjà stockés sur les serveurs des différents organismes. Cependant - vous pouvez avoir besoin de transmettre une attestation, une facture ou un justificatif de domicile. - vous souhaitez conserver l’historique au delà des délais de conservation des organismes. - effectuer une sauvegarde (copie de vos fichiers documents, photo etc)

6 Comment et ou les stocker ?
sur un support physique en votre possession récupération depuis des fichiers depuis les serveurs des éditeurs enregistrement sur votre support copie sur clef USB, ordinateur disque dur externes gravure sur les CD/DVD. sur les serveurs des hébergeurs (également appelés Cloud/Data center) dématérialisation totale Tiers de confiance (serveur nationaux) - coffre fort numérique de la poste Digiposte (archivage automatique CAF Pôle emploi etc) - service public.fr (archivage manuel sur le serveur) Espace de stockage des différents opérateurs (gratuit ou payant hébergeur souvent étranger) Drive de Google / Onedrive (Microsoft) / iCloud (IOS Apple) etc s Comment et ou les stocker ? sur un support physique Clef USB, ordinateur disque, dur externe par téléchargement des fichiers depuis les serveurs des éditeurs. pour un archivage dans la durée (plusieurs années) ordinateur,disque dur externe gravure sur CD (risques perte, casse, panne)(avantage pas besoin de connection internet pour l’accès aux données enregistrées) espace de stockage de confiance en ligne gratuits (peu de risques hébergement en France toujours disponible) (inconvénient besoin du connection internet pour récupération) -coffre fort numérique de la poste Digiposte (archivage automatique tous documents CAF Pôle emploi etc) -service public.fr (archivage manuel sur le serveur) espace de stockage différents opérateur mobile, internet (parfois payant ou disponible uniquement le temps de votre abonnement hébergement étranger) ou Drive de Google Onedrive (Microsoft) Dropbox (IOS Apple) ur un support physique espace dsur un support physique Clef USB, ordinateur disque, dur externe par téléchargement des fichiers depuis les serveurs des éditeurs. pour un archivage dans la durée (plusieurs années) ordinateur,disque dur externe gravure sur CD (risques perte, casse, panne)(avantage pas besoin de connection internet pour l’accès aux données enregistrées) espace de stockage de confiance en ligne gratuits (peu de risques hébergement en France toujours disponible) (inconvénient besoin du connection internet pour récupération) -coffre fort numérique de la poste Digiposte (archivage automatique tous documents CAF Pôle emploi etc) -service public.fr (archivage manuel sur le serveur) espace de stockage différents opérateur mobile, internet (parfois payant ou disponible uniquement le temps de votre abonnesur un support physique Clef USB, ordinateur disque, dur externe par téléchargement des fichiers depuis les serveurs des éditeurs. pour un archivage dans la durée (plusieurs années) ordinateur,disque dur externe gravure sur CD (risques perte, casse, panne)(avantage pas besoin de connection internet pour l’accès aux données enregistrées) espace de stockage de confiance en ligne gratuits (peu de risques hébergement en France toujours disponible) (inconvénient besoin du connection internet pour récupération) -coffre fort numérique de la poste Digiposte (archivage automatique tous documents CAF Pôle emploi etc) -service public.fr (archivage manuel sur le serveur) espace de stockage différents opérateur mobile, internet (parfois payant ou disponible uniquement le temps de votre abonnement hébergement étranger) ou Drive de Google Onedrive (Microsoft) Dropbox (IOS Apple) ment hébergement étranger) ou Drive de Google Onedrive (Microsoft) Dropbox (IOS Apple) e stockage différents opérateur mobile, internet (parfois payant ou disponible uniquement le temps de votre abonnement hébergement étranger) ou Drive de Google Onedrive (Microsoft) Dropbox (IOS Apple)

7 support durée avantages inconvénients usages Clefs USB 4 à 5 ans disponible sans internet léger perte/ vol /casse/ panne ponctuel,toujours disponible Ordinateur disponible sans internet grande capacité archivage,classement,sauvegarde Disque dur externe de 3 à 7 ans selon l’usage copie de sauvegarde CD plusieurs dizaines d’années selon le type perte/ vol /casse/ panne,disposer du lecteur, réinscriptible Cloud service public Coffre fort numérique Digiposte plusieurs dizaines d’années A vie pour Digiposte tiers de confiance service public.Totale dématérialisation. besoin liaison internet pour récupération documents administratifs bulletin paye Cloud privé Drive/ fournisseurs internet durée de vie de votre abonnement ou société besoin liaison internet / serveur étranger,pérennité photos,vidéo, musique,notices d’emploi etc

8 Que dit le législateur sur le sujet
Si vous scannez vous-même des documents papier pour les conserver sur votre ordinateur, ils n'ont pas la valeur d'un original.

9 Bulletin de paie électronique (source service public
Bulletin de paie électronique (source service public.fr pro) Publié le 12 janvier Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre) Dans le cadre de la simplification du bulletin de paie, un décret du 16 décembre 2016 fixe les modalités de dématérialisation du bulletin de paie, qui devient la règle. Depuis le 1er janvier 2017, la dématérialisation du bulletin de paie devient le principe et le format papier l'exception, sauf en cas de désaccord du salarié. Le décret n° du 16 décembre 2016 fixe les modalités de mise en œuvre du bulletin de paie électronique, en définissant la durée de disponibilité et les conditions d'accessibilité du bulletin de paie dans le cadre du compte personnel d'activité (CPA). Pour la remise du bulletin de paie électronique, l'employeur doit : informer le salarié des modalités de son droit d'opposition à cette voie de transmission (un mois avant la 1ère émission du bulletin de paie ou au moment de l'embauche) ; fixer les conditions dans lesquelles le bulletin de paie est disponible pour le salarié (durée de 50 ans ou jusqu'au 75 ans du salarié). Le bulletin de paie électronique est aussi accessible dans le cadre du service associé au CPA, afin que le titulaire puisse consulter tous ses bulletins de paie électroniques. Texte de référence: Décret n° du 16 décembre 2016 relatif à la dématérialisation des bulletins de paie et à leur accessibilité dans le cadre du compte personnel d'activité