Comment organiser et animer une Assemblée Générale ?

Comment organiser et animer une Assemblée Générale ?
Jeudi 1er Juin 2006

Comment organiser et animer une assemblée générale ?
L’Assemblée Générale : Une corvée ? Une cérémonie ? Un spectacle ?

L’assemblée générale est le moment où l’ensemble de ceux qui ont passé convention entre eux, se retrouve pour valider l’action qui a été engagée par eux même et envisager les perspectives du travail à produire

Le principe de l’association veut que chacun dispose d’un droit identique à ses associés, pour administrer la structure. Pratiquement, des organes exécutifs sont élus pour procéder à l’administration courante de l’association, mais l’exercent sous la responsabilité politique de l’ensemble des membres.

Aussi, l’assemblée générale, c’est-à-dire la réunion de l’ensemble des adhérents, dispose de tous les pouvoirs qui n’ont pas été délégués à d’autres instances internes.

Même si quelques contraintes viennent rythmer son organisation et son déroulement, l’assemblée générale constitue avant tout, le reflet du message que les membres de l’association veulent donner à leurs travaux…

Les contraintes: Les contraintes de la loi de 1901 Les contraintes internes Les contraintes liées à l’activité de l’association.

Les contraintes de la loi de 1901

Les contraintes internes Ce sont celles que chaque association s’impose au terme de ses statuts: La fréquence Le quorum L’ordre du jour Les modes de convocation …

Les contraintes liées à l’activité de l’association: Elles sont inhérentes: à la reconnaissance de la structure par les institutions publiques (R.U.P, agrément de l’Etat,…) au type d’activité exercée (Ex. de la contrainte annuelle pour le secteur sportif..)

Organiser son A.G : les principes Qui inviter ? Quand convoquer ? Quoi présenter ? Quoi faire voter ? Qui faire voter ? Quoi consigner ?

Qui inviter ? L’ensemble des personnes qui ont été membres de l’association au cours de la période de référence pour laquelle l’assemblée va délibérer, doit être invité, selon les modalités fixées par les statuts (Convocation individuelle, affichage, voie de presse…)

Quand convoquer ? La plupart du temps, les statuts fixent ces conditions, auxquelles il convient de se référer. A défaut, les délais utilisés doivent permettre aux membres de pouvoir prendre leurs dispositions pour participer aux travaux. Les conditions de publicité doivent également être adaptées au public concerné.

Quoi présenter ? Les points qui font l’objet d’une présentation en assemblée générale sont l’ensemble de ceux pour lesquels aucun autre organe de l’association n’est habilité à statuer. L’assemblée générale étant le lieu d’exercice de la transparence et de l’animation de la vie démocratique de l’association, elle porte à la fois sur le bilan de gestion de l’exercice écoulé et la validation des orientations par les administrateurs.

Quoi présenter ? Le rapport moral qui retrace les grands évènements et actions de l’association, relate les décisions les plus importantes prises par chacune des instances exécutives, évoque le suivi des orientations qui avaient été validées lors de la précédente assemblée générale. Il est présenté par le Président, en ouverture de travaux.

Quoi présenter ? Le rapport d’activités qui reprend de manière plus exhaustive, la réalité des activités de l’association sur la période visée. Il est présenté, la plupart du temps, par le Secrétaire Général de l’association. Les rapports de commissions, de groupes de travail… ne constituent que des compléments techniques du rapport d’activités.

Quoi présenter ? Le rapport financier qui reprend les informations utiles à la compréhension des comptes par tous les membres, dans un souci de vie démocratique et de transparence. Ainsi, pour répondre à ce principe, le conseil suivant peut être fait: - communiquer avec la convocation, les tableaux financiers correspondant aux comptes de résultat, bilan, situation des comptes bancaires (ou mise à disposition des données lors de l’A.G)

Quoi présenter ? Le rapport financier - communiquer lors de l’assemblée générale, des données clés qui permettront à chaque participant, de comprendre les éléments majeurs de la gestion financière de la structure, et de prendre ensuite des décisions éclairées, dans le cadre de la gestion de l’association. « Présenter l’intégralité des chiffres sous une forme complexe n’est pas systématiquement synonyme de transparence »

Exemple Dépenses Recettes Salaires 18489,24 Cotisations 7214,00 Déplacement 2567,19 Subv. Etat 5231,00 Matériel 3354,07 Subv. Collect. 9423,00 Administratif 1200,78 Sponsors 2398,00 Récompenses 495,87 CNASEA 9777,43 Communication 1263,12 Affiliation 1025,00 Assurances 834,25 Excédent 3813,91 Total 34043,43 Erreur de calcul de 1000 euros

Exemple Donner quelques clefs permet davantage d’orienter les échanges : Exemple: Recettes: 21% des cotisations 43% des subventions 29% des aides publiques emploi 07% des sponsors… Quelle perspective pour diversifier les ressources de la structure et quelle pérennité pour poursuivre les actions ?

Quoi faire voter ? Le rapport moral doit être voté dans la mesure où il retrace la gestion de l’association pour la période de référence, dans ses grands axes. L’approuver, c’est valider et se porter solidaire de l’action qui a été menée par les organes exécutifs de l’association. Si le rapport d’activités a vocation à compléter le rapport moral, il peut être voté. S’il ne s’agit qu’une présentation technique des actions menées, sa mise aux voix n’est pas utile – sauf si les statuts le prévoient –

Quoi faire voter ? Le rapport financier doit être voté après que les commissaires aux comptes ou vérificateurs aux comptes ont porté leurs conclusions à la connaissance de tous et après qu’il ait été répondu aux diverses questions posées. Le quitus donné au trésorier, vaut reconnaissance du caractère régulier de la gestion, et le décharge de sa responsabilité personnelle – pour devenir une responsabilité collective - , toutefois susceptible d’être remise en cause en cas de démarche frauduleuse.

Quoi faire voter ? L’ensemble des autres délibérations pour lesquelles les statuts prévoient que l’assemblée générale délibère. Ainsi, certaines associations ont prévu que le budget prévisionnel de la structure serait validé par l’assemblée générale, d’autres le font valider par une instance exécutive (C.A, bureau…) Les renouvellements de membres des instances exécutives, les modifications de statuts…

Qui faire voter ? L’ensemble des membres de l’association pour lesquels les statuts prévoient le droit de vote. Ainsi il convient de distinguer l’ensemble des membres qui sont invités à participer à l’assemblée générale de ceux autorisés à voter (Distinction dûe à l’âge, à la durée de l’adhésion, à la qualité de membre…)

L’organisation d’une assemblée générale à travers la lecture de statuts: L’exemple d’un comité de jumelage

Exemple Article 3 L'association se compose de membres de droit, de membres d’adhérents et de membres d’honneur. Pour adhérer à l'association, il faut être d'accord avec les présents statuts et payer une cotisation annuelle fixée par l'Assemblée Générale. Cette disposition implique l’inscription à l’ordre du jour de chaque A.G,le vote de la cotisation.

Exemple Titre III - Assemblée Générale Article 5 L'Assemblée Générale se compose de tous les membres de l'association, chaque membre dispose d'une voix. Elle se réunit une fois par an en session ordinaire. L'ordre du jour est proposé par le Conseil d'Administration. Des sessions extraordinaires peuvent avoir lieu sur convocation du Conseil d'Administration ou à la demande des deux tiers des membres de l'association. L’assemblée est annuelle et chaque personne présente a le droit de vote, quelle que soit sa qualité

Exemple Article 6 L'Assemblée Générale ordinaire : 1. délibère sur les questions à l'ordre du jour, 2. reçoit le compte rendu des travaux du Conseil d'Administration et les comptes du Trésorier, 3. statue sur leur approbation, 4. statue sur toutes les questions relatives au fonctionnement du Comité de jumelage 5. vote le budget 6. élit le Conseil d'Administration 7. donne au Conseil d'Administration tous pouvoirs nécessaires pour accomplir sa mission L’ A.G doit voter les comptes ainsi que le rapport d’activité du C.A L’ A.G doit voter le budget prévisionnel

Exemple Article 6 L'Assemblée Générale ordinaire : 1. délibère sur les questions à l'ordre du jour, 2. reçoit le compte rendu des travaux du Conseil d'Administration et les comptes du Trésorier, 3. statue sur leur approbation, 4. statue sur toutes les questions relatives au fonctionnement du Comité de jumelage 5. vote le budget 6. élit le Conseil d'Administration 7. donne au Conseil d'Administration tous pouvoirs nécessaires pour accomplir sa mission L’ A.G doit voter toutes les décisions portant sur le fonctionnement, et donne des pouvoirs au C.A ???

Exemple Article 7 Chaque année, l'Assemblée Générale élit une commission de contrôle de trois membres choisis en dehors du Conseil d'Administration, qui a la charge de contrôler les recettes et les dépenses de l'association. Elle établit un rapport, présenté à l'Assemblée Générale annuelle. L’A.G vote également la constitution de la commission de contrôle et étudie le rapport de contrôle

Exemple Article 8 Les statuts ne pourront être modifiés que par une Assemblée Générale extraordinaire, sous réserve de l'accord des deux tiers des membres de l'association. Mise en place d’un quorum pour les modifications de statuts, avec la nécessité de tenir une assemblée générale

Exemple Article 9 L'association est administrée par un Conseil d'Administration composé de membres adhérents, élus par l'Assemblée Générale. Le Conseil d'Administration se réunit au moins une fois par trimestre, pour délibérer de toutes les affaires concernant l'association. L’élection des membres s’effectue par l’A.G Confusion complète avec les pouvoirs conférés à l’A.G

A travers la seule lecture des statuts peut être déterminée la structuration de l’A.G de cette association: Rapport moral et vote Rapport d’activités et vote Présentation des comptes Présentation du rapport de la commission de contrôle Approbation des comptes Vote du montant des cotisations Présentation du budget prévisionnel et vote Election des membres du Conseil d’Administration Modifications de statuts en A.G extraordinaire

Les dispositions statutaires et celles rendues obligatoires de par le champ d’intervention de l’association, sont à respecter, mais ce ne sont pas elles qui permettent de donner une tonalité aux travaux de l’assemblée générale. La tonalité générale est donnée par l’équipe des dirigeants et plus globalement par les membres de l’association. Dès lors que l’organisation technique est également fixée par les statuts, s’interroger sur la pertinence des statuts est également une priorité à avoir à l’esprit.

Quelques conseils: Inviter formellement l’ensemble des membres de l’association Déterminer explicitement, avant l’ouverture des travaux, celles et ceux qui disposent d’un droit de vote Déterminer auparavant, les différentes missions à assurer au cours de l’A.G et les répartir ( Ex: Accueil – Vérification des pouvoirs et des droits de vote; Scrutateurs; Secrétaire de séance; Animateur des travaux…)

Quelques conseils: Fixer un temps, même indicatif, pour aborder chaque point inscrit à l’ordre du jour; Respecter tant que possible, les prises de parole programmées ( Durée, positionnement durant les travaux…); Ne pas relire les rapports rédigés et remis aux participants, hormis le rapport moral. Répartir les temps de présentation des rapports et les temps d’échange avec l’ensemble des membres.

Quelques conseils: Rédiger un Procès verbal de l’A.G, qui aura à être approuvé par les membres, lors des travaux suivants, et qui actera les décisions prises; Utiliser des modes de communication innovants, et facilitant les échanges Réduire la partie formelle de l’assemblée générale au minimum, pour laisser la place à différents types d’échange et de réflexion possibles: L’intervention d’un expert Le débat sur une orientation Le point d’étape sur le fonctionnement assoc. L’analyse d’un temps fort de l’association.

Poursuivre un objectif: Rendre compte aux adhérents de l’action réalisée par l’association; Débattre du passé, du présent et de l’avenir; Prendre les décisions qui relèvent de la compétence de tous les membres; Renforcer la notoriété de l’association à travers un temps original, convivial et enrichissant.

L’Assemblée Générale : Une corvée ? Une cérémonie ? Un spectacle ?

Si l’assemblée générale est ce que l’on veut en faire: Une formalité; Un temps de restitution; Un moment d’échange; Un temps ressource pour l’association. A chacun son choix ….

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