Présenter par Dr Ibrahima Sory DIALLO DG INSE LA MÉTHODE DES 5S AMELIORER L'ENVIRONNEMENT DU TRAVAIL.

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1 Présenter par Dr Ibrahima Sory DIALLO DG INSE LA MÉTHODE DES 5S AMELIORER L'ENVIRONNEMENT DU TRAVAIL

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3 Seiton Respecter et Améliorer RangerNettoyer seiketsu Trier et Débarrasser 12345 Seiri. Shitsuke Standardiser Seiso Les cinq (5) S

4 l’origine des 5S est le japon surtout que son nom nous donne cette impression?? Attention!! Japon Seiri 整理 Seiton 整頓 Seiso 清掃 Seiketsu 清潔 Shitsuke 躾

5 L’origine des 5S est l’amérique À la fin de la 2ème guerre mondiale. Méthode TWI model de base de la méthode 5S. L’origine des 5S est l’amérique À la fin de la 2ème guerre mondiale. Méthode TWI model de base de la méthode 5S. USA 1. Job Instruction: accroître la productivité et qualité de service  réduire pertes de temps liés aux instructions insuffisantes / inadéquates. 2. Job Relations : harmoniser relations au travail/collaboration entre collègues. 3. Job Methods : utilisation efficiente des matériaux et équipements/amélioration continue et chasse au gaspillage

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7 POURQUOI? QUI? Où?QUAND? COMMENT? COMBIEN? QUEL? Les bonnes questions à poser: QCCQQOP

8 POURQUOI Utliser les 5S? QUI Utilise les 5S? Où Faire les 5S QUAND Pratiquer les 5S? COMMENT Se manifeste le problème ? COMBIEN Ça coute ? QUEL Objectif nous fixons nous? QCCQQOP

9 Quoi ? Décider ce qui doit être conservé, le reste est archivé ou jeté. Ou ? Déterminer l’emplacement de chaque élément, du plus petit au plus important Comment ? Concevoir un système d’organisation et de contrôle visuel. Qui ? Responsabiliser tout le monde au maintien de l’ordre

10 Qui ? à chaque personne de les appliquer. Qui est concerné ? Personnes qui vivent ou travaillent dans une zone. Qui pourrait aider à le résoudre ? sens pratique / n’est pas conservateur de nature. Quelqu’un n’ayant pas de souvenir sur la zone. Qui est gêné par les 5S? personnes désordonné.

11 Quand pratiquer le 5 S ? Immédiatement et à tout instant. Aucun matériel nécessaire Où faire du 5 S ? Appartement Bureau Atelier Comment se manifeste le problème ? Ne plus retrouver un document/ un outil/ une assiette… Combien ça coûte? RIEN Quel objectif? zone quelconque.

12 La Qualité sans 5S n'existe pas C’est l’outils qualité à déployer en priorité, préalable obligatoire à toute démarche Qualité. La Qualité sans 5S n'existe pas. a) Tous les services sont concernés : Prise de la commande => Réalisation => Expédition b) Tous les niveaux fonctionnels doivent l'appliquer Opérateurs => Techniciens => Médecins=>Infirmiers

13 Comment reconnaitre la qualité d’une structure sanitaire? La qualité d'une structure médicale est jugée par sa clientèle au travers de : la présentation de son accueil, Sa propreté, sa blouse, sa prestation, la première impression qu'elle donne au travers de l'organisation de ses services.

14 PRINCIPES GENERAUX 1. Seiri: Trier & Débarrasser 2. Seiton: Ranger 3. Seiso: Nettoyer 4. Seiketsu: Standardiser 5. Shitsuke: Respecter & Améliorer

15 Seiri

16 Le déploiement de la méthode 5S constitue souvent une évolution culturelle importante pour l'organisation. A ce titre, la méthode 5S doit être déployée lentement, progressivement, avec persévérance et détermination ; et accompagnée d'actions de sensibilisation, explications et justifications. Tous les acteurs d’une structure s’approprient la méthode qui devient peu à peu une culture. L'effort d'accompagnement doit être soutenu et maintenu dans le temps. Les différentes étapes si elles sont conduites avec méthode et rigueur, agissent alors : sur l'état d'esprit du personnel à tous les niveaux hiérarchiques.

17 Le résultat de l'opération doit être visible 1. Etape Trier (Seiri: c’est " l’art de savoir trier ") Nous ne savons pas jeter, nous gardons ce qui ne nous sert plus. Il faut faire la différence entre l’indispensable et l’inutile, et admettre de se débarrasser de tout ce qui encombre le poste de travail, le bureau; et qui ne sert pas quotidiennement. Se débarrasser ne veut pas nécessairement dire détruire, rebuter; mais au moins écarter de l'environnement opérationnel proche (stocker, archiver).

18 Objectif: Faire la différence entre l'indispensable et l'inutile et se débarrasser de tout ce qui encombre le poste de travail pour identifier les causes de dysfonctionnements. La démarche oblige à demander et comprendre ce qui sert et ce qui ne sert plus afin éclaircir l'environnement. Ne conserver que le strict nécessaire au fonctionnement. Gagner du temps, Dépanner rapidement, Bien gérer les outillages et les procédures.

19 Etape 2: Ranger (Seiton) Objectif: Chaque chose à sa place et une place pour chaque chose. Retrouver facilement ce que l'on cherche et remettre en place aisément. Gagner de la place. Il faut cesser de perdre du temps à chercher les objets et outils dont nous avons besoin à cause d’ateliers et de bureaux mal organisés. Rangement et délimitation visuelle, Structuration de l'espace de travail, Amélioration de l'ergonomie de poste.

20 Il faut pouvoir ranger et retrouver : à portée de main les items utilisés plusieurs fois par jour, en quelques secondes les items utilisés quotidiennement (tiroir, placard, armoire, étagère...) 30 secondes les items utilisés plusieurs fois par semaine (dans la pièce de travail) 1 à 2 minutes les items utilisés plusieurs fois par mois (dans le local ou la pièce attenante) moins de 5 minutes les items utilisés plusieurs fois par an (Archives, stock, remise...)

21 Le rangement doit être fait chaque jour pour éviter de perdre du temps à les chercher. Le rangement produit les meilleurs résultats lorsque tout le monde y participe et s’efforce d’imaginer les solutions les plus efficaces. Cette place doit être signalée, visible, identifiée.

22 Etape 3: Nettoyer (Seiso) Objectif: Eliminer les déchets, la saleté et les objets inutiles pour la netteté du poste de travail. Repérer les sources de salissures. Inspecter les équipements, Localiser les accès difficiles, Etablir les gammes de nettoyage.

23 Il faut éliminer les déchets, les saletés, les corps étrangers afin que l'environnement de travail soit propre. Le nettoyage prévient les infections nosocomiales défaillances. Le manque d’huile, les fuites, les boulons mal serrés, les pièces présentant une usure précoce sont révélés. Le nettoyage agit sur l'état d'esprit du personnel. Travailler dans un environnement propre améliore les conditions de travail, le moral du personnel, réduit les pertes de temps accidents de travail et l'absentéisme.

24 Le nettoyage influence les visiteurs et les clients. La perception et la confiance ressentie dépendent directement de l'image immédiatement ressentie à l'instant où l'on entre en contact avec le lieu. Le nettoyage améliore la qualité. Dans les structures modernes, plus leurs procédures de nettoyage sont rigoureuses, plus le nombre de défauts décelés en contrôle est faible. L'importance du nettoyage est croissante en raison de l’amélioration de la qualité, de la précision et des techniques de production. L ’état de propreté doit être visible et le rester.

25 Etape 4: Standardiser (Seiketsu) Objectif: Maintenir le poste de travail en ordre et propre à l'aide des règles de travail. Maintien de l'ordre : Tenir propre, Application durable des règles de tenue du poste de travail, Mise en évidence des anomalies par du contrôle visuel.

26 Il faut décrire (écrire sous forme de standards, de procédures) les bonnes pratiques permettant de pérenniser les acquis et efforts des 3 premières étapes. Le processus de nettoyage périodique doit être formalisé et suivi (personnel utilisateur et/ou prestataire) Il faut une approche créative et des rappels visuels pour que chacun connaisse et comprenne facilement les règles applicables.

27 Les règles et standards doivent être adaptés au contexte d'application. Les standards visuels simples et compréhensibles sont privilégiés. Le personnel doit s'approprier les standards. Il doit être convaincu de l'utilité et la nécessité de leur application (communication, formation, explications).

28 Etape 5: Respecter et Améliorer (Shitsuke) a) Objectif: S'appliquer à appliquer les règles définies. Résoudre en groupe les problèmes majeurs. Impliquer le personnel dans la démarche de progrès. Organiser le travail en équipes. Pérenniser et respecter les règles établies

29 a) RESPECTER : Par nature, l’homme a tendance à se relâcher et à oublier ses résolutions. L'application de la méthode et le respect des standards doivent être périodiquement audités. Tout le monde doit participer, agir et se sentir concerné. La répétition de la méthode 5S est le seul remède contre un retour aux anciennes pratiques.

30 La répétition permet de développer l’habitude et de migrer vers la culture 5S. Il faut veiller au déploiement progressif de la méthode à toutes les fonctions et activités de la structure'entreprise. L'objectif est de mettre en place un système permettant de faire des progrès et de ne pas revenir en arrière.

31 b) AMELIORER : Il faut instaurer un système de propositions d'améliorations permettant d'impliquer plus largement le personnel ; et d'améliorer encore l'efficacité de la méthode 5S.

32 5S de bureau

33 Bureau Trier - DébarrasserPas de documents périmés, les documents obsolètes RangerDocuments et classeurs, identifiés, facile à trouver Nettoyer Pas de salissure, environnement agréable (mobilier, vitres,...) Conserver en ordre et propre Eradiquer les causes de salissures, l'origine des poussières Impliquer / Formaliser Le Respect des consignes, les procédures, l'affichage

34 Trier Débarrasser: Pas de documents périmés, pas de documents obsolètes ou redondants. Ne conserver que les documents applicables à court terme (sinon archiver). Ranger: Documents et classeurs facile à ranger et trouver. Emplacements identifiés. Nettoyer: Pas de salissure, nettoyage périodique. Environnement agréable (mobilier, vitres,...). Privilégier la clarté et les couleurs claires.

35 Standardiser: Etablir des conditions et fréquences de nettoyage. Standardiser les règles de rangement (Marquage classeurs, étagères, codes de couleur, photo). Etendre les mêmes règles aux autres bureaux. Respecter et Améliorer: Appliquer chaque soir les standards établis (audits 5S). Susciter la créativité du personnel pour progresser.

36 RESUMER JaponnaisFrançaisLes actions SeiriDébarrasser L'idée est de se dé barrasser du superflu. Ce qui n'est pas utilisé régulièrement est rangé, voire jeté. SeitonRanger Concevoir un espace de travail efficace où chaque chose à une place bien définie facilitant son utilisation. SeisoNettoyer La propreté est un élément important du principe. Le nettoyage permet d'éviter des dysfonctionnements pour ce qui concerne les biens de production, sécurise les lieux et rend le cadre de travail sein. SeiketsuMaintenir l'ordre Une fois que tout est trié, rangé et nettoyé, il convient de maintenir ce nouvel ordre. ShitsukeEtre rigoureux Cette méthode n'est efficace que si ses préceptes illustrés par les 4S précédents sont respectés. C'est le sens de ce 5ème S.

37 Avantages et valeur ajoutée Les objectifs visés par cet outil de la qualité sont l’élimination du gaspillage (en temps, en espace, en matériels et en efficacité) et l’amélioration du rythme du travail par une meilleure disposition au travail. De plus, pour les services de santé, l’implantation rigoureuse de la méthode améliore la sécurité et la qualité. Sans compter qu’elle favorise le travail d’équipe et qu’elle est un gage de respect des personnes, assure le professionnalisme et l’efficacité d’exécution, améliore l’image de la structure dans l’esprit des personnels, tout en favorisant la perception positive des visiteurs et des clients (patients).

38 Avantages Moins de temps perdu pour retrouver les produits ou outils. Moins de risques d'accident. Moins de pannes sur des équipements régulièrement nettoyés et contrôlés Meilleure motivation du personnel. Responsabilisation : Un environnement de travail propre, rangé et agréable est une occasion idéale pour responsabiliser chacun dans le domaine qui le concerne. Renforcer l'appropriation des projets.

39 Les écueils à éviter : ‰ Un projet non pris au sérieux : La banalité apparente du thème risque d'inciter la direction à lui donner une priorité secondaire. ‰ Les opérateurs non partie prenante: La réussite n'est possible que si le personnel s'implique dans : la définition des objectifs, la détermination des ressources humaines, l'établissement des procédures et check-lists.

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