Le WorkFlow IR2000Nicolas PICARDAT. Le WorkFlow IR2000Nicolas PICARDAT Plan Présentation Internet Etude de cas Conclusion Introduction.

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1 Le WorkFlow IR2000Nicolas PICARDAT

2 Le WorkFlow IR2000Nicolas PICARDAT Plan Présentation Internet Etude de cas Conclusion Introduction

3 Le WorkFlow IR2000Nicolas PICARDAT IntroductionPrésentationEtudeConclusionInternet  Pourquoi le Workflow ? e-business Harmoniser le travail des hommes Les NTIC 1 et Internet devenus indispensables 1 NTIC : Nouvelles Technologies de l’Information et Communication

4 Le WorkFlow IR2000Nicolas PICARDAT IntroductionPrésentationEtudeConclusionInternet Mission : Le WorkFlow consiste à automatiser les flux d’informations entre différents processus au sein de l’entreprise.

5 Le WorkFlow IR2000Nicolas PICARDAT IntroductionPrésentationEtudeConclusionInternet Modéliser les procédures de travail Automatiser la circulation des documents Contrôler et suivre l’avancement des projets  Solution apportée par le Workflow Impliquer les partenaires Mesurer les coûts

6 Le WorkFlow IR2000Nicolas PICARDAT IntroductionPrésentationEtudeConclusionInternet

7 Le WorkFlow IR2000Nicolas PICARDAT IntroductionPrésentationEtudeConclusionInternet  Le Workflow de production gestion des processus de base transactions répétitives peu de changement dans le temps  Le Workflow administratif routage de formulaires basé en général sur une infrastructure de messagerie

8 Le WorkFlow IR2000Nicolas PICARDAT IntroductionPrésentationEtudeConclusionInternet gestion des procédures non déterminées, ou mouvantes gestion des procédures évoluant assez fréquemment  Le Workflow Ad Hoc  Le Workflow coopératif

9 Le WorkFlow IR2000Nicolas PICARDAT IntroductionPrésentationEtudeConclusionInternet  en allant la chercher dans une file d’attente partagée Il existe 2 accès à l’information dans un Workflow :  en la recevant dans sa boite de réception personnelle

10 Le WorkFlow IR2000Nicolas PICARDAT IntroductionPrésentationEtudeConclusionInternet  formulaires de données Il existe 3 types de tâches effectuées par un Workflow :  services du système d’information  routage de fichiers bureautiques

11 Le WorkFlow IR2000Nicolas PICARDAT IntroductionPrésentationEtudeConclusionInternet La mise en place d’un Workflow passe par 3 phases Analyse Construction Exécution Phase de modélisation Issue des méthodes de BPR (Business Process Reengeneering) Objectif : Remettre à plat tous les processus de l’entreprise pour en rebâtir de nouveaux, plus efficaces et mieux adaptés à la compétitivité ambiante.

12 Le WorkFlow IR2000Nicolas PICARDAT IntroductionPrésentationEtudeConclusionInternet La mise en place d’un Workflow passe par 3 phases Analyse Construction Exécution Objectif: Formaliser les procédures résultantes au sein d’un outil informatique. Définir l’ensemble des conditions nécessaires à son bon fonctionnement et à son intégration dans l’informatique existante.

13 Le WorkFlow IR2000Nicolas PICARDAT IntroductionPrésentationEtudeConclusionInternet La mise en place d’un Workflow passe par 3 phases Analyse Construction Exécution Phase finale Phase d’utilisation du WorkFlow pendant laquelle les procédures sont exécutées et les tâches traitées Génération des statistiques

14 Le WorkFlow IR2000Nicolas PICARDAT IntroductionPrésentationEtudeConclusionInternet Les services financiers de La Poste

15 Le WorkFlow IR2000Nicolas PICARDAT IntroductionPrésentationEtudeConclusionInternet Problématique 1 : - 6000 conseillers financiers - 400 conseillers spécialisés en immobilier - 400 conseillers spécialisés en patrimoine - 120 représentants commerciaux sont au service de plus de 27 millions de clients - 600 000 organisations - 12 000 grands comptes - Divisés en bureaux de poste qui jouent le rôle d’agences bancaires - Assister de 24 centres régionaux de Services Financiers pour la production Une nécessité de structurer les flux d’informations, de collaborer et d’homogénéiser

16 Le WorkFlow IR2000Nicolas PICARDAT IntroductionPrésentationEtudeConclusionInternet Problématique 2 : Régularisation d’un compte => traitement d’évènements d’exception (fermetures, divorces, Successions, oppositions, …) Part importante de la charge de travail Organisation géographiquement dispersée (Paris, Nantes, Bordeaux, Orléans) Des exceptions toujours traitées par des processus traditionnels complexes => Processus devant suivre à la lettre les procédures définies, les régulations internes => Sécurité bancaire et accréditation Technologies traditionnelles à support papier : - Délais trop long dus aux nombreuses transmissions entre les acteurs du processus - Nuit à la qualité de service clientèle - engendre des réclamations de la part des clients

17 Le WorkFlow IR2000Nicolas PICARDAT IntroductionPrésentationEtudeConclusionInternet Lancement d’un projet sur une procédure type de régulation des opérations de comptes Procédure CH79BIS

18 Le WorkFlow IR2000Nicolas PICARDAT IntroductionPrésentationEtudeConclusionInternet Spécificités de la procédure CH79BIS : - Transfert de fonds au moment de la fermeture d’un compte - Régularisation des débits du compte client - Régularisation des crédits du compte client - Provision des chèques impayés => Stricte application des règles internes, y compris des sévères exigences de sécurité => Chaque opération passe par divers niveaux de validation au sein de différentes unités en fonction de son code d’opération et des comptes impliqués => Etre capable de représenter les divers rôles et les structures des unités, ainsi que les règles de métier qui gouvernent l’attribution des activités aux unités et aux rôles

19 Le WorkFlow IR2000Nicolas PICARDAT IntroductionPrésentationEtudeConclusionInternet Conséquences principales : la normalisation des niveaux et des règles de contrôle entre les deux centres de production accompagnée d’une stricte application du règlement interne la flexibilité de l’application de WorkFlow dans le support des modifications organisationnelles une traçabilité améliorée par rapport au processus antérieur à support papier, dans lequel les corrections étaient apportées directement sur les formulaires papier afin d’éviter des retards supplémentaires

20 Le WorkFlow IR2000Nicolas PICARDAT IntroductionPrésentationEtudeConclusionInternet Economies réalisées, revenus accrus et hausse de la productivité - Amélioration de la qualité de service - Diminution des erreurs - Gain de productivité (4 min de travail par processus) - Economies annuelles d’environ 150 000 Euros

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