Forum de l´Administration Électronique Rabat Junio 2005

Forum de lÁdministration Électronique Rabat 22-23 Junio 2005
Incidences organisationnelles et nouvelles compétences dans lÁdministration électronique Antonio Alabau Professeur Jean Monnet Politique des Télécommunications et Société de lÍnformation Universidad Politécnica de Valencia – Espagne Institut Européen des Administrations Publiques Maastricht – Pays Bas

Incidences organisationnelles et nouvelles compétences
Objectifs Présenter quelques commentaires a propos: des incidences organisationnelles dérivés de líntroduction de ládministration électronique des nouvelles compétences requises par le personnel des Administration Publique EIPA. Les Changements dans lórganisation, les aptitudes du personnel et le Rôle du leadership requis pour l’e-Gouvernement. Étude préparé pour EPAN. Juin

Contexte Depuis son introduction a la fin des années 90, lÁdministration électronique a connu une expansion très rapide Malgré l´état dávancement lÁdministration électronique on ná pas encore atteint la maturité requise Le nombre des applications ainsi que la quantité dÁdministrations publiques concernée constituent une importante base dánalyse Léxpérience des autres est une bonne base dápprentissage

Garantir la durabilité Réadapter les organisations
Incidences organisationnelles et nouvelles compétences Étapes Préoccupations Début Promouvoir lúsage dÍnternet dans lÁdministration Publique Éclat Développer des applications partout dans lÁdministration Publique Recomposition Éviter dispersions, mutualiser et garantir línteropérabilité Continuité Garantir la durabilité Réadapter les organisations et former le personnel

Questions Des changements radicaux se produisent-ils dans les administrations publiques et sont-ils nécessaires? Quel est le noyau de base des nouvelles qualifications et compétences requises? Quels sont la pertinence et l’impact du leadership?

Analyse du problème Niveaux de responsabilité du personnel Politiciens et fonctionnaires haut niveau. (Stratégie et planification) Chefs dÚnité et niveaux intermédiaires. ( Exécution) Fonctionnaires de base. (Opérations) Type dáctivité Stratégiques (liés au développement des stratégies et plans) Technologiques (liés aux changements technologiques) Organisationnelles (lies aux changements dans lórganisation) Fonctionnelles (liés au déroulement ordinaire des activités)

Classification des résultats Niveaux Activités Politiciens & hauts fonctionnaires Chefs d´Unités et niveaux intermédiaires Fonctionnaires de base Stratégiques Technologiques Organisationnelles Fonctionnelles

H C B S T O F Activites Stratégiques / Fonct. Haut niveau Adopter une stratégie à long terme et assurer la continuité Créer un climat politique favorable à l’introduction de solutions d’e‑Gouvernement Assure le leadership politique et administratif Garantir le soutien total sur toute la durée du projet S’assurer que le chef de projet est représenté parmi les cadres supérieurs Garantir un degré de concentration égal sur la gestion du changement et sur le développement des ressources humaines S’assurer de la planification d’un curriculum e‑Gouvernement Créer des programmes de formation couvrant les Modèles et les Stratégies d’e-Gouvernement

H C B S T O F Activites Stratégiques / Chefs d´Unité Faciliter de nouvelles façons de travailler Se concentrer autant que possible sur la re-formation du personnel, Reconnaître qu’un moins grand nombre d’employés pourrait être globalement requis

H C B S T O F Activites Stratégiques / Foctionaires de base

H C B S T O F Activites Technologiques / Fonct. Haut niveau Reconnaître que la technologie n’est qu’un facilitateur des changements requis Créer un lien fort entre les cadres supérieurs et les unités des Technologies de l´Information Aller ver une numérisation des systèmes à 100%

H C B S T O F Activites Technologiques / Chefs d´Unité Recourir à la technologie en tant que facilitateur du nouvel environnement professionnel flexible et indépendant du papier Reconnaître que les systèmes existants pourraient aider à la mise en œuvre des solutions d’e-Gouvernement Assurer le développement de plateformes communes (services mutualisés) permettant de disposer des outils unifiés nécessaires à la fourniture des services d’e-Gouvernement

H C B S T O F Activites Technologiques / F. de base Reconnaître que lénsemble du personnel besoin de bonnes qualifications de base en TIC Reconnaître que lénsemble du personnel ná pas nécessairement besoin de formations trop spécialisée en TIC

H C B S T O F Activites Organisationnelles / F. Haut niveau Garantir et communiquer à la fois une vision claire, définissant l’objectif des changements, et un but clair spécifiant les activités à entreprendre Établir une stratégie d’apprentissage organisationnel à long terme en vue de l’exploitation et de la gestion du savoir au sein de l’organisation Si possible, ”communiquer les résultats et non pas uniquement les souhaits”

H C B S T O F Activites Organisationnelles / Chefs d´Unité Reconnaître qu’il est possible de mettre en œuvre le e-Gouvernement sans introduire de changements forts dans la structure de l’administration publique Impliquer le personnel dans le processus de changement Reconnaître la re-qualification du personnel en vue de tâches et de rôles nouveaux Se concentrer à la fois sur la coordination et sur la coopération entre les différents départements Assurer une implication précoce du personnel et établir la communication avec lui dès que possible Inclure la totalité de l’organisation et communiquer avec elle dans son ensemble lorsque les changements sont effectués Ne pas sous-estimer la résistance au changement et s’y préparer au contraire activement pour y remédier

H C B S T O F Activites Organisationnelles / F.de base Permettre au personnel de coordonner plus en douceur son travail et sa vie privée Reconnaître que l’âge n’est pas nécessairement un indicateur de résistance au changement

H C B S T O F Activites Fonctionnelles / F. Haut niveau

H C B S T O F Activites Fonctionnelles / Chefs d´Unité Établir des procédures eficaces de partage de l´information Établir des programmes de formation sur la gestion de l’information et de la connaissance

H C B S T O F Activites Fonctionnelles / F. de base Reconnaître que de nouvelles qualifications sont nécessaires (communication, autogestion et gestion du temps, etc.) Reconnaître que l’apprentissage continu est nécessaire Assurer le développement continu et systématique des activités de formation à tous les niveaux de l’administration Développer des qualifications pour le partage de l’information et créer une ambiance favorable Apporter un soutien aux employés dans le cadre de leur passage d’employés de bureau à employés spécialisés, la numérisation supprimant le travail de routine, Aassurer qu’ils soient équipés des qualifications TIC de base et également de nombreuses qualifications flexibles et étendues en matière d’humanité et de communication

Présentation des résultats Niveaux Aspects Politiciens & hauts fonctionnaires Chefs d´Unités Fonctionnaires de base Stratégiques Technologiques Organisationnelles Fonctionnels

Questions Des changements radicaux se produisent-ils dans les administrations publiques et sont-ils nécessaires? Quel est le noyau de base des nouvelles qualifications et compétences requises? Quels sont la pertinence et l’impact du leadership?

Des changements radicaux se produisent-ils dans les administrations publiques et sont-ils nécessaires? Dans la majorité des situations, les changements dans les organisations ne sont pas radicaux mais bien plutôt graduels, La conception et la communication d’une vision claire, d’objectifs et d’une stratégie sont de la plus grande importance. La continuité au-delà des termes des mandats politiques est cruciale pour la mise en oeuvre du l´Administration électronique

Quel est le noyau de base des nouvelles qualifications et compétences requises ? Aptitudes à l’innovation Gestion de projets Gestion de la technologie et gestion des processus Gestion de l’information et de la connaissance Communication, de négociation et de rapports interpersonnels Méthodes de travail flexibles Aptitude à constituer des réseaux de personnes Qualifications en matière de gestion des ressources humaines Qualifications TIC de base et avancées Composition de contenu Internet, conception de page Internet gestion de contenu Internet

Quels sont la pertinence et l’impact du leadership? Un leadership fort est crucial à tous les niveaux : politique, stratégique, administratif Une vision et une culture partagées sont requises Les leaders se doivent de concevoir des stratégies à long terme et de garantir la continuité Le changement de style de gestion doit être adapté à un environnement professionnel flexible Les leaders doivent mettre continuellement à jour leur savoir et leurs qualifications Les stratégies de communication sont vitales: communiquez des résultats et non des souhaits, ne faites pas naître d’attentes trop élevées chez les citoyens et les fonctionnaires

Bénéficier de la modernisation de ládministration publique
Incidences organisationnelles et nouvelles compétences Conclusions Début Promouvoir lúsage dÍnternet dans lÁdministration Publique Éclat Développer des applications partout dans lÁdministration Publique Recomposition Éviter dispersions, mutualiser et garantir línteropérabilité Continuité Garantir la durabilité Réadapter les organisations et former le personnel Exploitation Bénéficier de la modernisation de ládministration publique

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Incidences organisationnelles et nouvelles compétences dans lÁdministration électronique Antonio Alabau Professeur Jean Monnet Politique des Télécommunications et Société de lÍnformation Universidad Politécnica de Valencia – Espagne Institut Européen des Administrations Publiques Maastricht – Pays Bas

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