Kampala, Uganda, 23-25 June 2014 Règlements de procédure pour les Rapporteurs Hiroshi Ota and Vijay Mauree ITU/TSB Forum régional de normalisation pour.

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1 Kampala, Uganda, 23-25 June 2014 Règlements de procédure pour les Rapporteurs Hiroshi Ota and Vijay Mauree ITU/TSB Forum régional de normalisation pour l'Afrique (Kampala, Ouganda, 23-25 ​​ Juin 2014)

2 Les règlements régissant l'UIT-T AMNT Res 1 - Règlements de procédure pour l'UIT-T. Recommandation UIT-T A.1 - Règlement du Secteur de l'UIT-T. -S'applique au niveau du groupe d'études et au niveau inférieur. Autres résolutions et Recs Séries A. En général, les règlements généraux de l'UIT sont utilisés / adaptés pour toutes les réunions du secteur, y compris les réunions du Groupe de Rapporteur. Les similarités et les différences sont indiquées ci-dessous. Kampala, Uganda, 23-25 June 2014 2

3 Usage des règlements géneraux-avec attention ! Les extraits suivants des règlements généraux peuvent être appliqués lors de vos réunions. -Pour plus de simplicité, il y a quelques paraphrases. Comprenez ces règlements, mais soyez prudent lors de leur application. -Sachez les règlements mais utilisez aussi votre jugement. -Utilisez les règlements pour faciliter le travail, et non pour le bloquer. La véritable « autorité » n'est pas dans l'exercice de la puissance, mais vise à créer un environnement facilitant les accords. Kampala, Uganda, 23-25 June 2014 3

4 Similitudes des règlements de procédure du Rapporteur et des Groupes régionaux-1 En tant que Président : préside aux délibérations directes, assure l’application des règlements, donne la parole aux intervenants,soumet les questions au vote et proclame les décisions adoptées (GR59). -Toutes les interventions passent par le président -Les interventions commencent et finissent par "Merci, Monsieur / Madame le ou la président(e)". -Assurez-vous que les participants à la réunion sont tous bien informés de la décision prise. Kampala, Uganda, 23-25 June 2014 4

5 Similitudes des règlements de procédure du Rapporteur et des Groupes régionaux-2 Assure le maintien de l'ordre, statue sur les motions, propose le report ou la clôture des discussions, la suspension ou l’ajournement des réunions (GR60). -Exemple: propose une "pause-café" pour permettre aux parties opposées de discuter. -Prolonge les débats,et établit des groupes ad hoc. Protège le droit de chaque délégation de s'exprimer librement et pleinement sur le point en question (GR61). Kampala, Uganda, 23-25 June 2014 5

6 Similitudes des règlements de procédure du Rapporteur et des Groupes régionaux-3 Assure le maintien de la discussion sur le point en question, peut interrompre un intervenant qui s‘en écarte; demande aux intervenants de limiter les remarques au sujet de la discussion (GR62). Le Président peut à tout moment présenter des propositions susceptibles d'accélérer les débats (GR84). -Quand vous suivez cette procédure, cela est tout aussi important que ce que vous proposez. -Soyez patient; écoutez; et choisissez le bon timing. Kampala, Uganda, 23-25 June 2014 6

7 Gestion de la réunion Aucune proposition ne peut être discutée à moins d’être soutenue par au moins une autre délégation (GR90). L’intervenant doit d'abord obtenir le consentement du Président; alors il commence par décliner la capacité qui l’en autorise (GR94). La réunion peut décider combien de fois une délégation peut prendre la parole sur un point et pendant combien de temps (GR108). Le Président peut demander aux longs intervenants de conclure leurs remarques (GR110). Kampala, Uganda, 23-25 June 2014 7

8 Gestion de la reunion-” Cloture de la liste” Quand: -Les discussions deviennent répétitives. -Aucune nouvelle information n’est offerte. -Trop de demandes potentielles pour la parole. Annoncez que vous allez « clore la liste » des intervenants en attente (GR111). -Ajouter des intervenants sur la liste en cas de requête en ce moment. -Après le dernier intervenant, clore le débat, et proposer une voie à suivre. Kampala, Uganda, 23-25 June 2014 8

9 Règles de procédure du Rapporteur - ajouts / différences avec celles du GR - 1 La différence en partie est due au fait que les rapporteurs et les éditeurs travaillent aussi entre les réunions. -Le travail avance d'une manière continue. -Peut tenir des réunions plus fréquentes du GR. -Avec l'approbation du président de la commission d’études, le Président de WP concerné (s) et le BNT, peuvent annoncer des réunions supplémentaires au moins 2 mois auparavant; l’approbation finale au moins 4 semaines auparavant; et l’invitation au moins 3 semaines avant la réunion. Kampala, Uganda, 23-25 June 2014 9

10 Règles de procédure du Rapporteur - ajouts / différences avec celles du GR - 2 Les Rapporteurs et éditeurs peuvent utiliser des équipements électroniques et des salles de réunion ainsi équipées. -Reportez-vous au guide E-Meeting: Procédures pour les réunions électroniques. TANDIS QUE -Le BNT n’appuie point les réunions du groupe de Rapporteurs, ni y assiste, le BNT peut fournir une expertise précieuse dans votre planification et mise en place. Kampala, Uganda, 23-25 June 2014 10

11 Règles de procédure du Rapporteur - ajouts / différences avec celles du GR - 3 Le BNT n'annonce pas de réunions GR mais postera des informations sur la page des commissions d’études. Le Rapporteur peut inviter des experts non-membres aux réunions GR. Le Rapporteur doit demander « la question IPR " et consigner les réponses. Le Rapporteur doit rester dans les limites des termes de référence et de l’ordre du jour des réunions GR. Kampala, Uganda, 23-25 June 2014 11

12 Règles de procédure du Rapporteur – Meilleures Pratiques Les Rapporteurs peuvent encourager / stimuler leurs collaborateurs à présenter des avis. Les rapporteurs devraient avoir de bonnes aptitudes à la négociation. -Conduire leurs collaborateurs à parvenir à un consensus sans imposer leurs propres vues. -Viser des solutions gagnant-gagnant. -Rappelez le jeu des intérêts communs du TAP et du AAP avant d’exhorter pour une solution sans une base consensuelle suffisante. Kampala, Uganda, 23-25 June 2014 12

13 Règles de procédure du Rapporteur pour les relations extérieures Si le GR (ou la commission d’études SG) initie une demande ou reçoit une demande de coopération ou d'échange d'informations avec un organisme externe, suivez les procédures dans la Recommandation UIT-T A.4 (forums et consortiums) ou la Recommandation UIT- T A.6 (SDO). -Critères d'évaluation dans A.4/A.6, annexe A. -Processus de mise en place dans A.4/A.6, Annexe I. Kampala, Uganda, 23-25 June 2014 13

14 Règles de procédure du Rapporteur pour le référencement externe Si votre projet de recommandation intègre, en tout ou en partie, une référence normative à une norme approuvée par un autre organisme (autre que ISO ou CEI), vous devez fournir les informations spécifiées dans la Recommandation UIT-T A.5, § 2.2 pour l'évaluation par la commission d’études SG ou WP. Ceci est obligatoire avant que la commission d’études SG ou WP puisse CONSENTIR ou se DECIDER. Kampala, Uganda, 23-25 June 2014 14

15 Les processus du commentaire de résolution Au cours de AAP ou TAP Les rapporteurs sont normalement appelés à conduire le processus de commentaire des résolutions. -Voir le manuel Rapporteur / Editor (http://www.itu.int/oth/T0A0F000006/en), à l'annexe 1 du modèle pour le AAP tableau de résolution de commentaire. -Peut travailler par correspondance, par e-meeting ou rencontre physique pour le AAP. -Peut présider aux questions de la réunion pendant les rencontres de la commission d’études SG / WP pour le TAP. -Suit les règlements appropriés pour la convocation et la tenue de ces réunions. Kampala, Uganda, 23-25 June 2014 15

16 E-procedures pour les Rapporteurs/Editeurs Faire usage des listes de courrier électronique et les domaines FTP informels. Modérer les discussions par e-mail pour aider à progresser entre deux réunions. Utiliser ces recettes comme une autre source d’alternative ( des propositions et des discussions), et non comme substitut à la prise de décisions normalement réservée pour les réunions. Kampala, Uganda, 23-25 June 2014 16

17 Rédaction des Rapports des Rapporteurs / Éditeurs Etant donné que le BNT n'est pas présent aux réunions GR ou des éditeurs, le Rapporteur / éditeur est responsable de la préparation d'un rapport sur chaque réunion. -A soumettre à l’organe de tutelle. Le Rapporteur est également responsable de la production d’un rapport de progrès sur chaque réunion de l'organe de tutelle. -Le format suggéré est présenté dans la Recommandation UIT-T A.1, annexe II. * voir la session sur la rédaction de rapports Kampala, Uganda, 23-25 June 2014 17

18 La responsabilité du projet de recommandation finale Le Rapporteur est responsable de la qualité du projet de recommandation soumis à la commission d’études SG, même si le texte est préparé par un éditeur. La liste de vérification du Rapporteur pour améliorer la qualité des recommandations est dans le Guide de l'auteur pour la rédaction des recommandations de l'UIT-T, l'annexe D. Kampala, Uganda, 23-25 June 2014 18

19 Les Rapporteurs / éditeurs partagent le meilleur des deux positions L’Orientation et la structure des procédures générales de l'UIT-T avec le soutien d'un excellent Secrétariat et Les Méthodes de travail continu et une plus grande flexibilité pour l'organisation de réunions et de travail en dehors des réunions. Kampala, Uganda, 23-25 June 2014 19

20 Informations complémentaires Kampala, Uganda, 23-25 June 2014 20 Doc.Link Basic Texts (ITU Constitution, Convention and General Rules of Conferences, Assemblies and Meetings of the Union; Resolutions and Decisions of 2010 Plenipot http://www.itu.int/S-CONF-PLEN-2011- ZIP-E.zip General Rules of Conferences, Assemblies and Meetings of the Union http://www.itu.int/net/about/basic- texts/rules.aspx WTSA Resolution 1http://www.itu.int/pub/T-RES-T.1-2012/en Recommendation ITU-T A.1http://www.itu.int/ITU- T/recommendations/rec.aspx?rec=11920 Rapporteurs and Editors Manual (12 February 2010) http://www.itu.int/oth/T0A0F000006/en E-Meeting Guide: Procedures for Electronic Meetings http://www.itu.int/oth/T0A0F000007/en

21 Informations complémentaires Kampala, Uganda, 23-25 June 2014 21 Doc.Link Author's Guide for drafting ITU-T Recommendations (March, 2011) http://www.itu.int/oth/T0A0F000004/en Recommendation ITU-T A.4http://www.itu.int/ITU- T/recommendations/rec.aspx?rec=11953 Recommendation ITU-T A.5http://www.itu.int/ITU- T/recommendations/rec.aspx?rec=11954 Recommendation ITU-T A.5 justification TD e-tool Bottom of page for each Recommendation found in work programme database at http://www.itu.int/ITU- T/workprog/wp_search.aspx http://www.itu.int/ITU- T/workprog/wp_search.aspx Recommendation ITU-T A.6http://www.itu.int/ITU- T/recommendations/rec.aspx?rec=11955 Recommendation ITU-T A.8 Structure of SG XX Informal FTP Area and mailing lists http://www.itu.int/en/ITU- T/studygroups/2013-2016/xx/Pages/ifa- structure.aspx