Tisser des liens entre l’administration centrale et les administrateurs des facultés Présenté par : Caron Bueckert Gord Pasieka et Kimberlee Potter.

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1 Tisser des liens entre l’administration centrale et les administrateurs des facultés Présenté par : Caron Bueckert Gord Pasieka et Kimberlee Potter

2 Tisser des liens Ordre du jour Historiques des écarts observés à l’Université du Manitoba Combler les écarts Éliminer les écarts Difficultés qu’il reste encore à résoudre

3 Historique des écarts Série de projets de renouvellement de systèmes d’information – RH, gestion des installations et renseignements sur les étudiants Système de RH n’était pas tout à fait prêt à être mis en œuvre Renouvellement du système de RH posait problème, charges de travail démesurées Culture axée sur la crainte et la méfiance Principal obstacle à la réussite = impossibilité d’obtenir des réponses

4 Historique des écarts Une réunion s’est avérée le catalyseur de changement Les facultés ont exprimé leurs préoccupations et l’administration centrale a écouté Les administrateurs du secteur des finances se sont fait expliquer énergiquement ce qu’il fallait faire pour garantir la réussite

5 Combler l’écart…

6 Trouver des méthodes pour que les gens se consultent et travaillent ensemble Créer des canaux de communication Élargir le cercle de personnes qui s’engagent dans les processus

7 Combler l’écart… Constituer un groupe de cadres intermédiaires Administrateurs à la tête des facultés Acteurs de changement

8 Combler l’écart… Créer un système de soutien Site Web assorti d’aide en ligne, d’une foire aux questions et d’autres ressources Centre de dépannage Administration centrale a donné au personnel de la formation sur le service à la clientèle et a affecté des ressources à cette tâche

9 Go-Live Year-End Period Combler l’écart… Appels au centre de dépannage Fin d’année financière Mise en service

10 Tenir ses promesses Promesse de donner de la formation à toute personne qui en faisait la demande Promesse de mettre en place un système de soutien avant et après les changements Promesse d’être à l’écoute Accumulation de capital de sympathie auprès de la communauté Combler l'écart...

11 Résultats gratifiants Les communications ne sont pas sans heurts, mais les administrateurs des facultés et les utilisateurs sont satisfaits Changement considéré comme un « non-événement » Équipe responsable de la mise en œuvre du système Aurora Finance a reçu le prix d’excellence pour travail d’équipe en 2007 Combler l'écart...

12 Review Évaluation de la situation Combler l'écart... Développer Déclencher Revoir

13 Il reste des écarts de communication Pas suffisamment de liens pour se rendre compte qu’il manquait de l’information Écart dans les connaissances des deux groupes Combler l'écart...

14 Développer davantage le système de soutien Administration centrale a créé et pourvu des postes afin de répondre au besoin croissant d’établir des liens avec les facultés Représentant du service à la clientèle - finances Plus de soutien à la sécurité des systèmes Spécialiste en optimisation des systèmes Éliminer l’écart…

15 Il faut tisser des liens de façon continue Courriels LISTSERV Bulletins trimestriels Site Web des services des finances Éliminer l’écart…

16 Créer des occasions de montrer aux gens que leur opinion compte Équipe du service à la clientèle rencontre des représentants des facultés Conception de formation propre aux diverses facultés Conception de formation propre aux divers postes Éliminer l’écart…

17 Ne pas donner d’ordres, faire participer les gens Surmonter la tendance à commander Chaque fois que possible, permettre aux administrateurs des facultés de prendre les décisions dans les dossiers qui les touchent Éliminer l’écart…

18 Résoudre les problèmes sans tarder Rencontres d’information mensuelles sur l’heure du midi Création d’une série de cours sur les finances en milieu universitaire Éliminer l’écart…

19 Tenir chaque unité au courant de sa situation Échange de correspondance Prix d’excellence pour travail d’équipe soutenu par les cadres intermédiaires Utilisation de statistiques et de rapports d’erreurs pour montrer les corrections à apporter Éliminer l’écart…

20 Devrait-il y avoir un titre particulier pour les administrateurs du volet affaires? Comment gérer les cas d’employés qui ont été promu, mais n’ont pas reçu de formation officielle? Est-ce le rôle de l’administration centrale de donner la formation au personnel des facultés, au-delà de ce qui touche directement les exigences du système? Que négligeons-nous de faire, qui ferait en sorte que les communications soient plus efficaces entre les deux groupes? Faut-il instaurer des tests obligatoires pour réduire les erreurs? Dans l’affirmative, comment? Éliminer l’écart…

21 Tisser des liens Pourquoi est-ce important? Moins d’erreurs et moins de frustration Appui lorsque les choses vont mal Réponses obtenues rapidement Meilleur produit

22 Résumé – Perspective de l’administration centrale Tenir ses promesses Résoudre les problèmes sans tarder Tisser des liens de façon continue Ne pas donner d’ordres, faire participer les gens Avoir la volonté de travailler avec les administrateurs des facultés

23 Résumé – Perspective des facultés Trouver des méthodes pour que les gens se consultent et travaillent ensemble Constituer un groupe de cadres intermédiaires Créer un système de soutien et l’améliorer par la suite Tenir chaque unité informée de sa situation Avoir la volonté de travailler avec l’administration centrale

24 Tisser des liens