Entretiens professionnels des personnels BIATSS

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2014 EP : Entretien professionnel CR : compte-rendu 11/04/2017 Pôle pilotage des ressources humaines

Pôle pilotage des ressources humaines
Les évaluateurs 95 évaluateurs pour 409 évalués, 15 nouveaux 37 chercheurs ou enseignants-chercheurs 54 BIATSS dont 14 catégorie B 11/04/2017 Pôle pilotage des ressources humaines

Données enquête évaluateurs 2013
25% ont conduit l’EP pour la première fois L’EP est utile ou très utile pour l’agent selon 90% d’entre eux L’EP est utile ou très utile pour l’évaluateur selon 86% d’entre eux 50% des évaluateurs n’ont pas rédigé la fiche de poste de l’agent évalué 95% s’appuient sur la fiche de poste et le dernier EP pour préparer l’entretien 11/04/2017 Pôle pilotage des ressources humaines

Qui bénéficie d’un EP ? Les personnels BIATSS titulaires Ouverture du dispositif aux personnels BIATSS contractuels en poste au 1er septembre 2013 Ne sont pas concernés les fonctionnaires stagiaires, les contrats PACTE, les Contrats Uniques d’Insertion, les contrats post-doc. 11/04/2017 Pôle pilotage des ressources humaines

Qui conduit l’EP ? Le supérieur hiérarchique direct est le responsable chargé de l’organisation du travail et du contrôle de l’activité de l’agent 1 seul évaluateur identifié Si 2 responsables (recherche/enseignement par ex) : Possibilité de concertation Entre l’agent et son autre responsable Entre l’évaluateur et l’autre responsable Concertation possible sur la rédaction du CR 11/04/2017 Pôle pilotage des ressources humaines

Supérieur hiérarchique Autorité hiérarchique (DGS et Dir IUT)
Agent Autorité hiérarchique (DGS et Dir IUT) J-15 Convocation préparation Par le sup. hiérarchique Par l’agent Jour J ENTRETIEN Rédaction du CR Jour K Signature et transmission du CR à l’agent Entre jour K et jour K+7 Observations écrites au CR Signature 11/04/2017 Pôle pilotage des ressources humaines

L’entretien professionnel
Le moment privilégié d’échange et de dialogue entre un supérieur hiérarchique direct et chacun de ses collaborateurs L’EP doit être sincère, il permet de mettre en évidence le potentiel professionnel de l’agent, les connaissances et compétences professionnelles qu’il a mobilisées, ses points forts et ceux qu’il peut améliorer, dans un esprit constructif afin de mettre en valeur les marges de progression. L’EP n’est pas : - Un réquisitoire - Un éloge pompeux - Une comparaison concurrentielle entre les collaborateurs 11/04/2017 Pôle pilotage des ressources humaines

La convocation Par écrit (courrier ou mail) 15 jours avant Préciser le lieu, la date et l’heure Inciter à la préparation de l’entretien (fiche de poste, CR de l’EP de l’année précédente) 11/04/2017 Pôle pilotage des ressources humaines

La préparation de l’entretien
CR de l’année précédente (Objectifs) Fiche de poste Prendre le temps de parcourir l’année pour avoir une vue d’ensemble sur l’activité du service et de l’agent Liste des formations suivies Consulter la trame de l’EP Repérer les critères d’appréciation de la valeur professionnelle qui sont les plus pertinents 11/04/2017 Pôle pilotage des ressources humaines

L’entretien moment privilégié d’échange et de dialogue Mettre en évidence le potentiel professionnel de l’agent, les compétences qu’il a mobilisées, ses points forts et ceux qu’il faut améliorer, dans un esprit constructif afin de mettre en valeur les marges de progression Conditions de bonne réalisation Ne pas être dérangé, prévoir au moins 1 heure Si possible, éviter le face à face (table ronde) 11/04/2017 Pôle pilotage des ressources humaines

Savoir-faire relationnels pour la conduite de l’entretien
Favoriser l’expression de l’autre Mettre en confiance l’interlocuteur Se montrer accueillant et disponible Faire preuve d’intérêt et de capacité d’écoute Solliciter des idées, des propositions Aider l’interlocuteur à formuler et préciser son propos Formuler ce qui est possible et ce qui ne l’est pas Clarifier et synthétiser les principaux points abordés 11/04/2017 Pôle pilotage des ressources humaines

La rédaction du CR 1 - Description du poste occupé par l’agent - structure : - intitulé du poste : - date d’affectation : - emploi type (cf. REME ou REFERENS) : - positionnement du poste dans la structure : Joindre un organigramme - quotité d’affectation : - cotation du poste (part F)* : * uniquement pour les corps des ADAENES et SAENES Missions du poste : Joindre la fiche de poste datée et signée du supérieur hiérarchique direct et de l’agent Enoncé des missions principales du poste le cas échéant, fonctions d’encadrement ou de conduite de projet : - l'agent assume-t-il des fonctions de conduite de projet ? □ oui □ non - l'agent assume-t-il des fonctions d'encadrement ? □ oui □ non Si oui, préciser le nombre d’agents : et leur répartition par catégorie : A - B - C 11/04/2017 Pôle pilotage des ressources humaines

2 - Évaluation de l’année écoulée 2.1 Rappel des objectifs d’activités attendus fixés l’année précédente Merci d’indiquer si des démarches ou moyens spécifiques ont été mis en oeuvre pour atteindre ces objectifs Reprise du CR de l’année précédente ou des objectifs fixés à l’agent lors de sa prise de fonctions 2. 2 Événements survenus au cours de la période écoulée ayant entraîné un impact sur l’activité Nouvelles orientations, réorganisations, nouvelles méthodes, nouveaux outils, etc. 11/04/2017 Pôle pilotage des ressources humaines

3. Valeur professionnelle de l’agent 3.1 Critères d’appréciation Parmi ces critères, l‘évaluateur retient, pour apprécier la valeur professionnelle de l’agent, ceux qui sont adaptés à la nature des taches qui lui sont confiées, au niveau de ses responsabilités, et au contexte professionnel. Les compétences professionnelles et la technicité ― maitrise technique ou expertise scientifique du domaine d'activité ― implication dans l'actualisation de ses connaissances professionnelles, volonté de s'informer et de se former ― connaissance de l'environnement professionnel et capacité à s'y situer ― capacité à appréhender les enjeux des dossiers et des affaires traités ― capacité d'anticipation et d'innovation ― capacité d'analyse, de synthèse et de résolution des problèmes ― qualités d'expression écrite ― qualités d'expression orale 11/04/2017 Pôle pilotage des ressources humaines

2. La contribution à l'activité du service ― aptitude à exercer des responsabilités particulières ou à faire face à des sujétions spécifiques au poste occupé ― capacité à partager l'information, à transférer les connaissances et à rendre compte ― dynamisme et capacité à réagir ― sens des responsabilités ― capacité de travail ― capacité à s'investir dans des projets ― sens du service public et conscience professionnelle ― capacité à respecter l'organisation collective du travail ― rigueur et efficacité (fiabilité et qualité du travail effectué, respect des délais, des normes et des procédures, sens de l'organisation, sens de la méthode, attention portée à la qualité du service rendu) ― contribution au respect des règles d'hygiène et de sécurité 11/04/2017 Pôle pilotage des ressources humaines

3. Les capacités professionnelles et relationnelles ― autonomie, discernement et sens des initiatives dans l'exercice de ses attributions ― capacité d'adaptation ― capacité à travailler en équipe ― aptitudes relationnelles (avec le public et dans l'environnement professionnel), notamment maitrise de soi 11/04/2017 Pôle pilotage des ressources humaines

4. Le cas échéant, pour les seuls fonctionnaires concernés, l'aptitude à l'encadrement et/ou à la conduite de projets ― capacité à animer une équipe ou un réseau ― capacité à identifier, mobiliser et valoriser les compétences individuelles et collectives ― capacité d'organisation et de pilotage ― aptitude à la conduite de projet ― capacité à déléguer ― capacité à former ― aptitude au dialogue, à la communication et à la négociation ― aptitude à prévenir, arbitrer et gérer les conflits ― aptitude à faire des propositions, à prendre des décisions et à les faire appliquer 11/04/2017 Pôle pilotage des ressources humaines

Qu’est ce qu’une compétence ?
Capacité d’un individu à mobiliser, dans un contexte donné, ses ressources et celles de son environnement pour atteindre des résultats prédéterminés. La compétence ne doit pas être confondue avec La charge de travail Les activités et missions Les qualités 11/04/2017 Pôle pilotage des ressources humaines

Bons et mauvais exemples
La compétence est La compétence n’est pas Aider son interlocuteur à formuler et préciser sa demande Planifier les activités en tenant compte des priorités et des échéances Gérer les missions des personnels du service Avoir un bon sens du dialogue Mme Z est autonome Commander les billets de train sur HAVAS Voyages 11/04/2017 Pôle pilotage des ressources humaines

Compétence et travail SAVOIR FAIRE = COMPETENCE TRAVAIL EFFICACE POUVOIR FAIRE = APTITUDE VOULOIR FAIRE = MOTIVATION 11/04/2017 Pôle pilotage des ressources humaines

Déroulé Introduction (accueil, rappel des objectifs et des étapes de l’EP) L’année écoulée vue par l’agent : faits marquants, aspects positifs, difficultés, propositions sur son rôle et sa fonction Reprise des objectifs, compétences développées et résultats atteints Projection année à venir Perspectives d’évolution Formations Conclusion : reformulation des points-clés et remerciements A l’issue de l’entretien, relire ses notes pour compléments éventuels Rédiger le CR ni trop tôt, ni trop tard 11/04/2017 Pôle pilotage des ressources humaines

3.2 Appréciation générale sur la valeur professionnelle, la manière de servir et la réalisation des objectifs cocher la case correspondante Synthèse de ce qui est le plus caractéristique au point 3.1 A acquérir A développer Maîtrise Expert Compétences professionnelles et technicité Contribution à l’activité du service Capacités professionnelles et relationnelles Aptitudes à l’encadrement et/ou à la conduite de projets Besoins de formation Potentiel Référent formateur 11/04/2017 Pôle pilotage des ressources humaines

Réalisation des objectifs de l’année écoulée (cf. paragraphe 2.1) Appréciation littérale Merci d’apporter un soin particulier à cette appréciation qui constitue un critère pour l’avancement de grade des agents et pourra être repris dans les rapports liés à la promotion de grade. 11/04/2017 Pôle pilotage des ressources humaines

L’importance de la rédaction
Etre factuel : éléments mesurables, observables Fait ≠ opinion ≠ sentiment Utiliser des verbes d’actions Préciser le contexte pour donner à la compétence sa valeur précise Eviter l’abus d’adverbes M. F. est un collaborateur hors pair Il est vraiment rassurant de travailler avec M. F. M. F. a conçu un plan de suivi du budget grâce auquel il conseille l’équipe de direction du laboratoire. 11/04/2017 Pôle pilotage des ressources humaines

Exemples de rédaction Première proposition de formulation « Monsieur x a su acquérir une bonne maîtrise des aspects réglementaires et de planification des opérations de gestion ce qui a permis un déroulement harmonieux de l’activité du service. Ses qualités rédactionnelles apportent une réelle plus value dans la gestion des dossiers. Il doit maintenant s’attacher à ancrer son autorité et modifier ses pratiques de gouvernance. » Deuxième proposition de formulation « Dans un contexte de changement hiérarchique monsieur x n’a pas encore pleinement pris toute la dimension du poste qui lui est confié. Pour cela il devra, avec notre appui, affirmer sa posture de cadre vis-à-vis de ses collègues et de son responsable. A cet effet il s’attachera particulièrement à aller à l’essentiel (ou à rester simple dans ses modes d’intervention) et à mettre en place une meilleure communication aussi bien avec les agents qu’il encadre qu’avec sa hiérarchie. Grace à son parcours et à sa formation il saura mettre ses compétences au bénéfice du service et ceci conformément à sa fiche de poste. » 11/04/2017 Pôle pilotage des ressources humaines

Troisième proposition de formulation « Un nouveau chef de DPE (chef de division de personnel qui gère plusieurs bureaux) : monsieur x a pris ses fonctions de chef de DPE à la rentrée. Il a su acquérir rapidement les principales connaissances indispensables à la fonction, assurer les activités prioritaires et s’intégrer dans sa division. Il a noué des relations constructives avec les autres chefs de division, les chefs d’établissement et les représentants syndicaux. Disposant d’une bonne capacité d’analyse et d’anticipation, il devrait pouvoir bientôt maîtriser les diverses facettes de la fonction ». 11/04/2017 Pôle pilotage des ressources humaines

4 - Acquis de l’expérience professionnelle Vous indiquerez également dans cette rubrique si l’agent occupe des fonctions de formateur, de membre de jury, d’assistant de prévention, mandat électif, etc. Compétences acquises non mises en œuvre sur le poste actuellement 5 - Objectifs fixés pour la nouvelle année 5.1 Objectifs d'activités attendus 5.2 Démarche envisagée, et moyens à prévoir dont la formation, pour faciliter l’atteinte des objectifs 11/04/2017 Pôle pilotage des ressources humaines

Qu’est ce qu’un objectif ?
Résultat vers lequel tend une action Un objectif doit être SMART Simple Mesurable Adapté Réaliste Temporalisé L’objectif est fixé en concertation, il suscite l’adéquation de l’évaluateur et de l’évalué. 11/04/2017 Pôle pilotage des ressources humaines

6 - Perspectives d’évolution 6.1 Évolution des activités (préciser l’échéance envisagée) 6.2 Évolution professionnelle Inclure les perspectives de mobilité (interne et externe) 11/04/2017 Pôle pilotage des ressources humaines

7 - Signature du supérieur hiérarchique direct Date de l’entretien : Date de transmission du compte-rendu : Nom, qualité et signature du responsable hiérarchique : 8 - Observations de l’agent sur son évaluation (dans un délai d’une semaine à compter de la date de transmission du compte rendu) Sur l’entretien : Sur les perspectives de carrière et de mobilité : 11/04/2017 Pôle pilotage des ressources humaines

9 - Signature de l’autorité hiérarchique Date : Nom, qualité et signature de l’autorité hiérarchique : 10 - Signature de l’agent Signature : La date et la signature ont pour seul objet de témoigner de la tenue de l’entretien Date qui ouvre les droits et délais de recours 11/04/2017 Pôle pilotage des ressources humaines

Les pièces à joindre La fiche de poste de l’année écoulée L’entretien professionnel est l’occasion de mettre à jour la fiche de poste pour l’année à venir L’organigramme L’agent doit apparaître clairement dans l’organigramme L’entretien de formation Le formulaire de proposition de réduction ou de majoration d’ancienneté. 11/04/2017 Pôle pilotage des ressources humaines

L’entretien de formation
a lieu en même temps que l’EP Reprend notamment les champs « A acquérir » et « A développer » du tableau d’évaluation des compétences Pour toute question relative aux dispositifs de formation individualisés (DIF, VAE, bilan de compétences…), l’agent peut contacter le service Formation des personnels 11/04/2017 Pôle pilotage des ressources humaines

COMPTE RENDU D’ENTRETIEN DE FORMATION Partie détachable à remplir sans référence à l’entretien professionnel pour transmission au service formation 1 - Bilan des formations suivies sur la période écoulée Intitulé durée Année Mise en œuvre dans le poste 11/04/2017 Pôle pilotage des ressources humaines

2 - Compétences à acquérir ou développer pour tenir le poste 3 - Compétences à acquérir ou développer en vue d’une évolution professionnelle A compléter en fonction des perspectives d’évolution professionnelle, 6.2, en précisant les échéances envisagées et les durées prévues 4 - Autres perspectives de formation Compétence Période souhaitée 11/04/2017 Pôle pilotage des ressources humaines

Calendrier La DRH vous adressera un tableau récapitulatif des agents pour lesquels vous conduirez l’entretien professionnel. La DRH vous adresse les trames des EP pour chaque agent Retour à la DRH du tableau complété des dates d’entretien et date d’envoi de la convocation (au minimum 15 jours avant l’entretien professionnel) pour le 11 avril. Les entretiens professionnels sont conduits au plus tard le 07 mai. Réception par l’agent du CR de son EP signé au plus tard le 23 mai. L’agent complète la partie 8 (Observations de l’agent sur son évaluation) et vous retourne le CR d’EP sans le signer au plus tard le 02 juin. Transmission à la DRH via le responsable administratif du CR d’EP et de l’entretien de formation et de la proposition de réduction ou majoration d’ancienneté pour le 06 juin. Retour dans les services des CR signés de l’autorité administrative pour le 27 juin, pour signature de l’agent. Retour à la DRH du CR d’EP et d’entretien de formation, ainsi que de l’organigramme et de la fiche de poste au plus tard le 4 juillet. 11/04/2017 Pôle pilotage des ressources humaines

Mener prioritairement les EP des Agents eux-mêmes évaluateurs Comment fixer des objectifs à ses collaborateurs si on ne connaît pas les siens ? Agents en difficulté Agents titulaires puis les agents contractuels 11/04/2017 Pôle pilotage des ressources humaines

Proposition de réduction ou de majoration d’ancienneté
Sont concernés les personnels AENES, ITRF et de bibliothèque Nécessité de cohérence avec le CR de l’entretien professionnel Doit être complété au même moment que la rédaction du CR Date limite retour DRH : 6 juin 11/04/2017 Pôle pilotage des ressources humaines

Liens utiles TEXTES REGLEMENTAIRES TRAME SUPPORT DE FORMATION CONDUITE EPI PROPOSITION REDUCTION ou MAJORATION ANCIENNETE LISTE DES VERBES D’ACTION QUESTIONS A SE POSER AVANT L’ENTRETIEN 11/04/2017 Pôle pilotage des ressources humaines

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