GOEDE PRAKTIJK 13 / BONNE PRATIQUE 13 Kristina, un outil informatisé de gestion des formations RAPPE Emmanuelle, Direction de la Formation du Ministère.

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1 GOEDE PRAKTIJK 13 / BONNE PRATIQUE 13 Kristina, un outil informatisé de gestion des formations RAPPE Emmanuelle, Direction de la Formation du Ministère de la Région wallonne

2 PLAN I. Contexte général II. Origine de la bonne pratique III. Objectifs poursuivis IV. Méthodologie- approche V. Etapes VI. Résultats VII.Expériences positives et négatives Vos questions...

3 I. Contexte général 1. Son public potentiel: +/- 16 000 personnes 2. Les missions de la Direction de la Formation du MRW des formations dites générales ou transversales des formations de carrière des formations spécifiques des formations à destination des stagiaires

4 Formations généralistes Panel de + de 100 formations Des plus classiques…. -du droit, des marchés publics -des finances publiques et du droit budgétaire -de la communication -du management -de la qualité Aux plus particulières…. -environnement, énergie, cartographie -de la gestion des ressources humaines -de la sécurité, tir, secourisme, protection incendie

5 Formations de carrière  Accession au niveau supérieur  Validation des compétences  Brevet de direction  Test de validation aux aptitudes en management  Test linguistique Formations à destination des stagiaires  cursus commun et cursus spécifique

6 Formations spécifiques  Ne figurent pas dans le programme général  Organisées en fonction des demandes  Concernent une personne, un service ou plusieurs personnes de différentes structures.  De plus en plus nombreuses et pointues

7 Formations spécifiques C onduite d’engins de chantiers, travaux en hauteur pour la Direction de l ’Archéologie (DGATLP)

8 Formations spécifiques Self-défense….

9 II. Origine de la bonne pratique Divers constats: 1. Une offre de formation méconnue en interne et en externe 2. Une image externe « floue » 3. Des outils de gestion disparates et peu utilisés 4. Des procédures non standardisées 5. Un nombre croissant de dossiers de formation à gérer

10 II. Origine de la bonne pratique En lien avec les sous-critères (CAF): 5.1. Gérer et améliorer les processus 2.4. Modernisation de l ’administration 6. Satisfaction des attentes des clients (délais, communication) 7. Satisfaction du personnel

11 II. Origine de la bonne pratique 1. Une offre de formation méconnue en interne et en externe - via catalogue «papier», mais actualisation fastidieuse. - via un site internet, mais peu actualisable.  2.4 Modernisation de l ’administration  6. Satisfaction des attentes des clients

12 II. Origine de la bonne pratique 2. une image externe « floue » -Courriers disparates -Traitements différenciés des dossiers -Une certaine lenteur liée à la gestion et à l ’édition des documents  5.1. Gérer et améliorer les processus

13 II. Origine de la bonne pratique 3. des outils de gestion disparates et peu utilisés (quasi mono utilisateur)  Ulis (publipostage via Word): outil de gestion du personnel  Des outils « bricolés » en interne…. - Un fichier Excel pour gérer les salles - Un fichier Excel pour gérer l’agenda - Un fichier Access de formateurs  2.4 Modernisation de l ’administration

14 II. Origine de la bonne pratique 4. des procédures non standardisées -Chaque gestionnaire ayant créé ses propres procédures et ses propres documents -Inadéquation aux évolutions juridiques.  2.4 Modernisation de l ’administration

15 II. Origine de la bonne pratique 5. un nombre croissant de dossiers de formation à gérer -augmentation du public cible -augmentation des missions dans un souci de centralisation et d’économie  6. Satisfaction des attentes des clients

16 III. Objectifs poursuivis 1. Améliorer la communication de l ’offre de formation 2. Gérer de manière optimale et homogène les demandes de formation: -inscription -constitution des groupes -aspects logistiques (salles, syllabus) -désignation des formateurs -intégration des modalités comptables 3. Gérer la participation aux formations (présence) et intégrer l’évaluation des participants.

17 IV. Méthodologie - approche 1. Appel à une société externe pour les aspects informatiques 2. Analyse en interne des différentes procédures et des dysfonctionnements 3. Validation des processus et procédures 4. Validation des modèles de documents en interne

18 V. Etapes 1. Interviews en équipe visant à: - analyser l ’existant - préciser les besoins - détailler les processus et procédures clés - valider les fonctionnalités de l ’outil proposé 2. Phase de tests menée par l’ensemble des agents 3. Formation de l ’ensemble de l ’équipe (fiches pratiques, formation individuelle) 4. Réadaptation régulière de l ’outil LOGO

19 Analyse des processus et procédures LOGO

20 VI. Résultats 1. Gestion complète d’un dossier de demande de formation et visualisation du suivi: - homogénéisation et automatisation des procédures 2. Appropriation de l ’outil par tous 3. Amélioration de la communication externe et interne 4. Amélioration des délais de traitement des demandes 5. Regroupement en un seul outil d’une multitude de fonctionnalités. LOGO

21 VI. Résultats 1. Homogénéisation et automatisation de la gestion des formations LOGO

22 VI. Résultats 1. Homogénéisation et automatisation de la gestion des formations LOGO

23 VI. Résultats 1. Homogénéisation et automatisation de la gestion des formations LOGO

24 VI. Résultats 1. Homogénéisation et automatisation de la gestion des formations LOGO

25 VI. Résultats 1. Homogénéisation et automatisation de la gestion des formations LOGO

26 VI. Résultats 1. Homogénéisation et automatisation de la gestion des formations LOGO

27 VI. Résultats 2. Appropriation de l ’outil par tous: -Formation des administrateurs et des gestionnaires -Manuel d’utilisation/ Fiches pratiques -Utilisation de l’ensemble des fonctionnalités par les gestionnaires -Consultation du site par les utilisateurs (consultation des horaires, composition des groupes, occupation des salles, listing des syllabus et syllabus en ligne, last call…. ) - Liste des correspondants de la formation LOGO

28 3. Amélioration de la communication externe et interne

29 VI.Résultats 4. Amélioration des délais de traitement des demandes: - Automatisation des courriers (via e-mail) - Automatisation de la réservation des salles - Automatisation de l’actualisation du site internet LOGO

30 VI. Résultats 5. Regroupement en un seul outil d’une multitude de fonctionnalités. - constitution des groupes - gestion des salles - référentiel formateurs - gestion des agendas - site internet intégré - gestion des présences, des résultats - mise à jour automatique du dossier formation des agents - gestion de la logistique - gestion des dossiers LOGO

31 VII. Obstacles/ réussites Obstacles Adhérer au changement Réussites Une amélioration des synergies au sein du service et de la communication interne et externe au niveau des différentes pratiques relatives à la formation Retours réguliers de la part des participants via e-mail Consultation du site (proposition de la part des utilisateurs pour insérer des liens, des outils) LOGO

32 VIII. Conclusions Kristina participe A la modernisation de l’ administration A la clarification des processus et procédures A une plus grande satisfaction des bénéficiaires A l’amélioration de la communication interne et à la gestion avec efficience des dossiers de formation. LOGO

33 IX. Personne de contact RAPPE Emmanuelle Directrice de la Formation Ministère de la Région wallonne Tél: 081 33 35 68 e.rappe@mrw.wallonie.be LOGO

34 VOS QUESTIONS…. LOGO