Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008 Le contexte de la présentation Le contexte de la présentation Présentation.

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1 Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008 Le contexte de la présentation Le contexte de la présentation Présentation des incontournables nécessaires avant de mettre en place la structure d’un outil informatique pour les applications de la gestion électronique des documents. Endroit? Québec Quand? Le 11 avril 2008 Pour qui? Pour la commission professionnelle des services du secrétariat général Par qui? Rachèle Francoeur, coordonnatrice aux affaires corporatives de la Commission scolaire Marie-Victorin Synthèse de la présentation Synthèse de la présentation P r é s e n t a t i o Situation de la Commission scolaire Marie-Victorin Clé de voûte: une voûte sécuritaire à la portée de tous Contexte d’un partenariat avec la GRICS Les préalables Les incontournables Questionnaire: information pour votre CS

2 Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008 Présentation de la Commission scolaire Marie-Victorin

3 Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008  Brossard  Saint-Lambert  Longueuil Greenfield Park Greenfield Park Saint-Hubert Saint-Hubert Vieux-Longueuil Vieux-Longueuil La CSMV assure des services éducatifs à la clientèle scolaire francophone des villes de: La CSMV assure des services éducatifs à la clientèle scolaire francophone des villes de:

4 Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008 Établissements et clientèles de la CSMV Établissements et clientèles de la CSMV 48 services de garde qui accueillent plus de 10 000 jeunes

5 Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008 Employeur important de la Montérégie Employeur important de la Montérégie 1 800 employés de soutien, en plus du personnel et de suppléance

6 Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008 La Direction générale de la Commission scolaire Marie- Victorin est formée du Directeur général et de trois directions générales adjointes. La Direction générale de la Commission scolaire Marie- Victorin est formée du Directeur général et de trois directions générales adjointes. Organigramme et budget annuel de la CSMV Organigramme et budget annuel de la CSMV Cette année son budget annuel de fonctionnement est de 289 M$

7 Rachèle Francoeur Coordonnatrice aux affaires corporatives Service du secrétariat général, des affaires corporatives et des communication à la CSMV. CLÉ DE VOÛTE Une voûte sécuritaire à la portée de tous

8 Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008 « ENSEMBLE, on va plus loin » Dans l’application de la gestion des documents analogiques et électroniques pour le réseau scolaire au Québec

9 Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008 C’est suite à la décision de la Société GRICS d’offrir un partenariat avec les commissions scolaires pour le développement du nouveau système Clé de voûte que la Commission scolaire Marie-Victorin se positionne face à la GED. Il y a lieu ici d’être prudent! Il y a lieu ici d’être prudent! Avant de répondre à cette association. PARTENAIRE ??

10 Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008 UNE RÉFLEXION S’IMPOSE

11 Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008 Portrait depuis 1998 à janvier 2007 5 fonds d’archives 5 façons de faire 3 plans de classification 1 calendrier de conservation (approuvé d’une ancienne CS) 2 dépôts d’archives 8 000 boîtes Systèmes utilisés: Gesdoc, Gesdoc, Documentik et Coba Documentik et Coba (Ordiplan, Hummingbird) (Ordiplan, Hummingbird) Outils de recherche peu efficaces Supports de conservation variés Transfert des documents aléatoire Que dire de l’état des classeurs à l’actif? Préalable: connaître l’état de la situation de la GED Préalable: connaître l’état de la situation de la GED

12 Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008 Élèves et parents Élèves et parents  La Direction générale  Le Secrétariat général  Le Service de l’organisation et du transport scolaire  Le Service des ressources éducatives  Le Service de la formation professionnelle et de l’éducation des adultes  Le Service des ressources financières et de l’approvisionnement  Le Service des ressources matérielles  Le Service des ressources humaines  Les établissements scolaires primaires  Les établissements scolaires secondaires  Les établissements scolaires spécialisés  Les centres d’éducation des adultes  Les centres de formation professionnelle  Le centre de développement professionnel  Les partenaires d’affaires  Les partenaires commerciaux Préalable: connaître nos clients Préalable: connaître nos clients

13 Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008  Loi sur les archives  Loi sur l’accès aux documents et sur la protection des renseignements personnels  Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information  Code civil et autres lois en lien avec le traitement de l’information Préalable: connaître les principales lois visées pour la gestion des documents Préalable: connaître les principales lois visées pour la gestion des documents

14 Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008 LUEUR D’ESPOIR! Questionnement? LUEUR D’ESPOIR! Questionnement?  Devenirmembre partenaire avec les autres CS  Devenir membre partenaire avec les autres CS  Participation aux décisions du comité de travail  Assister aux formations  Collaborer aux différentes phases d’implantation à chaque livraison de Clé de voûte chaque livraison de Clé de voûte  Structurer nos processus de travail  Connaître les caractéristiques du projet La GRICS va-t-elle répondre à nos besoins?

15 Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008 CLÉ DE VOÛTE LES PRINCIPALES CARACTÉRISTIQUES DU PROJET

16 Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008 Référence : GRICS Caractéristiques du projet Voûte centralisée Documents  Physiques (localisation)  Numériques + Courriels

17 Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008 Caractéristiques du projet ConfidentialitéAuthentificationIntégritéPérennité Voûte centralisée Référence : GRICS

18 Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008 Référence: GRICS Caractéristiques du projet Voûte centralisée Plan de classification Calendrier de conservation Gestion des documents Gestion des boîtes Suivi des prêts Délais de conservation Listes et rapports

19 Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008 Caractéristiques du projet Voûte centralisée Référence : GRICS

20 Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008 Voûte centralisée Taxe GPI Jade-Tosca Paie GRH Bureautiqu e Achat ? Dofin Avant-Garde Édu-groupe

21 Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008 Le mariage entre le SG et les TI est une nécessité voire une obligation ! Incontournable La gestion des documents est maintenant l’affaire de tous

22 Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008  Situer la gestion électronique de l’information comme élément stratégique dans le processus du travail stratégique dans le processus du travail  Associer les unités de travail à ce processus  Informer et former le personnel en place  Appliquer tous les aspects juridiques reliés au traitement de l’information l’information  Assurer la sécurité, tant au niveau du contenu que du contenant contenant Incontournable Connaître la position de la CSMV face à la GED

23 Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008 Les secrétaires généraux devraient: Assurer un leadership en la matière Assurer un leadership en la matière Agir comme agent de changement Agir comme agent de changement Planifier et organiser un plan de développement Planifier et organiser un plan de développement Planifier et organiser un programme de formation Planifier et organiser un programme de formation Assurer un suivi dans les processus de travail en GED Assurer un suivi dans les processus de travail en GED Rendre les unités de travail autonomes Rendre les unités de travail autonomes Incontournable Vision systémique et vision d’avenir

24 Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008  La décentralisation des processus administratifs tout au long du processus long du processus  La mise en place de nouvelles politiques et procédures.  L’association d’un gestionnaire corporatif avec une équipe multidisciplinaire. équipe multidisciplinaire.  Le maintien de la performance des systèmes en place  Le maintien d’un plan de formation Incontournable Application de Clé de voûte Application de Clé de voûte

25 Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008 REPARTIR A ZÉRO? Beaucoup plus rentable pour la CSMV Résultat de la réflexion

26 Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008 Concevoir une nouvelle classification à partir du plan de classification proposé par les membres-partenaires dans Clé de voûte Concevoir une nouvelle classification à partir du plan de classification proposé par les membres-partenaires dans Clé de voûte Mettre en place cette structure classificatoire à l’ensemble de la CSMV (établissements et siège social) Mettre en place cette structure classificatoire à l’ensemble de la CSMV (établissements et siège social) Amorcer le changement concernant le processus de travail des unités administratives Amorcer le changement concernant le processus de travail des unités administratives Préparer et mettre en place une structure de formation auprès des utilisateurs ( documents numériques et analogiques) Préparer et mettre en place une structure de formation auprès des utilisateurs ( documents numériques et analogiques) Résultat de la réflexion

27 Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008 Une nouvelle équipe en GED depuis juillet 2007 Un poste d’attachée d’administration Un poste d’attachée d’administration Un poste de technicien en administration Un poste de technicien en administration Un poste d’agente de bureau (cl. II) Un poste d’agente de bureau (cl. II) Supervision: Coordonnatrice aux affaires corporatives Supervision: Coordonnatrice aux affaires corporatives Incontournable Un défi de taille: un personnel qualifié

28 Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008  Inventorier les façons de faire. ( changement dans le processus de travail)  Distinguer les coûts d’entreposage et de conservation de l’information en format papier via format électronique  Créer les documents à partir des postes de travail (dans sa forme native). Incontournable Connaître les enjeux pour l’application de Clé de voûte

29 Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008 Partage de connaissances entre les gestionnaires cadres et particulièrement entre le secrétaire général, l’équipe de la GED et le Service des technologies de l’information Partage de connaissances entre les gestionnaires cadres et particulièrement entre le secrétaire général, l’équipe de la GED et le Service des technologies de l’information Présentation commune aux différentes tables de gestion Présentation commune aux différentes tables de gestion Élaboration d’une stratégie d’implantation (triennale) Élaboration d’une stratégie d’implantation (triennale) Projet de validation avec une unité administrative et participer à des projets de formation Projet de validation avec une unité administrative et participer à des projets de formation Reddition de compte Reddition de compte Incontournable La GED, c’est l’affaire de tous.

30 Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008 Constat à la Commission scolaire Marie-Victorin La GED, c’est vraiment l’affaire de tous. septembre 2007 à aujourd’hui le 11 avril 2008 Rencontres avec: La Direction générale et les directions de Services (Présentation du projet et orientations : 3 rencontres) La Direction générale et les directions de Services (Présentation du projet et orientations : 3 rencontres) L’équipe de cadres de chaque unité administrative L’équipe de cadres de chaque unité administrative Les secrétaires d’écoles Les secrétaires d’écoles Les secrétaires de gestion des services ( le 2 avril dernier) Les secrétaires de gestion des services ( le 2 avril dernier) Le personnel des Services de garde Le personnel des Services de garde Le personnel professionnel des écoles Le personnel professionnel des écoles

31 Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008 Participation à l’élaboration des guides pour: Participation à l’élaboration des guides pour:  La gestion des dossiers de l’élève en collaboration avec les ressources éducatives, les technologies de l’information et le secteur juridique du secrétariat général  La gestion des Services de garde ( mandat terminé) en collaboration avec l’organisation scolaire  La gestion des documents analogiques et électroniques ( un aide mémoire) Constat à la Commission scolaire Marie-Victorin La GED, c’est vraiment l’affaire de tous. septembre 2007 à aujourd’hui le 11 avril 2008

32 Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008 Participation à des comités: Comité de travail à la GRICS Comité de travail à la GRICS Comité consultatif du SG Comité consultatif du SG Comité consultatif du STI Comité consultatif du STI Comité conjoint SG et STI (cadres, professionnels et techniciens) Comité conjoint SG et STI (cadres, professionnels et techniciens) Comité ad hoc à la GRICS Comité ad hoc à la GRICS Table de gestion de documents en Montérégie ( une professionnelle) Table de gestion de documents en Montérégie ( une professionnelle) Constat à la Commission scolaire Marie-Victorin La GED, c’est vraiment l’affaire de tous. septembre 2007 à aujourd’hui le 11 avril 2008

33 Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008 Formation Clé de voûte: Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. Formation Clé de voûte: Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. Loi sur l’accès et sur la protection des renseignements personnels pour l’ensemble des documents :PLAN Loi sur l’accès et sur la protection des renseignements personnels pour l’ensemble des documents :PLANPLAN Loi sur les Archives CALENDRIER (Application des délais de conservation pour les documents analogiques et électroniques) Loi sur les Archives CALENDRIER (Application des délais de conservation pour les documents analogiques et électroniques)CALENDRIER Constat à la Commission scolaire Marie-Victorin La GED, c’est vraiment l’affaire de tous. septembre 2007 à aujourd’hui le 11 avril 2008

34 Constat à la Commission scolaire Marie-Victorin La GED, c’est vraiment l’affaire de tous. septembre 2007 à aujourd’hui le 11 avril 2008 Stratégie d'identification des fichiers et des dossiers électroniques dans le réseau informatique

35 Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008 Stratégie d'identification des fichiers et des dossiers électroniques dans le réseau informatique Constat à la Commission scolaire Marie-Victorin La GED, c’est vraiment l’affaire de tous. septembre 2007 à aujourd’hui le 11 avril 2008 Le courriel associé au dossier deviendra un complément d’information et dans bien des cas une pièce justificative.

36 Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008 Service à la clientèle  Les demandes de dossiers et recherches  Assistance à la recherche  La numérisation des résultats scolaires de 2001 à 2004  L’aspect confidentiel: le déchiquetage  Le transfert en PDF de la production de la PAIE et de GPI vers Clé de voûte Constat à la Commission scolaire Marie-Victorin La GED, c’est vraiment l’affaire de tous. septembre 2007 à aujourd’hui le 11 avril 2008

37 Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008  Les savoir-faire individuels passent maintenant aux savoir- faire collectifs  L’archivage électronique des documents sera conçu en amont, en même temps que leur constitution. Tout se passe au moment de la création du document. ( forme native)  La sortie, la production, la conservation massive de documents sous forme papier devraient faire partie de plus en plus du passé en terme de conservation LES ENJEUX DE L’AVENIR

38 Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008 La gestion électronique de l’information dès sa création est un projet ‘’Commission’’ et non juste l’affaire du gestionnaire de documents. CONCLUSION

39 Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008 Avez-vous défini vos objectifs face à la GED? (plan global d’implantation, rencontres d’information, formation…) Avez-vous défini vos objectifs face à la GED? (plan global d’implantation, rencontres d’information, formation…) Êtes-vous outillé pour répondre aux exigences de cette implantation? Êtes-vous outillé pour répondre aux exigences de cette implantation? Quelle serait votre prochaine étape? Quelle serait votre prochaine étape? Votre conclusion ?