Étude de cas : Les guichets uniques multiservices de la région Sofia dans le système de suivi-évaluation de PROSPERER Ciro DOMINGUEZ MENDEZ – Stagiaire.

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1 Étude de cas : Les guichets uniques multiservices de la région Sofia dans le système de suivi-évaluation de PROSPERER Ciro DOMINGUEZ MENDEZ – Stagiaire - Consultant FIDA Madagascar, juin 2011

2 Introduction L’objectif de PROSPERER est de promouvoir l’augmentation des revenus des ruraux pauvres par la consolidation et le renforcement des capacités et de la productivité des MER/PER au niveau local et régional Dans ce cadre, le programme a mis en place 19 GUM. Ces GUM constituent l’interface entre le programme et les bénéficiaires Les GUMS sont chargés du processus qui va de l’identification et de la validation des MER/PER jusqu’à la mise à disposition des services offerts par le projet Dans leur démarche, une grande quantité d’info venant du terrain est générée, traitée, analysée et diffusée. Ce processus est appelée le suivi- évaluation (Aubel, 2000; FIDA 2002) Étant donné que les GUM sont la source de la plupart des information du programme, ils revêtent une importance spéciale dans le processus de S&E

3 Objectifs de l’étude de cas Du fait de l’importance des GUMS dans le système de S&E, cette étude de cas : Analyse le travail des GUM de la région de Sofia Décrit leur rôle et leur stratégie dans le système de S&E du programme Explore les principaux problèmes auxquels ils font face afin de nourrir une réflexion orientée à identifier des améliorations dans leur démarche

4 4 GUM dans la région de Sofia 3 hôtes : -CITE -FFTS -CDD CITE CDD FFTS Les GUM et leurs hôtes

5 L’équipe de travail Chaque GUM est constitué de 4 à 5 professionnels, selon le nombre d’entreprises dans chaque région /district

6 La planification permet de : Fixer les activités mensuelles Élaborer le programme sur le terrain Établir les activités prioritaires  Déclinée en fonction des objectifs de l’EPR  Coordonnée par l’encadreur  Envoyée à l’EPR et le hébergeur  Mensuelle Les outils: Canevas planning Les fonctions des GUM dans le S&E de PROSPERER

7 Fonctions des GUM et outils de S&E (suite) Réalisations, dont la collecte de données : - Le CE, pendant le rencontre des entrepreneurs - Tous le processus qui va de l’identification et la validation des MER jusqu’à l’accompagnement - Service d’appui et conseil - Org., ouverture et clôture de formations - Mobilisation des MER, jeunes, adultes, OP/AGB Saisie et analyse de données - L’AIF au bureau - Saisie périodique et mise à jour de données Les outils: - Fiche d’identification MER - Fiche d’identification jeunes - Fiche d’identification OP/AGB - Fiche de diagnostic, BPE et BP - Cahier de suivi de MER Les outils: - Cahier de réception de fiches - BDD de MER/PER - Fiche Excel d’entrepôt de données des jeunes, OP/AGB, adultes

8 - Rapport technique d’exécution des activités à l’EPR - Rapport financier sur l’utilisation des fonds à l’EPR et à l’hôte  Coordonnée par l’encadreur  Périodicité mensuelle Les outils: Canevas rapport Fonctions des GUM et outils de S&E (suite)

9 - Évaluation des formations - Évaluation de leur propre performance - Évaluation des MER hôte et MER formatrices - Évaluation des bénéficiaires  Formulation des enseignements tirés  Collecte d’information sur les impacts du projet Les outils: - Questionnaire d’évaluation de la conduite de la formation - Questionnaire pré et post test - Fiches de présence - Questionnaire aux MER - Structure des rapports MER hôte - Questionnaire d’évaluation de MER hôte - Questionnaire aux MER d’adoption de la formation - Questionnaire aux jeunes d’adoption de la formation Fonctions des GUM et outils de S&E (suite)

10 Stratégie d’action Identification des MER - Inventaire des MER par district et par commune - Identification de leur activité principale/ filière Validation des MER - Vérification de l’activité et ancienneté min. d’une année - Établissement du diagnostic T0 et classification de MER - Identification de leurs besoins en services = BPE - Élaboration de BP Appui - Formation en :  Gestion et comptabilité simplifiées  Culture entrepreneuriale  Culture d’épargne et de crédit  Marketing et commercialisation  Technique et qualité - Service d’appui et conseil - Accés au crédit et infrastructure Accompagnement-suivi Accompagnement des MER dans leur processus de développement. 18 mois maximum dans lesquels l’entreprise doit bien maîtriser son activité ACAS (appui conseil accompagnement suivi)

11 Source: RSE PROSPERER Le concept base de cette stratégie est l’appui conseil accompagnement suivi (ACAS), évoqué par PROSPERER dans sa logique d’intervention

12 Problèmes rencontrés et points de blocage ProblèmeAntsohihyMandritsaraPort-Berge Befandriana Nord TOTALRANK Pas de fluidité d’info entre GUMS, les CE et l’EPR 265720e Confusion de rôles entre GUMS, l’hébergeur et l’EPR 558624c Difficultés d’accompagnement de formations transversales 242.5311.5i Charge de travail (de point indéterminé) des AIF et CE 41.59418.5f Remplissage du cahier de gestion (pas d’habitude MER) 832.5821.5d Changement fréquent des outils de collecte de données 996529a Planification perturbée par des urgences 71.52.51.512.5h Temps trop court pour la régularisation et le rattrapage 682.5925.5b Pluralité des instructions2771.517.5g Tableau 1. Les différents et principaux problèmes identifiés auprès de GUMS Sofia. 9 correspond au problème principal ; 3,2, etc. aux moins importants ; les valeurs les plus basses répétées dans chaque colonne indiquent « pas de problème »  Pour en savoir plus sur les problèmes, voir l’étude de cas complète

13 Analyse et conclusions Trois aspects essentiels dans le système de S&E méritent une attention spéciale : la collecte des données, leur traitement et analyse ainsi que leur qualité. La collecte de données, qui représente la première source d’information est d’abord menacée par le problème du remplissage du cahier de gestion  Selon GUMS, 90 % des MER ne remplissent pas leur cahier Au moment du questionnaire aux MER sur l’information obtenu par le passé, il y a une sous-évaluation et par conséquence une diminution de la fiabilité et de la qualité de données.

14 Faut-il redoubler alors, les efforts des CE dans leur appui aux MER sur le remplissage du cahier de gestion ? mais en vue de leur charge de travail… Faut-il améliorer ou augmenter la formation en gestion et comptabilité simplifiées ?

15 Analyse et conclusions (suite) Par rapport au traitement et analyse de données, celui-ci est affecté par divers problèmes :  Le temps trop court pour la régularisation et le rattrapage de données  La charge de travail des AIF et CE  Peu de temps disponible et donc l’analyse ne peut pas être de grande qualité Pendant le mois d’avril quatre consultants ont été recrutés pour appuyer les GUMS dans la mise à jour de la BDD. Cette activité est justifiée et recommandée dans l’idée d’améliorer la qualité des analyses

16 Le changement fréquent des outils de collecte de données multiplie la charge de travail Bien que, cette mesure réponde à des besoins d’amélioration de l’information, il est impératif d’éviter les retards dans la conception des outils et d’assurer leur mise en place au départ de nouveaux projets… Le problème avec les organismes hôtes est un problème de la pérennisation des GUM Ces contraintes liées aux organismes hôtes nécessitent dialogue et réflexion, un éclaircissement des rôles et peut-être une renégociation des tâches, responsabilités et conditions

17 Pour conclure, pour assurer la mise en pratique de la logique d’intervention du projet et garantir la qualité des services et des appuis offerts par les GUM aux MER/PER, il est urgent de clarifier le concept référentiel appui conseil accompagnement suivi (ACAS) auprès des GUM. Également, les retards dans la livraison de rapports, l’autorisation de paiements et la comptabilité tout au long de la chaîne GUMS/l’hébergeur-EPR-EPN doivent être réglés.

18 Misaotra tompoko Gracias !! Merci beaucoup !!