Les principes de base des SIRH MAAP. Définition Agorha Modernisation de l'application EPICEA de gestion des ressources humaines du ministère de lagriculture.

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1 Les principes de base des SIRH MAAP

2 Définition Agorha Modernisation de l'application EPICEA de gestion des ressources humaines du ministère de lagriculture AGORHAAGORHA pplication estion pérationnelle essources umaines griculture

3 La consultation et la gestion dans AGORHA Sur le site : gestion.agorha.agriculture.gouv.frgestion.agorha.agriculture.gouv.fr L'accès à la documentation

4 Utilisation des 2 outils durant la transition EPICEA/AGORHA Conséquences 2 outils (AGORHA CONSULTATION et EPICEA GESTION) ayant une source unique des données : Résultat : Une modification de la situation dune agent enregistrée sur EPICEA GESTION est immédiatement visible sur AGORHA CONSULTATION Difficultés éventuelles pour lutilisateur : Lenchaînement des actions est différent selon que lon est dans un environnement WEB (AGORHA) ou sur un système informatique développé il y a maintenant plus de 15 ans (EPICEA).

5 La gestion des habilitations dans Agorha est effectuée par une application spécifique. Le SRH dispose du rôle dAdministrateur National. Il crée les responsables locaux des habilitations (RLH) agorha, désignés dans chaque structure d'affectation administrative (cf.note DP juin 2009). Les RLH sont chargés de créer les utilisateurs Agorha de leur structure. Chaque utilisateur devra disposer sur son poste dun certificat électronique, renouvelable tous les 2 ans. AGORHA Habilitations, connexions

6 A chaque agent utilisateur dAgorha, est affecté un ou plusieurs rôles (GP, GC, CSP, GM, RLF, CF, etc …). Maintien des rôles déjà affectés dans Epicéa (reprise des codes génériques dans les rôles), correspondant aux fonctions de lapplication. AGORHA Habilitations, connexions

7 Définition EPICEA Système dinformation de ressources humaines permettant une production intégrée des actes de gestion et la génération automatique des mouvements de paie. tape osition mputation aractéristiques valuation ffectation EPICEAEPICEA La gestion sur EPICEA

8 L'accès à la documentation Epicea

9 EPICEA - Habilitations connexions Choisissez votre mot de passe Il doit être composé de : - 6 caractères - dont au moins 1 chiffre Il doit être modifié régulièrement. Le nouveau devra être totalement différent (vérification sur les 4 premiers et derniers caractères) Un code Ex : D0089 : DDAF Ardennes SPXXX : G corps

10 EPICEA - mot de passe En haut de lécran daccueil d Epicea un menu affichant «Mot de passe » vous est proposé : Une fois, le menu sélectionné ou lorsque votre mot de passe arrive à expiration, ce cadre s affiche. Fonctionnement identique au changement du mot de passe douverture de session de votre micro

11 Les acteurs de la GRH Le gestionnaire de proximité Le gestionnaire de corps Le contrôleur financier (ou le chef de bureau) Nouveau rôle depuis 01.01.2006 Visa limité à quelques procédures (ex: recrutement non titulaires, nomination par voie de concours, mutation emploi gagé…) ou avis préalable pour dautres ex :départs en détachement et mise à dispo La trésorerie générale ou la RGF Le bureau des pensions Les différentes directions (ex: la DGER pour l enseignement) Le bureau de la formation continue Cellule SFT …...

12 Acteurs : Champs daction Le gestionnaire de proximité : Lié à laffectation du GP pour toute sa communauté de travail Le gestionnaire de corps : Lié au classement de lagent à la date deffet de la demande Et attribuée par la MISIRH sur demande des responsables du bureau de gestion

13 Relations gestionnaire de proximité et gestionnaire de corps Premier interlocuteur des agents dune structure pour toute question relative à leur situation administrative : conseille et informe les agents. Initialise des procédures administratives (hors nomination dans un corps, reclassement statutaire et mutation). Demande traitée par le gestionnaire de proximité impact direct sur le dossier de lagent si la procédure na pas dincidence paye reprise et traitée par le GC en instruction si elle a une incidence paye Le gestionnaire de proximité : Il met à jour les caractéristiques de sa structure ( adresse, téléphone, responsable,…).

14 DOMAINES DE GESTION PROCEDURES DEMANDES ETAT Avec le SIRH, la gestion des dossiers des agents se fait par : DOMAINES : exemple « CONTRAT VACATION » Présentant (ou pas) des SOUS-DOMAINES : exemple GESTION DES CONTRATS A DUREE INDETERMINEE Contenant des PROCEDURES : exemple « Modification situation » Après avoir choisi la PROCEDURE le gestionnaire enregistre la « DEMANDE » qui modifiera la situation de lagent Chaque demande passant par des phases appelées « ETATS »

15 Définition dune demande sur le SIRH Acte informatique par lequel le gestionnaire modifie la situation administrative dun agent ou initie un nouveau dossier dans lapplication SIRH. Elle porte un numéro qui lui est attribué automatiquement dès sa création exemple : 2686252 Quelles informations contient-elle? Le type de procédure utilisée La date deffet de lacte L identifiant de lagent Le code du gestionnaire qui initie la demande Le code du corps de lagent Chaque procédure utilisée pour modifier la situation d'un agent est identifiée par une « DEMANDE »

16 Demande validée (état 41) EPICEA Consultation La demande n a aucune incidence paie. Le gestionnaire local valide La vie d une demande En instruction (état 01) le gestionnaire de corps - vérifie la demande - l adresse au CF - la valide - génère la paie Pré instruction création par le gestionnaire de proximité (état 02) Génération de la demande La demande a une incidence paie. Le gestionnaire envoie la fiche de suivi avec les justificatifs (sauf pour les changement d adresse)

17 Contrôles sur les demandes Les contrôles automatiques dans le SIRH sont effectués sur : - la saisie de la date deffet (cohérence année, mois, jour) - lidentifiant de lagent (existence dun agent avec lidentifiant saisi) - la situation de lagent à la date deffet par rapport à la procédure choisie - le corps dont relève lagent

18 Une demande peut comporter 5 phases (en fonction du type de procédure et du circuit quelle doit suivre) 02 : pré instruction suivi La demande est créée mais la saisie des données nest pas validée. Seul lagent layant instruite peut : soit la reprendre pour poursuivre jusquà la validation soit la supprimer (toutes les demandes ne peuvent lêtre à ce stade) Chaque étape de la demande : codifiée par 2 chiffres = lETAT de la demande. Signification des principaux codes : 01 : instruction La demande est analysée et traitée par le gestionnaire de corps. Même si la demande est initiée par un gestionnaire de proximité, elle peut, dans certains cas, être refusée (donc annulée) 1 lors de la validation de linstruction 2 ou dans la rubrique « vie de la demande » du module Gestion administrative uniquement.

19 03 - Le VISA MAGNETIQUE Assuré par le chef du bureau de gestion ou le CONTROLE FINANCIER Les contrôles sont surtout axés sur les effectifs et les crédits. Les informations ne peuvent plus être modifiées. La demande peut être refusée. Une demande peut comporter 5 phases (en fonction du type de procédure et du circuit quelle doit suivre)

20 04 - La SIGNATURE Traitée par le gestionnaire de corps : Traduit électroniquement la signature de lacte réglementaire par le ministre ou son représentant. Produit la notification (ou extrait darrêté) destinée à lagent, à son dossier administratif, sa hiérarchie. Les 5 phases

21 5 - La VALIDATION PAYE: ATTENTION TRES IMPORTANT Permet de VALIDER DEFINITIVEMENT LA GRANDE MAJORITE ET NON TOUTES LES DEMANDES visant à modifier la situation dun agent. (*) Produit les mouvements paye, éléments permettant, notamment, la prise en compte des évolutions de la rémunération de lagent. Comme la phase précédente, elle est traitée par le gestionnaire de corps. En validation paye, le refus de la demande nest plus possible. (*) les procédures concernées figurent dans la documentation complète sur notre site dinfos) A lissue de chaque demande : VERIFIER SYSTEMATIQUEMENT que le résultat est VISIBLE EN CONSULTATION SINON : VIE DE LA DEMANDE Les 5 phases

22 Comment créer une demande Après avoir sélectionné, le DOMAINE, éventuellement le SOUS-DOMAINE et la PROCEDURE : CLIC SUR PRE INSTRUCTION : le BOUTON CREATION ET SUIVI SACTIVE (il nest pas visible à lécran tant quon ne clique pas sur PREINSTRUCTION)

23 La rubrique « vie de la demande » vous permet de suivre les différentes étapes des demandes en cours (donc non validées) ou refusées. Et dans le module uniquement pour visualiser : Consultation Comment savoir à quel étape en est une demande La rubrique est accessible dans le module pour modification état : Gestion administrative

24 « Vie de la demande » permet de connaître : Le type de procédure utilisée et la date d effet de la demande À quelle étape est la demande? Lidentité de lagent concerné Le code utilisateur de la personne qui la créée La vie d une demande

25 Signification des codes dEtat Toutes les étapes sont identifiées par un code. Pour connaître la signification des ces codes, utilisez l aide prévue dans « vie de la demande » à partir de la case blanche « Etat » en haut de l écran. (utilisation du « ? ») Exemple : état 11 demande validée en instruction par le GC. Ce dernier a établi un arrêté à viser par son supérieur hiérarchique ou le CF. Une fois le visa obtenu, - l arrêté sera signé par le bureau de gestion (sig) - la paie sera générée (paie) et la demande sera alors validée entièrement (sauf procédures identifiées)

26 Une demande à l état 02 Que faire? 1. Où récupérer votre demande en cours ? dans Gestion administrative en cliquant dans pré instruction suivi puis sur rechercher 2. Comment travailler sur cette demande? Sélectionner la demande à traiter, double cliquer pour l ouvrir et un clic sur Description Vous avez créé une demande, vous avez saisi les informations dans une procédure définie mais vous navez pas validé cette étape. Vous devez donc absolument soit : - valider la demande - modifier la demande et la valider - supprimer la demande Comment faire?

27 Suppression (et non refus) ou correction dune demande - Demande à létat 02 : seul lutilisateur qui a initialisé la demande peut la reprendre en pré_instruction, la corriger, ou la supprimer : --- > doù la nécessité de contacter le gestionnaire de proxi parfois : car vous navez pas accès à la demande -Demande à létat 01 : remise à létat 02 et suppression

28 Remise en pré-instruction Refus dune demande 1. Ouverture du module «vie de la demande» dans Gestion Administrative 2. Chercher la demande et la sélectionner 3. Cliquer sur refuser OU sur remise en pré_instruction

29 A noter : *3 : refus Les états se terminant par 3 signifient que la demande a été refusée, donc annulée. Pour obtenir dans « vie de la demande », les demandes refusées vous devez décocher cette case. ATTENTION : Les demandes dans lesquelles les informations sont saisies sous la forme d un tableau ne se suppriment pas mais se corrigent en créant une nouvelle demande.