1 Maîtrise documentaire Qualité et documentation Maîtrise documentaire.

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1 1 Maîtrise documentaire Qualité et documentation Maîtrise documentaire

2 2 Sommaire 1. Sensibilisation 2. La documentation Qualité 3. La maîtrise documentaire

3 Maîtrise documentaire 3 Sommaire 2. La documentation Qualité 3. La maîtrise documentaire 1. Sensibilisation

4 Maîtrise documentaire 4 Sensibilisation Ensemble de documents relatifs à un projet - notice - mode demploi – action de sélectionner, classer, utiliser ou diffuser des documents. Définition : documentation Discipline se rapportant au traitement de documents ou de données destinées à linformation des acteurs. Document : ensemble dinformations saisies sur un support qui peut prendre la forme de papier, de disques, de cassettes, …. La documentation ou lart de rendre visible les actions menées.

5 Maîtrise documentaire 5 Sensibilisation Logiciel : Ensemble des programmes, procédés et règles et éventuellement de la documentation, relatifs au fonctionnement dun ensemble de traitement de linformation. A noter que le terme « éventuellement » doit être remplacé par « comprenant » qui est linterprétation du terme anglais « eventually » Autres définitions

6 Maîtrise documentaire 6 Sensibilisation Garantir aux acteurs la fiabilité, la qualité et la rapidité des renseignements diffusés. Favoriser laccès de tous les acteurs à linformation et faire en sorte quils disposent dune documentation à jour. Enregistrer et stocker lensemble des données relatives à un projet donné (caractéristiques, activités, résultats, …) Les 4 objectifs de la documentation Pour maîtriser un projet, il est recommandé de définir et délaborer les documents concernant le produit à développer, les actions à entreprendre avec le planning associé, les ressources utilisées et la façon de procéder. Ils décrivent, avec plus ou moins de détails et selon la criticité des projets, le « quoi, quand, qui, comment ». Atteindre la qualité requise.

7 Maîtrise documentaire 7 Sensibilisation La sélectivité La pérennité La fiabilité Les 6 caractéristiques dune gestion documentaire La traçabilité La disponibilité Lexhaustivité Une information de qualité est une information comprise, disponible et exploitable.

8 Maîtrise documentaire 8 Sommaire 1. Sensibilisation 2. La documentation Qualité 3. La maîtrise documentaire

9 Maîtrise documentaire 9 La pyramide documentaire La documentation Qualité Processus Besoin Produit ou service Marché Organisation Savoir-faire Modes opératoires Formulaires Procédures MQ Engagements de service Enregistrements qualité

10 Maîtrise documentaire 10 La documentation Qualité 1er niveau : lignes directrices de la politique Qualité Manuel Qualité Manuel dAssurance Qualité 2ème niveau : déclinaison de la politique définie au 1er niveau Identifier et détailler les procédures génériques et leurs modalités dapplication dans lentreprise Procédures, Instructions, Modes opératoires 3ème niveau : documentation des projets et enregistrements relatifs à la Qualité. Voir familles de documents Les 3 niveaux de la documentation Cette décomposition en niveaux de la documentation permet dassurer la cohérence de la documentation des projets avec la politique qualité de lentreprise.

11 Maîtrise documentaire 11 Les composants Le manuel Qualité Document énonçant la politique Qualité de lentreprise et décrivant les dispositions générales prises pour obtenir la qualité de ses produits ou services. La documentation Qualité Procédure Document qui décrit de façon formalisée les tâches à accomplir pour mettre en œuvre le processus : cest le mode demploi opérationnel. Enregistrement Document qui fournit des preuves tangibles des activités effectuées ou des résultats obtenus.

12 Maîtrise documentaire 12 Sommaire 1. Sensibilisation 2. La documentation Qualité 3. La maîtrise documentaire

13 Maîtrise documentaire 13 Au programme La maîtrise documentaire Concepts Fonctions et responsabilités Cycle de vie dun document

14 Maîtrise documentaire 14 La maîtrise documentaire Deux niveaux sont à mettre en place : 1. La définition dun guide de repérage qui définit de manière univoque une seule forme canonique de repérage des documents. 2. La mise en place dun référentiel documentaire visant à fournir à tout un chacun le document générique à décliner dans le cadre dune activité dûment ciblée. Concepts (1/4)

15 Maîtrise documentaire 15 La maîtrise documentaire Lensemble des instances (occurrences) ainsi déclinées à partir du référentiel documentaire constituent le fonds documentaire. Nous aboutissons en final à la définition et à la mise en place dune banque documentaire. La banque documentaire est constituée du référentiel documentaire et du fonds documentaire, le tout respectant les règles de dénomination édictées par le guide de repérage. Concepts (2/4)

16 Maîtrise documentaire 16 La maîtrise documentaire Banque documentaire = Référentiel documentaire + Fonds documentaire avec « lassistance » du Guide de repérage Concepts (3/4)

17 Maîtrise documentaire 17 La maîtrise documentaire Concepts (4/4) La maîtrise documentaire doit assurer que : Les éditions pertinentes des documents appropriés sont disponibles à tous les endroits où des opérations essentielles au fonctionnement efficace sont effectuées ; Les documents non valables et/ou périmés sont aussitôt retirés de tous les points de diffusion ou dutilisation ou sinon quils ne peuvent pas être utilisés de façon non intentionnelle ; Tout document périmé conservé à des fins légale ou de conservation des connaissances est convenablement identifié.

18 Maîtrise documentaire 18 Fonctions et responsabilités (1/2) La maîtrise documentaire Les fonctions des personnes intervenant dans le cadre de la gestion de la documentation doivent être identifiées. Par exemple, les membres dun projet ou les personnes dun service peuvent être nanties des fonctions suivantes : Responsable de la documentation Responsable de la bonne mise en œuvre (ou de ladaptation) et du respect des exigences concernant la maîtrise de la documentation. Il convient que la direction lui donne lautorité pour faire appliquer la procédure. Producteur dun document Personne chargée délaborer le document, elle peut être lauteur principal ou lintégrateur du document.

19 Maîtrise documentaire 19 Fonctions et responsabilités (2/2) La maîtrise documentaire Lecteurs / vérificateurs Après élaboration ou mise à jour dune version, mais avant enregistrement et diffusion, un document peut être soumis à un cycle de relecture pour commentaires, modifications et enrichissements éventuels. Responsables de validation ou dapprobation Pour chaque catégorie de document émis, une ou plusieurs personnes désignées peuvent décider du statut final du document selon des modalités dapprobation formelle.

20 Maîtrise documentaire 20 Le cycle de vie dun document La maîtrise documentaire Identification Gestion des versions Vérification - Validation Diffusion - Circulation Classement Archivage - Destruction

21 Maîtrise documentaire 21 IDENTIFICATION (1/3) Le cycle de vie dun document Il est indispensable de prévoir un mécanisme formalisé didentification des documents pour assurer lefficacité du contrôle de la documentation. Une « légende », figurant sur chaque document, contribue à garantir le respect dun format identique pour les documents de même nature.

22 Maîtrise documentaire 22 IDENTIFICATION (2/3) Le cycle de vie dun document Pour chaque document, il a lieu de préciser les éléments suivants : le titre du document, la référence du document, la référence au contrat, létat du document (lié au cycle de vie), la date de la publication (prévisionnelle pour un document de travail) et la révision, le nom de lauteur, les personnes habilitées à approuver ce document, lorganisme dorigine, les destinataires (pour sa diffusion), le nombre de pages, la version.

23 Maîtrise documentaire 23 IDENTIFICATION (3/3) Le cycle de vie dun document En complément, il est recommandé de définir : les règles de classement, les règles darchivage, la confidentialité, les droits dauteur, les règles de présentation (forme, mise en page, …)

24 Maîtrise documentaire 24 GESTION DES VERSIONS Le cycle de vie dun document La gestion de version permet de caractériser la nature des évolutions dun document et leur impact. Les dispositions à prendre pour assurer la maîtrise des évolutions des documents sont les suivantes : les modalités dapprobation des évolutions, linformation sur les origines des évolutions et des justificatifs des mises à jour proposées, linformation aux détenteurs et utilisateurs de documents en cours dévolution, La notification des décisions de cessation dapplicabilité des documents à tous les détenteurs.

25 Maîtrise documentaire 25 VERIFICATION - VALIDATION Le cycle de vie dun document Dans le cadre dun projet, il y a lieu didentifier les documents qui doivent être soumis à validation en assurant que : les validations sont formalisées, les traces de vérification sont conservées et leur traçabilité avec les documents est assurée, les traces de vérification précisent les aspects qui ont été vérifiés.

26 Maîtrise documentaire 26 DIFFUSION - CIRCULATION Le cycle de vie dun document Il sagit des dispositions nécessaires pour assurer que tous les acteurs concernés : soient informés de lexistence du document et de ses modalités daccès, disposent directement de linformation qui leur est nécessaire pour mener à bien leurs tâches et que cette information est mise à jour en cohérence avec leurs besoins. Ces mécanismes de diffusion et de circulation sont ainsi définis pour garantir lutilisation dune même version de document par tous les membres du projet donné.

27 Maîtrise documentaire 27 CLASSEMENT Le cycle de vie dun document Afin dassurer lefficacité de la production et de lutilisation de la documentation, il faut définir : les modalités de classement (mise à jour du référentiel, du catalogue, …), les opérations dexploitation courante (recherche sur demande de documents ou de fichiers, …), la logistique nécessaire à lensemble de ces actions (outils bureautiques, facilités et services dimpression, …).

28 Maîtrise documentaire 28 Structure des répertoires (1/3) Exemple de gestion documentaire Voici un exemple lié à lorganisation de vos répertoires Répertoire principal La structure des répertoires se divise en trois catégories : primaire, secondaire, tertiaire. Le premier niveau sappelle le répertoire principal : il est identifié par le « numéro » du lecteur uniquement, par exemple, W:\... Aucun fichier ne doit être placé à ce niveau. Si vous nêtes pas certain du répertoire dans lequel vous devez placer un fichier, créez un répertoire temporaire appelé « Temp ».

29 Maîtrise documentaire 29 Structure des répertoires (2/3) Exemple de gestion documentaire Répertoires primaires Le niveau suivant le répertoire principal est le niveau primaire. Comme dans tous les plans de catalogage, ce niveau est le plus général. Les fichiers individuels ne doivent pas être placés dans ce répertoire non plus. Répertoires secondaires Les répertoires secondaires (ou sous-répertoires) représentent le niveau suivant. Dans de nombreux cas, ils forment la couche de base dun système de classification en arborescence. Des fichiers individuels peuvent être placés dans ces répertoires.

30 Maîtrise documentaire 30 Structure des répertoires (3/3) Exemple de gestion documentaire Répertoires tertiaires Le niveau suivant est constitué des répertoires tertiaires (un autre ensemble de sous-répertoires). Ce niveau est encore plus spécifique que le précédent. Les fichiers peuvent être placés dans ces répertoires. Existe-t-il un autre niveau ?. Il sagit bien ici dun choix dorganisation, à savoir le niveau de profondeur souhaité (ou nécessaire).

31 Maîtrise documentaire 31 Conclusion Documenter pour rendre visible