Généralisation des formalités de départ EDH Yaël Grange-Lavigne, GTPA 13.10.2011 1.Rappels des principes 2.Prochaine étape : lundi 17 octobre 2011 3.DAO.

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1 Généralisation des formalités de départ EDH Yaël Grange-Lavigne, GTPA 13.10.2011 1.Rappels des principes 2.Prochaine étape : lundi 17 octobre 2011 3.DAO : un rôle essentiel 4.Communication / information

2 2/13 1. Rappel des principes  Générer les circuits de départ personnalisés : pour tous les membres du personnel (sauf enfants de MoP - CHILD) en utilisant les informations contenues dans les bases de données du CERN  Réduire les visites inutiles dans les services spécialisés  Améliorer le suivi des formalités de départ  Supprimer : l’impression et l’envoi de documents / papier le classement des lettres et circuits de départ la saisie des adresses privées  A noter :  A noter : la procédure des formalités de départ personnalisées ne résout pas toutes les difficultés liées aux départs (suivi des rôles, codes budgétaires, comptes informatiques)

3 3/13 PAF Terminaison Date d’envoi des formalités de départ E-mail de départ Lettre de départ (pdf) Fiche de départ (EDH) 1. Rappel des principes (2) Le PAF de terminaison de contrat déclenche le processus d’envoi des formalités de départ. Le suivi des PAF est essentiel !

4 4/13 PAF Terminaison Date d’envoi des formalités de départ E-mail de départ Lettre de départ (pdf) Fiche de départ (EDH) 1. Rappel des principes (2) Dès réception du PAF, le bureau des dossiers saisit la date d’envoi des formalités de départ dans Oracle HR : pour les étudiants et les attachés, la date d’envoi des formalités = date de traitement du PAF + 1 jour pour les titulaires et les boursiers, la date d’envoi des formalités = 3 mois avant le dernier jour de contrat (plus tôt si le titulaire a beaucoup de congés selon information des DAO / Termination Memo)

5 5/13 PAF Terminaison Date d’envoi des formalités de départ E-mail de départ Lettre de départ (pdf) Fiche de départ (EDH) 1. Rappel des principes (2) A la date d’envoi des formalités de départ, un e-mail est automatiquement adressé au membre du personnel concerné. (programme : HR-RPM-MI)

6 6/13 PAF Terminaison Date d’envoi des formalités de départ E-mail de départ Lettre de départ (pdf) Fiche de départ (EDH) 1. Rappel des principes (2) Lettre de départ (format pdf) générée automatiquement par le programme EDH. Cette lettre indique les informations PERSONNALISÉES concernant les formalités de départ. Exemple de lettre

7 7/13 PAF Terminaison Date d’envoi des formalités de départ E-mail de départ Lettre de départ (pdf) Fiche de départ (EDH) 1. Rappel des principes (2) Générée automatiquement selon les informations contenues dans les différentes bases de données du CERN Affichée dans la langue préférée selon les préférences EDH du membre du personnel Données rafraîchies quotidiennement Automatiquement clôturée 1 semaine après la fin du contrat, en cas de formalités incomplètes. Exemple de fiche de départ

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9 9/13 2. Prochaine étape : lundi 17 octobre 2011 EtapesDatePopulation ciblée Phase 1été 2010  Étudiants d’été Phase 201.12.2011  Etudiants (ADMI, TECH, DOCT)  Etudiants d’été 2011  Apprentis Phase 317.10.2011  Elargissement de la population avec : - les titulaires - les boursiers - les attachés (PJAS, PDAS,CASS, USAS, UPAS stag) Pour ceux qui n’ont pas déjà reçu leurs formalités de départ, version imprimée. Phase 4fin 2011Totalité des membres du personnel avec :  les utilisateurs

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11 11/13 3. DAO : un rôle essentiel  Complète le PAF dans les délais  Accès e-group : possibilité d’ajouter une personne ni DAO ni GAO  Renseigne le membre du personnel sur les formalités et éventuelles prestations de départ (utiliser la check-list de départ)check-list de départ  Contrôle les congés ( utiliser le rapport HRT "Departures with Negative Leave“)  Informe les membres du personnel de l’obligation d’aller jusqu’au bout des formalités : validation par le DERNIER SERVICE  Secrétariat de groupe (GAO) : Vérifie la restitution du matériel du groupe ou département (matériel, portables, casques etc…)

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13 13/13 4. Communication / Information  Phases 3 & 4 : feu vert du département HR en juin  Information des services impliqués, coordinateurs et support informatique  Présentation lors du séminaire de préparation à la retraite – 19 octobre 2011  Article dans le prochain Bulletin  Nouvelle procédure dans l’admin e-guide : https://cern.ch/admin-eguide/formalites/proc_form_dep_fr.asp  Procédure EDH (bouton ‘help’) : http://cern.ch/ais/projs/forms/Termination/help/doc_accueil_fr.html http://cern.ch/ais/projs/forms/Termination/help/doc_accueil_fr.html