ACL vs Excel Xavier Théorêt 19 juin 2013.

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1 ACL vs Excel Xavier Théorêt 19 juin 2013

2 Analyste ACL - Québecor Média (3 ans) Analyste TI – CGI (8 ans)
Xavier Théorêt… Analyste ACL - Québecor Média (3 ans) Analyste TI – CGI (8 ans) B. Sc. en physique M.Sc. Géophysique Diplôme en TI de 2ème cycle Webmestre sur XTmedia.net

3 Petite intro sur ACL vs Excel (10 min)
Cette présentation… Petite intro sur ACL vs Excel (10 min) Partie pratique sur des différences entre ACL et Excel rencontrées pendant mon apprentissage d’ACL. Échange / Questions

4 Intro (5-10 min)

5 Excel vs ACL Une bonne question? (ou Pommes vs Oranges?)
Microsoft Excel, dont le nom officiel actuel est Microsoft Office Excel, est un logiciel de tableur de la suite bureautique Microsoft Office [...] [...] Le logiciel Excel intègre des fonctions de calcul numérique, de représentation graphique, d'analyse de données (notamment de tableau croisé dynamique) et de programmation, [...]

6 Excel vs ACL Une bonne question? (ou Pommes vs Oranges?)
ACL data analytics, formerly known as Audit Command Language, is a data extraction and analysis software used for fraud detection, prevention and risk management. By sampling large data sets, ACL analytics software is used to find irregularities or patterns in transactions that could indicate control weaknesses or fraud.

7 Excel vs ACL Rép: Oui! Car ce sont tous des CAATs* au sens général du terme In the most general terms, CAATTs can refer to any computer program utilized to improve the audit process. Generally, however, it is used to refer to any data extraction and analysis software. This would include programs such as spreadsheets (e.g. Excel), databases (e.g. Access), statistical analysis […] etc There are, however, companies that have developed dedicated specialized data analytic software specifically for auditors. *Computer-assisted audit techniques (CAATs) or computer-assisted audit tools and techniques (CAATTs)

8 Excel est différent Les cellules sont modifiables…
…Plus d’un type de données est possible dans une même colonne. …on a même pas besoin de faire des colonnes! Excel fait des choix souvent invisibles. Problème d’intégrités / sans logs.

9 ACL est différent Les cellules sont non modifiables…
…Un seul type de données est possible dans une même colonne. …Données en lignes et colonnes Les choix fait par ACL doivent être manuellement validés (rien de caché). Son héritage de « ligne de commande » se voit. Performant sur les grandes quantités de data.

10 ACL et Excel Permettent de traiter un grand nombre de données.
Possède des outils pour traiter l’information, la manipuler pour lui donner un sens et répondre à des questions.

11 ACL et Excel Y a-t-il un meilleur CAAT? Non abordé ici* car plusieurs facteurs sont à considérer…! *Des liens à la fin de cette présentation sont disponibles pour continuer cette réflexion. Note: Excel et ACL sont partenaires, pour preuve le produit Acerno d’ACL. La prochaine section tente plutôt d’établir des parallèles entre l’utilisation d’Excel et d’ACL. Certaines particularités valent la peine d’être soulignées pour: 1) diminuer les risques d’erreur et/ou 2) faciliter l’apprentissage d’ACL.

12 Partie pratique… les différences
2. Les nombres 4. Les sommaires 1. Le texte 3. Les dates 5. (Les scripts)

13 Différence ACL #1 – Le texte
La taille d’un texte est la même pour une colonne ACL fait donc une conversion des chaînes de texte et ajoute des espaces pour combler la différence de taille. Ex: « avion »,  « auto », « bateau » devient « avion□ », « auto□□ », « bateau »

14 Différence ACL #1 – Le texte
Résultat: La fonction LENGTH d’ACL devrait toujours retourner la même valeur par défaut contrairement à =NBCAR d’Excel.

15 Différence ACL #1 – Le texte
Les égalités sont pareilles avec Excel car dans ce cas ACL ne tient pas compte des blancs… Les deux requêtes « CAKE PAN » avec ou sans espace retournent le même résultat. Mais ACL tient compte de la casse (contrairement au défaut d’Excel). Par ex: Table : Metaphor inventory 2002

16 Différence ACL #1 – Le texte
Note: La présence de blancs invisibles peut causer des problèmes sous Excel (ex: RechercheV échoue) pas ACL! ACL n’a pas de « =Gauche », « =Left » ou « =Droite » Faut utiliser « SUBSTR(ChampTexte, 1, X) » l’équivalent de « =STXT » chez Excel. De son côté, Excel ne possède pas de fonction « REVERSE » pour inverser des chaînes.

17 Différence ACL #2 – Les nombres
ACL utilise le calcul à virgule (décimale) fixe. 9/2 = 5 9.0/2 ou DEC(9,2)/2 = 4.5 ACL: la précision des données dicte par défaut la précision du résultat final affiché. Chez Excel la précision maximale est conservée en tout temps et elle est indépendante de celle affichée.

18 Différence ACL #3 – Les dates
ACL Analytic 10 introduit plusieurs fonctions de dates. Mais si vous utilisez la version 9.3 ou précédente il faut savoir que plusieurs fonction usuelles d’Excel sont absentes: = Annee() = MOIS() = Jour() = JOURSEM() =No.Semaine() La solution consistait généralement à faire un découpage des dates comme si elles étaient des chaînes de texte: Si X est un champ de Date…AAAAMMJJ SUBSTR(DATE(X),1,4)  Annee SUBSTR(DATE(X),5,2) Mois SUBSTR(DATE(X),7,2)  Jour = NOW() = HEURE() = MINUTE() = SECONDE()

19 Différence ACL #4 – Les sommaires
ACL: Certains champs disparaissent des menu Sommarize / Crosstab / etc. Pourquoi? Assistant DUPLICATE Assistant CROSSTAB Table : Metaphor inventory 2002

20 Différence ACL #4 – Les sommaires
ACL: Certains champs disparaissent des menu Sommarize / Crosstab / etc. Pourquoi? Réponse: Sommarize et Crosstab ne supportent pas les nombres ni les dates. Utiliser Zoned() , Date() ou String() pour convertir en texte. Commentaire: J’ai posé la question sur le forum d’ACL et on m’a dit que l’inclusion de nombres dans CROSSTAB avait été pensé mais non exécuté faute de temps.

21 Différence ACL #4 – Les sommaires
ACL: Certains champs disparaissent des menu Sommarize / Crosstab / etc. Pourquoi? Le tableau croisé dynamique d’Excel: Plus versatile que son équivalent CROSSTAB d’ACL. Les nombres sont acceptés en titre de colonne. Plus d’un champ peut être imbriqué en colonne à la fois Un simple double-clic permet d’extraire toutes les données d’une catégorie précise (ex: toutes les transactions Câble pour le mois de janvier 2013).

22 Différence ACL #5 – script vs formules
Une formule est: ACL: entrée dans la barre de commande ou dans un script. La syntaxe des mot clé peut être réduite. Ex: SUB ~ SUBSTR Excel: entrée dans la barre de formule (F2). La syntaxe doit être exacte. (note on n’abordera pas le VB script ici!) La formule est identifiée: ACL: Par rien Excel: Par un signe d’égalité = ou par des accolades { } (formules matricielles)

23 Différence ACL #5 – script vs formules
L’opérateur de concaténation: ACL : le plus   Excel: la perluette &  Une variable: ACL: Le nom d’un champ ou n’importe quel nom non utilisé placé entre deux symboles du pourcent % (ex: %Var1%) Excel: La référence d’une cellule (ex: A2) Le texte: ACL: le guillemet droit simple ou double ‘ ou " Ex: " Voici un guillemet simple ‘ " Excel: guillemets double droit " Ex: "Voici un guillemet double "" " Une date: ACL: Entre accent grave dans le format `AAAAMMJJ` Excel: En nombre ou via DATEVALUE("divers format ")

24 Questions / Commentaires / Trucs?
Merci! Questions / Commentaires / Trucs?

25 Documentation ACL vs Excel
Comparaison entre divers CAAT par Richard Lanza dans Fraud Magazine (2006) Excel comme CAAT (massage… ?) ACL comme CAAT Peter Millar (ACL) Michael Kano (ISACA SF) Historique et comparaison entre ACL et IDEA (vieux mais reste pertinent)