PGI – Progiciel de gestion intégrée

Présentation au sujet: "PGI – Progiciel de gestion intégrée"— Transcription de la présentation:

1 PGI – Progiciel de gestion intégrée
Tournée facultaire 2009

2 Contenu L’UdeM et le Progiciel de gestion intégré
Les modules PeopleSoft La portée du projet Le calendrier de réalisation La structure du projet et les équipes La gouvernance et le contrôle La démarche proposée Les défis

3 L’UdeM et le Progiciel de gestion intégré
L’Université de Montréal amorce cet automne un virage technologique d’envergure qui lui permettra « d’offrir à nos étudiants, professeurs, chargés de cours et chercheurs ainsi qu’au personnel de soutien et d’administration des systèmes d’information et des technologies fiables, accessibles et conviviales. » (Livre Blanc, Orientation VII, Objectif 3) D’ici 2012, elle aura renouvelé du tout au tout ses plateformes informatiques et ses systèmes administratifs centraux et procédé à une mise à niveau complète de son réseau. Le PGI (Progiciel de Gestion Intégré) est une composante clé de ce virage technologique. Les systèmes actuels sont d’une fragilité extrême et ne rendent pas les niveaux de service minimaux. La concurrence a à sa disposition des systèmes intégrés de gestion ayant pour effet de la rendre plus concurrentielle.

4 Qu’est-ce qu’un PGI? Le Progiciel de Gestion Intégré (PGI) permettra l’intégration de l’ensemble de processus administratifs sur une seule plate-forme. Il constituera une source unique d’information pour l’ensemble des activités administratives de l’Université. Le PGI sélectionné par l’Université comprend la suite de logiciels PeopleSoft pour: L’académique les systèmes financiers les ressources humaines la recherche

5 Pourquoi l’UdeM se dote-t-elle d’un PGI maintenant ?
L’Université de Montréal accuse un retard en matière de systèmes d’information par rapport aux autres universités canadiennes et nord-américaines : 78 % des dix-sept universités canadiennes comparables à l’UdeM; 70 % des universités nord-américaines. Nos applications sont désuètes et d’une efficacité souvent douteuse, créant: Des pertes de productivité. Le mécontentement des membres de notre communauté. Une exposition à des pannes majeures.

6 Universités canadiennes utilisant un PGI
Université McGill HEC Montréal Université Laval Université Concordia University of British Columbia University of Alberta University of Calgary University of Western Ontario University of Waterloo Queen’s University Université d’Ottawa Dalhousie University York University

7 Les bénéfices attendus du PGI
L’implantation de ce progiciel transformera tous les volets de l’activité universitaire. Ce progiciel permettra: L’accès à l’information instantané; L’amélioration du rendement de processus clés, tels l’admission et la gestion des projets de recherche; Un meilleur suivi de la gestion financière et des ressources humaines; Un meilleur soutien à la rétention et à la réussite de nos étudiants; L’optimisation de la productivité de nos opérations administratives; Un meilleur soutien à nos gestionnaires, tant pour la gestion courante que pour la planification; La standardisation des plateformes technologiques qui supportent nos systèmes administratifs.

8 Modules PeopleSoft sélectionnés par l’Université – Gestion académique
Recrutement et admission Aide financière Communauté campus Gestion académique Orientation universitaire Dossiers étudiants Gestion financière des étudiants Campus libre service Libre service Intelligence d’affaires

9 Modules PeopleSoft sélectionnés par l’Université – Finances et approvisionnements
Gestion des actifs Facturation Gestion monétaire Gestion des achats Gestion financière Grand livre Comptes recevables Déboursés Comptes payables Gestion des fournisseurs et Gestion de la chaîne d’approvisionnement Inventaire Gestion de l’approvision-nement Gestion des contrats avec fournisseurs eAchats eFacturation Intelligence d’affaires

10 Modules PeopleSoft sélectionnés par l’Université – Ressources humaines et paie
Recrutement Accueil des candidats ePerformance eCompensation Gestion du recrutement Profil bureau de travail eCompensation eProfil eDéveloppement ePaie Libre service eAvantages sociaux Gestion de la main d’oeuvre Paie globale Temps et efforts Gestion des avantages sociaux Intelligence d’affaires

11 Intelligence d’affaires
Modules PeopleSoft sélectionnés par l’Université – Gestion de la recherche Gestion de la recherche Subventions Contrats Coûts de projets Intelligence d’affaires

12 Modules PeopleSoft sélectionnés par l’Université – Gestion de la relation client/étudiant
Solution Recrutement et Soutien aux étudiants Recrutement Recrutement enligne Recrutement par téléphone Soutien enligne Support libre service client Libre service Portail Gestion de la relation client/étudiant Gestion des communications (courriels et clavardage) Intelligence d’affaires

13 Paramétrer un PGI – Qu’est-ce que c’est?
Le paramétrage c’est le processus d’adaptation et de configuration du logiciel dans son cadre de référence afin qu’il réponde aux besoins spécifiques de l’Université. Le paramétrage n'est pas de la programmation informatique. Le PGI sera configuré pour répondre aux besoins de l’Université. Il y aura des choix à faire afin d’harmoniser le plus possible les processus et d’intégrer les données. = Exemples de paramétrage : Configuration des dates limites d’inscription aux cours et d’abandon sans échec. Gestion des horaires. Personnalisation d’une maison. Paramétrage Établissement des règles d’affaires Commentaires: Personnalisation d’une maison: - Acheter une maison d’un contracteur mais choisir la couleur des murs, choisir le type de clôture pour le jardin etc…C’est donc personnaliser la maison à mon goût.

14 Portée du projet – Gestion académique
Actuel : Admission Actuel :Programme - Cours Actuel : Offre de cours Actuel : Inscription Actuel : Octroi du grade (diplômation)

15 Portée du projet Futur : Gestion académique

16 Calendrier de réalisation
Mise en opération

17 Comité d’implantation PGI Équipe de gestion du programme
Structure du projet Gouvernance du programme Parrain du projet Jacques Frémont Guy Breton Jacques Frémont Éric Filteau Jacques Gresset Joseph Hubert Monique Kirouac Irène Cinq-Mars Ghilaine Roquet Jean-Claude Lebrun Serge Fortier (LGS/IBM) Danielle Branchaud (LGS/IBM) Comité directeur Comité d’implantation PGI Dominique Bérubé Pascale Carrier Alexandre Chabot Pierre Chénard Irène Cinq-Mars A-I Cojocaru Éric Filteau Raymond Lalande J-C Lebrun Matthew Nowakowski Jacques Pelletier Ghilaine Roquet Michel Steben Danielle Branchaud (LGS/IBM) Équipe de gestion du programme Directeur du programme UdeM Directeur du programme (LGS/IBM) Conseiller stratégique Contrôleur de projet Coord. de l’administration Chefs de projet

18 Experts de domaine – Agents de changement – Super-utilisateurs
Structure du projet Implantation du programme Direction du programme Chefs de projet Fonctionnels Chefs de projet Gestion du changement Chefs de projet Formation Chef de projet Infrastructures Chefs de projet Technologie Conseillers en gestion du changement Analystes fonctionnels Formateurs Admin. de systèmes Concepteurs principaux Admin. de bases de données Concepteurs en développement informatique Gest. de produits Analystes en développement informatique Concepteurs Rôles et permissions Experts de domaine – Agents de changement – Super-utilisateurs

19 Gouvernance – Tableau de bord
Les indicateurs de projet sont: Échéancier: Respect des jalons clés du projet Budget: Respect du cadre budgétaire, tant au niveau monétaire que des efforts. Biens livrables: Qualité des biens livrables et respect des délais d’approbation. Ressources: Affectation des compétences et expertises requises au sein du projet. Gestion du changement: Soutien aux parties prenantes clés. Les indicateurs sont rapportés par domaine et consolidés au niveau de l’ensemble du Programme.

20 Gouvernance – Tableau de bord
Les sept clés du succès sont: Le niveau de préoccupation des parties prenantes clés, La réalisation des bénéfices attendus, La planification des travaux et du calendrier, Le niveau de performance de l’équipe, La gestion de la portée, La gestion du risque, Les avantages pour l’organisation.

21 Crans d’arrêt Rapports hebdomadaires comprenant au besoin des mesures de contingences Tableau de bord mensuel au Comité directeur du projet Personne spécialisée au Bureau de la vérification interne dans le domaine de l’informatique disponible pour répondre aux mandats ad hoc du comité de la vérification Tableau de bord trimestriel au Comité de vérification du Conseil Facturation et paiement de l’intégrateur sur une base mensuelle

22 La démarche proposée pour les Facultés
Démarrage Familiarisation et processus Intégration du PGI Amélioration continue mars 2009 mars-octobre 2009 novembre 2009 – février 2012 mars Communications et Gouvernance du Projet PGI Parties Prenantes Clés: Doyens, Vice-Doyens, Adjoints aux vice-doyens, Responsables de programmes, Professeurs, Étudiants, Directeurs et adjoints Administratifs, TGDE, TCTB, TA, etc. Commentaires: Nous implantons le PGI avec une démarche planifiée et structurée. Un suivi se fera régulièrement avec le comité directeur dans le cadre du modèle de gouvernance PGI. Principes directeurs: Emphase sur les bénéfices du changement du point de vue de chaque clientèle, accompagnement graduel, démarche orientée sur les processus, maximiser les interactions.

23 Parties Prenantes Clés:
Les parties prenantes clés seront impliquées tout au long de la démarche Parties Prenantes Clés: Doyens, Vice-Doyens, Adjoints aux vice-doyens, Responsables de programmes, Professeurs, Étudiants, Directeurs et adjoints Administratifs, TGDE, TCTB, TA, etc. Besoin de la connaissance des processus et des systèmes d’information dans le but : D’influencer la définition de la solution. De s’assurer que la solution répondra aux besoins de chaque Faculté. Besoin que la conduite du changement se fasse au sein de la Faculté. Mise en place d’un réseau clarifiant les rôles et responsabilités de chaque partie prenante. Ces parties prenantes clés comprennent les experts de domaine qui seront impliqués tout au long du projet. Il y aura des moments dans le cycle du projet où une implication accrue sera nécessaire. Commentaires: L’implantation du PGI ne se fera pas sans douleur. Les experts de domaine de chaque Faculté et Département adresseront les enjeux spécifiques à votre Faculté avec l’équipe de projet. Exemple: Faire bâtir ma maison, je ne suis pas à temps complet sur le chantier mais je suis impliqué dans toutes les décisions.

24 Vieux processus qui coûtent cher
Défis Le PGI: plus qu’un changement de logiciel Le déploiement d’un progiciel de gestion intégré requiert une analyse complète des processus. Ces changements sont cruciaux au déploiement réussi du PGI. Vieux processus Nouvelle technologie Vieux processus qui coûtent cher + =

25 Courbe d’apprentissage
Déploiement Amélioration Performance des ressources de l’Université Engagement Période d’adaptation Commentaires: Nous allons vivre des périodes plus difficile au début. L’implantation du PGI est un cheminement, ça ne se fera pas du jour au lendemain. L’équipe de gestion du changement du projet mettra l’emphase sur l’accompagnement des ressources humaines dès le début de la prochaine phase (janvier 2009). Vallée du désespoir Temps Votre leadership dans la gestion du changement permettra un passage moins profond et plus rapide dans la “vallée du désespoir” et facilitera la période d’adaptation.

26 Conclusion L’implantation du PGI ne sera pas facile mais elle est essentielle à l’atteinte de nos objectifs. L’équipe de projet mettra l’emphase sur la gestion du changement et l’accompagnement de vos ressources. En bout de ligne, nous en sortirons tous gagnants.

27 Questions