Présentation de l’IGA La politique d’audit au ministère de l’intérieur CHEMI 20 octobre 2014 Alain Larangé, adjoint au chef de l’inspection générale de.

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1 Présentation de l’IGA La politique d’audit au ministère de l’intérieur CHEMI 20 octobre 2014 Alain Larangé, adjoint au chef de l’inspection générale de l’administration

2 L’IGA : contrôle et audit 1. Présentation de l’IGA 2. La structuration de la politique d’audit 3. La déclinaison concrète de la politique d’audit

3 L’IGA : contrôle et audit 1. Présentation de l’IGA Particularité du statut Domaines d’intervention Organisation Méthode 2. La structuration de la politique d’audit 3. La déclinaison concrète de la politique d’audit

4 1.1. L’IGA, un corps et un service L’IGA, à l’image des deux inspections sœurs, l’IGAS et l’IGF, est à la fois un corps et un service. Elle est rattachée directement au ministre de l’intérieur mais a une vocation et une action interministérielles Deux tiers des membres du corps sont issus d’un recrutement à la sortie ENA mais une grande variété de profils et d’expériences (au total une force de frappe de 65 inspecteurs/généraux à ce jour)

5 1.2. Dont les textes prévoit qu’elle intervient dans des domaines très diversifiés Le 3 mars 1964, sont examinées en Conseil des ministres, parmi les mesures d’ordre individuel, des nominations et promotions d’inspecteurs généraux de l’administration… S’engage alors entre le Président de la République, Charles de Gaulle, et le ministre de l’intérieur, Roger Frey, le dialogue suivant, tel que le rapporte Alain Peyrefitte dans son ouvrage «C’était de Gaulle »… -« Vous les utilisez à quoi? » - « à quantité de missions » -« Mais encore? » -« des missions très variées. » (de moins en moins convaincu) : - « vous les utilisez vraiment? »

6 1.2 Domaines d’intervention Le statut de l’IGA : - mission générale de contrôle, d’audit, d’étude, de conseil et d’évaluation à l’égard des services du ministre de l’intérieur - évaluation des politiques publiques - contrôle supérieur de tous les personnels, services, établissements, institutions et organismes qui relèvent du ministre de l'intérieur et de tous ceux sur lesquels les préfets exercent leur contrôle (même lorsqu'ils sont soumis aux vérifications d'un autre corps d'inspection ou de contrôle spécialisé, sous réserve, dans ce dernier cas, de l'accord exprès ou tacite du ministre intéressé)

7 Etant, comme l’IGF et l’IGAS, une inspection interministérielle, elle peut être sollicitée par le Premier ministre ou par tout membre du gouvernement (surtout PM, OM, FP, ville…) Intervention possible de l’IGA à la demande de collectivités territoriales, d'Etats étrangers, d'organisations internationales ou de l'Union européenne, pour des missions relevant de ses attributions Au total, un ancrage dans un univers régalien et territorial, élément essentiel d’identité de l’IGA mais une très forte implication interministérielle (la moitié des missions ; les principales inspections partenaires sont l’IGAS, le CGEDD et l’IGF) qui contribue à la prise en compte des préoccupations du ministère et de l'administration territoriale 1. 2 Domaines d’intervention

8 types de missions :  Audit  Appui ou expertise  Évaluation des politiques publiques, études ou prospectives  Inspection et contrôle Thèmes principaux :  Réforme de l’Etat (ReATE, fonction publique..)  Sécurité (prévention de la délinquance, sécurité publique et civile..)  Libertés publiques (immigration, intégration, titres..)  Territoires (outre-mer, collectivités territoriales, fonds européens..) 1. 2 Domaines d’intervention

9 1.3. Une organisation et un fonctionnement structurés Un état-major : chef de service, adjoint au chef de service, secrétaire général Un comité de corps, instance de communication interne 6 groupes référents (veille thématique, relations avec directions, participation à l’élaboration du programme d’activité, interlocuteurs des missions dans le domaine concerné) correspondant à nos domaines d’intervention 7 missions « permanentes », animées par 1 ou 2 inspecteurs généraux responsables Un programme prévisionnel d’activité depuis 5 ans : propositions de l’IGA validées par le ministre

10 1.3. Une organisation et un fonctionnement structurés Le tout s’insérant dans le cadre d’un projet stratégique de service à cinq ans qui résulte d’une démarche impliquant l’ensemble des membres de l’IGA depuis plusieurs mois et a fait l’objet de notre séminaire annuel fin septembre 2013 et qui : Vise à mieux répondre aux attentes de nos principaux commanditaires dans trois domaines prioritaires  auditer et évaluer pour aider à construire l’administration de demain ;  accompagner les mutations des territoires et de leurs acteurs ;  contribuer à préserver le lien de confiance du ministère de l’intérieur, chargé de la légalité républicaine, de la sécurité et des libertés publiques, avec le citoyen. A l’appui de ces ambitions, le projet décline un programme d’actions identifiant les réformes internes à mettre en œuvre

11 Un principe : chaque équipe rend compte de sa mission au Ministre et est seule responsable de ses conclusions et propositions, le chef de service pouvant accompagner la transmission du rapport d’une note de commentaires Des outils pour développer un savoir-faire collectif et optimiser le temps agent consacré à chaque mission tout en améliorant la fiabilité des constats et des recommandations en assurant une « revue » qualité : guide méthodologique général (déroulement d’une mission, règles déontologiques, techniques professionnelles, charte graphique, fiches outils…) ; guides méthodologiques spécifiques aux missions permanentes ; guide de l’enquête pré-disciplinaire ; mémento de méthode de l’audit interne 1.4. Une méthodologie qui doit assurer l’indépendance et la qualité des travaux

12 ☞ Des étapes et une méthodologie d’ensemble visant à garantir la crédibilité et la qualité des productions :  La lettre de mission  Le casting : choix des missionnaires  Note de cadrage  Réunion intermédiaire  Le « Miroir »  Homogénéisation des rapports (charte graphique, synthèse, liste des recommandations, lettre de transmission)  Relecture avant transmission  Diffusion et communication 1.4. Méthodologie et indépendance

13 L’IGA : contrôle et audit 1. Présentation de l’IGA 2. La structuration de la politique d’audit Le dispositif adopté par le gouvernement L’application du dispositif au MI Les enjeux explicites et implicites 3. La déclinaison concrète de la politique d’audit

14 2.1. Le dispositif adopté au plan interministériel Décision de développer et de structurer l’audit interne dans l’administration. Le décret 2011-775 du 28 juin 2011 relatif à l’audit interne dans l’administration prévoit : « Article 1 : Dans chaque ministère, un dispositif de contrôle et d'audit internes, adapté aux missions et à la structure des services et visant à assurer la maîtrise des risques liés à la gestion des politiques publiques dont ces services ont la charge, est mis en œuvre »

15 ☞ Le texte définit le contrôle et l’audit internes : Le contrôle interne est l'ensemble des dispositifs formalisés et permanents décidés par chaque ministre, mis en œuvre par les responsables de tous les niveaux, sous la coordination du secrétaire général du département ministériel, qui visent à maîtriser les risques liés à la réalisation des objectifs de chaque ministère L'audit interne est une activité exercée de manière indépendante et objective qui donne à chaque ministre une assurance sur le degré de maîtrise de ses opérations et lui apporte ses conseils pour l'améliorer. L'audit interne s'assure ainsi que les dispositifs de contrôle interne sont efficaces 2.1. Le dispositif d’audit adopté par le Gouvernement

16 ☞ Un comité d'harmonisation de l'audit interne (CHAI), présidé par le ministre chargé de la réforme de l'Etat (qui désigne au sein du comité un vice-président chargé, le cas échéant, de le suppléer) : réunit les responsables de l'audit interne dans chaque ministère, un représentant du DGFIP, un représentant du directeur du budget ainsi que des personnalités qualifiées est chargé d'élaborer le cadre de référence de l'audit interne dans l'administration de l'Etat et de s'assurer de son application ; harmonise la méthodologie de travail des ministères en matière d'audit et diffuse les bonnes pratiques ; développe la méthodologie des audits internes sur les fonctions transverses ; examine chaque année la politique d'audit des ministères et formule des recommandations ; définit et programme les audits portant sur les projets et rapports annuels de performance 2.1. Le dispositif d’audit adopté par le Gouvernement

17 2.2. La déclinaison au ministère de l’intérieur Comité ministériel d’audit interne et Mission ministérielle d’audit, créés par arrêté ministériel, compétents pour l’ensemble des services du ministère et les établissements publics sous sa tutelle

18 Rôle du comité réuni au moins une fois par an :  « veille au professionnalisme et à l’objectivité des travaux réalisés par les auditeurs du ministère  définit la politique d’audit du ministère, s’assure de la qualité du dispositif de contrôle interne et de maîtrise des risques,  approuve le programme des audits ministériels et assure le suivi des actions décidées à l’issue de ces audits » Composition du comité  présidé par le ministre ou le directeur de cabinet  chef de l’IGA, vice-président,  secrétaire général du ministère, chefs de l’IGPN, de l’IGGN et de l’IDSC, 2 personnalités qualifiées choisies sur proposition du chef IGA ; les directeurs généraux et directeurs assistent au comité pour ce qui les concerne ; CBCM 2.2. La déclinaison au ministère de l’intérieur

19 Rôle de la mission ministérielle d’audit interne, placée auprès du ministre  anime et coordonne la politique d’audit interne définie par le comité  reçoit à cet effet le concours des inspections et services d’audit du ministère et peut s’appuyer sur l’ensemble des services du ministère ; sollicite le cas échéant l’appui des services d’inspection externes au ministère Composition de la mission ministérielle d’audit interne  dirigée par le responsable ministériel de l’audit interne, inspecteur général de l’administration, avec le concours de deux membres de l’IGA, un membre de l’IGPN, un de l’IGGN et un de l’IDSC  chacun est proposé par le chef du service et nommé par arrêté ministériel (les fonctions de membres de la MMA ne sont pas exclusives d’autres missions) 2.2. La déclinaison au ministère de l’intérieur

20 2.3. Les enjeux explicites et implicites de l’audit interne Maîtriser les risques  Quels sont les risques : y compris les risques « métiers »  Sont ils graves : impact x probabilité = gravité  Comment les couvrir : l’audit n’est pas un but en soi … A coût constant  On ne peut tout auditer : le plan formalise les choix du ministre  L’audit a un coût pour les services

21 2.3. Les enjeux explicites et implicites de l’audit interne … en maitrisant les risques inhérents au dispositif  Le poids des normes internationales : Quelle pertinence pour l’Etat ?? Quelle plus value / coût inhérent au respect de ces normes Jusqu’où ira-t-on : le contrôle du contrôle du contrôle du contrôle…  Le rôle de l’IFACI  Le rôle de Bercy au travers du CHAI supervision ? harmonisation? importance de l’audit comptable ?

22 L’IGA : contrôle et audit 1. Présentation de l’IGA 2. La structuration de la politique d’audit 3. La déclinaison concrète de la politique d’audit La cartograhie des risques Le plan d’audit La mise en oeuvre des audits Les difficultés

23 3.1. La cartographie des risques ☞ Les deux types d’approches pour cartographier les risques La méthode ascendante dite « bottom up »  Faite avec les opérationnels (en nombre élevé) sur une longue période (3 mois à 1 an)  Sur des périmètres restreints, pouvant être agrégés  Passant par la description des processus, des risques et dispositifs de contrôle  Identifiant les risques à un niveau très opérationnel  Nécessitant une grande disponibilité des services et une synthèse pour dégager les grands risques La méthode descendante dite « top down »  Faite avec la direction (10 - 12 personnes) en un temps restreint  Sur tout le périmètre  Dégageant les risques majeurs : internes et externes  mais sans mesure objective et quantifiée ☞ Le mix MMA-I

24 3.1. La cartographie des risques ☞ Le mix MMA-I Vision subjective au niveau direction générale Vision subjective au niveau direction générale Qu’en pensent les services d’inspection qui sont les observateurs privilégiés des services Qu’en pensent les responsables de niveau n-1 ou n-2 par rapport au RPROG (= direction métiers) Que dit le RPROG de la maitrise des risques ainsi identifiés ; qu’a-t-il entrepris, comment perçoit-il les limites de son action? Actualisation en cours de la cartographie des risques

25 3.2. Le plan d’audit annuel Proposé par la MMAI à la suite de ses contacts avec les DG et de son analyse de risques Débattu en CMAI Arrêté par le ministre ou le directeur de cabinet

26 3.2. Le plan d’audit annuel Prise en compte des « audits métiers » et des missions déjà lancées relevant de la démarche d’audit Des missions nouvelles en nombre limité quel que soit le formalisme du contrôle interne (ex prévention du suicide, audit des fonctions achat et logistique des forces de sécurité intérieure) Des audits « conseil » et des audits « d’assurance » La mise en place, décidée en 2014, d’une cellule d’audit comptable et financier et d’une offre de formation ministérielle à l’audit interne coordonnée par la MMAI

27 BUT = quel est le but du processus Exigences clé pour atteindre le but, quelles sont les exigences clé Risque quel sont les principaux risques de non satisfaction de cette exigence inhérent au processus Vérification clé qu’est ce qui permettrait d’estimer que le risque est maitrisé modalités concrètes de vérification Sondage Pièces probantes impact du risque / exigence clé 1 = Faible 2 =modéré 3 = Élevé 4 =Très élevé ☞ Le mix MMA-I 3.3. La mise en œuvre des audits

28 Conclusion La démarche d’audit s’intègre dans un processus d’intense collaboration entre les différentes inspections du ministère Structurée dans le cadre de la MMAI, mais aussi dans la mission permanente de contrôle des SDIS qui associe IGA et IDSC et via des réunions régulières des chefs et adjoints IGA IGPN IGGN qui sont autant d’occasions de faire le point sur les missions en cours ou attendues et plus généralement sur tous les sujets d’intérêt commun Mais qui se traduit aussi par de nombreuses missions ponctuelles qui nous sont confiées par le ministre ou le directeur de cabinet et que nous effectuons avec le concours de collègues de l’IGPN et de l’IGGN, moins souvent avec IDSC