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Hébergements SIT Prestations Réf. Meublés et Gîtes OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 01/09/2013.

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1 Hébergements SIT Prestations Réf. Meublés et Gîtes OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 01/09/2013

2 Sommaire Rechercher une fiche Créer une fiche meublés Signification pictos Rappel n° identifiant Information sur le meublé Comment trouver un proprio / gestionnaire Comment trouver un proprio / gestionnaire Classement Structure Liens internet Labels Equipement et services Enfants Avantages enfants Groupe Situation Langue parlée Paiement Tarifs brochure Périodes ouverture Descriptif brochure Vidéo Images (pour sancy.com) Bons Plans / Promos Gestion Achat Pub Photos pour brochure Gestion réservée OT Classement Nouvelles Normes Visualiser une fiche Suivi des modifications OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 01/09/2013

3 Rechercher une fiche Avant de créer une fiche, vérifier quelle nexiste pas dans la base. Il est possible de rechercher une fiche via : Sa référence (n° à 4 chiffres) Son propriétaire ou gestionnaire à partir du lien « PRESTATAIRES » -> Sancy Son nom en sélectionnant une rubrique (meublés, hôtels, …) OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 01/09/2013

4 Créer une fiche Aller dans : Module « Prestations » Choisir la sous-rubrique « Meublés & Gîtes» Cliquer sur « ajouter une nouvelle prestation de type « Meublés & Gîtes » Remplir tous les champs. Faites des validations intermédiaires. Cocher « Alerte Nouveau » OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 01/09/2013

5 Signification des pictos Parution publiée = mini-site en ligne sur sancy.com Lien internet activé = parution du lien internet sur sancy.com Fiche activée = bouton « en savoir + » activé sur sancy.com Ouvert été Ouvert hiver Parution non publiée = pas de mini-site sur sancy.com Lien internet désactivé = pas de bouton « site internet » sur le mini-site Fiche désactivée = bouton « en savoir + » ne fonctionne pas Fermé été Fermé hiver OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 01/09/2013

6 N° identifiant Il sagit du n° de référence figurant en-haut à gauche de chaque fiche SIT. Chaque fiche SIT possède son propre numéro, crée automatiquement après validation de la fiche. Utiliser de préférence ce n° pour rechercher une fiche ou transmettre une info à propos dune prestation (dispos, photos, …) OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 01/09/2013

7 Informations sur le meublé - Nom de la prestation obligatoire - Ecrire en minuscules (sauf 1ères lettres en majuscules) - Utiliser le tiret quand il y a plusieurs éléments à la suite - Pour les appartements en résidence, saisir comme suit : Résidence Sarciron – N°215 (pas despace entre N° et le nombre). - Les coordonnées prestations sont les coordonnées où les clients peuvent être contactés. (Ne pas reprendre ici les coordonnées du propriétaire / gestionnaire) - Téléphone à enregistrer sous forme de blocs de 2 chiffres – pas de texte - Joignable : ex. le soir à partir de 18h00 - Massif et territoire : toujours choisir « OLT Sancy Volcans » - important pour dautres partenaires (ex. ADDT et CRDTA) OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 01/09/2013

8 Informations sur le propriétaire / gestionnaire Important, attribuer un propriétaire et un gestionnaire à chaque fiche. Astuce pour retrouver plus rapidement un propriétaire /gestionnaire dans le menu déroulant, taper la 1 ère lettre du nom jusquà lapparition du nom recherché. OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 01/09/2013

9 Classement Renseigner obligatoirement le classement, même en cas de manque dinformation : - si le propriétaire indique prendre contact avec un organisme, indiquer « En cours de classement » - sans aucune information, indiquer « Non classé » Cocher « Classement meublé norme 2012 » pour tout classement ayant eu lieu après juin La capacité daccueil est indiquée sur la décision de classement. Saisir la date en respectant le format suivant JJ/MM/AAAA. - Le champ date ne doit rester vide quen cas de « non classé ». - « en cours de classement » : date de la mise en EC sur le SIT / ou de la prise de contact du propriétaire avec lorganisme. Saisir le numéro de classement sans espace entre les lettres et les chiffres. Si le propriétaire indique une date de visite de classement, la renseigner dans le pavé « Gestion administrative » « remarques Alerte ». Chaque bureau conserve les décisions de classement de ses meublés (inutile de les transmettre à Céline) dans un classeur. Dans le cas de retours de courriers spécifiques « classement » dans les BT, se fier aux indications transmises à cette occasion. OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 01/09/2013

10 Structure Remplir les champs en fonction des infos collectées. OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 01/09/2013

11 Lien Internet Renseigner la ligne Lien internet n°1 Toujours commencer par Le lien doit renvoyer vers la ou les prestations concernées (1 lien par type de prestation). Vérifier la validité du lien internet fourni ! Lien internet Resa en ligne : seul le service Centrale de Réservation intervient Lien vidéo : seul le service web intervient Ex. OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 01/09/2013

12 Labels Attention pour les labels spécifiques « Tourisme et Handicap » ou « Famille Plus », ne pas intervenir, seuls les référents renseignent ces labels. « ref ITEA », ne pas intervenir, utilisé par la Centrale de Réservation Rubrique Chaînes sur autres types dhébergementsChaînes OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 01/09/2013

13 Equipements et services OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 01/09/2013 Renseigner les critères à laide de la fiche de collecte.

14 Enfants Cocher les cases adéquates OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 01/09/2013

15 Avantages enfants Rubrique renseignée par le référent Famille Plus. Elle concerne les hébergements labellisés Famille Plus. OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 01/09/2013

16 Groupe Rubrique renseignée par le référent Service Groupe OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 01/09/2013

17 Situation du meublé Localisation GPS / Googlemaps : - Se connecter à - Cliquer sur « Satellite » pour obtenir une vue générale de la commune - Saisir ladresse de la prestation souhaitée et positionner manuellement le curseur sur la prestation car le logiciel ne prend pas forcément en compte les numéros de rue. - Copier les résultats obtenus dans les rubriques Localisation Googlemaps Latitude ( ) et Longitude ( ) - Cliquer sur le bouton Convertir données Maps en GPS (au-dessus) qui transforme automatiquement les données (fonctionne avec les navigateurs Mozilla et Google Chrome). - Valider la fiche. Code Plan : ne pas intervenir (attention différent de « Localisation Plan », quil faut par contre renseigner). OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 01/09/2013

18 Langues parlées Cocher les cases adéquates OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 01/09/2013

19 Paiement Cocher les cases adéquates OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 01/09/2013

20 Tarifs brochure Utiliser la rubrique « Tarifs brochure » pour édition brochure hébergements + parution internet Taper xxx à xxx Ex. : 220(espace)à(espace)209(espace) Si le tarif comporte une virgule taper XXX.XX (taper un point) Aires Camping-cars : Possibilité dajouter plus de tarifs dans léditeur de texte. OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 01/09/2013

21 Périodes douverture La rubrique Période d'ouverture sert à ouvrir les périodes de location pour les disponibilités. Elles sont très importantes puisque, si elles sont mal saisies, la prestation peut ne pas apparaître en disponibilités et le prestataire pourrait ne pas avoir accès à ses mises à jour. Pour la création dune fiche, les périodes douverture peuvent être saisies après une 1 ère validation de la fiche. En période de sollicitation (édition brochure hébergements), pour la réactualisation, supprimer les dates qui nont plus lieu dêtre et repartir sur des champs vierges afin d'éviter toutes erreurs. Attention, ne supprimer pas les dates douverture avant davoir validé une première fois les infos des autres rubriques. Respecter les périodes d'ouverture données par les prestataires en mentionnant les saisons comme suit : Toute lannée : du « jour de saisie de lannée n » à « 30/04/année n+2 » Hiver année n : « jour de saisie de lannée n » à « 30/03/année n+1 » et une 2 ème ligne de saisie avec : Hiver année n+1 : « 11/10/année n+1 » à « 30/03/année n+2 » Printemps/Eté/Automne année n : 31/04/année n+1 au 10/10/année n+1 Si fermeture en automne par ex. Automne année n : « jour de saisie » à « 31/10/n » et Toute lannée : « 01/12/n » à « 30/04/n+2 » Valider. Périodes douverture pour les campings OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 01/09/2013

22 Descriptif Présentation internet : - Texte de présentation sur sancy.com - Saisir le plus simplement possible (gras ou italique seulement) en utilisant le bloc-note pour le copier-coller si le navigateur nen propose pas. Arguments : - Les textes figurant sur les encarts sont limités en nombre de caractères. Formule 60 – 1 photo : 800 caractères Formule 60 – 3 photos : 300 caractères Astuce : -taper le texte dans word (word 2007 – onglet Révision /Grammaire et orthographe et Statistiques). -Copier/coller dans la zone de texte sur le SIT. Groupe : Renseigné par le Service Groupe OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 01/09/2013

23 Vidéo Inciter le prestataire à poser sa vidéo sur Youtube et à nous communiquer le lien Cette rubrique est utilisée par le service internet pour intégrer 1 vidéo sur le mini-site de lhébergement (ou 1 Google View) OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 01/09/2013

24 Images Possibilité dafficher 5 photos. Toujours transmettre les photos au service internet qui traite les photos au bon format et les archive. Photos obligatoirement horizontales. Toutes photos verticales refusées. Dimensions minimales : largeur 800 pixel ou 28 cm / hauteur 600 pixel ou 21 cm Résolution minimales : 72 dpi Poids : environ 250 ko Format : jpg, voire png, tiff Transmettre les photos en précisant le nom du propriétaire, la référence prestation et lordre dapparition. Les photos peuvent être actualisées tout au long de lannée. OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 01/09/2013

25 Bons Plans / Promos Renseigné par le Service Web. Si appel téléphonique, indiquer au prestataire de se rendre sur la page : prestataires_3389.cfm pour quil remplisse la fiche de collecte prévue à cet effet et la retourne à Si pas de connexion internet pour le prestataire, prendre les informations avec la fiche de collecte pour ne pas oublier déléments. Une promotion ne peut concerner quun hébergement inscrit à lOT. OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 01/09/2013

26 Gestion Achat Pub Attention, en période de sollicitation, ces éléments sont utilisés pour lédition de la brochure hébergements et la publication automatique des fiches sur sancy.com. Les éléments de lédition précédente restent consultables pour mémoire. OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 01/09/2013

27 Photos brochure Format horizontal obligatoire Transmettre au service internet avec nom du propriétaire + référence de lhébergement + photo 1 brochure (pour 1 ère position), photo 2 brochure (2 ème position, le cas échéant), photo 3 brochure (3 ème position, le cas échéant) Cocher les cases adéquates sur le SIT dans la rubrique Gestion administrative OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 01/09/2013

28 Gestion administrative Consulter la procédure Gestion administrativeGestion administrative OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 01/09/2013

29 Gestion OT Ne pas intervenir. Seul le service administratif peut renseigner cette rubrique. OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 01/09/2013

30 Classement Nouvelles Normes 2012 Classement Norme 2012 : un logo identifie les hébergements classés selon les nouvelles normes Attention ! Ne pas intervenir sur le SIT sans vérification préalable auprès du service classement. OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 01/09/2013

31 Visualiser la fiche Cliquer sur le lien suivant pour visualiser la fiche et vérifier la cohérence des saisies Le lien ne fonctionne pas si la fiche nest pas publiée (renvoi sur la homepage de sancy.com) OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 01/09/2013

32 Suivi des modifications et évènements Bouton en haut à droite de la fiche. Lhistorique des modifications est consultable ici pour chacune des fiches OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 01/09/2013

33 Campings / Périodes douverture Certains campings dissocient les périodes douverture du locatif et des emplacements nus. Créer 2 lignes de périodes douverture en utilisant les intitulés suivants : Ex : -Locatifs Toute lannée -Emplacements nus Printemps/Eté/Automne OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 01/09/2013

34 Chaînes La rubrique chaîne est ajoutée pour les hôtels, Campings, Villages-Vacances, Autres hébergements et Résidences hôtelières OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 01/09/2013


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