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INTRDUCING NOUVEAU ET AMÉLIORÉ! VOICI NOTRE SITE WEB DU GOUVERNEMENT FÉDÉRAL Nous vous proposons des ressources en approvisionnement conçues sur mesure.

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1 INTRDUCING NOUVEAU ET AMÉLIORÉ! VOICI NOTRE SITE WEB DU GOUVERNEMENT FÉDÉRAL Nous vous proposons des ressources en approvisionnement conçues sur mesure pour vos besoins exclusifs. Dédié. Conforme. ON SE COMPREND AVEC LE GOUVERNEMENT. NOUVEAU! UN SITE, À VOTRE SERVICE OFFICEMAXCANADA.COM/GOUV

2 Guide COMMANDES EN LIGNE DU GOUVERNEMENT FÉDÉRAL CHEZ OFFICEMAX GRAND & TOY

3 LE GUIDE DES ACHATS EN LIGNE POUR LES UTILISATEURS DU GOUVERNEMENT FÉDÉRAL Depuis la plus récente information sur nos offres à commandes jusquaux annonces dévénements à venir, notre nouveau site Web vous propose un menu complet de produits, de services et de renseignements dont vous avez besoin, et plus encore : Pratique: Accès en tout temps à un catalogue en ligne doffres à commandes qui propose des milliers de produits Efficace: Fonctions de commande convergentes qui permettent de gagner du temps, comme la vérification dinventaire pour connaître le niveau actuel des stocks Contrôle: Achats offrant la possibilité de suivre, dapprouver et de préapprouver les commandes Savoir: Solutions, conseils et renseignements propres au client Économies: Prix établis en fonction doffres à commandes exclusives Soutien: Par courriel, par téléphone, par télécopieur ou par clavardage en direct

4 OFFICEMAXCANADA.COM/GOUV: GUIDE DE DÉMARRAGE Ouverture de session o Configurer votre profil dutilisateur o Sélectionner un compte Parcourir le site Rechercher des produits o Parcourir le catalogue o Recherche rapide o Recherches avancées o Raffiner votre recherche Créer une commande o Le menu Commander o Créer une commande o Entrée rapide de produits o Listes personnalisées Créer une commande (suite) o Commandes régulières o Supprimer/ajouter des articles o Notes darticles o Sommaire de la commande Passer à la caisse o Vérification de linventaire final o Supprimer/ajouter des articles o Soumettre la commande État de la commande Retours o Politique de retour o Recyclage dencre et de toner CONTENU

5 OFFICEMAXCANADA.COM/GOUV: DE DÉMARRAGE INFORMATION DAUTORISATION o Section «Gestion de compte» o Notifications par courriel o Vérifier et approuver FACTURATION ÉLECTRONIQUE ÉQUIPE DU SERVICE À LA CLIENTÈLE DU FÉDÉRAL CONTENU (SUITE)

6 OUVERTURE DE SESSION

7 Pour voir vos prix et soumettre une commande, vous devez dabord ouvrir une session. Étape 1: Cliquez sur Ouverture de session (une fenêtre souvrira) Étape 2: Inscrivez votre Nom dutilisateur Étape 3: Entrez votre mot de passe Étape 4: Cliquez sur Ouverture de session dans un compte dentreprise

8 CONFIGURER VOTRE PROFIL DUTILISATEUR Après avoir ouvert une session à laide de votre Nom dutilisateur et de votre Mot de passe, vous devrez configurer votre profil de «Nouvel utilisateur» – un bref processus à suivre annuellement. Le profil dutilisateur identifie uniquement des utilisateurs particuliers dun même compte. Étape 1: «Introduction» Étape 2: «Configurer son profil dutilisateur» Étape 3: Fournir linformation requise, puis cliquer sur «Suivant» Étape 4: «Vérifier le profil dutilisateur» Étape 5: «Merci» Truc! Vous pouvez modifier/mettre à jour votre profil dutilisateur en tout temps au moyen de la section Gestion de compte du site.

9 SÉLECTIONNER UN COMPTE Si vous êtes inscrit à plus dun compte, la première page qui apparaîtra à louverture dune session sera la page Sélectionner un compte. Étape 1: Sélectionnez le Compte de livraison pour lequel vous désirez loger une commande. Étape 2: Sélectionnez une Autre adresse (sil y a lieu). Étape 3: Cliquez sur la case Sélectionner.

10 PARCOURIR LE SITE

11 Quand vous accédez à la section Commander du site, vous pouvez vous rendre dans 6 sections principales à laide de la barre de menu supérieure. o Parcourir le catalogue o Commander o État de la commande o Suivi/Retours o Soutien o Gestion de compte En cliquant sur lun ou lautre des onglets de la barre de menu supérieure, vous activerez les options disponibles, en dessous, dans la barre du sous-menu.

12 RECHERCHER DES PRODUITS

13 LE MENU «CATALOGUE» La page «Catalogue» et la barre de sous-menu vous donnent un accès facile aux méthodes de «recherche» de produits suivantes : ÉlémentDescription Recherche avancéePour une recherche plus approfondie Articles commandés fréquemment Une recherche parmi un maximum de 50 des articles que vous commandez le plus souvent Centre FSPour obtenir de linformation de santé et sécurité sur les produits qui contiennent des produits chimiques Localisateur dencres et de cartouches Un outil de recherche spécifique pour lencre et le toner

14 LE MENU «CATALOGUE» Pour accéder aux offres à commandes par régions, cliquez sur la section Catalogue dans la barre de menu supérieure. Sur le côté gauche de lécran, vous trouverez la liste des guides de produits du gouvernement. Faites votre choix en cliquant sur loption voulue. Si vous cliquez sur Guide des produits du gouvernement, la page suivante affichera une liste des régions. Sélectionnez votre région pour accéder aux offres à commandes disponibles dans votre secteur.

15 LE MENU «CATALOGUE» Dès que vous aurez choisi votre région, la page suivante vous proposera une liste des offres à commandes en vigueur dans votre secteur, avec le numéro doffre à commandes correspondant. Si vous ne trouvez pas ce que vous cherchez, cliquez sur Offres de la gamme élargie ou sur Recherche par.

16 EFFECTUER UNE RECHERCHE RAPIDE La fonction de recherche rapide est accessible dans le haut de la plupart des pages. Effectuez une recherche rapide par mots clés ou par code de produit.

17 EFFECTUER UNE RECHERCHE AVANCÉE Pour une recherche plus approfondie, cliquez sur «Catalogue» dans la barre de menu supérieure, puis cliquez sur «Recherche avancée» dans la barre du sous-menu. Ce puissant outil de recherche vous permet deffectuer une recherche en jumelant des mots clés, des codes de produits, des noms de manufacturiers, des éventails de prix et des symboles (produits en solde, produits écologiques, produits marque Grand & Toy, etc.).

18 RAFFINER VOTRE RECHERCHE

19 CRÉER UNE COMMANDE

20 LE MENU COMMANDER La barre du sous-menu «Commander» vous donne un accès facile aux fonctions suivantes: ÉlémentDescription Entrée rapide de produitsPour ajouter rapidement des produits à votre commande en inscrivant le code du produit Imprimer un aperçuPermet dafficher la commande avant de limprimer Annuler la commandeSupprime complètement la commande en cours et vous permet de recommencer à zéro à partir du même compte Enregistrer la commandePermet de sauvegarder une commande incomplète afin dy revenir plus tard (par le menu État de la commande). Créer une nouvelle commandePour revenir à la page Sélectionner un compte afin de préparer une toute nouvelle commande sur un autre compte Listes personnaliséesPermet de récupérer une commande à partir de vos listes personnelles

21 PAGE DE COMMANDE PRINCIPALE

22 CRÉER UNE COMMANDE Vous pouvez créer une commande à laide de lune ou lautre des méthodes suivantes: Entrée rapide de produits – Si vous connaissez déjà les codes des produits pour les articles que vous voulez commander Résultats de recherche – Si vous parcourez le catalogue en ligne ou que vous êtes au beau milieu dune recherche Listes personnalisées – Pour commander à partir de vos propres listes personnalisées déjà créées

23 ENTRÉE RAPIDE DE PRODUITS Pour préparer une commande, cliquez sur longlet Commander dans la barre de menu supérieure afin daccéder à la page Créer une commande. Étape 1: Entrez le code du produit et la quantité requis Étape 2: Répétez le processus pour chaque produit que vous désirez commander, puis cliquez sur le bouton «Ajouter à la commande»

24 Il arrive parfois que les listes personnalisées, que lon appelle souvent la liste des «favoris», soient partagées par dautres utilisateurs sur des comptes auxquels vous avez accès. De plus, certaines organisations créent une liste normalisée de produits quelles demandent à leurs acheteurs dutiliser. Si cest le cas pour votre compte, vous les trouverez ici : Étape 1: Cliquez sur Commander dans la barre de menu supérieure Étape 2: Cliquez sur Listes personnalisées dans la barre du sous-menu Étape 3: Cliquez sur longlet Toutes les listes personnalisées LISTES PERSONNALISÉES Truc! Vous pouvez aussi créer vos propres listes personnalisées. Vos listes apparaîtront sous longlet «Mes listes personnalisées»

25 AFFICHER UNE LISTE PERSONNALISÉE Les articles des listes personnalisées sont séparés par catégories. Les catégories sont triées par ordre alphabétique. Pour ajouter un article à votre commande: Étape 1: Sélectionnez les produits Étape 2: Cliquez sur Ajouter à la commande Afficher les prix ou létat des stocks: Étape 1: Sélectionnez les produits Étape 2: Cliquez sur Afficher les prix

26 COMMANDER À PARTIR DES LISTES PERSONNALISÉES Vous pouvez créer une commande en choisissant des articles provenant dune Liste personnalisée déjà créée. Pour accéder à vos listes personnalisées, sélectionnez cette option dans le sous-menu Commander. Étape 1: Ouvrez la Liste personnalisée à partir de laquelle vous désirez commander Étape 2: Sélectionnez le ou les articles de votre choix en cliquant sur la ou les cases correspondantes dans la colonne Sélectionner Étape 3: Cliquez sur le bouton Ajouter à la commande

27 Une fois que vous avez ajouté les articles à votre commande, une fenêtre de dialogue apparaîtra pour vous offrir trois options. Afficher la commande: Pour afficher la page Détails de la commande Retour à la liste: Pour revenir à la liste personnalisée que vous étiez déjà en train de regarder Menu des listes: Pour revenir à la page Mes listes personnalisées AJOUTER À UNE COMMANDE À PARTIR DUNE LISTE PERSONNALISÉE Turc! Nous vous recommandons dactiver les fenêtres contextuelles dans votre navigateur Internet pour le site grandandtoy.com/gouv. Dans le cas contraire, vous ne pourrez voir cette fenêtre de dialogue. Vous reviendrez alors automatiquement à la page Détails de la commande.

28 COMMANDES RÉGULIÈRES La fonction Commandes régulières du site officemaxcanada.com/gouv vous permet de gagner du temps en vous permettant de planifier les commandes récurrentes de produits en vue de livraisons à venir ou de les répéter le jour de votre choix (quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement).

29 MODIFIER LES QUANTITÉS ET SUPPRIMER DES ARTICLES SUR LA PAGE DE COMMANDE Modifier les quantités Étape 1: Entrez la nouvelle Quantité, et/ou Étape 2: Modifiez lUnité de mesure Étape 3: Cliquez sur Mettre à jour Supprimer des articles Étape 1: Sélectionner les articles Étape 2: Cliquez sur Supprimer articles Étape 3: Cliquez sur OK Mettre à jour n o de commande Étape 1: Modifiez le Numéro Étape 2: Cliquez sur Mettre à jour

30 AJOUTER DES NOTES DARTICLE DEPUIS LA PAGE DE COMMANDE Il peut être très utile dajouter des notes darticle quand vous commandez pour plusieurs personnes et souhaitez un rappel quand votre commande arrive. À la livraison de la commande, ces notes seront imprimées sur le bordereau dexpédition et sur la facture. Étape 1: Cliquez sur Ajouter des notes darticle Étape 2: Entrez les notes darticle 2 Étape 3: Cliquez sur Mettre à jour Étape 4: Cliquez sur Précédente

31 SOMMAIRE DE LA COMMANDE Quand vous parcourez le catalogue en ligne, vous avez toujours accès à votre sommaire de la commande. À partir de la boîte Sommaire de la commande, vous pouvez aussi accéder directement aux fonctions Détails de la commande, Imprimer un aperçu, Annuler ou Enregistrer la commande, et même aller directement à Passer à la caisse.

32 PASSER À LA CAISSE

33 PASSER À LA CAISSE À PARTIR DE LA PAGE COMMANDER Après avoir vérifié votre commande, quand vous êtes prêt à la soumettre, il vous suffit daccéder à la page Passer à la caisse Cliquez sur Passer à la caisse Entre les pages Détails de la commande et Passer à la caisse, vous verrez apparaître la Vérification finale du stock. Cela se produit quand vous avez passé un certain temps dans la page Détails de la commande. Si les niveaux de stock ont changé et que certains articles sont désormais en rupture de stock, cette information saffichera dans la page Passer à la caisse.

34 MODIFIER LES RENSEIGNEMENTS DE LIVRAISON Modifier le compte de livraison Étape 1: Choisissez votre Compte de livraison Étape 2: Cliquez sur le bouton Suivant Modifier ladresse de livraison alternative Étape 1: Choisissez une Adresse de livraison alternative Étape 2: Cliquez sur le bouton Suivant *Les adresses de livraison alternatives ne peuvent être créées que par un spécialiste de Grand & Toy. Communiquez avec un représentant du service à la clientèle ou avec le représentant chargé de votre compte pour demander la création dune nouvelle adresse de livraison.

35 PASSER À LA CAISSE À PARTIR DE LA PAGE COMMANDER Durant le processus de paiement et de confirmation de la commande, les produits doffres à commandes et les autres produits seront automatiquement répartis en deux commandes. À ce moment, des numéros de bon de commande distincts peuvent être attribués à chacune. Vous êtes prêt à soumettre votre ou vos commandes

36 SECTION 32: AUTORITÉ POUR ENGAGER DES FONDS Conformément aux exigences de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), les employés du gouvernement fédéral doivent confirmer quils sont autorisés à engager des fonds ou fournir le nom, le courriel et le numéro de téléphone de la personne, dans leur structure hiérarchique, détenant cette autorité.

37 SOUMETTRE UNE COMMANDE Vous verrez apparaître un écran «Merci», ce qui confirmera que votre commande a été envoyée.

38 ÉTAT DE LA COMMANDE

39 PASSER À LA CAISSE ET ÉTAT DE LA COMMANDE La barre verte du menu principal est visible sur toutes les pages dès que vous ouvrez une session dans grandandtoy.com. Cliquez sur État de la commande. La page État de la commande affichera lhistorique de la commande. Voici quelques états possibles: En attente dêtre remplie – Pour les commandes non terminées, y compris celles qui ont été enregistrées En attente dapprobation – Une commande en attente dêtre approuvée par un approbateur désigné pour ce compte Transmise – Une commande remplie, pour laquelle lutilisateur est passé à la caisse et qui a été soumise à Grand & Toy en vue de son traitement Dès que votre commande est transmise, un numéro de commande apparaît. Truc! Une case à cocher apparaîtra seulement pour les commandes en attente

40 RETOURS

41 POLITIQUE DE RETOUR Politique de retour Cliquez sur Suivi/Retours dans la barre de navigation supérieure, puis cliquez sur Retours. Choisissez parmi les options suivantes: retourner quelque chose, produit endommagé ou défectueux, commande incomplète ou Cartouches dencre/toner vides à recycler. Entrez le numéro de commande, le compte de livraison et le motif du retour. Remarque: Pour que le retour soit accepté, il faut joindre à chaque produit un numéro dautorisation du retour. Vous recevrez par courriel ce numéro dautorisation à joindre à lemballage du produit retourné. Modalités de retour des produits Vous pouvez retourner nos produits de bureau réguliers «en inventaire» dans leur emballage dorigine intégral, y compris tous les manuels et les accessoires, dans les 30 jours suivant la livraison. Tous les produits retournés ne doivent pas être ouverts et ils doivent être en bonne condition pour la revente.

42 RETOURS Pour effectuer un retour, cliquez sur longlet Suivi/Retours dans la barre verte du menu principal, puis sélectionnez loption Retours dans la barre grise du sous-menu.

43 RECYCLAGE DENCRE ET DE TONER Grand & Toy vous offre le programme PENSEZY! - Un programme de recyclage gratuit de cartouches dencre et de toner. Réduisez le nombre de cartouches dencre et de toner qui aboutissent dans les sites denfouissement. Les cartouches vides seront réutilisées ou recyclées. Cliquez sur «Voulez-vous recycler des cartouches dencre vides?» Une page apparaîtra à lécran pour confirmer ladresse de la cueillette. Au bas de cette page, vous trouverez aussi une boîte pour indiquer le nombre de cartouches à ramasser. Truc! Voyez une démonstration du fonctionnement de PENSEZY!.Voyez une démonstration du fonctionnement de PENSEZY!.

44 INFORMATION DAUTORISATION

45 SECTION GESTION DE COMPTE La section Gestion de compte permet aux utilisateurs de gérer leur propre processus de commande en ligne au sein de leur compte. Si vous êtes un «visiteur», un «acheteur» ou un «approbateur», vous aurez accès aux options suivantes dans la barre de menu Gestion de compte: Modifier mon profil, Demande daccès, Modifier le compte de livraison, Consulter les AC. En plus des options ci-dessus, «lAdministrateur du compte» aura aussi accès aux fonctions Gestion des utilisateurs, Modifier le compte de livraison et Demandes de nouvel utilisateur.

46 Dès quun acheteur soumet une commande, le ou les approbateurs désignés pour ce compte reçoivent une notification par courriel. Pour afficher la commande, lapprobateur peut cliquer sur le lien figurant dans le courriel. Ce lien le mènera directement à la commande en question, où il devra lapprouver, la refuser ou la modifier. NOTIFICATIONS PAR COURRIEL

47 AFFICHER ET APPROUVER LES COMMANDES 1.Affichez et modifiez la commande, avec des notes au besoin 2.Cliquez sur le bouton «Approuver» la commande 3.Lacheteur recevra une confirmation par courriel (et des notes sur la modification si des changements ont été apportés) Truc! Quand lapprobateur refuse une commande, celle-ci nest pas supprimée. Elle revient plutôt à létat «En attente dêtre remplie». Cela permet à lacheteur dapporter les modifications requises sans recommencer à zéro.

48 MODIFIER MON PROFIL ***Visiteur, acheteur, approbateur *** Un utilisateur a la possibilité de: Mettre à jour et modifier ses renseignements personnels, comme le courriel et les numéros de téléphone Modifier les noms et les mots de passe Sabonner aux infolettres et aux offres spéciales de Grand & Toy

49 GESTION DES UTILISATEURS ET DE LADRESSE DE LIVRAISON ***Accès réservé aux administrateurs du compte *** Créer de nouveaux utilisateurs et attribuer des niveaux daccès propres à chaque utilisateur Ajouter et supprimer des utilisateurs en cliquant simplement sur un bouton Suivre les comptes existants Établir la valeur maximale des commandes, en dollars Attribuer des dates dexpiration aux mots de passe Attribuer des dates dexpiration aux commandes enregistrées Activer la fonction Passer à la caisse express

50 FACTURATION ÉLECTRONIQUE

51 La facturation électronique de Grand & Toy est la façon la plus rapide, rationalisée et rentable dafficher vos factures. Cela vous permet de: Accéder facilement et directement au système de facturation électronique à partir du courriel de notification reçu Recevoir vos factures en ligne et en format PDF Contrôler encore mieux le processus dapprobation des factures Vérifier lhistorique des factures jusquà 18 mois passés Protéger lenvironnement en gérant en ligne vos factures de Grand & Toy Truc! Voyez une démonstration du fonctionnement de la facturation électronique.Voyez une démonstration du fonctionnement de la facturation électronique.

52 ÉQUIPE DU SERVICE À LA CLIENTÈLE DU FÉDÉRAL

53 SERVICE À LA CLIENTÈLE BESOIN DAIDE? NOUS POUVONS VOUS AIDER!


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