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Guide utilisateur du portail RH. SOMMAIRE I.ACCES AU PORTAIL: 1. COMMENT ACCEDER AU PORTAIL4 2. MOT DE PASSE OUBLIE5 II.PRESENTATION GENERALE DU PORTAIL.

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1 Guide utilisateur du portail RH

2 SOMMAIRE I.ACCES AU PORTAIL: 1. COMMENT ACCEDER AU PORTAIL4 2. MOT DE PASSE OUBLIE5 II.PRESENTATION GENERALE DU PORTAIL PRESENTATION du BANDEAU6 III.ESPACE ACCUEIL 1. MES ACTUALITES7 2. PLANNING DU SERVICE8 IV. ZOOM SUR MA DEMANDE DABSENCE 1. COMMENT PROCEDER MODIFIER OU SUPPRIMER MA DEMANDE SI ELLE NA PAS ENCORE ÉTÉ ACCEPTEE QUE FAIRE EN CAS DE RENVOI DE MA DEMANDE ANNULER MA DEMANDE ACCEPTEE TRAITEMENT DE LA DEMANDE PAR LE RESPONSABLE HIERARCHIQUE 19 V. ZOOM SUR MON SOLDE DE CONGES 21 Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011 2

3 SOMMAIRE VI. ZOOM SUR MON PLANNING22 VII. INFORMATIONS PERSONNELLES 1. IDENTITE ADRESSE24 3. SITUATION FAMILIALE25 4. COORDONNEES BANCAIRES ELEMENTS DU CONTRAT DE TRAVAIL 27 VIII. VISITES MEDICALES 28 IX. ESPACE DOCUMENTAIRE29 33 Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011

4 Pour accéder au Portail, deux adresses Une fois avoir saisi ces liens, voici la page qui apparaîtra sur votre écran : Pour accéder à votre espace, veuillez saisir votre ID Identifiant (il sagit de votre adresse professionnelle) ainsi que votre Mot de Passe (pour une première visite sur le Portail, votre Mot de Passe est votre date de naissance sous format JJMMAAAA sans espaces ni slash) I. PRESENTATION A. Comment accéder au portail ? 4 Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011

5 1: Cliquer sur « Mot de passe oublié » 2 : Saisir votre adresse mail 3: Cliquer pour valider la procédure. Vous recevrez immédiatement par mail votre nouveau mot de passe composé de chiffres et lettres. Après saisie, il vous sera à nouveau demandé de le changer. Ne rien saisir I. ACCES AU PORTAIL 1. Mot de passe oublié Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011 5

6 6 Planning du service visualisable par toutes les personnes du service (incluant celui du manager). Informations sociales, formulaires, procédures RH… Gestion des demandes dabsence : émission / consultation / suivi de mes demandes dabsence, Planning individuel, Informations sur: Identité, Adresse et coordonnées, Situation familiale, Domiciliation bancaire et Situation professionnelle Suivi des visites médicales II. PRESENTATION GENERALE DU PORTAIL 2. Présentation du bandeau Guide utilisateur Zone Traiter mes demandes dabsence / visualiser mes actualités /memo Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011 6

7 III. ESPACE ACCUEIL 1. Mes actualités Bandeau: sert à la navigation Principaux icônes rencontrés: : Masque le bandeau et agrandit la zone daffichage du contenu : Retour à la page dAccueil : Rafraîchir : Gérer les délégations : Retour : Réduction de la feuille : Agrandissement de la feuille : Permettent la navigation NB: Les champs marqués dun * sont obligatoires Contenu Zone non utilisée à ce jour NB: ces 2 zones permettront de transmettre prochainement des informations spécifiques et ponctuelles. Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011 7

8 8 III. ESPACE ACCUEIL 2. Planning du service Le planning peut être visualisé de date à date ou sur une période prédéterminée Préconisation : soit absence planning simplifié soit présentation 1/2 journée T: correspond à des jours travaillés T : correspond à des jours non travaillés (temps partiel) Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011 8

9 9 III. ESPACE ACCUEIL 2. Planning du service (suite) Le planning peut être importé sur Excel Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011 9

10 IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE DABSENCE 1. Comment procéder 10 COMMENT REALISER UNE DEMANDE DABSENCE Cliquer sur: « Espace personnel »/ « Demande dabsences »/ « Emettre une demande dabsence » 1: Choisir la nature de congés dans la liste déroulante ci-dessous 2: Indiquer les périodes de congés (sélection par calendrier ) 4: Cliquer sur « Ajouter » pour enregistrer vos dates et commentaires 3: Utilisez la zone commentaire et/ou intitulé pour apporter toute précision utile à la demande de congé. Ces indications apparaitront sur le mail transmis au hiérarchique. Nom de lémetteur de la demande Nom du bénéficiaire 10 Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011

11 IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE DABSENCE 1. Comment procéder (suite) 6: Cliquer sur « Vérifier » Vos soldes sont ainsi affichés et actualisés. 7: A ce stade, vous pouvez encore : - Modifier votre demande - Lenregistrer en tant que brouillon (et donc la soumettre ultérieurement) 8: Soumettre votre demande à votre Responsable hiérarchique N+1 prédéfini 5: Ne saisir dans «Durée» que les demi journée dabsence sous la forme 0,5 (virgule mais pas de point) et préciser les horaires matin ou après midi NOM RESPONSABLE 9: Cliquer sur « Soumettre » Y compris fractionnement 11 Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011

12 Si vous avez soumis votre demande à votre hiérarchique, un message de confirmation sur votre messagerie vous informe que votre demande a bien été envoyée Votre demande ainsi enregistrée apparaît dans « Gérer mes demandes dabsences existantes » IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE DABSENCE 1. Comment procéder (suite) Reprise des indications portées en zone « Intitulé » ou bien par défaut « date et heure » de lémission de la demande 12 Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011

13 IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE DABSENCE 2. Comment modifier ou supprimer une demande si elle na pas encore été acceptée 2: Rappeler la demande Cliquer sur: « Espace personnel » / « Demande dabsence » 1: Cliquer sur la demande concernée Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/

14 IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE DABSENCE 2. Comment modifier ou supprimer ma demande si elle na pas encore été acceptée (suite) Attention Préconisation : il faut toujours supprimer (et non modifier) la demande si on veut changer la nature de labsence, sinon modifier pour un changement de date. 3: Supprimer pour la nature de labsence 14 Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/ bis : Modifier pour les dates de labsence

15 IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE DABSENCE 3. Que faire en cas de renvoi de la demande dabsence par mon responsable hiérarchique afin de répondre à sa demande dinformations complémentaires 1. Cliquer sur la demande renvoyée par le manager qui conserve le statut « soumise » « espace personnel / demandes dabsence / gérer mes demandes dabsence existantes » 15 Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011

16 IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE DABSENCE 3. Que faire en cas de renvoi de la demande dabsence par mon responsable hiérarchique ? 2. Cliquer sur modifier pour répondre à la demande de précision complémentaire demandée par la hiérarchie dans la partie commentaire « espace personnel / demandes dabsence / gérer mes demandes dabsence existantes / cliquer sur la demande concernée et son historique » 16 Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011

17 IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE DABSENCE 4. Comment annuler une demande dabsence en cours de validation ou acceptée 17 Cliquer sur : « Espace personnel » / « Demande dabsences » / « Gérer mes demandes dabsences existantes » - Etape 1: Cliquez sur la demande émise et lannuler Cliquer sur annuler Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/

18 IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE DABSENCE 3. Comment annuler une demande dabsence en cours de validation ou acceptée (suite) 18 Une fois la demande dannulation soumise, votre Manager recevra un mail/ ou consultera votre demande sur son portail. Attention Vous ne pouvez pas annuler une partie seulement de votre demande initiale. Cliquer sur Soumettre pour transmettre la demande dannulation à votre responsable Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/

19 IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE DABSENCE 4. Traitement de la demande par le responsable hiérarchique Dès que vous soumettez votre demande dabsence, votre responsable est informé : en recevant un mail de la part de « » et/ou en se connectant sur son portail. En se connectant sur son portail dans « Accueil » / « Actualités salariés », il consulte votre demande et va pouvoir traiter la demande Le Responsable doit choisir une action : 1. Refuser en dernier la demande dabsence 2. Renvoyer la demande dabsence avec demande dinformations complémentaires 3. Transmettre la demande dabsence avec avis au service RH / Secrétaire de Site NB : Les managers de Locarchives doivent transmettre les demandes de leurs collaborateurs avec avis (précisé en commentaire/intitule) au Service du Personnel / Secrétaire de Site Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/

20 1 Une fois la décision prise par le(s)responsable(s), vous êtes informé(e) par et/ou en vous connectant à votre portail que: La demande est retournée (pour demande d'informations complémentaires) La demande est transmise avec avis La demande est refusée (avec motivations) QUE SE PASSE-T-IL SI MON RESPONSABLE NE TRAITE PAS MA DEMANDE ? Si votre Responsable ne traite pas votre demande, celle-ci reste en attente. Nous vous demandons de vous rapprocher de votre Responsable Hiérarchique si elle demeure encore sans réponse avant votre départ en congés. IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE DABSENCE 4. Traitement de la demande par le responsable hiérarchique (suite) 2 Une fois la décision prise par votre Responsable, la validation en dernier lieu est réalisée par le service RH / Secrétaire de Site. Vous êtes informé(e) par et/ou en vous connectant à votre portail que: La demande est acceptée en dernier lieu La demande est refusée Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/

21 V. ZOOM SUR LA CONSULTATION DE MON SOLDE DE CONGES Droits : Droit à congés pour la période selon le dernier bulletin de paye Acceptés : Jours de congés validés par votre Manager En attente: Demandes de congés en attente de validation Solde: Votre solde de congés calculé en temps réel avec déduction des demandes en attente CP – En cours : Solde de congés pour la période en cours CP – Suivants : Solde de congés que vous êtes en train dacquérir RTT en cours Début de la période de prise de congés Fin de la période de prise de congés Cliquez sur: « Espace personnel » / « Demande dabsence » / « Consulter mes soldes de congés » Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/

22 VI. ZOOM SUR MON PLANNING « Type de planning » soit: - Collectif : planning du collaborateur par date choisie - Unitaire mois: planning du collaborateur par mois - Unitaire semaine: planning du collaborateur par semaines « Type de planning » : Choisir la présentation du planning soit: - Présentation globale (par journée) - Présentation par demi-journée Durée et période sélectionnées Indiquer : - Soit la date de début et le nombre de jours/semaines/mois - Soit la date de début et la date de fin à l'aide du calendrier Mon planning Vous pouvez afficher votre planning ou lexporter sur Excel ; les flèches peuvent vous aider à cibler votre planning dans le temps Attention: La période daffichage est limitée à 3 mois pour des raisons de lisibilité Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/

23 VII. INFORMATIONS PERSONNELLES 23 IDENTITE Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/

24 24 ADRESSE VII. INFORMATIONS PERSONNELLES (suite) Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/

25 25 SITUATION FAMILIALE VII. INFORMATIONS PERSONNELLES (suite) Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/

26 26 COORDONNEES BANCAIRES VII. INFORMATIONS PERSONNELLES (suite) Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/

27 ELEMENTS DU CONTRAT DE TRAVAIL VI. INFORMATIONS PERSONNELLES (suite) 27 Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/

28 VIII. VISITES MEDICALES 28 Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/

29 IX. ESPACE DOCUMENTAIRE Cet espace est évolutif et comporte des informations utiles aux collaborateurs 29 En cours de réalisation. Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/


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