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FORMALITÉS DE DÉPART Yaël GRANGE-LAVIGNE Séminaire de préparation à la retraite – 19 octobre 2011 Département des ressources humaines.

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1 FORMALITÉS DE DÉPART Yaël GRANGE-LAVIGNE Séminaire de préparation à la retraite – 19 octobre 2011 Département des ressources humaines

2 2/29 FORMALITÉS DE DÉPART 19 oct Informations communiquées aux titulaires Brochure du service social : Quand vous quitterez le CERN 2. Formalités de départ Lettre de départ et circuit sur EDH 3. Accès aux comptes informatiques 4. Prestations financières dextinction de contrat 4.1Paiement des frais de voyage 4.2Paiement des frais de déménagement 4.3Paiement de lindemnité de réinstallation 5.Documentation et services à contacter FORMALITÉS DE DEPART

3 3/29 FORMALITÉS DE DÉPART 19 oct Informations communiquéesFormalités de départ Accès aux comptes Prestations dextinctionServices à aux titulaires informatiques de contratcontacter 1.Informations communiquées aux titulaires QUESTIONS ADMINISTRATIVES 1. Fiche de départ 2. Derniers paiements 3. Caisse de pensions 4. Assurance maladie 5. Assurance chômage 6. Examen médical lors de lextinction du contrat 7. Frais de voyage et de déménagement Brochure du service social :Quand vous quitterez le CERN https://cern.ch/hr-services/Int/WYLC/WYLC_fr.asp QUESTIONS PERSONNELLES 8. Voitures (si vous résidez en Suisse / en France) 9.Résiliation du bail (en Suisse / en France) 10.Services publics (en Suisse / en France) 11.Polices dassurance 12.Comptes en banque (en Suisse / en France) 13.Impôts 14.Sécurité sociale en Suisse - en France - dans un autre Etat-membre 15.Pays de résidence en Suisse - en France - dans un autre Etat-membre 16.Liens avec le CERN abonnements – utilisation des moyens informatiques du CERN 17.Pensionnés Accès au CERN - Groupement des Anciens du CERN DIVERS - ADRESSES UTILES

4 4/29 FORMALITÉS DE DÉPART 19 oct Informations communiquéesFormalités de départ Accès aux comptes Prestations dextinctionServices à aux titulaires informatiques de contratcontacter 2. Formalités de départ 2.1 Ancienne procédure : formalités imprimées Informations envoyées par courrier : Brochure « Quand vous quitterez le CERN », Attestation demploi, Fiche de départ, Feuillet comment obtenir votre attestation annuelle dimposition interne, 3 exemplaires du devis de déménagement de mobilier et effets personnels (si éligible), Formulaire demande de paiement de lindemnité de réinstallation (si éligible). Procédure applicable aux titulaires dont la fin du contrat a déjà été confirmée par le département HR

5 5/29 FORMALITÉS DE DÉPART 13 nov Informations communiquéesFormalités de départ : Accès aux comptes Prestations dextinctionServices à aux titulaires 2 procédures possibles informatiques de contratcontacter 2.1 Ancienne procédure : formalités imprimées Procédure à suivre pour les titulaires qui ont déjà reçu cette fiche de départ imprimée : Indiquer ladresse privée à la main sur la fiche ; Accomplir les formalités listées. Les services visités signent directement sur le formulaire Se rendre en dernier à la comptabilité du personnel (bureau des salaires) Avant la fin du contrat

6 6/29 FORMALITÉS DE DÉPART 19 oct Informations communiquéesFormalités de départ Accès aux comptes Prestations dextinctionServices à aux titulaires informatiques de contratcontacter 2.2 Nouvelles formalités de départ personnalisées / EDH Objectifs de la nouvelle procédure : Utiliser les informations contenues dans les bases de données du CERN Réduire les visites inutiles dans les services spécialisés Améliorer le suivi des formalités de départ Remplacer les envois de documents / papier Procédure applicable pour les titulaires dont la fin de contrat est confirmée par les services HR à partir de mi-octobre 2011 Formalités de départ envoyées par date denvoi des formalités = au moins 3 mois avant le dernier jour de contrat plus tôt si le titulaire a beaucoup de congés (avant le dernier jour de travail)

7 7/29 FORMALITÉS DE DÉPART 19 oct Informations communiquéesFormalités de départ Accès aux comptes Prestations dextinctionServices à aux titulaires informatiques de contratcontacter de départLettre de départ (pdf)Fiche de départ (EDH) 2.2 Nouvelles formalités de départ personnalisées / EDH (2)

8 8/29 FORMALITÉS DE DÉPART 19 oct Informations communiquéesFormalités de départ Accès aux comptes Prestations dextinctionServices à aux titulaires informatiques de contratcontacter de départLettre de départ (pdf)Fiche de départ (EDH) 2.2 Nouvelles formalités de départ personnalisées / EDH (2) Lettre de départ (format pdf) générée automatiquement par le programme EDH. Cette lettre indique les informations PERSONNALISÉES concernant les formalités de départ : brochure quand vous quitterez le CERN, voyage, déménagement, réinstallation, formalités douanières, attestation demploi, etc.

9 9/29 FORMALITÉS DE DÉPART 13 nov Informations communiquéesFormalités de départ : Accès aux comptes Prestations dextinctionServices à aux titulaires 2 procédures possibles informatiques de contratcontacter 2. Formalités de départ : 2 procédures possibles

10 10/29 FORMALITÉS DE DÉPART 19 oct Informations communiquéesFormalités de départ Accès aux comptes Prestations dextinctionServices à aux titulaires informatiques de contratcontacter de départLettre de départ (pdf)Fiche de départ (EDH) 2.2 Nouvelles formalités de départ personnalisées / EDH (3) Fiche de départ (EDH) générée automatiquement par le programme EDH. Cette fiche liste les formalités à accomplir selon les informations contenues dans les différentes bases de données du CERN : Bibliothèque, pool électronique, dosimétrie, cartes suisse et française, plaques vertes, sources radioactives, clés, carte daccès, vignette véhicule, etc.

11 11/29 FORMALITÉS DE DÉPART 13 nov Informations communiquéesFormalités de départ : Accès aux comptes Prestations dextinctionServices à aux titulaires 2 procédures possibles informatiques de contratcontacter 2.2 Nouvelle procédure : Formalités de départ / EDH (4) Saisie adresse privée dans EDH, en cas de changement prévu. Suivre les démarches indiquées (pour commencer : secrétariat de département (DAO), caisse de pensions, service médical) Les services visités signent la fiche EDH. N'importe quel ordre, indications dans la colonne "délai" à respecter. Le titulaire se rend en dernier à la comptabilité du personnel (bureau des salaires) Avant la fin du contrat

12 12/29 FORMALITÉS DE DÉPART 19 oct Informations communiquées aux titulaires Brochure du service social : Quand vous quitterez le CERN 2. Formalités de départ Lettre de départ et circuit sur EDH 3. Accès aux comptes informatiques 4. Prestations financières dextinction de contrat 4.1Paiement des frais de voyage 4.2Paiement des frais de déménagement 4.3Paiement de lindemnité de réinstallation 5.Documentation et services à contacter FORMALITÉS DE DEPART

13 13/29 FORMALITÉS DE DÉPART 19 oct Informations communiquéesFormalités de départ Accès aux comptes Prestations dextinctionServices à aux titulaires informatiques de contratcontacter 3. Accès aux comptes informatiques tempsDate de fin de contrat Notification par Deux mois avant le dernier jour de contrat, le titulaire et son superviseur reçoivent une notification par (liste des comptes et e-groups). Transfert des responsabilités. 2 mois 2 mois après la fin du contrat : les comptes sont automatiquement désactivés 6 mois après la fin du contrat (délai de grâce) : les comptes sont automatiquement détruits 2 mois Comptes informatiques accessibles jusquà 2 mois après la fin du contrat En cas de congé en fin de contrat, accès notamment aux décomptes de paie : - soit via mensuel - soit depuis hrt.cern.ch, menu principal, e-documents, Pay Infohrt.cern.ch

14 14/29 Comptes informatiques accessibles FORMALITÉS DE DÉPART 19 oct Informations communiquéesFormalités de départ Accès aux comptes Prestations dextinctionServices à aux titulaires informatiques de contratcontacter 3. Accès aux comptes informatiques temps 2 mois 1. Avant la date de fin de contrat, compléter votre privé dans le portail du système de gestion des comptes : https://www.cern.ch/accounthttps://www.cern.ch/account page 'Manage My Accounts'. 2. Deux mois après la fin de contrat, création AUTOMATIQUE dun compte externe envoyé à votre adresse privée pour valider votre compte externe Suivre les instructions pour enregistrer votre mot de passe 3. Lors de létablissement des attestations annuelles d'imposition interne (mois de mars) envoyé à votre adresse privée pour accéder à lattestation : saisir votre mot de passe Saisir votre privé Comment obtenir lattestation annuelle dimposition interne après la clôture des comptes informatiques ? Demande dattestation annuelle dimposition interne Date de fin de contrat

15 15/29 FORMALITÉS DE DÉPART 19 oct Informations communiquées aux titulaires Brochure du service social : Quand vous quitterez le CERN 2. Formalités de départ Lettre de départ et circuit sur EDH 3. Accès aux comptes informatiques 4. Prestations financières dextinction de contrat 4.1Paiement des frais de voyage 4.2Paiement des frais de déménagement 4.3Paiement de lindemnité de réinstallation 5.Documentation et services à contacter FORMALITÉS DE DEPART Résumé de la Circulaire Administrative n°30 (rév. 2) : Prestations financières lors de lentrée en fonctions et de lextinction du contrat

16 16/29 FORMALITÉS DE DÉPART 19 oct Informations communiquéesFormalités de départ Accès aux comptes Prestations dextinctionServices à aux titulaires informatiques de contratcontacter 4.1 Paiement des frais de voyage (1) BénéficiairesCritères doctroi Titulaires engagés avant le 1 er janvier 2007 (à lexception des ex-titulaires locaux) Foyers > cercle de 20 km en ligne droite du CERN Nouveau lieu de résidence à 20 km ou plus en ligne droite de lancien lieu de résidence dans les deux ans suivant l'extinction du contrat Titulaires engagés à compter du 1 er janvier 2007 (y compris les ex-titulaires locaux) Foyers > cercle de 70 km en ligne droite du CERN Nouveau lieu de résidence > cercle de 70 km ou plus en ligne droite du CERN dans les deux ans suivant l'extinction du contrat

17 17/29 FORMALITÉS DE DÉPART 19 oct Informations communiquéesFormalités de départ Accès aux comptes Prestations dextinctionServices à aux titulaires informatiques de contratcontacter 4.1 Paiement des frais de voyage (2) Prestations Coût du trajet = frais dun voyage (transport public le plus économique) aller depuis lancien lieu de résidence jusquau nouveau lieu de résidence ou les foyers mais au maximum frais dun voyage aller jusquaux foyers Frais de transport des bagages (max. 30 kg par fret aérien cargo) Frais de voyage et de transport de bagages pour les membres de la famille sils prennent résidence avec le titulaire Procédure Paiement possible dès le départ en congé du titulaire Sadresser au secrétariat de département (DAO) pour demander le paiement (formalité indiquée dans la lettre de départ)

18 18/29 FORMALITÉS DE DÉPART 19 oct Informations communiquéesFormalités de départ Accès aux comptes Prestations dextinctionServices à aux titulaires informatiques de contratcontacter 4.2 Paiement des frais de déménagement (1) BénéficiairesCritères doctroi Titulaires Avoir droit au paiement des frais de voyage dextinction du contrat, Avoir déménagé dans les deux ans suivant lextinction du contrat, Avoir détenu un contrat dune durée >= 12 mois, Ne pas avoir démissionné au cours de la première année de service.

19 19/29 FORMALITÉS DE DÉPART 19 oct Informations communiquéesFormalités de départ Accès aux comptes Prestations dextinctionServices à aux titulaires informatiques de contratcontacter 4.2 Paiement des frais de déménagement (2) Prestations Paiement dun déménagement unique (dun seul lieu à un seul lieu) jusquau nouveau lieu de résidence ou les foyers mais au maximum frais dun déménagement jusquaux foyers o Paiement des frais de transport du mobilier et effets personnels dans les limites indiquées dans la CA n.30 : o Paiement des frais de garde-meubles pendant max. 12 mois ;

20 20/29 FORMALITÉS DE DÉPART 19 oct Informations communiquéesFormalités de départ Accès aux comptes Prestations dextinctionServices à aux titulaires informatiques de contratcontacter 4.2 Paiement des frais de déménagement (3) Procédure a. Etablissement de devis Sadresser au service installation (dep GS) au moins 6 semaines avant le déménagement. (formalité indiquée dans la lettre de départ) Soumettre 3 devis de déménagement (formulaire CERN) établis par 3 compagnies différentes. b. Accord du CERN Le service installation : retient la meilleure offre, informe le titulaire de loffre retenue, informe la compagnie choisie que la facture devra être envoyée au CERN Si aucun devis n'est jugé raisonnable (tarif supérieur aux tarifs habituels), le CERN peut demander de nouveaux devis

21 21/29 FORMALITÉS DE DÉPART 19 oct Informations communiquéesFormalités de départAccès aux comptes Prestations dextinctionServices à aux titulaires informatiques de contratcontacter 4.2 Paiement des frais de déménagement (4) d. Paiement du déménagement Une fois le déménagement effectué, l'entreprise de déménagement adresse la facture directement au CERN Si le titulaire a payé lui-même le déménagement, le CERN rembourse les frais dans les limites applicables, à lexclusion de la TVA Procédure (suite) c. Déménagement Une fois laccord du CERN obtenu, le titulaire règle directement avec l'entreprise tous les détails pratiques (la date, l'heure, le lieu etc.) Tout contentieux lié à déventuels dommages doit être réglé par le titulaire

22 22/29 FORMALITÉS DE DÉPART 19 oct Informations communiquéesFormalités de départ Accès aux comptes Prestations dextinctionServices à aux titulaires informatiques de contratcontacter 4.3 Indemnité de réinstallation (1) BénéficiairesCritères doctroi Titulaires Avoir droit au paiement des frais de déménagement, Ne pas avoir été licencié ni pour raison disciplinaire ni pour services non satisfaisants, Ne pas avoir démissionné (sauf si le Directeur général estime que la démission est dans lintérêt de lOrganisation, par exemple démission dans le cadre du PRP ou temps partiel comme mesure de pré-retraite).

23 23/29 FORMALITÉS DE DÉPART 19 oct Informations communiquéesFormalités de départ Accès aux comptes Prestations dextinctionServices à aux titulaires informatiques de contratcontacter 4.3 Indemnité de réinstallation (2) Prestations Paiement dun nombre de mois de traitement de base (min. Ca.7) Particularités Nouveau lieu de résidence principale = domicile fiscal du titulaire Paiement impossible avant la fin du contrat du titulaire Délai maximum pour présenter la demande: 6 mois (délai de prescription) après les deux ans suivant lextinction du contrat La réinstallation doit avoir lieu dans les 2 ans après la fin de contrat

24 24/29 FORMALITÉS DE DÉPART 19 oct Informations communiquéesFormalités de départ Accès aux comptes Prestations dextinctionServices à aux titulaires informatiques de contratcontacter 4.3 Indemnité de réinstallation (3) Procédure a. Soumettre la demande dans les délais au service de réinstallation Formulaire demande de paiement de lindemnité de réinstallation adressé aux titulaires éligibles. (formalité indiquée dans la lettre de départ) b. Joindre les preuves de réinstallation pour le titulaire attestation de départ (si délivrée) et attestation darrivée ou de domicile fiscal ou avis dimposition sur le revenu ou tout autre document jugé équivalent par le CERN A noter : les déclarations sur lhonneur ne sont pas acceptées c. Joindre les preuves de réinstallation pour au moins un membre de la famille (considéré à la charge du titulaire) Montant applicable aux titulaires bénéficiaires de lallocation de famille est versé à condition qu'au moins un membre de leur famille prenne résidence avec eux : mêmes justificatifs à produire

25 25/29 FORMALITÉS DE DÉPART 19 oct Informations communiquées aux titulaires Brochure du service social : Quand vous quitterez le CERN 2. Formalités de départ Lettre de départ et circuit sur EDH 3. Accès aux comptes informatiques 4. Prestations financières dextinction de contrat 4.1Paiement des frais de voyage 4.2Paiement des frais de déménagement 4.3Paiement de lindemnité de réinstallation 5.Documentation et services à contacter FORMALITÉS DE DEPART

26 26/29 FORMALITÉS DE DÉPART 19 oct. 2011

27 27/29 FORMALITÉS DE DÉPART 19 oct. 2011

28 28/29 FORMALITÉS DE DÉPART 19 oct. 2011

29 29/29 FORMALITÉS DE DÉPART 19 oct Informations communiquéesFormalités de départ Accès aux comptes Prestations dextinctionServices à aux titulaires informatiques de contratcontacter 5. Services à contacter : conseil et assistance Questions générales Secrétariat de votre département (DAO) Paiement des frais de voyage Brochure quand vous quitterez le CERN Service social (HR-SPS-HIS) Envoi des formalités de départ Bureau des dossiers (HR-SPS-SER) Comptes informatiques Support IT Paiement des frais de déménagement Service installation (GS-IS) Indemnité de réinstallation Service de réinstallation (HR-SPS-SER)


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