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Informatique & Finance LTI Softinvest TOTALINFO – Mars 2010 MARS 2010 Présentation TOTALINFO Finance Engagements.

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1 Informatique & Finance LTI Softinvest TOTALINFO – Mars 2010 MARS 2010 Présentation TOTALINFO Finance Engagements

2 Informatique & Finance LTI Softinvest La gestion des frais généraux, le suivi et le contrôle des dépenses au titre des achats ne sont que très rarement pris en compte par les logiciels de gestion commerciale. Le suivi du flux des dépenses depuis la planification des commandes dachat jusquau contrôle des factures lors de la comptabilisation permet de précieux et importants gains de productivité. Ce module permet de gérer jusquà trois niveaux dengagement (engagé, commandé, réceptionné). Seul le premier niveau doit être obligatoirement géré. Les engagements peuvent être gérés en devise et tenus avec ou sans les quantités. Le module Engagements

3 Informatique & Finance LTI Softinvest Mise en oeuvre La mise en œuvre de ce module (menu Engagements) se déroule de la manière suivante : Paramétrage général du module (menu Paramétrage des engagements/Paramètres des engagements). Création éventuelle des articles (menu Paramétrage des engagements/Articles et/ou Groupes darticles). Création des engagements (demandes dachat) (menu Suivi des engagements/Gestion des engagements). Création éventuelle des commandes (menu Suivi des engagements/Commandes) puis des réceptions (menu Suivi des engagements/Réceptions) en fonction des choix de paramétrage effectués. Création des factures soit directement par la Saisie de pièces soit par le Contrôle facture (menu Suivi des engagements/Contrôle facture) qui permet de générer automatiquement la facture à partir des réceptions déjà effectuées. Calcul des provisions (menu Provisions) : le choix du niveau de calcul est paramétrable. Solde et épuration des engagements.

4 Informatique & Finance LTI Softinvest Paramétrage général du module (menu Engagements/Paramétrage des engagements/Paramètres engagements) Cet écran permet de définir les paramètres généraux du module. Ces paramètres peuvent être partagés entre différentes entités. Ils gèrent notamment : les autorisations daccès aux : commandes, réceptions, contrôle des factures, calcul des provisions, … les habilitations (à tous les niveaux et utilisateur par utilisateur) : les autorisations de validation, les autorisations de dépassement,... les informations de comptabilisation : contextes comptables, statuts autorisés, types de cours, …

5 Informatique & Finance LTI Softinvest Articles (menu Paramétrage des engagements / Articles) La création darticle est facultative pour lutilisation classique du module, elle est obligatoire pour une utilisation Web. Ils permettent la saisie des demandes dachat (engagement) par des non-comptables, les informations de comptabilisation pouvant être définies dans ce paramétrage (budget, compte et analytique). Les fournisseurs peuvent être référencés avec le tarif pratiqué.

6 Informatique & Finance LTI Softinvest Engagements (menu Suivi des engagements / Gestion des engagements) Cet écran permet de créer une demande d'engagement de dépenses en saisissant les caractéristiques générales de la demande, le détail des lignes d'engagement étant saisi par l'intermédiaire du bouton « Lignes ». Un engagement peut être associé à un budget et être utilisable sur une plage de date prédéterminée. La demande dachat peut être éditée.

7 Informatique & Finance LTI Softinvest Engagements - Lignes Cet écran permet la saisie des lignes de la demande dachat. Chaque ligne peut correspondre ou non à : un article un budget un fournisseur. Un mémo peut être associé à chaque ligne (icône Mémo). Le bouton « Compta » permet daccéder à lécran de saisie des informations comptables. Ces informations sont modifiables uniquement si la case Imputation obligatoire est décochée dans les Paramètres engagements de lentité courante. Le montant accordé ne peut être renseigné que par un utilisateur disposant de ce droit.

8 Informatique & Finance LTI Softinvest Commandes (menu Suivi des engagements / Commandes) Ce module permet de saisir et démettre les commandes fournisseurs. Une commande peut affecter autant de lignes dengagement quelle comporte de postes. Le contrôle de lencours de dépassement est paramétrable. Lutilisation de cette fonction nest pas obligatoire : la reprise des commandes fournisseurs manuelles ou générées par une fonction dédiée est simple.

9 Informatique & Finance LTI Softinvest Réceptions (menu Suivi des engagements / Réceptions) Une réception peut être engagée à partir : dune ligne de commande (si elles sont gérées avec les Engagements), ou à partir dune ligne dengagement. Le rapprochement de la réception avec la facture peut être différé. Lédition des bons de réception est disponible mais non obligatoire.

10 Informatique & Finance LTI Softinvest Contrôle facture (menu Suivi des engagements / Contrôle facture) Les engagements peuvent donner lieu à la génération de factures d'achat (si un fournisseur est spécifié) ou d'OD simples (nature seule), seulement si le paramètre Contrôle factures n'est pas à Non. Le Contrôle facture en association avec un fournisseur nest utilisable quen liaison avec des Réceptions.

11 Informatique & Finance LTI Softinvest Liaison engagement (menu Compta. géné. / Saisie de pièces) La Saisie de pièces permet d'effectuer le rapprochement entre un engagement et/ou réceptions et une facture saisie. Au moment de l'imputation sur le compte de charges, le bouton « Engag. » permet de définir le rapprochement entre la facture saisie et l'un des engagements associés à ce compte de charges (dans Engagements). La fenêtre "Liaisons facture-engagements" affiche toutes les lignes d'engagement associées au compte de charges imputé.

12 Informatique & Finance LTI Softinvest Provisions (menu Suivi des engagements / Provisions) La fonction de calcul et de génération des écritures de provisions constitue une aide importante à létablissement des arrêtés comptables. Les provisions peuvent être calculées à partir : des engagements, des commandes, des réceptions. Les écritures peuvent être passées soit automatiquement sur les comptes paramétrés au niveau des règles de calcul, soit sur un compte précisé par lutilisateur.

13 Informatique & Finance LTI Softinvest Solde des engagements (menu Suivi des engagements/Solde des engagements) Ce traitement est complémentaire à la fonction "Solde" (case à cocher de l'écran Lignes engagements). Il permet de solder une série d'engagements, en fonction de critères donnés. Les contrôles sont plus restrictifs que pour le solde d'une ligne d'engagement. Outre les critères de sélection proposés, les engagements doivent répondre aux conditions suivantes : lutilisateur est autorisé à solder la ligne de l'engagement, les reste à engager, reste à livrer, factures à recevoir de la ligne sont à zéro, toutes les lignes sont soldées (préalablement ou par le traitement en cours).

14 Informatique & Finance LTI Softinvest Epuration des engagements (menu Suivi des engagements/Epuration des engagements soldés) Ce traitement est complémentaire à la fonction "Suppression" accessible depuis l'écran des engagements. Elle permet de supprimer une série d'engagements soldés, en fonction de critères donnés.

15 Informatique & Finance LTI Softinvest TOTALINFO – Mars 2010 Merci de votre attention Présentation TOTALINFO Finance Engagements


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