Prendre de vos nouvelles quelques mois avant la fin du projet Préparer avec vous les dernières phases du projet Lévaluation du projet par le partenariat.

Présentation au sujet: "Prendre de vos nouvelles quelques mois avant la fin du projet Préparer avec vous les dernières phases du projet Lévaluation du projet par le partenariat."— Transcription de la présentation:

1 Prendre de vos nouvelles quelques mois avant la fin du projet Préparer avec vous les dernières phases du projet Lévaluation du projet par le partenariat La valorisation des résultats La rédaction du rapport final Vous rappeler les règles administratives et financières Objet de la réunion

2 Tour de table – Présentation des projets Rappel des règles administratives et financières Evaluation du projet - Les résultats et les produits Le rapport final Attentes pour le contenu et les annexes Modèle du rapport qualitatif Calcul du solde final La base de données Est Questions / Réponses Plan

3 Phase dun projet Pré –projet Période de financement Post projet Mise en œuvre Evaluation finale Clôture Démarrage Réunion Finale Rapport Interne Conclusion de lévaluation Rapport final Solde Diffusion Exploitation des résultats

4 On entend par mobilité, un voyage à létranger aller- retour effectué Dans le cadre du projet Depuis la Belgique Soit dans une institution partenaire Soit pour participer ou assister à un évènement organisé dans le cadre dun projet ou réseau LLP (ou antérieur) Règles administratives et financières

5 Deux types de mobilités : la mobilité des apprenants (élèves, stagiaires, publics…) la mobilité du personnel y compris les accompagnants (parents, tuteurs) si besoins spécifiques Dans les deux cas : la personne doit appartenir à lorganisme qui reçoit la subvention Règles administratives et financières

6 Questions récurrentes A qui l'évaluation est-elle destinée ? Qui va la lire ? L'évaluation est-elle formative? certificative ? Est-elle sanctionnante ? Quen fait lAgence ? Evaluation

7 Que signifie pour vous « Evaluer un projet » Et en pratique? Vérifier si l'on a rempli ses principales missions, touché de nouveaux publics, atteint ses objectifs, fait de bons choix méthodologiques Occasion de faire passer grâce à une analyse pertinente des informations qui aideraient à la compréhension de la réalité du terrain et permettrait de nourrir la réflexion politique Mettre les choses à plat Evaluation

8 Activité interne ou externe, périodique ou effectuée à des instants clés, pendant, à la fin ou après le projet, avec recul Porte sur les grands critères : pertinence, efficacité, qualité, impact, durabilité. Sur base dindicateurs directs ou indirects vérifiables, de façon objective aisément mesurables montrant lambition du projet Evaluation

9 Identification claire des enjeux de lévaluation au niveau de lorganisation Avoir un espace permettant de travailler et de penser dans ce sens est-ce que l'on peut sereinement interroger les pratiques ? est-ce que l'on peut travailler par essais et erreurs, interrogations, réajustements ? Circulation de linformation au sein de linstitution, éventuellement de manière confidentielle Evaluation : pré-requis

10 Avoir la garantie de pouvoir un minimum aménager le futur au regard de la situation : Relation de confiance au sein de léquipe Ne pas oublier quun projet est avant tout basé sur des interactions humaines : attention à une approche trop technicienne Evaluation : pré-requis

11 Evaluation : moments clés Lors de chaque séminaire Mesurer latteinte des objectifs Vérifier le bon déroulement du projet Sur base dune grille prédéfinie A mi-parcours Mesurer latteinte des objectifs Respect du programme de travail En fin de projet Atteinte des objectifs Qualité du partenariat Résultats -Impacts

12 Evaluation : contenu global Evaluation RésultatsPartenariatsActivitésImpacts Réalisation des objectifs Méthodologie

13 Evaluation : contenu global

14 Evaluation des résultats Résultats ProduitsMéthode Coopération européenne Expérience acquise Enseignement en politique européenne

15 Evaluation des résultats

16 Larbre à Produits Communication InformationMéthodologie Evaluation Formation: cours de gestion pour demandeurs demploi de plus de 45 ans Gestion du projet Guide auto-évaluation du candidat Fiche dévaluation finale Guide du professeurSite webBrochures publicitaires Plateforme de communication entre partenaires Séminaires

17 Le produit phare : Ce que lon veut promouvoir au sein du partenariat Ce que lon voudrait, pour lessentiel, quil « subsiste » après le projet Ce que lon trouve pertinent et primordial Larbre à produits

18 Evaluation des résultats Impacts Bénéficiaires Confiance en soi Employabilité Nouvelles compétences Institutions Nouvelles Compétences organisationnelles Changement dorganisation Changement cursus formation Nouvelles méthodes de formation Participation à de nouveaux programmes européens

19 Questionnaires, interview Réunion de révision du projet Autoévaluation Peer reviewing, ami critique Evaluation croisée des projets Et vous ? Modes dévaluations

20 Le dossier de candidature les contrats signés dans le cadre du projet les documents de planification les documents de travail les rapports interne et externes les PV et compte-rendu de réunion le plan dévaluation ainsi que les rapports dévaluation le plan de dissémination et de valorisation + les documents la liste des produits+ les produits Documents nécessaires

21 Outils « Documents journées thématiques »

22 Diffusion et exploitation des résultats Le plan de communication Que diffuser ? Vers qui diffuser? Comment diffuser ? Quand diffuser? Pourquoi diffuser ? Qui va sen occuper ? Quel budget? QUEL EST quel est le meilleur partenaire pour ce job ? Par quels canaux

23 Diffusion des résultats Partenaires du projet Institution Environnement immédiat Réseaux des partenaires du projet Multiplicateurs Décideurs Responsables politiques Grand public Utilisateurs Bénéficiaires finaux

24 Les outils de diffusion des résultats TypeOutils Distribution des produitsProduits principaux Le site Web Bulletin informatif Prospectus, brochure sur le projet Contribution MediasArticles dans la presse, conférences Emissions TV et Radios Contributions sur les réseaux sociaux, forum de discussion, partage de fichiers EvènementsPrésentation, participation à des ateliers, des conférences, expositions, foires Réseaux personnelsRendez vous avec les politiques, décideurs Consultance, promotion informelle

25 Quand le projet est terminé. Concerne lutilisation et la multiplication des résultats Augmenter limpact des résultats, les intégrer au système éducatif local La valorisation

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27 EST Une obligation contractuelle! « Article 8. Diffusion. Le Bénéficiaire est tenu dencoder les informations relatives à lavancement et aux résultats du projet dans la base de données informatisée EST (Europe Contenu : résumé du projet, réalisation,résultats et possibilités de télécharger des documents vidéos, photos Accès depuis le site web Une manière de valoriser les projets!

28 Une obligation contractuelle « Article 6 – Publicité. Le Bénéficiaire s'engage à mentionner le soutien du Programme d'éducation et de formation tout au long de la vie dans tout produit et matériel réalisé avec le soutien de la subvention ou dans tous les documents diffusés ou publiés, ainsi que dans toute déclaration et interview portant sur lAction. Toute référence doit être accompagnée d'une mention établissant clairement que le contenu de la publication n'engage que son/ses éditeur(s) et que la Commission européenne n'est pas responsable de l'usage qui pourrait être fait des informations qui y sont contenues. Tout matériel graphique doit être produit en accord avec les guides d'identité visuelle fournis par la Commission européenne sur http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/publ/graphics/identity_en.html ».http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/publ/graphics/identity_en.html Les logos de la DGEAC et de lAgence

29 7 bonnes raisons pour un rapport de qualité Raisons contractuelles Construction de compétences analytiques Assurance de versement du solde Amélioration des prochaines recherches de subsides et de construction de projet Utilisation à des fins de valorisation interne Représente une preuve de professionnalisme Développement dune relation de confiance Le rapport final

30 Deux sections Lune à remplir par le coordinateur conjointement avec lensemble des partenaires Concerne le travail et lorganisation du partenariat dans son ensemble, les activités communes, les produits et résultats communs Comprend un résumé du projet Lautre par votre institution Concerne votre institution, son implication dans le partenariat, ses activités au niveau local, les mobilités et limpact du projet Contenu du rapport

31 Règles de base pour un rapport de qualité Un bon timing, consacrez assez de temps au rapport Donnez informations complètes et précises Rédigez résumé complet et agréable à lire Faites des renvois explicites au dossier de candidature mesure des écarts avec les réalisations effectives, prise en compte des remarques des évaluateurs

32 Règles de base pour un rapport de qualité Montrez la différence avec le dossier de candidature Démontrez la dimension européenne du projet Soyez structurés, clairs et intelligibles Ecrivez pour une personne qui ne connaît pas le projet Soyez honnête

33 Période couverte et soumission du rapport La période couverte est la durée totale du projet La soumission doit se faire Endéans les deux mois après la fin du projet Via un formulaire en ligne : Vous recevrez par mail une adresse électronique Par un envoi à lAgence dune copie papier signée du rapport électronique accompagnée des annexes demandées

34 Les annexes Preuves de réalisation des mobilités ( ticket de transport, attestation de présence) Liste des résultats Liste des produits et différents documents crées ou utilisés pour la gestion du partenariat Les produits eux-mêmes (format électronique ) Attention/ conservation dans votre institutions de toutes les pièces comptables(y compris devis et factures ) relatives au projet pendant 5 ans.

35 3 CAS DE FIGURE Paiement intégral des subsides Paiement partiel des subsides Recouvrement de la subvention Calcul de la subvention finale

36 Les activités et les mobilités reprises dans le contrat ont bien été réalisées et le bénéficiaire peut apporter la preuve de leur réalisation les mobilités minimum ont bien été réalisées, elles étaient éligibles et pertinentes les résultats prévus ont été atteints ou sont équivalents et tout aussi pertinents par rapport aux objectifs fixés Les visites et les contrôles effectués par lAgence ont confirmé les informations reprises dans le rapport final Paiement intégral des subsides

37 Le nombre minimum de mobilités na pas été réalisé ou le bénéficiaire ne peut apporter la preuve de leur réalisation ; Les mobilités ou les actions réalisées nétaient pas en lien avec les objectifs du projet ; Les mobilités ont été effectuées en dehors de la période contractuelle ou sont considérées comme inéligibles ; Les contrôles et visites nont pu confirmer que partiellement la réalité des mobilités et des actions. Paiement partiel des subsides en fonction du nombre de mobilités acceptées par lAgence

38 Recouvrement de la subvention Les activités, les mobilités et les résultats décrits dans le rapport ne correspondent pas à ceux présentés dans le dossier de candidature ; Les activités, les mobilités, les résultats ne sont pas pertinents par rapport au partenariat créé ; Les contrôles et les visites de lAgence nont pas permis de vérifier la réalité des actions et des mobilités et/ou ont mis en exergue des manquements ou des fraudes.