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Formation des tuteurs relais dans le cadre du parcours EPP 31 Août 2006.

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1 Formation des tuteurs relais dans le cadre du parcours EPP 31 Août 2006

2 Ordre du jour –RAPPELS Organisation de la formation des tuteurs relais Parcours EPP –BILAN Suivi des consultations des modules Messages du forum Tour de table –ORGANISATION DE LA SUITE Mission de tuteur relais Pré-requis pour la mission Préparation de la formation Accompagnement des apprenants –POUR ALLER PLUS LOIN...

3 Ordre du jour –RAPPELS Organisation de la formation des tuteurs relais Parcours EPP –BILAN Suivi des consultations des modules Messages du forum Tour de table –ORGANISATION DE LA SUITE Mission de tuteur relais Pré-requis pour la mission Préparation de la formation Accompagnement des apprenants –POUR ALLER PLUS LOIN...

4 Organisation de la formation des tuteurs relais 1 - Journées de présentation (2 jours en présentiel : 4 et 5 avril) - découverte du parcours EPP - rôle du tuteur relais - utilisation des outils de la plate-forme 2 – Prise en main et appropriation (en académie) - appropriation du parcours EPP - utilisation des outils 3 - Bilan de lexpérimentation (1 jour en présentiel : 31 aout) - échanges et mise en commun des expériences - réponses aux difficultés rencontrées - définition des modalités retenues pour l organisation académique 4 - Bilan post-formation (présentiel : janvier) - bilan des formations académiques - retour dexpérience - propositions damélioration du parcours et des contenus - bilan de l utilisation des outils Une formation en 4 étapes :

5 Organisation de la formation des tuteurs relais Le calendrier

6 Ordre du jour –RAPPELS Organisation de la formation des tuteurs relais Parcours EPP –BILAN Suivi des consultations des modules Messages du forum Tour de table –ORGANISATION DE LA SUITE Mission de tuteur relais Pré-requis pour la mission Préparation de la formation Accompagnement des apprenants –POUR ALLER PLUS LOIN...

7 Présentation du parcours EPP Le contexte Adaptation à l emploi des nouveaux gestionnaires de DPE : –manque dadaptation au profil de poste lors de la prise de fonction –difficultés de formation métier –turn over important –nombre croissant de personnels impliqués dans des actes de gestion complexes et multi compétences –évolution des applications informatiques utilisées –recherche dune plus grande autonomie du gestionnaire sur son poste de travail.

8 Le profil de lapprenant –les gestionnaires nouvellement affectés dans une division des personnels enseignants (DPE) dun rectorat. Les objectifs du parcours EPP –faciliter la prise de fonction dès les premiers jours de rentrée –être capable d utiliser les modules de gestion individuelle et financière. –être capable de décrire et d appliquer les incidences de la gestion individuelle sur la paye. Le périmètre du parcours EPP –Formation basée sur lutilisation de l application EPP. –La formation aux concepts métier est organisée indépendamment par les académies Présentation du parcours EPP

9 Le profil de lapprenant –Parcours complet : les gestionnaires nouvellement affectés dans une division des personnels enseignants (DPE) dun rectorat. –Pour des accès ciblés, pour des « piqûres de rappel », pour compléter une formation ancienne : La totalité des gestionnaires de la DPE et éventuellement ceux des services de gestion des moyens Présentation du parcours EPP

10 La démarche pédagogique globale : –Une démarche pédagogique basée sur l alternance de modules en présentiel et de modules seul devant lécran, accompagnée par un tuteur relais. Présentation du parcours EPP Introduction au module Présentiel Acquisition des connaissances Seul devant lécran Bilan des acquis Présentiel/Classe virtuelle

11 Les modules en présentiel Les ressources nécessaires pour lanimation du module : planification de la session support de cours PowerPoint sont disponibles sur la plate-forme e-learning et accessibles par les tuteurs relais et les apprenants Présentation du parcours EPP

12 Les modules « Seul devant lécran » : un parcours personnalisable –Chaque cours commence par une évaluation permettant à lapprenant de situer ses connaissances et de suivre ou non le cours proposé en fonction de ses connaissances. –Les modules d apprentissage sont proposés sous forme de séquences de présentation et/ou de simulation guidée –Un quiz dévaluation final vérifie l assimilation des contenus de formation Présentation du parcours EPP

13 Le parcours EPP :

14 Présentation du parcours EPP La prise en charge de rentrée :

15 Ordre du jour –RAPPELS Organisation de la formation des tuteurs relais Parcours EPP –BILAN Suivi des consultations des modules Messages du forum Tour de table –ORGANISATION DE LA SUITE Mission de tuteur relais Pré-requis pour la mission Préparation de la formation Accompagnement des apprenants –POUR ALLER PLUS LOIN...

16 Consultation des modules Totaux sur la consultation des modules : Temps total Nb personnes connectées Temps moyen par personne Module29h 27mn1440mn Module432h 05mn211h 31mn Module69h 24mn1733mn Module81h 54mn814mn Module PCR15h 37mn131h 12mn TOTAL68h 30mn292h 21mn

17 Consultation des modules Par académie : (temps moyen passé par personne)

18 Ordre du jour –RAPPELS Organisation de la formation des tuteurs relais Parcours EPP –BILAN Suivi des consultations des modules Messages du forum Tour de table –ORGANISATION DE LA SUITE Mission de tuteur relais Pré-requis pour la mission Préparation de la formation Accompagnement des apprenants –POUR ALLER PLUS LOIN...

19 Bilan du forum 22 messages postés (en dehors des tests) 12 messages de tuteurs-relais 10 messages d apprenants –Messages relatifs à lorganisation de la formation (2 messages) –Messages relatifs au contenu de la formation (3 messages) –Messages relatifs à l ergonomie de la plate-forme »Résolution de l écran de navigateur (2 messages) »Machine virtuelle Java (1 message) »Saisie des formateurs (2 messages)

20 Ordre du jour –RAPPELS Organisation de la formation des tuteurs relais Parcours EPP –BILAN Suivi des consultations des modules Messages du forum Tour de table –ORGANISATION DE LA SUITE Mission de tuteur relais Pré-requis pour la mission Préparation de la formation Accompagnement des apprenants –POUR ALLER PLUS LOIN...

21 Ordre du jour –RAPPELS Organisation de la formation des tuteurs relais Parcours EPP –BILAN Suivi des consultations des modules Messages du forum Tour de table –ORGANISATION DE LA SUITE Mission de tuteur relais Pré-requis pour la mission Préparation de la formation Accompagnement des apprenants –POUR ALLER PLUS LOIN...

22 Reconnaissance de la mission des tuteurs relais Etablissement d'une lettre de mission accompagnant la désignation du tuteur relais pour préciser les conditions d'exercice de la mission - en particulier la liste des tâches à effectuer dans le cadre de la mission. Pour vous aider : -Document "Le rôle du tuteur relais" - Compte rendu de la réunion du 14 avril 2005 La mission est-elle reconnue?

23 Ordre du jour –RAPPELS Organisation de la formation des tuteurs relais Parcours EPP –BILAN Suivi des consultations des modules Messages du forum Tour de table –ORGANISATION DE LA SUITE Mission de tuteur relais Pré-requis pour la mission Préparation de la formation Accompagnement des apprenants –POUR ALLER PLUS LOIN...

24 Pré-requis pour la mission Objectifs, structure et contenu des modules de formation EPP assimilés par le tuteur relais. Pour vous aider : --> Prise de connaissance du parcours de formation par le tuteur relais --> Document "Présentation du parcours EPP pour un gestionnaire de DPE (rectorat)" Les pré-requis sont-ils réunis ?

25 Pré-requis pour la mission Maîtrise par le tuteur relais des fonctionnalités de la plate-forme côté apprenant? Connexion aux modules du parcours Navigation dans les modules du parcours Utilisation des outils de communication Pour vous aider : --> Document "Prise en main de la plate-forme LLMS à destination des apprenants" Les pré-requis sont-ils réunis ?

26 Ordre du jour –RAPPELS Organisation de la formation des tuteurs relais Parcours EPP –BILAN Suivi des consultations des modules Messages du forum Tour de table –ORGANISATION DE LA SUITE Mission de tuteur relais Pré-requis pour la mission Préparation de la formation Accompagnement des apprenants –POUR ALLER PLUS LOIN...

27 Préparation de la formation Etablissement de la liste des apprenants Organisation de la disponibilité des apprenants Organisation du planning de la formation : choix des plages horaires en fonction de la disponibilité des apprenants Nota : communiquer le planning de la formation au pôle de compétences Pour vous aider : --> Document Feuille de route de la formation à l'application EPP Aspects administratifs et organisationnels choix des modalités de mise en œuvre du tutorat (en accord avec les responsables de service)

28 Préparation de la formation Etablissement dune convention tripartite entre l'apprenant, son tuteur relais et son responsable hiérarchique pour fixer les conditions d'organisation de la formation Engagement de chacun sur lobjet et les modalités de formation Attestation de suivi de formation : modules en présentiel (chiffrage en fonction du nombre dheures réel), modules « seul devant lécran » : chiffrage théorique Pour vous aider : --> Document "protocole individuel de formation" Aspects administratifs et organisationnels choix des modalités de mise en œuvre du tutorat (en accord avec les responsables de service)

29 Préparation de la formation Organisation de l'accès au dispositif : poste de travail de l'apprenant ou salle dédiée Aspects administratifs et organisationnels choix des modalités de mise en œuvre du tutorat (en accord avec les responsables de service)

30 Bilan 2005 –Accès au parcours : À partir du poste de travail : 7, Dans une salle dédiée : 2, Salle en libre service : 0 –Avantages / Inconvénients –Initialement, cest la formule « salle dédiée » qui a été retenue. La division informatique nétait pas en mesure dintervenir sur le poste de chaque gestionnaire pour sassurer dun accès correct à la plate-forme. Cependant certains apprenants ont travaillé à leur domicile mais aussi à partir de leur poste de travail et pour imprimer leurs rapports de progression (les postes en salle dédiée nétant pas connectés à une imprimante) –Poste de travail : Souplesse dutilisation – autre solution non envisageable –Poste de travail : ce choix a été fait par défaut, car il ny a aucune salle disponible au rectorat. Lavantage est que chaque apprenant est seul devant lécran et fait donc seul le parcours; inconvénients : certains ordinateurs ne sont pas assez performants ainsi que des bugs de lapplication e-learning qui obligent les apprenants à se reconnecter et faussent ainsi les comptes rendus –Poste de travail pour le quotidien, salle dédiée lors des séances de formation –Poste de travail : Avantage : temps de formation organisé à la carte, les gestionnaires restent dans leur division, outil de formation comme un complément du travail habituel, plus dautonomie par rapport à laccès à la FOAD –Poste de travail : Imposé car pas de salle dédiée ou en libre service disponible actuellement au rectorat. Avantage : Lapprenant peux travailler à son rythme et lorsquil le désire : il organise seul son temps dapprentissage Inconvénient : Difficulté pour certain de sauto-discipliner et de faire le travail.(jai du une fois repousser un module parce quun certain nombre ne sétait pas connecté). Pas de possibilité de sisoler (téléphone, collègue dans le même bureau, …) Je pense que les deux solutions doivent être proposées (dans le bureau ou dans une salle) et cela permettrait suivant la personnalité de chacun de sadapter.

31 Préparation de la formation Choix des outils de communication forum chat messagerie classes virtuelles présentiel téléphone Pour vous aider : --> Conseils tuteur relais expérimenté "Comment choisir les outils?" Aspects administratifs et organisationnels choix des modalités de mise en œuvre du tutorat (en accord avec les responsables de service)

32 Bilan 2005 Outils de communication proposés Classe virtuelle : Chat: Forum: 2 –mis en place mais non utilisé –Il na pas été utilisé autant que nous lespérions au départ, peut-être en raison du faible nombre de stagiaires (5) qui se voient quotidiennement pour la plupart –Je ne lai pas utilisé cette année mais je vais le faire lannée prochaine. Jai remarqué que certaines personnes ont du mal à demander de laide et quavec un forum, ils peuvent avoir la réponse aux problèmes que dautres ont pu rencontrer. Mail: 5 Autres : 6 –Les apprenants se trouvant dans le même bâtiment, nous navions aucun problème de communication : les informations étaient données oralement –avec notre stagiaire hors site

33 Préparation de la formation Préparation des supports de formation Pour vous aider : --> Ressources du parcours EPP, supports de présentation des différents modules disponibles sur le QuickPlace du pôle de compétences Aspects administratifs et organisationnels

34 Préparation de la formation Paramétrage des sessions de formation (paramétrage des tuteurs relais, des outils de communication choisis, des dates/heures des sessions en présentiel) Pour vous aider : --> Document "prise en main de LLMS à destination des tuteurs relais" Aspects techniques

35 Préparation de la formation Vérification de la présence des apprenants dans l'annuaire LDAP du pôle de compétences Si agent non trouvé : Vérification sur lannuaire général aaa aaa.in.orion.education.fr Inscription dans l'annuaire académique le cas échéant Inscription des apprenants aux sessions de formation Pour vous aider : --> Document "prise en main de LLMS à destination des tuteurs relais" Aspects techniques

36 Préparation de la formation Préparation de létape « zéro » Vérification de la configuration des postes Prévoir du temps au début de la formation pour accompagner lapprenant lors de sa première connexion pour vérifier avec lui les modalités de connexion et lopérationnalité du poste de travail Pour vous aider : -->Document « LLMS poste de travail » Aspects techniques

37 Ordre du jour –RAPPELS Organisation de la formation des tuteurs relais Parcours EPP –BILAN Suivi des consultations des modules Messages du forum Tour de table –ORGANISATION DE LA SUITE Mission de tuteur relais Pré-requis pour la mission Préparation de la formation Accompagnement des apprenants –POUR ALLER PLUS LOIN...

38 Accompagnement des apprenants Forum de discussion Chat Classes virtuelles... Pour vous aider : --> Document "prise en main de LLMS à destination des tuteurs relais" Utilisation des outils de communication

39 Accompagnement des apprenants Suivi de la progression des apprenants Analyse des résultats d'évaluation Exploitation des rapports de progression Pour vous aider : --> Document "prise en main de LLMS à destination des tuteurs relais" --> Conseils tuteur relais expérimenté "Comment assurer le suivi de l'apprentissage des stagiaires" Utilisation des outils de tracking de la plate- forme pour le suivi pédagogique de l'apprentissage : temps passé par module, période de connexion, résultats obtenus aux quiz

40 Bilan 2005 –Utilisation du suivi des apprenants Oui :5non : 2 –Les rapports de progression détaillés des apprenants ont été imprimés avant chaque session en présentiel –Suivi de la progression des modules –Les rapports de progression des apprenants ont été édités toutes les semaines mais navaient pas pour certains de signification, impossibilité de se connecter, lenteur de la progression, voire pour certains pas daccès du tout. –Utilisation de loutil de suivi des apprenants par mail. Rapport de progression par module global plus rapport de progression par individu –Très intéressants. Jai utilisé la possibilité denvoi par mail des rapports avec une périodicité dune semaine. ( attention au spam si plus fréquent) –Non par manque de temps

41 Ordre du jour –RAPPELS Organisation de la formation des tuteurs relais Parcours EPP –BILAN Suivi des consultations des modules Messages du forum Tour de table –ORGANISATION DE LA SUITE Mission de tuteur relais Pré-requis pour la mission Préparation de la formation Accompagnement des apprenants –POUR ALLER PLUS LOIN...

42 Les liens utiles Site WEB du pole de compétences foad.orion.education.fr : Accès direct à la plate-forme de FOAD Documentation dutilisation de la plate-forme Site du pole de compétences ou de la diffusion : Accès à une page spécifique concernant le parcours EPP Page dédiée à lanimation du réseau des tuteurs relais Page contenant les ressources du parcours EPP Page des éléments du bilan 2005

43 A utres questions : - comment sy retrouver dans le catalogue LLMS ? : la dénomination des sessions - comment lancer le module « prise en charge de rentrée » - peut-on utiliser le « parcours EPP » pour la formation des gestionnaires sur AGORA, AGAPE, EPP-Privé ? - que faire si le CAFA nest pas encore impliqué ? Pour aller plus loin...

44 CATALOGUE LLMS : - catalogue des SESSIONS - partagé par tous - accessible par l onglet « Catalogue des cours » puis « Gérer les sessions proposées » SESSIONS créées par le pôle de compétences dans un dossier spécifique par académie : - par Année - par Module - par Académie (session tuteur-relais, Academie = Difftoulouse) MOTS CLES positionnés : - EPP --> Toutes les sessions (200 sessions) - « Academie » --> Toutes les sessions dune académie - « Académie2006 » --> Toutes les sessions dune académie pour lannée 2006 Pour aller plus loin...

45 Avez-vous des questions ? Souhaitez-vous revoir des manipulations techniques ? Pour aller plus loin...

46 Merci pour votre attention !


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