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Reddition de comptes et vérification en gestion contractuelle Etienne Sabourin Février 2012 Direction de lanalyse et de la vérification aux contrats.

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1 Reddition de comptes et vérification en gestion contractuelle Etienne Sabourin Février 2012 Direction de lanalyse et de la vérification aux contrats

2 Plan de la présentation Contexte Direction de lanalyse et de la vérification aux contrats Travaux en reddition de comptes Vérification en gestion contractuelle

3 Contexte La Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP) et la règlementation afférente confèrent aux dirigeants des organismes : – Des pouvoirs élargis et, en contrepartie, – Une plus grande imputabilité – Des obligations de reddition de comptes. (En vigueur depuis le 1 er octobre 2008)

4 Direction de lanalyse et de la vérification aux contrats Mandats – Analyse les demandes dautorisations adressées au Conseil du trésor et au Conseil des ministres, pour le volet contractuel; – Travaux en reddition de comptes; – Mandats de vérification. Objectif Sassurer du respect de lapplication du cadre normatif en gestion contractuelle.

5 Politique de gestion contractuelle en reddition de comptes Applicable aux ministères et aux organismes assujettis Exigences prévues au cadre normatif : – Lettre de déclaration de fiabilité du dirigeant dorganisme; – Liste des situations où les organismes doivent rendre des comptes au CT; – Estimation de la valeur des contrats inférieurs à $; – Délai pour la transmission des documents au SCT. Révision de la Politique (objectif 1 er avril 2012) : – Précision sur le moment de lautorisation écrite; – Formulaires électroniques; – Transmission électronique et papier.

6 Travaux en reddition de comptes Le Président du Conseil du trésor doit soumettre un rapport à lAssemblée nationale sur lapplication de la LCOP (13 juin 2014, par la suite aux 5 ans) : – Le MELS et le MSSS doivent fournir au président du Conseil du trésor les informations requises pour ce rapport. (article 22.1 de la LCOP) Reddition de comptes des réseaux de léducation et de la santé et des services sociaux.

7 Travaux en reddition de comptes Lettre de déclaration de fiabilité Sassurer de recevoir une lettre de chacun des dirigeants des organismes assujettis à notre politique Sassurer que chacune des lettres soient dûment complétées Chacun des dirigeants déclarent la fiabilité des données : – Transmises au SCT; – Publiées sur le SEAO; – Maintien de systèmes dinformation et des mesures de contrôles fiables. Sensibilisation et imputabilité des dirigeants dorganismes

8 Travaux en reddition de comptes Statistiques sur les contrats des MO

9 Contrats des organismes publics du réseau de ladministration gouvernementale Types de contrat NombreValeur (M$)NombreValeur (M$)NombreValeur (M$) Approvisionnement Services Construction Totaux

10 Travaux en reddition de comptes Statistiques sur les contrats des MO Modes de sollicitation 1 er octobre 2008 au 31 mars 2009 (6 mois) (12 mois) NombreValeur (M$)Valeur %NombreValeur (M$)Valeur % Appel doffres public % % Appel doffres sur invitation % % Gré à gré % % Totaux % % Mode de sollicitation

11 Travaux en reddition de comptes Autorisation du dirigeant dorganisme Éléments à améliorer Article 13 (4) de la LCOP – Parfois non conforme – Selon la justification, parfois larticle 13 (2) de la LCOP; – Autorisation du CT (OBNL > 100 k$, individu > 50 k$); – Gré à gré possible selon dautres exceptions. Dépenses supplémentaires (Articles 17 LCOP, 19 et 25 PGC) – La modification DOIT être accessoire ET ne pas changer la nature du contrat; – Transparence Pas publiée; Pas incluse aux statistiques.

12 Travaux en reddition de comptes Autorisation des dirigeants des organismes Éléments à améliorer Justification – Pas assez détaillée pour les dirigeants des organismes et la DAVC; – Une soumission conforme ou acceptable ; – Explique rarement les motifs justifiant le fait de ne pas avoir révisé les exigences et ne pas être retourné en AOP. Date de signature de la fiche dautorisation par les dirigeants des organismes – Doit être signée avant doctroyer le contrat; – Une signature à posteriori est non conforme; – Date de signature (journée non inscrite).

13 Travaux en reddition de comptes Publication sur le SEAO Éléments à améliorer Le respect du délai de publication de ladjudication du contrat – Plusieurs cas avec des délais trop longs. Les erreurs du code UNSPSC Linscription de la disposition de la Loi ou des règlements en vertu de laquelle le contrat est attribué – Disposition parfois absente ou erronée.

14 Travaux en reddition de comptes Veille périodique sur le SEAO Deux grands objectifs Intervenir rapidement auprès des organismes lors dune mauvaise interprétation, compréhension ou application du cadre normatif – Mode conseil; – Possibilité dapporter les correctifs au besoin. Répartir les travaux de reddition de comptes sur toute lannée (meilleures planification et réalisation des travaux)

15 Travaux en reddition de comptes À la suite des travaux en reddition de comptes Rapport au Conseil du trésor Rencontres rétroactives avec les principaux donneurs douvrage Préparation de rapports synthèses personnalisés (À venir) Sensibilisation lors des différents forums Sensibilisation auprès des dirigeants des organismes Formation (ajustements proposés et formations additionnelles) Création des formulaires électroniques Modifications sur le SEAO Veille périodique sur le SEAO (appels doffres et adjudications) Modifications proposées au cadre normatif (délai de publication des renseignements lorsque AOI ou gré à gré) Mise à jour du guide «Les risques et contrôles dans la gestion des contrats».

16 Vérification en gestion contractuelle Contexte Juin 2011 : entrée en vigueur de la Loi concernant la corruption Septembre 2011 : attribution de pouvoirs de vérification à la Présidente du Conseil du trésor – Mandats de vérification sur ladjudication, lattribution et les mesures de gestion contractuelle des contrats octroyés par les organismes visés par la LCOP; – Vise les ministères, les organismes publics, les établissements des réseaux de léducation et de la santé et des services sociaux et les sociétés dÉtat.

17 Vérification en gestion contractuelle Organismes visés Organismes (532) et valeur des contrats (15 G et 20 G$) Ministères/organismesÉtablissements - réseaux de lÉducation Établissements – réseaux de la Santé et Services sociaux Sociétés dÉtats Nombre (environ) ExemplesMTQ, CSPQ, MRNF, SIQ, etc. Commissions scolaires, Cégep et Universités Hôpitaux, Agences de santé et services sociaux Hydro-Québec, CSST, SAQ, Loto-Québec, etc Valeur totale (environ) 5 G$Entre 3 G$ et 5G$ 4 G$

18 Vérification en gestion contractuelle Opportunités Sujets de vérification envisagés Contrats octroyés de gré à gré Fractionnement de contrats Appels doffres publics ou sur invitation Comités de sélection Regroupements dachats Modification aux contrats entraînant des dépenses supplémentaires Vérification par type de contrats (informatique, construction, etc.) Vérification ou appréciation des politiques de gestion contractuelle Vérification suite à des dénonciations, plaintes ou des problématiques importantes portées à lattention de la DAVC.

19 Vérification en gestion contractuelle Partenaires Directions de vérification interne de chacun des ministères, des organismes et des sociétés dÉtat; Directions des ressources financières, matérielles et contractuelles; Ministères ou organismes avec expertise en vérification; UPAC (Unité permanente anti-corruption).

20 Direction de lanalyse et de la vérification aux contrats Pour nous joindre : – Par courriel – Par téléphone (418) poste 4902 – Par télécopieur (418) – Par courrier Secrétariat du Conseil du trésor Direction de lanalyse et de la vérification aux contrats 875, Grande Allée Est, 2 e étage, secteur 300 Québec (Québec) G1R 5R8

21 Des questions ?


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