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ESINSA 2Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet 1 ANIMER UNE REUNION SIMPLE ? ET POURTANT ELLES SONT TRES SOUVENT DECRIEES.

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1 ESINSA 2Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet 1 ANIMER UNE REUNION SIMPLE ? ET POURTANT ELLES SONT TRES SOUVENT DECRIEES

2 ESINSA 2Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet 2 ANIMER UNE REUNION POURQUOI SONT-ELLES DECRIEES ?

3 ESINSA 2Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet 3 ANIMER UNE REUNION ON Y PERD SON TEMPS CEST LA LOI DU PLUS FORT PERSONNE NE LA PREPAREE ELLES SONT SANS FIN …

4 ESINSA 2Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet 4 ANIMER UNE REUNION ? POURQUOI UNE REUNION ?

5 ESINSA 2Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet 5 POURQUOI UNE REUNION ? Recueillir des informations Rassembler des points de vue différents Mieux analyser une question Faire assumer par chacun ses responsabilités

6 ESINSA 2Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet 6 POINTS CLES DUNE ANIMATION DE REUNION La préparation La régulation des débats Les suites de la réunion.

7 ESINSA 2Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet 7 PREPARER LA REUNION But de la réunion Clairement rédigé Défini en une phrase Eventuellement explicité par des annexes

8 ESINSA 2Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet 8 PREPARER LA REUNION Horaires de la réunion Quen pensez-vous ?

9 ESINSA 2Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet 9 PREPARER LA REUNION Horaires de la réunion Casse-tête des agendas Durée correctement évaluée Des plages dhoraires convenables Ces horaires = CONTRAT !

10 ESINSA 2Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet 10 PREPARER LA REUNION Les participants Quid à leur sujet avant la réunion ?

11 ESINSA 2Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet 11 PREPARER LA REUNION Les participants Ni plus, ni moins Les prévenir à temps Leur demander ce que vous attendez deux Les personnes en charge du dossier, celles qui sont concernées par ce dossier, celles qui peuvent apporter des éléments de réflexion ou de décision Sinon, ce seront des participants inefficaces, voire des freins au travail !

12 ESINSA 2Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet 12 PREPARER LA REUNION Lordre du jour Le concevoir avec précision Ladapter à la durée de la réunion Quelle contribution attendue de chacun Cest un CONTRAT à tenir

13 ESINSA 2Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet 13 PREPARER LA REUNION Préparation matérielle Quid ?

14 ESINSA 2Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet 14 PREPARER LA REUNION Préparation matérielle Repérer les lieux Prévoir les aides à la réunion (projecteur, tableau papier, …) Sassurer que tout les participants sauront y aller Prévoir louverture de la salle, son numéro de téléphone, son éclairage, …

15 ESINSA 2Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet 15 PREPARER LA REUNION En résumé Une réunion se prépare sérieusement – par lanimateur – par chacun des participants – avec ceux qui en assurent le soutien logistique

16 ESINSA 2Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet 16 ENTREE EN REUNION Le président de réunion (ordre du jour) Le secrétaire de réunion Eventuellement, un modérateur Eventuellement, une personne chargée de tenir lhoraire

17 ESINSA 2Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet 17 LA REGULATION DES DEBATS Le président de réunion a autorité pour animer faire participer réguler les débats

18 ESINSA 2Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet 18 LA REGULATION DES DEBATS Les différents types de personnes

19 ESINSA 2Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet 19 PREPARER LA REUNION But de la réunion Horaires Participants Ordre du jour Préparation matérielle Déroulement de la réunion Fin de la réunion

20 ESINSA 2Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet 20 ANIMER EFFICACEMENT UNE REUNION (1/4) Vous voulez stimuler la discussion Vous voulez mettre fin à la discussion Vous voulez faire participer quelquun à la discussion 2 participants discutent en aparté On vous pose une question à laquelle vous nêtes pas sûr de pouvoir répondre

21 ESINSA 2Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet 21 ANIMER EFFICACEMENT UNE REUNION (2/4) Vous désirez connaître le niveau dapprobation sur un point La discussion séternise, vous navez pas progressé 2 personnes débattent, parfois durement, dun point sans beaucoup de progrès On demande lavis de lanimateur Le groupe joue, est distrait

22 ESINSA 2Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet 22 ANIMER EFFICACEMENT UNE REUNION (3/4) Le groupe baille Une personne, « experte » dans le domaine dont vous allez parler, risque de saboter votre présentation Une personne cherche à vous déstabiliser en vous interrompant souvent, et en sortant sa « science » Une personne se dit blessée par ce que vous venez de dire. Elle hausse le ton

23 ESINSA 2Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet 23 ANIMER EFFICACEMENT UNE REUNION (4/4) « Je ne suis pas daccord avec… » Pour quune personne (timide, râleuse potentielle, ou un peu clown) « sorte du lot » « Cela fait 25 ans que je travaille sur ce sujet et jai des doutes sur le bien-fondé de ….

24 ESINSA 2Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet 24 DESACCORD ENTRE DEUX GROUPES Désaccord sur la façon de résoudre un problème : stopper la discussion, demander à chacun des membres de se positionner sur léchelle suivante pour contre

25 ESINSA 2Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet 25 DESACCORD ENTRE DEUX GROUPES faire afficher le résultat de tout le monde, puis ceux qui sont pour une position donnée expliquent pourquoi les autres membres sont contre, et réciproquement, ceux qui se sont déclarés neutres trouvent des solutions de compromis intégrant les besoins de Pour et des Contre.

26 ESINSA 2Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet 26 DESACCORD ENTRE DEUX GROUPES Ceci permet lémergence rapide des points de désaccord, lexpression ouverte de la totalité des arguments pour et contre, lassurance de lécoute et de la compréhension dun groupe envers lautre.

27 ESINSA 2Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet 27 LA MATRICE DES RESPONSABILITES ActionMr XMme YMme ZMr W 1RCMI 2IR 3RP Signature R : responsable M : fournit des moyens C : consulté P : participe activement I : informé

28 ESINSA 2Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet 28 CONCLURE UNE REUNION les buts qui étaient à atteindre les difficultés mises en évidence les avancées les points remis à plus tard les conclusions acceptées par tous les décisions laccord de chacun, le tour de table ouvrir des perspectives (prochaine date) remercier chacun

29 ESINSA 2Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet 29 COMPTE-RENDU DUNE REUNION Rapidement Structuré Clair (conclusions partielles, conclusions, décisions, …) La matrice des responsabilités Laccord de chacun

30 ESINSA 2Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet 30 EVALUER UNE REUNION Atteinte des objectifs Respect des horaires Expression de chacun Décisions partagées par tous Ce qui a bien marché Les difficultés rencontrées Ma qualité danimateur, progrès à faire


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