Enjeux et périmètre des travaux

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0 Réussir la mise en œuvre de Pôle emploi 2015
Chantier Organisation du travail - Actions « Assouplir la gestion des plannings » « Revisiter les modalités de planification » Réussir la mise en œuvre de Pôle emploi 2015 Présentation CCE du 26 juin 2013 DOCUMENT DE TRAVAIL

1 Enjeux et périmètre des travaux
Sommaire Enjeux et périmètre des travaux Constats sur la nomenclature des activités et méthodologie des travaux avec les acteurs du réseau et les porteurs métier en DG Simplification de la nomenclature des activités planifiées Evolutions de la nomenclature des activités ; Gains escomptés pour les conseillers et les managers. Accompagnement pour les conseillers et les managers. 1 1 DOCUMENT DE TRAVAIL 1

2 Faire évoluer la nomenclature des activités et les outils SI
Des travaux sur la planification pour traduire les évolutions des offres de services La convention tripartite définit 3 priorités pour favoriser l’accès ou le retour à l’emploi des demandeurs d’emploi : Personnaliser l’offre de services de Pôle emploi : les demandeurs d’emploi et les entreprises ne requièrent pas un service uniforme, le but est d’aider davantage les demandeurs d’emploi et les entreprises dont les besoins sont les plus importants ; Accroître la proximité avec les territoires, et permettre une meilleure adaptabilité de l’offre de services en fonction des réalités territoriales ; Poursuivre l’effort d’optimisation des moyens. Adapter les pratiques de planification aux nouvelles modalités de délivrance des ODS Faire évoluer la nomenclature des activités et les outils SI …ce qui se traduit dans Pôle emploi 2015 par 2 objectifs en terme de planification : Mieux prendre en compte les différentes activités inhérentes à la gestion de portefeuilles ; - Tirer les conséquences des nouvelles marges de manœuvre données aux conseillers dans le suivi et l’accompagnement ; - Traduire dans la planification des activités la mise en place de l’accueil. - Simplifier la nomenclature des activités pour qu‘elle reflète les évolutions de l‘offre de services et les marges de manœuvre locales ; - Développer de nouvelles fonctionnalités permettant d’alléger la charge d’élaboration des plannings pour recentrer les managers sur l’animation d’équipe et moins sur un suivi administratif et une gestion chronophage. Question posée par les DR : peut-on afficher le fait que PE a tjrs une mission/objectif de recueil d’offre (y.c en termes de volume d’offres) ? Notion de transparence et de régulation du marché du travail : affiche-t-on plus clairement que la transparence vise à recueillir un volume d’offre plus important Pour mémoire, l’offre de services aux demandeurs d’emploi, l’offre de services aux entreprises et l’évolution de l’accueil intègrent déjà la simplification de la planification pour les actes métiers concernés. 2 2

3 Le périmètre du projet planification des activités Une des actions du chantier organisation du travail Le périmètre du chantier organisation du travail Actions Echéance Fonction organisation Installer une fonction d'organisation du travail à la DG 2012 Planification Assouplir la gestion des plannings Revisiter les modalités de planification du travail afin de redonner des marges de manœuvre à chacun Référentiels Actualiser les référentiels d'organisation de Pôle emploi Revisiter le référentiel Repère Informations utiles Améliorer et simplifier l'accès des conseillers et des managers à des informations utiles 2013 Appui au réseau Renforcer l'appui au réseau dans la mise en œuvre de l'offre de services Nommer 1 ou plusieurs personnes ressources au sein de chaque agence pour faciliter le déploiement des nouvelles évolutions Réunions d’équipes et/ou de service Instaurer la tenue régulière de réunions d'équipes et/ou de services 2012 3 3

4 Le périmètre du projet planification des activités
Ce que les évolutions sur la planification couvrent Ce que les évolutions sur la planification ne couvrent pas La réduction du nombre d’activités à planifier ; L’harmonisation des libellés et codifications des activités planifiées ; La traduction des marges de manœuvre en lien avec les évolutions des nouvelles offres de services. - L’opérationnalité des nouvelles offres de services ; L’organisation de la délivrance des services qui sera traitée dans d’autres actions du chantier organisation du travail. Les évolutions proposées en termes de nomenclature d’activités à planifier s’articulent avec : - le référentiel métier : les macro-activités présentées dans le projet de nomenclature se réfèrent aux missions de Pôle Emploi et visent à redonner du sens à chacun dans la réalisation de ses activités. Elles ne traduisent ni les filières métier, ni les emplois. A ce titre, les agents gestion des droits et placement peuvent être planifiés, en fonction de leur périmètre d’activité, sur les activités des macro-activités «information, conseil sur flux et inscription » ou « appui et management » ; - La valorisation des compétences de chacun : la nomenclature proposée n’a pas vocation à être une cartographie des compétences. A ce titre, une même activité peut se traduire par la mobilisation de différentes expertises. DOCUMENT DE TRAVAIL

5 Bénéfices visés Une planification contribuant à la personnalisation de l’offre de services et à la mise en œuvre des marges de manœuvre pour les conseillers : Les plages de gestion de portefeuille DE et de traitement de l’offre sont organisées par le conseiller qui propose des modalités de suivi et d’accompagnement adaptés aux besoins de chacun ; ex : le conseiller décide d’ouvrir ou non des plages de RDV sur ses plages de gestion de portefeuille et de traitement d’offres, etc. Une planification plus simple et favorisant le partage entre les conseillers et les managers : Une visualisation plus simple du planning pour les agents et les managers ; ex : Les 25 familles d’activités et les 127 activités d’aujourd’hui sont simplifiées autour de 6 macro-activités déclinées en une trentaine d’activités en cible (novembre 2013) ; - Une planification intégrant les temps de management (échanges de pratiques, réunions …). Des modalités de planification déconcentrées, plus souples et à la main des managers locaux : Une anticipation de la planification à la main des managers, cohérente avec les nouvelles modalités d’accompagnement et les besoins des territoires ; Une simplification de la nomenclature qui contribue à une planification des activités moins parcellisée et plus souple. 5 DOCUMENT DE TRAVAIL

6 Enjeux et périmètre des travaux
Sommaire Enjeux et périmètre des travaux Constats sur la nomenclature des activités et méthodologie des travaux avec les acteurs du réseau et les porteurs métier en DG Simplification de la nomenclature des activités planifiées Evolutions de la nomenclature des activités ; Gains escomptés pour les conseillers et les managers. Accompagnement pour les conseillers et les managers. 6 6 DOCUMENT DE TRAVAIL 6

7 Contexte de mise en place de la nomenclature des activités utilisée actuellement
Lors de son déploiement en 2009, la nomenclature des activités s’inscrivait en lien avec les offres de services DE et E. Les enjeux liés à Pôle emploi 2015 (développement des marges de manœuvre, déconcentration…) nous amènent à réinterroger cette nomenclature. Contexte en 2009 Le déploiement en 2009 de la nomenclature d’activité à planifiée s’est structuré autour de l’organisation induite par le Suivi Mensuel Personnalisé . Ainsi, la nomenclature se structure autour de 20 familles d’activités et 127 activités selon une approche distinguant les activités avec et sans RDV. Sa conception répondait à un besoin de structurer la planification des activités des agents, la gestion des RDV (interfaçage RDVA et GIDE/AUDE) et l’articulation avec des lieux de réception (bureaux, salle de réunions). Une planification à mettre en cohérence avec les nouvelles offres de service La nomenclature des activités est très large : les agences n’utilisent pas l’intégralité de la codification et chaque agence a une interprétation différente des actes métier correspondant à chaque activité ; La nomenclature est très détaillée ce qui limite les marges de manœuvre (ex : activités avec ou sans RDV qui orientent l’organisation du conseiller dans sa gestion de portefeuille). 7 DOCUMENT DE TRAVAIL

8 Méthodologie des travaux en association avec les acteurs en régions et en DG
3 types de travaux ont permis de construire les évolutions proposées en matière de planification Participants Calendrier 2 focus groupes ont été organisés en régions par la Direction de l’Organisation du travail, co-animés par les Directions Sécurisation des Parcours Professionnels et Services aux Entreprises. 8 régions et une soixantaine de participants (DT, DTD, DAPE, REP, conseillers) Octobre et novembre 2012 1 2 Les travaux sur la simplification de la nomenclature des activités réalisés avec les régions ont fait l’objet d’échanges avec les différentes directions concernées en DG. Sécurisation des Parcours professionnels; Services aux Entreprises; DGA RHRS Février à avril 2013 3 Des ateliers de simulation ont été organisés en agences locales pour analyser les impacts et recueillir les retours des conseillers et des managers. Agences de 3 régions: Zones rurales et urbaines ; 3 tailles d’agences. Mai et juin 2013 DOCUMENT DE TRAVAIL

9 Enjeux et périmètre des travaux
Sommaire Enjeux et périmètre des travaux Constats sur la nomenclature des activités et méthodologie des travaux avec les acteurs du réseau et les porteurs métier en DG Simplification de la nomenclature des activités planifiées Evolutions de la nomenclature des activités ; Gains escomptés pour les conseillers et les managers. Accompagnement pour les conseillers et les managers. 9 9 DOCUMENT DE TRAVAIL 9

10 La nouvelle nomenclature proposée a évolué suite au groupe de travail du 12 juin 2013
Information -Conseil sur flux et inscription Gestion des droits Placement Orientation spécialisée Aide au recrutement Gestion et Management AIC Accueil Information Coordination Traitement des demandes d’allocation Gestion de portefeuille, accompagnement et orientation DE Prestation d'orientation 1er RDV Traitement des offres Réunions de service et d’équipe BODOS GPF PO1 OFFRE REU RE Relation entreprise ou prospection Accueil Renseignement Conseil Réunions externes ARC Gestion de compte (avec ou sans RDV) ANICO Activités collectives ou mutualisées Prestation d'orientation après 1er RDV EXT PO2+ GDC CVE suivi délégué interne 1er RDV MRS MRS Exercices ACEA Accompagnement des équipes et des agents AZLA Animation des Zones de Libre Accès CVE1 Prestation d'orientation séance de testing TEPSY AZLA SDFi1 1er entretien suivi délégué interne financé MRSCO MRS Correction exercices MAN Management, gestion RH et pilotage T3949 Accueil téléphonique DE Prestation d'orientation Back office BOPO Gestion de portefeuille suivi délégué interne financé Fonctions supports agence GP Fi APPUI EID IDE-PPAE / EID PPAE** PPAE 1DIS Absences et indisponibilités ACCE Accueil entreprise et recueil d’offres* ** Uniquement pour les agences de Guadeloupe en cours de déploiement de l’EID MANAC Management de l’accueil *L’accueil entreprise est ou non dans le périmètre du responsable de l’accueil selon les organisations régionales. CONT Contrôle interne Activités renommées ou créées suite au groupe de travail du 12 juin 2013 Activités planifiables en A2S 10 10 DOCUMENT DE TRAVAIL

11 Détail de la nouvelle nomenclature proposée Information – Conseil sur flux et Inscription
AIC Accueil Information Coordination Accueil physique, renseignement de 1er niveau, orientation des DE vers les services répondant à leurs besoins ARC Accueil Renseignement Conseil Réception sans rendez-vous (indemnisation et placement ) AZLA Animation des Zones de Libre Accès Aide à l’utilisation des postes informatiques, animation des espaces, renseignement AZLA Information -Conseil sur flux et inscription T3949 Accueil téléphonique DE Réception des appels entrants, renseignement (AST et PST) EID IDE-PPAE / EID Inscription, réinscription PPAE PPAE** ** Uniquement pour les agences de Guadeloupe en cours de déploiement de l’EID Accueil entreprise et recueil d’offres* Accueil physique et téléphonique des entreprises sur ou sans rendez-vous, renseignement, recueil des offres, traitement des offres mutualisées de l’équipe ou de l’agence (en fonction de la charge) ACCE L’ensemble de ces activités fait partie de l’accueil en équipe sous la responsabilité du responsable de l’accueil ; L’activité ACCE peut, selon le choix des régions, être intégrée ou non au périmètre du responsable de l’accueil. Elle couvre le traitement mutualisé des offres en service APPUI ; Les activités AIC et ARC ont changé de codes ou de libellés pour traduire des évolutions sémantiques (mise en exergue de la dimension information dans AIC par exemple) mais recouvrent les mêmes périmètres que les anciennes activités ACC et ARC ; Les EID spécifiques aux publics Cadres et Professionnels du spectacle sont regroupés dans l’activité EID. 11 11 DOCUMENT DE TRAVAIL

12 Détail de la nouvelle nomenclature proposée Gestion des droits
Traitement des demandes d’allocation BODOS Traitement des demandes d’allocations DE (tous types), pièces périphériques, ouverture de droits ou rejet de droits (tous types d’allocations), tri décisionnel Gestion des droits Gestion de compte (avec ou sans RDV) GDC Traitement des réclamations, courrier indemnisation, traitement des courriels, gestion des indus– activité avec ou sans RDV DE L’activité BODOS comprend notamment le traitement des demandes d’allocations de tous types. Le manager mobilise les conseillers sur cette activité en cohérence avec leurs compétences et les expertises (annexes …) ; L’activité GDC permet d’ouvrir ou non des plages avec RDV pour traiter les indus ou réclamations. 12 12 DOCUMENT DE TRAVAIL

13 Détail de la nouvelle nomenclature proposée Placement
Gestion de portefeuille, accompagnement et orientation DE GPF Rendez-vous DE (orientation, suivi, etc.) , convocation DE, gestion de portefeuille DE (proposition d’offres, formations, prestations) ANICO Animation d’activités collectives ou mutualisées Animation : Ateliers, forums, clubs, réunions d’information, sessions collectives Placement CVE1 CVE suivi délégué interne 1er RDV Entretien permettant de valider ou pas l’entrée du demandeur d’emploi dans le dispositif CVE SDFi1 1er entretien suivi délégué interne financé Entretien de validation d’entrée dans les dispositifs RSA et CSP GP Fi Gestion de portefeuille suivi délégué interne financé Entretien de suivi des demandeurs d’emploi bénéficiaires du RSA suivi par une mission insertion (conseil général) ou CSP La macro-activité Placement comporte 2 activités pour les agences classiques (GPF et ANICO) et 3 activités pour les A2S ou équipes spécifiques ; Le code GPF intègre toutes les activités de gestion de portefeuille en interne, incluant les activités CVE2+ et PO2+ ; Le code ANICO regroupe toutes les activités nécessitant une animation de groupe. 13 DOCUMENT DE TRAVAIL

14 Détail de la nouvelle nomenclature proposée Orientation spécialisée
Prestation d'orientation 1er RDV PO1 1er entretien réalisé par les psychologues du travail suite à une prescription par un conseiller 14 Orientation spécialisée Prestation d'orientation après 1er RDV PO2+ Les entretiens et l’accompagnement réalisés par les psychologues du travail après validation de leur premier entretien avec le DE TEPSY Prestation d'orientation séances de testing Réalisation de tests collectifs suite à la prescription d’un psychologue du travail Prestation d'orientation Back office BOPO Traitement administratif des activités d’orientation 14 DOCUMENT DE TRAVAIL

15 Détail de la nouvelle nomenclature proposée Aide au recrutement
OFFRE Traitement des offres Traitement, rapprochement, traitement des candidatures, réponses aux candidatures, suivi avec l’employeur, clôture des offres RE Relation entreprise ou prospection Visites entreprises, autres contacts avec entreprises, démarche commerciale (forums, prospection téléphonique) Aide au recrutement MRS MRS Exercices Accueil, suivi et accompagnement des candidats dans la réalisation des exercices MRSCO MRS Correction exercices Correction des exercices MRS L’activité OFFRE concerne le traitement des offres de niveau Accompagnement selon les modalités de la nouvelle offre de services aux entreprises. L’activité OFFRE peut intégrer l’activité de relation entreprise; 15 15 DOCUMENT DE TRAVAIL

16 Détail de la nouvelle nomenclature proposée Gestion et management
REU Réunions de service et d’équipe Réunions de service et d’équipe, réunions thématiques EXT Réunions externes Réunions en DG, DR, DT, ou avec partenaires institutionnels ou prestataires ACEA Accompagnement des équipes et des agents Temps d’appropriation, développement de compétences, formation, tutorat, EPA (dont préparation), entretien de suivi, préparation VIAP.. Gestion et Management MAN Management, gestion RH et pilotage ACTIVITE MANAGER : Management, gestion des RH locales, pilotage (élaboration et suivi des projets, préparation des réunions, élaboration du planning….) Fonctions supports agence APPUI Activité support de gestion ( courrier, logistique, classement, archivage, préparation gestion de la liste …) 1DIS Absences et indisponibilités Maladie, congés, absence, jours fériés, temps partiel, syndicat, mise à disposition, .. MAN AC Management de l’accueil Responsable de l’accueil (Cf. fiche emploi) CONT Contrôle interne Activités de contrôle interne (locale ou mutualisée), contrôle des fraudes (local ou mutualisé) Les activités regroupées sous la macro-activité gestion et management peuvent être planifiées aussi bien pour des conseillers que pour des managers ; L’activité REU est conservée en cohérence avec l’actualisation du chapitre 3.1 de REPERE « Au niveau local, les réunions de service et les réunions d’équipe sont intégrées au planning » ; Les temps d’appropriation se distinguent des temps de réunion et sont planifiés dans l’activité ACEA. 16 DOCUMENT DE TRAVAIL

17 Gains escomptés pour le conseiller
Traductions opérationnelles dans les agences Gains escomptés pour les conseillers Gains escomptés pour le conseiller Le conseiller dispose d’une lecture simplifiée de ses activités dans RDVA Planning ; Le conseiller a des marges de manœuvre sur l’organisation des plages de « Gestion de portefeuille DE » et «  traitement de l’offre »: Il peut réaliser l’ensemble des activités liées à la gestion de portefeuille sur ses plages (analyse, préparation, entretien et suivi d’entretien) ; Il décide d’ouvrir ou non des plages de RDV sur ses plages de gestion de portefeuille ; Il peut organiser des regroupements et recevoir des DE en collectif ; Il personnalise l’offre de services proposées aux DE et aux employeurs en fonction de leurs besoins et de la stratégie locale. Le conseiller dispose de plus de souplesse sur les plages de « Gestion du Compte », il peut réaliser des RDV notamment pour les indus. La gestion des activités fait partie des échanges entre le conseiller et le REP ; Les temps d’échanges (réunions d’équipes, de service, etc.) et d’appropriation sont davantage sécurisés. 17 DOCUMENT DE TRAVAIL

18 Gains escomptés pour le manager
Traductions opérationnelles dans les agences Gains escomptés pour les managers Gains escomptés pour le manager Les ELD disposent d’une lecture simplifiée des activités de leurs équipes dans RDVA Planning ; Le REP passe moins de temps à construire et ajuster le planning : simplification de la nomenclature des activités permettant une meilleure stabilité organisationnelle et évolutions fonctionnelles permettant notamment de faciliter la saisie répétitive des activités ; Le REP est repositionné sur des activités de management et d’accompagnement des conseillers ; Les activités planifiées reflètent davantage les missions de Pôle emploi et les priorités locales : la planification devient un outil de dialogue entre tous les échelons (ELD/Conseillers, ELD/DR-DT) ; Les modalités de planification sont plus souples : une anticipation de la planification à la main des managers, cohérente avec les nouvelles modalités d’accompagnement et les besoins des territoires ; une simplification de la nomenclature qui contribue à une planification des activités moins parcellisée et plus souple. Les DR-DT disposent d’une vision de la répartition du temps par macro-activité : consolidation automatique des données de planification des activités en agence à la maille territoriale. 18 DOCUMENT DE TRAVAIL

19 Sommaire Enjeux et périmètre des travaux
Constats sur la nomenclature des activités et méthodologie des travaux avec les acteurs du réseau et les porteurs métier en DG Simplification de la nomenclature des activités planifiées Evolutions de la nomenclature des activités ; Gains escomptés pour les conseillers et les managers. Accompagnement pour les conseillers et les managers. 19 19 DOCUMENT DE TRAVAIL 19

20 Le déploiement de la nomenclature s’effectuera en une fois sur l’ensemble des régions en juillet 2013 La nomenclature d’activité portée par l’outil RDVA planning est nationale et sera livrée en une seule fois sur l’ensemble des régions. Des actions d’information préparatoires au déploiement seront être mises en œuvre par les régions pour faciliter l’appropriation par chacun (conseillers et managers) de la nouvelle nomenclature d’activité. Pour autant, les ELD n’auront pas à mener d’actions préparatoires spécifiques sur les plannings avant la livraison SI. Les équipes locales de direction démultiplieront en agence les principes de la nouvelle nomenclature d’activités ainsi que les évolutions informatiques. Un temps sera identifié dans les plannings pour mener à bien ces actions préparatoires et sécuriser la diffusion et l’appropriation de l’information. Pour les conseillers, les principales actions préparatoires sont : Pour les ELD, les principales actions préparatoires sont : La démultiplication s’effectuera en agence avec un accompagnement des conseillers ; Les ELD s’appuieront sur un support détaillant la nouvelle nomenclature proposée (pas à pas de la nouvelle nomenclature) ; Un travail de réflexion sera réalisé par les ELD sur leurs pratiques de planification, en lien avec les équipes. L’appropriation des nouvelles appellations d’activités et libellés sera réalisée sur un temps dédié ; Le conseiller s’appuiera sur un memo à destination des agents présentant en détail la nouvelle nomenclature d’activités. Rajout de « Un temps sera identifié pour mener à bien ces actions préparatoires. » 20 DOCUMENT DE TRAVAIL 20

21 L’appropriation des évolutions de la nouvelle nomenclature par les ELD et les conseillers
Pour les conseillers Pour les ELD Un accompagnement sera assuré par les ELD sur les nouvelles marges des conseillers particulièrement concernant les plages GPF et OFFRE ; Des modules de formation offre de service, notamment « gérer et activer son portefeuille de DE », seront enrichis d’une dimension sur la planification d’ici la fin de l’année ; Des échanges réguliers entre les conseillers et les managers seront organisés pour s’assurer de la bonne appropriation des marges de manœuvre avec proposition de tutorat si besoin. Des échanges entre ELD d’un même bassin d’emploi pourront être organisés afin de leur permettre de réfléchir collectivement sur leurs pratiques de planification ; Un guide utilisateur de l’outil RDVA planning sera mis à jour et disponible en ligne ; Des modules de formation seront proposés dans le cadre de l’université du management sur les liens entre organisation du travail et planification (en cours de construction) ; Après le déploiement Un bilan à 12 mois : Un retour d’expérience avec des sites associés au projet en amont (modalités d’accompagnement des conseillers notamment) ; Une évaluation qualitative de la perception des conseillers et des managers sur leurs marges de manœuvre en matière de planification. 21 DOCUMENT DE TRAVAIL

22 Sommaire Annexes Exemples de planning actuel
Exemple de planning avec la nomenclature cible 22 22 DOCUMENT DE TRAVAIL 22

23 Annexe 1. Agence 1 : Planning Actuel
23 23 DOCUMENT DE TRAVAIL 23

24 Annexe 1. Agence 1 : Planning nouvelle nomenclature
EXT ARC AIC BODOS T3949 ANICO ACCE GPF ACEA 1DIS EID GDC 24 24 DOCUMENT DE TRAVAIL 24

25 Annexe 1. Agence 2 : Planning actuel
25 25 DOCUMENT DE TRAVAIL 25

26 Annexe 1. Agence 2 : Planning nouvelle nomenclature
EXT REU AIC EID ARC 1DIS GPF GDC T3949 ANICO ACEA OFFRE ACC 26 26 DOCUMENT DE TRAVAIL 26