Fédération des établissements d'enseignement privés Septembre 2001

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1 Fédération des établissements d'enseignement privés Septembre 2001
Guide d'accompagnement : Démarche pour l'utilisation optimale des technologies de l’information et des communications dans notre communauté apprenante Il faudra pouvoir donner au projet toute la visibilité possible afin de mettre toutes les chances de notre côté pour ne pas l'abandonner en cours de route Fédération des établissements d'enseignement privés Septembre 2001

2 Plan de travail 1. L'objectif du Guide d'accompagnement
2. Les défis d'intégrer les TIC 3. La démarche institutionnelle 4. La conduite du projet 5. Les événements clés dans le temps 6. Les indicateurs de succès La conclusion

3 1. L'objectif du Guide d'accompagnement

4 1. L'objectif du Guide d'accompagnement: le contexte
Le projet d'intégrer les technologies de l’information et des communications dans les pratiques d'enseignement et d'apprentissage est avant tout un projet de transformation des façons de faire et des façons d'être. Avant d'être technologique, le défi rejoint la fibre de l'organisation, c'est-à-dire, sa culture. La démarche proposée correspond à une démarche de gestion du changement. Néanmoins, elle nécessite de se situer eu égard aux technologies. Ainsi, pour devenir véritablement une "communauté apprenante", l'intégration des TIC doit se faire de façon harmonieuse. La démarche de gestion du changement correspond à l'application d'un concept utilisé dans les organisations. Par ce moyen, elle veulent se donner toutes les chances de réussite du changement. Ainsi, les modifications que l'on veut apporter aux processus de travail ou, à un niveau plus complexe, à la culture organisationnelle se fait dans le respect des personnes tout en ne négligeant pas les cibles à atteindre.

5 1. L'objectif du Guide d'accompagnement
Du Colloque du 10 mai des directions d'établissements d'enseignement privés, il ressort que: Les écoles qui réussiront dans les prochaines années, auront compris que la mise à jour des connaissances et des compétences doit être continue. Ainsi, le rôle de la direction est de responsabiliser son personnel à l'égard de leur formation. Le directeur se situe auprès de son personnel comme un LEADER APPRENANT L'école: une institution dont la mission est d'apprendre à apprendre, un défi pour tous et un défi continu...

6 1. L'objectif du Guide d'accompagnement
Fournir les premiers éléments qui permettront à la direction d'une école d'amorcer une démarche permettant une intégration réussie des technologies de l’information et des communications dans l'ensemble des fonctions de l'institution

7 2. Les défis d'intégrer les TIC

8 Les défis d'intégrer les TIC
La transformation de la culture organisationnelle La gestion du changement Les forces en présence Les enjeux Les indicateurs de succès* Les indicateurs de succès reviennent à toutes les étapes. Ils constituent des pistes de référence pour faire l'évaluation du processus ou de la démarche. Il est nécessaire de procéder de façon continue et régulière à leur appréciation en utilisant des outils simples, comme l'échange avec notre personnel, des grilles d'évaluation qui nous informent du degré d'avancement , du niveau de satisfaction et des attentes des groupes concernés.

9 2. Les défis d'intégrer les TIC: Transformation de la culture organisationnelle
Le défi d'intégrer les technologies dans les processus de travail d'une organisation est beaucoup plus vaste que le simple fait de se donner une vision et un plan d'action. C'est une démarche de gestion du changement. Le changement rejoint la fibre de l'institution et, plus particulièrement, sa culture.

10 2. Les défis d'intégrer les TIC La gestion du changement :dimensions
La culture: Façon d’être - Façon d’agir - Façon de faire Changement culturel Changement opérationnel Attitude Individu Organisation Façon d’être Comportement Façon d’agir L'organisation, c'est l'institution pour laquelle je travaille Processus Façon de faire Temps Les personnes et l'organisation s'influencent mutuellement dans le changement

11 2. Les défis d'intégrer les TIC : S'inscrire dans une dynamique qui, au fur et à mesure que les comportements se modifieront,viendront changer la culture organisationnelle + Connaissances Attitudes Comportements individuels Comportements collectifs Difficulté Notes: Il faut être conscient que plusieurs étapes sont requises avant qu’un changement ne s’installe dans une organisation. La transition peut prendre des années. Le “temps”, la tolérance, la flexibilité et l’empathie sont des ingrédients de succès. Qui dit changement, dit “résistance au changement” (peur de perdre le contrôle, peur de perdre sa compétence, peur de perdre son emploi, etc)….. Note: il faut faire ressortir ces craintes en début de processus, nous y reviendrons plus loin dans la présentation AXE TEMPS => sur une base “individuelle” on peut acquérir de nouvelles connaissances et de nouvelles attitudes puis adopter un comportement en conséquence. Il faut consentir beaucoup plus de temps pour “faire bouger” toute une organisattion dans le même sens !!! AXE DIFFICULTÉ => Les moyens à mettre en oeuvre pour le niveau “connaissances” vs le niveau “comportements collectifs” ne sont pas les mêmes. Références:Le conseil en management - Guide pour la profession - Édition Bureau international du Travail, Genève, Deuxième édition, 1993 Un ou des exemples de moyens à mettre en œuvre pour changer les comportements collectifs? Se donner des défis à notre dimension en pédagogie. Et signaler les succès.Un défi personnel…..un défi de petit groupe (équipe de cycle, équipe qui regroupe des individus qui sont au même niveau de pratique, équipe qui partage les mêmes affinités) Procéder de façon plus directive pour ce qui est du niveau des processus. Courriel pour les réunions, formulaires électroniques pour les gestes administratifs,…) - + - Temps Source: Le conseil en management, 1993

12 2. Les défis d'intégrer les TIC Les forces en présence
Autres organisations ex: MEQ École Intégration TIC dans processus de travail Relations école-parents Partage des expériences Autres institutions Communications direction/ personnel Relations enseignants/ parents-élèves Formation Gestion des connaissances Collègues d'autres institutions Élèves En rouge ce sont des fonctions de notre environnement de travail qui est appelé à être transformé par les TIC. Ce qui est en rouge, ce sont des exemples de ce qui peut être modifié, dans nos façons de faire et d'être par l'intégration des TIC dans nos pratiques professionnelles. Les deux bulles plus pâles signifient, au-delà de la visée esthétique, que l'école par les NTIC est de moins en moins fermée sur elle-même mais elle a la possibilité de s'ouvrir sur l'extérieur. Personnel Élèves actuels et potentiels Chacun des éléments à l'intérieur des bulles doit être revu à la lumière d'une nouvelle façon de faire par l'intégration des TIC

13 Intégration TIC dans la cueillette et le traitement de l'information
2. Les défis d'intégrer les TIC Les forces en présence dans l'enseignement et l'apprentissage Classes extérieures Enseignants Intégration TIC dans la cueillette et le traitement de l'information Scénario d'enseignement Partage des expériences Autres classes de l'école Information communication Gestion de projet Culture de réseaux Bulletins Portfolio Parents actuels et potentiels Apprentissage Travail collaboratif Les Prismes rouges (ce sont des ensembles ) Si j'intègre les NTIC dans mes pratiques, Bleu: C'est ce que nous visons comme axe d'amélioration par les NTIC (quoi) Vert: Les changements viendront modifier la façon de scénariser mon enseignement, de rendre compte du travail réalisé et de la façon de communiquer et d'informer les parents et les élèves (comment) Orange: C'est là où le changement paraît Rouge : C'est ce que le changement apportera dans les façons que les élèves construiront leur connaissance. Il est certain que le travail collaboratif ne nécessite pas l'utilisation des NTIC, mais elles permettent de travailler autrement et de laisser plus facilement des traces sur les contributions de chacun et de travailler en mode asynchrone et à distance. Collègues d'autres institutions Élèves

14 2. Les défis d'intégrer les TIC: Les enjeux
Modifier nos façons de travailler Les TIC viennent modifier l'ensemble des modalités de travail: Les véritables enjeux des TI résident dans les nouvelles façons de voir, de concevoir et d'organiser le travail La formation relative à chacune des composantes du spectre Pour faire progresser notre institution, la formation doit se faire pour chacune des composantes suivantes: Nos façons de cueillir, de traiter, de transmettre l'information Nos communications (individuellement, pour des groupes) Le partage de connaissances avec les partenaires: la force de la culture de réseau réside dans l'enrichissement mutuel L'identification de la séquence des gestes à poser d'ici les deux ou trois prochaines années

15 2. Les défis d'intégrer les TIC Indicateurs de succès du plan d'intégration
Vision macroscopique d'ensemble Volonté des collaborateurs internes à s'investir Approche de gestion du changement 2. Adoption par l'équipe-école 1. Vision de développement 3. Engagement de la direction 5. Plan de Formation 4. Plan d'action Approche de gestion de changement Dans une perspective de formation tout au long de la vie, c'est un des processus à long terme qui doit être visé sur de la longue période. C'est une attitude à acquérir qui méritera d'être réinvestie à chaque plan stratégique, comme c'est aussi le cas pour le travail en réseau et le développement d'une culture de partage et de collaboration. Le premier cercle, c'est ce qui est visé dans une perspective de deux ou trois ans avec des points de repère ou de contrôle. Culture de partage et de collaboration Travail en réseau Plus culturel Plus concret Plus culturel

16 3. La démarche institutionnelle

17 3. La démarche institutionnelle
Le plan d'ensemble Les étapes de la démarche Les événements clés dans le temps

18 3. La démarche institutionnelle: Le plan d'ensemble
Évaluation de l'évolution de la transformation Sensibilisation: Ce que les TIC amènent comme occasion de faire autrement Identification des cibles visées et d'une vision de développement Plan de la transformation Gestion de la transformation Indicateurs de succès durant la démarche Réutilisation des bonnes expériences ou idées Engagement des leaders Les opportunités, il faut les voir aussi par rapport aux menaces. Qu'est-ce qui peut arriver si l'école ne tient pas compte pas des possibilités que lui offrent les TIC. La menace pourrait venir de l'intérieur ( nos élèves ne veulent plus travailler avec les vieux outils). Dans ce cas, l'enseignant devient en décalage avec le vécu des élèves, comme cette menace pourrait venir de l'extérieur (les parents, les autres écoles (concurrence). Opportunités des NTIC: Pour m'aider à faire mieux ce que je fais déjà bien (enseigner) Pour faire différemment Les TIC peuvent m'aider à sortir de l'isolement professionnel Les enseignants adhérent-ils aux possibilités que les NTIC peuvent apporter dans leur quotidien, de faire plus et plus efficacement. L'enseignant doit y voir un avantage concret. "Notre travail comme directeur général devrait être davantage orienté dans le comment : Comment les leaders peuvent-il s’engager? En ne s'isolant pas, en proposant une démarche "collaborative"aux collègues, en servant de parrain. Comment créer un contexte organisationnel favorable au changement? En montrant comment le monde a changé. Poser la question au groupe. Qu'est-ce que Internet et les TIC , le multimédia, sont venus modifier depuis 5 ans? Transport et tourisme: Économie: économie basée sur le savoir, la recherche des cerveaux, Sciences de la santé: génome humain, télédiagnostic et télémédecine (opération à distance en pédocardiologie) En information En communication Étape 1: Partager une lecture commune de la situation Si je reviens à mon travail de professionnel de l'enseignement, eu égard aux NTIC, quelle est ma situation actuelle, quelle est la situation désirée d'ici deux ou trois ans? (Voir document : cibles à atteindre) Contexte organisationnel favorable au changement Communication continue Accompagnement des enseignants Synergie avec d'autres établissements: culture de réseau

19 3. La démarche institutionnelle
Pour chaque étape de la démarche Les objectifs visés Le produit Les principales façons de faire Les pièges à éviter Les indicateurs de succès

20 3. La démarche institutionnelle Première étape : sensibilisation
Objectif: Établir un consensus quant à la volonté de s'engager dans une démarche visant à intégrer les TIC dans nos pratiques professionnelles Produit: à la fin de l'exercice, l'équipe aura convenu de sa volonté d'aller de l'avant dans un projet d'établissement et produit un sommaire des possibilités les plus stimulantes pour l'institution Façons de faire: se référer aux défis présentés précédemment, se référer aux bonnes expériences de l'extérieur du monde de l'éducation procéder à un atelier de synergie avec l'équipe-école (1/2 ou 1 jour) en présence ou non de ressources de l'extérieur dresser un tableau des activités qui pourraient être menées en utilisant les nouvelles technologies Sensibilisation: Ce que les TIC amènent comme occasion de faire autrement Vision S Volonté Capacité S = succès

21 3. La démarche institutionnelle Première étape : sensibilisation
Pièges à éviter: constituer un tableau trop idyllique ou trop exhaustif se limiter à des activités trop technologiques ou qui ne font appel qu'à l'apprentissage de logiciels prendre trop de temps sur cette première étape. Les indicateurs de succès de cette étape: engagement de la direction engagement des "champions de l'école" à travailler de concert avec ceux qui ont davantage de difficulté mobilisation du personnel Sensibilisation: Ce que les TIC amènent comme occasion de faire autrement Vision S Volonté Capacité

22 3. La démarche institutionnelle: Deuxième étape : dégager la vision
Objectif : Faire partager une vision claire et mobilisatrice du projet à entreprendre Que voulons-nous pour nos élèves? * Où nous situons-nous actuellement ? Identification des cibles visées et d'une vision de développement Où voudrions- nous être dans 3 ans ? LA VISION Comment y parvenir ? L'objectif de cette étape est d'établir le plus large consensus sur le développement que nous voulons anticiper pour dégager une vision. Volonté Capacité S Vision Notre stratégie TIC * pour nous comme enseignants, individuellement et comme équipe-école

23 3. Démarche institutionnelle deuxième étape: dégager la vision
Ce qu'est une vision Une projection : Voir à l'avance ce qui se sera produit à une échéance donnée (maximum 3 ans pour garder les cibles en vue) , Dégager la vision Un engagement : Une série d'engagements de la direction, envers les éducateurs, les élèves et leurs parents, à faire quelque chose pour eux Un projet : Un défi mobilisateur pour toute la communauté éducative Voir les exemples de vision. Un rêve : D'une intuition, passer à son actualisation par une démarche structurée et réaliste. Une image censée et attirante du futur Les composantes de la vision doivent être orientées en fonction de la clientèle à satisfaire © AGTI SERVICES CONSEILS

24 3. La démarche institutionnelle deuxième étape: dégager la vision
Les caractéristiques d’une vision efficace imaginable : comporte une image de ce que sera le futur désirable : attrayante pour les intérêts à long terme des enseignants, des parents, des élèves faisable : comportant des objectifs réalisables et atteignables. La vision est appuyée par une stratégie qui fournit à la fois la logique et le premier niveau de détail sur la façon dont elle sera réalisée Dégager la vision convergente : suffisamment claire pour guider la prise de décision Mai 2001 flexible : suffisamment générale pour permettre des initiatives et des réponses alternatives aux individus afin de s’adapter aux conditions changeantes communicable : peut être expliquée avec succès en moins de 5 minutes © AGTI SERVICES CONSEILS Leading Change, John P. Kotter, Harvard Business School, 1996

25 3. La démarche institutionnelle: deuxième étape: dégager la vision
Le produit: Déterminer la vision Communiquer le plus largement possible la vision aux parents et aux diverses instances internes et externes Identifier les intervenants clés Permettre au personnel de l'école de se situer collectivement et individuellement par rapport à chacun des éléments de la vision Les principales façons de faire: Cet exercice devrait permettre de dégager une vision du travail à accomplir les uns avec les autres. Il s'agit du deuxième exercice. Identification des cibles visées et d'une vision de développement Volonté Capacité S Vision Façons de faire, c'est la façon de me comporter dans un contexte "x". Stratégie, c'est une démarche planifiée Exemple de vision Voir CSSMI

26 3. La démarche institutionnelle: deuxième étape: dégager la vision
Les pièges à éviter: Limiter la réflexion aux seuls "champions" dans l'utilisation des TIC Donner l'allure d'un projet technologique Procéder à des débats de spécialistes Aller trop vite et ne pas laisser le temps au personnel de verbaliser leurs appréhensions S'empêtrer dans l'accessoire plutôt que d'aller à l'essentiel Les indicateurs de succès: L'empressement du personnel à diffuser la vision Le degré de participation et d'engagement L'intérêt à se donner un Plan d'action et à s'engager collectivement et individuellement dans une démarche. Identification des cibles visées et d'une vision de développement Volonté Capacité S Vision

27 3. La démarche institutionnelle: troisième étape: plan de la transformation
Le produit: Déterminer un calendrier de travail Identifier les étapes à franchir Communiquer le plan de travail Les façons de faire: Identifier les gestes que nous sommes en mesure de poser Établir un consensus sur les gestes retenus pour concrétiser l'intégration des TIC Répartir les responsabilités Plan de la transformation Vision S Capacité Volonté

28 modèle organisationnel
3. Démarche institutionnelle troisième étape: plan de la transformation Les valeurs Éléments à considérer . Culture organisationnelle Qualités des services Relations élèves Relations parents Relations avec personnel... Les attentes et besoins Les cibles retenues Formation Situation d’apprentissage Soutien logistique Soutien pédagogique Information Communication interne et externe Collaboration Collaborations internes et externes Accès Gestion des connaissances Éléments à intégrer à la démarche d'apprentissage Formation VISION Gestion des ressources humaines Autonomisation, formation Imputabilité Profil de compétence Rôles et responsabilités Vers un nouveau modèle organisationnel Le personnel

29 3. Démarche institutionnelle: troisième étape: plan de la transformation
Voir le plan d'ensemble de la démarche Définir un Plan d'action Plan d'action An 1 Dégager une vision Préciser des actions à court terme Plan d'action An 2 Actions structurantes Plan d'action An 3 Actions opérationnelles Mai 2001 Comité de projets Comité directeur 2002 2005

30 3. La démarche institutionnelle: troisième étape: plan de la transformation
d'action Capacité et Volonté Développement Implantation du changement Évaluation Plan de la transformation Les pièges à éviter: se donner un plan trop généreux laisser le personnel à lui-même ne pas donner de signaux clairs Les indicateurs de succès de l'étape: chacun s'engage dans le changement le personnel est confortable un plan réaliste est élaboré Précisions sur analyse … des ressources existantes et des besoins, du temps dont on dispose – Différence entre construction et développement Développement , c'est le choix des solutions, c'est la planification dans le temps, c'est l'organisation du travail, c,est la distribution des rôles et responsabilités Construction, c'est les passage à l'action (ex: la préparation de la formation proprement dite, c'est la construction d'un projet dans ses différentes composantes. Implantation, c'est le réinvestissement dans la pratique Volonté Capacité S Vision

31 3. La démarche institutionnelle: troisième étape: plan de la transformation
STRATÉGIQUE TACTIQUE OPÉRATIONNEL Vérification régulière de la présence des indicateurs de succès Mission Planifie,organise et orchestre les actions-clés du changement Vision Évaluation Plan d'action Plan de la transformation Capacité et Volonté Dévelop- pement Implantation du changement Gestion du changement * Accompagnement © AGTI SERVICES CONSEILS

32 La gestion du changement
Objectifs à atteindre Faciliter la transition vers la situation cible Mettre en œuvre des stratégies destinées à gérer les impacts organisationnels et les problématiques découlant des changements Engager l'établissement dans une démarche d'amélioration continue

33 La gestion du changement: Démarche
Évaluation Stratégie Organisation Réalisation Accompagnement dans la gestion de la transition Impacts sur l'organisation du travail Impacts sur les profils de compétences: rôles, habilitation, imputabilité, ... Plan de Communication: sensibilisation, information,... Plan de transfert de connaissances: formation, laboratoire, coaching, ...

34 4. La conduite du projet

35 4. La conduite du projet Comité directeur Comité de projets
Organisation du projet

36 4. La conduite du projet Comité directeur Responsabilités: Défi:
Initier et encadrer les opérations Mettre en place la structure de projet et en assurer la planification Défi: Faire partager une vision claire et mobilisatrice du projet à entreprendre Moyens: Identifier les intervenants clés Informer et communiquer régulièrement avec tous les membres de la communauté éducative de l'évolution des travaux Comité directeur - ENVIRON 5 PERSONNES le directeur 1. Les personnes intéressées 2. Celles qui représentent les mieux les tendances 3. Les différentes composantes de l'école: Au secondaire enseignants des disciplines A) en sciences humaines ( langues, sciences humaines) B) sciences de la nature, mathématique et technologies C) arts D) les professionnels et le soutien Au primaire enseignants par cycle, les spécialistes et professionnels non-enseignants

37 4. La conduite du projet Comités de projets Composition:
Trois niveaux d'utilisateurs Responsable des TIC Membre de la direction Responsabilités: Créer la synergie Assurer la lecture commune de la situation actuelle et de la situation projetée Établir un consensus quant à la vision (les changements requis, la volonté, la capacité du milieu à intégrer cette vision dans des pratiques, et les conditions de succès) Valider le réalisme des attentes et des besoins et présenter des propositions au Comité directeur

38 4. La conduite du projet Comités de projets Organisation des projets
Moyens: Préparer les consultations Informer et communiquer régulièrement avec tous les membres de la communauté éducative de l'évolution des travaux Accompagner l'équipe-école dans la réalisation du Plan d'action Assurer le lien avec le Comité directeur Organisation des projets Un responsable est désigné pour chaque projet il a la responsabilité de créer la synergie au sein de l'établissement chaque projet devra être doté de ressources pour rencontrer les objectifs et les échéances

39 5. Les événements clés dans le temps
Besoins Vision . Capacités changement Meilleures pratiques Contraintes Capacités investissement des personnes et de l'institution Choix possibles Mars 2002 Stratégie d'implantation Orientations stratégiques Illustration du changement Équipes de projet Impacts Faisabilité Vision Plan d'action Juin 2002 Objectif: novembre 2001 An 1 An 2 An 3 Budget disponible

40 6. Les indicateurs de succès

41 6. Les indicateurs de succès de la démarche
Le contexte créé mobilise le personnel et est susceptible de faire survenir le besoin d'intégrer les TIC Un plan d'ensemble est convenu avec le personnel Une structure de projet est définie et diffusée Les responsabilités sont réparties Les communications avec le personnel sont constantes Les interventions permettent de se situer dans le processus pour que chacun puisse s'y retrouver

42 Conclusion La volonté d'intégrer les technologies dans l'enseignement et l'apprentissage est avant tout une démarche pédagogique C'est une excellente façon de donner à son école une occasion de transformer ses modalités de travail et de collaboration et de s'inscrire dans la philosophie de la réforme C'est d'offrir à sa clientèle une pédagogie à valeur ajoutée C'est une façon de mobiliser toute la communauté éducative sur un projet commun C'est faire de son organisation une réelle communauté apprenante

43 Vos animateurs du Récit : Ginette Laurendeau : laurendeaug@cadre.qc.ca
Pour toute demande de compréhension ou d'assistance n'hésitez pas à communiquer avec Vos animateurs du Récit : Ginette Laurendeau : Claude Frenette : Coordonnateur : André Revert : La FEEP, avec son RECIT, se donne un outil de veille stratégique. Par cet outil, elle diffusera sur son site Web, l'information sur les initiatives heureuses dans vos établissements. Cela vous facilitera les actions à accomplir et vous permettra de vous mettre en relation les uns avec les autres.