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PGI – Progiciel de gestion intégrée Tournée facultaire 2009.

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1 PGI – Progiciel de gestion intégrée Tournée facultaire 2009

2 2 Contenu LUdeM et le Progiciel de gestion intégré Les modules PeopleSoft La portée du projet Le calendrier de réalisation La structure du projet et les équipes La gouvernance et le contrôle La démarche proposée Les défis

3 3 LUdeM et le Progiciel de gestion intégré LUniversité de Montréal amorce cet automne un virage technologique denvergure qui lui permettra « doffrir à nos étudiants, professeurs, chargés de cours et chercheurs ainsi quau personnel de soutien et dadministration des systèmes dinformation et des technologies fiables, accessibles et conviviales. » (Livre Blanc, Orientation VII, Objectif 3) Dici 2012, elle aura renouvelé du tout au tout ses plateformes informatiques et ses systèmes administratifs centraux et procédé à une mise à niveau complète de son réseau. Le PGI (Progiciel de Gestion Intégré) est une composante clé de ce virage technologique. Les systèmes actuels sont dune fragilité extrême et ne rendent pas les niveaux de service minimaux. La concurrence a à sa disposition des systèmes intégrés de gestion ayant pour effet de la rendre plus concurrentielle.

4 4 Quest-ce quun PGI? Le Progiciel de Gestion Intégré (PGI) permettra lintégration de lensemble de processus administratifs sur une seule plate- forme. Il constituera une source unique dinformation pour lensemble des activités administratives de lUniversité. Le PGI sélectionné par lUniversité comprend la suite de logiciels PeopleSoft pour: Lacadémique les systèmes financiers les ressources humaines la recherche

5 5 Pourquoi lUdeM se dote-t-elle dun PGI maintenant ? LUniversité de Montréal accuse un retard en matière de systèmes dinformation par rapport aux autres universités canadiennes et nord-américaines : 78 % des dix-sept universités canadiennes comparables à lUdeM; 70 % des universités nord-américaines. Nos applications sont désuètes et dune efficacité souvent douteuse, créant: Des pertes de productivité. Le mécontentement des membres de notre communauté. Une exposition à des pannes majeures.

6 6 Universités canadiennes utilisant un PGI Université McGill HEC Montréal Université Laval Université Concordia University of British Columbia University of Alberta University of Calgary University of Western Ontario University of Waterloo Queens University Université dOttawa Dalhousie University York University

7 7 Les bénéfices attendus du PGI Limplantation de ce progiciel transformera tous les volets de lactivité universitaire. Ce progiciel permettra: Laccès à linformation instantané; Lamélioration du rendement de processus clés, tels ladmission et la gestion des projets de recherche; Un meilleur suivi de la gestion financière et des ressources humaines; Un meilleur soutien à la rétention et à la réussite de nos étudiants; Loptimisation de la productivité de nos opérations administratives; Un meilleur soutien à nos gestionnaires, tant pour la gestion courante que pour la planification; La standardisation des plateformes technologiques qui supportent nos systèmes administratifs.

8 8 Modules PeopleSoft sélectionnés par lUniversité – Gestion académique Gestion académique Communauté campus Aide financière Orientation universitaire Recrutement et admission Gestion financière des étudiants Dossiers étudiants Libre service Campus libre service Intelligence daffaires

9 9 Modules PeopleSoft sélectionnés par lUniversité – Finances et approvisionnements Gestion financière Gestion des actifs Gestion monétaire Facturation eFacturation DéboursésGrand livre Comptes payables Comptes recevables Gestion des achats Gestion des fournisseurs et Gestion de la chaîne dapprovisionnement eAchats Gestion de lapprovision- nement Gestion des contrats avec fournisseurs Inventaire Intelligence daffaires

10 10 Modules PeopleSoft sélectionnés par lUniversité – Ressources humaines et paie Gestion du recrutement Libre service Gestion de la main doeuvre Profil bureau de travail Recrutement Accueil des candidats ePerformanceeCompensation eProfileDéveloppementePaie eAvantages sociaux Paie globaleTemps et efforts Gestion des avantages sociaux Intelligence daffaires

11 11 Modules PeopleSoft sélectionnés par lUniversité – Gestion de la recherche Gestion de la recherche Subventions Contrats Coûts de projets Intelligence daffaires

12 12 Modules PeopleSoft sélectionnés par lUniversité – Gestion de la relation client/étudiant Solution Recrutement et Soutien aux étudiants Libre service Portail Gestion de la relation client/étudiant Recrutement Recrutement enligne Recrutement par téléphone Soutien enligne Support libre service client Gestion des communications (courriels et clavardage) Intelligence daffaires

13 13 Paramétrer un PGI – Quest-ce que cest? Le paramétrage cest le processus dadaptation et de configuration du logiciel dans son cadre de référence afin quil réponde aux besoins spécifiques de lUniversité. Le paramétrage n'est pas de la programmation informatique. Le PGI sera configuré pour répondre aux besoins de lUniversité. Il y aura des choix à faire afin dharmoniser le plus possible les processus et dintégrer les données. = Exemples de paramétrage : Configuration des dates limites dinscription aux cours et dabandon sans échec. Gestion des horaires. Personnalisation dune maison. Paramétrage Établissement des règles daffaires

14 14 Portée du projet – Gestion académique Actuel : Octroi du grade (diplômation) Actuel : Inscription Actuel : Offre de cours Actuel :Programme - CoursActuel : Admission

15 15 Portée du projet Futur : Gestion académique

16 16 Calendrier de réalisation Mise en opération

17 Directeur du programme UdeM Directeur du programme (LGS/IBM) Conseiller stratégique Contrôleur de projet Coord. de ladministration Chefs de projet Structure du projet Comité directeur Guy BretonJacques Frémont Éric FilteauJacques Gresset Joseph HubertMonique Kirouac Irène Cinq-Mars Ghilaine Roquet Jean-Claude Lebrun Serge Fortier (LGS/IBM) Danielle Branchaud (LGS/IBM) Comité dimplantation PGI Dominique BérubéPascale Carrier Alexandre ChabotPierre Chénard Irène Cinq-Mars A-I CojocaruÉric Filteau Raymond LalandeJ-C Lebrun Matthew NowakowskiJacques Pelletier Ghilaine RoquetMichel Steben Danielle Branchaud (LGS/IBM) Gouvernance du programme Parrain du projet Jacques Frémont Équipe de gestion du programme

18 Structure du projet Chefs de projet Fonctionnels Analystes fonctionnels Chefs de projet Technologie Direction du programme Implantation du programme Chefs de projet Gestion du changement Conseillers en gestion du changement Chefs de projet Formation Formateurs Chef de projet Infrastructures Admin. de systèmes Admin. de bases de données Gest. de produits Concepteurs principaux Concepteurs en développement informatique Analystes en développement informatique Concepteurs Rôles et permissions Experts de domaine – Agents de changement – Super-utilisateurs

19 19 Gouvernance – Tableau de bord Les indicateurs de projet sont: Échéancier: Respect des jalons clés du projet Budget: Respect du cadre budgétaire, tant au niveau monétaire que des efforts. Biens livrables: Qualité des biens livrables et respect des délais dapprobation. Ressources: Affectation des compétences et expertises requises au sein du projet. Gestion du changement: Soutien aux parties prenantes clés. Les indicateurs sont rapportés par domaine et consolidés au niveau de lensemble du Programme.

20 20 Gouvernance – Tableau de bord Les sept clés du succès sont: Le niveau de préoccupation des parties prenantes clés, La réalisation des bénéfices attendus, La planification des travaux et du calendrier, Le niveau de performance de léquipe, La gestion de la portée, La gestion du risque, Les avantages pour lorganisation.

21 21 Crans darrêt Rapports hebdomadaires comprenant au besoin des mesures de contingences Tableau de bord mensuel au Comité directeur du projet Personne spécialisée au Bureau de la vérification interne dans le domaine de linformatique disponible pour répondre aux mandats ad hoc du comité de la vérification Tableau de bord trimestriel au Comité de vérification du Conseil Facturation et paiement de lintégrateur sur une base mensuelle

22 22 La démarche proposée pour les Facultés Principes directeurs: Emphase sur les bénéfices du changement du point de vue de chaque clientèle, accompagnement graduel, démarche orientée sur les processus, maximiser les interactions. Parties Prenantes Clés: Doyens, Vice-Doyens, Adjoints aux vice-doyens, Responsables de programmes, Professeurs, Étudiants, Directeurs et adjoints Administratifs, TGDE, TCTB, TA, etc. Communications et Gouvernance du Projet PGI mars 2009 mars-octobre 2009novembre 2009 – février 2012 mars Démarrage Familiarisati on et processus Intégration du PGI Amélioration continue

23 23 Les parties prenantes clés seront impliquées tout au long de la démarche Besoin de la connaissance des processus et des systèmes dinformation dans le but : Dinfluencer la définition de la solution. De sassurer que la solution répondra aux besoins de chaque Faculté. Besoin que la conduite du changement se fasse au sein de la Faculté. Mise en place dun réseau clarifiant les rôles et responsabilités de chaque partie prenante. Ces parties prenantes clés comprennent les experts de domaine qui seront impliqués tout au long du projet. Il y aura des moments dans le cycle du projet où une implication accrue sera nécessaire. Parties Prenantes Clés: Doyens, Vice-Doyens, Adjoints aux vice-doyens, Responsables de programmes, Professeurs, Étudiants, Directeurs et adjoints Administratifs, TGDE, TCTB, TA, etc.

24 24 Défis Le PGI: plus quun changement de logiciel Le déploiement dun progiciel de gestion intégré requiert une analyse complète des processus. Ces changements sont cruciaux au déploiement réussi du PGI. Vieux processus Nouvelle technologie Vieux processus qui coûtent cher +=

25 25 Courbe dapprentissage Performance des ressources de lUniversité Temps Déploiement Période dadaptation Amélioration Engagement Vallée du désespoir Votre leadership dans la gestion du changement permettra un passage moins profond et plus rapide dans la vallée du désespoir et facilitera la période dadaptation.

26 26 Conclusion Limplantation du PGI ne sera pas facile mais elle est essentielle à latteinte de nos objectifs. Léquipe de projet mettra lemphase sur la gestion du changement et laccompagnement de vos ressources. En bout de ligne, nous en sortirons tous gagnants.

27 27 Questions


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