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Agence Nationale dAppui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux Atelier « risques » RG3.

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1 Agence Nationale dAppui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux Atelier « risques » RG3

2 2 Objectif de latelier Donner des pistes pour : Fiabiliser la gestion des risques Objectiver lévaluation de la criticité Aborder la gestion des risques au sein de vos projets

3 3 Les risques Les risques représentent la possibilité quun projet ne sexécute pas conformément aux prévisions de date, de coût ou dexpression des besoins et peuvent conduire au non respect des objectifs. Les risques peuvent être -Récurrents -Ponctuels DEFINITION

4 4 Trois raisons de gérer les risques Anticiper les difficultés pour mieux les surmonter Partager la responsabilité du projet avec lensemble des décideurs concernés Ajuster le pilotage du projet au fur et à mesure des évolutions de son environnement Cest se mettre en situation de gérer les incertitudes plutôt que de les subir

5 5 Démarche progressive et itérative tout au long de la vie du projet Analyse Identifier de manière la plus exhaustive possible tous les évènements générateurs de risque pour le projet => brainstorming, Retour dexpérience Analyser ces éléments et les qualifier selon leur impact et leur probabilité Réduction Décider des actions préventives à engager en tenant compte du coût de leur mise en œuvre par rapport au coût de la conséquence du risque Suivi Suivre lévolution de la qualification du risque (probabilité, impact) Contrôler la pertinence des actions préventives engagées Ajouter les nouveaux risques ou supprimer ceux qui ne sont plus pertinents A chaque étape, il est indispensable de mobiliser lensemble des acteurs concernés par le projet (aux niveaux stratégique, technique, métiers, projet…)

6 6 AnalyseRéductionSuivi LAnalyse Date de lanalyse : XX/XX/XXXX NatureRisqueImpact (I) Probabilité (P) Criticité (I*P) Recenser Analyser au regard de lactualité du projet ( date importante) Hiérarchiser Formaliser un tableau de synthèse

7 7 Comment qualifier les risques ? Partir des fondamentaux ! Probabilité Impact Criticité = Probabilité (ou Occurrence) X Impact (ou Gravité) La criticité sévalue en 4 niveaux : Risque acceptable Analyse régulière Risque significatif Analyse + traitement Risque critique Analyse + traitement Scenarios de rechange Risque inacceptable Traitement pour élimination Cause de No Go Ne pas démarrer ou continuer le projet Zone 4 Inacceptable Zone 3 Critique Zone 2 Significatif Zone 1 Acceptable AnalyseRéductionSuivi

8 8 Comment qualifier les risques ? Adopter une nomenclature qui vous parle ! La probabilité : 1 : faible / rare 2 : moyen / occasionnel 3 : fort / fréquent 4 : très fort / certain La criticité : 1 : acceptable / Ne nécessitant pas daction à court terme 2 : significatif / Nécessitant une action à faible coût et de courte durée activable par le chef de projet 3 : critique / Nécessitant une action au coût et à la durée significatifs qui implique laccord du directeur de projet 4 : inacceptable / Nécessitant une action qui dépasse le cadre du projet impliquant laccord du Directoire ou comité de direction AnalyseRéductionSuivi Limpact : 1 : mineur / insignifiant 2 : moyen / Sans gravité sur le projet 3 : important / Conséquence significative sur le projet 4 : bloquant / Conséquence lourde qui dépasse le projet

9 Exemples de risque Gouvernance Manque de légitimité du chef de projet Contexte : Chef de projet ne maitrise pas la gestion de projet 9 Acceptable Significatif Critique Inacceptable Contexte : Chef de projet arrivé récemment disposant d une expérience, mais ne connaissant pas la structure Contexte : Le chef de projet bénéficie dune forte légitimité en interne / externe pour ses compétences métiers mais pas informatiques – Contexte : Chef de projet ne disposant pas des moyens pour piloter son projet (indisponibilité, pas dappui, pas déquipe…) AnalyseRéductionSuivi

10 10 AnalyseRéductionSuivi La réduction Sur la base de lanalyse (étape 1), Identifier les risques pour lesquels une action de réduction est nécessaire (niveau de risque le + élevé) Définir les actions de réduction pertinente Consulter les interlocuteurs pertinents (élargir au- delà de léquipe projet si nécessaire) Définir les actions, acteurs et échéances Formaliser (en complément de létape 1)

11 11 Formalisation du plan dactions Date de lanalyse : XX/XX/XXXX NatureRisqueImpact (I) Probabilité (P) Criticité (I*P) Action de maitrise / réduction EchéancePorteur Etape 1 AnalyseRéductionSuivi

12 Exemples de risque Gouvernance Manque de légitimité du chef de projet Contexte : Le chef de projet bénéficie dune forte légitimité en interne / externe pour ses compétences métiers mais pas informatiques => pas dactions Contexte : Chef de projet arrivé récemment mais disposant dune expérience, mais ne connaissant pas létablissement Faciliter lintégration Faciliter lintégration du nouveau chef de projet, le renforcer sur certains aspects et situations ) – Equipe projet + Directeur de projet Contexte : Chef de projet ne maitrise pas la gestion de projet formation Organiser la formation du chef de projet / identifier des appuis – Directeur de projet Contexte : Chef de projet ne disposant pas des moyens pour piloter son projet (indisponibilité, pas dappui, pas déquipe…) arbitrages de la part de la Direction Obtenir des arbitrages de la part de la Direction sur lallocation de ressources (ex : temps dédié) au projet – Directeur de projet 12 Acceptable Significatif Critique Inacceptable AnalyseRéductionSuivi

13 13 AnalyseRéductionSuivi Le suivi Mettre en place un suivi régulier, permettant de : Compléter si nécessaire la liste des risques identifiés Actualiser lévaluation de leur criticité Suivre la réalisation des actions de réduction Procéder à une analyse dynamique : Risque réduit Risque accru

14 14 Outil de suivi unique NatureRisqueImpact (I) Probabilité (P) Criticité (I*P) Action de maitrise / réduction EchéancePorteur xx x xx ANALYSE REDUCTION SUIVI AnalyseRéductionSuivi

15 Bon usage du tableau des risques Le tableau des risques doit être tenu à jour par le chef de projet avec un suivi des actions approprié et intégré au plan dactions projet partagé lors des réunions de suivi du projet La nature des risques permet de naborder que les risques qui concernent lauditoire en présence communiqué avec lordre du jour, suffisamment en amont de la réunion afin de permettre aux acteurs de se lapproprier mis à jour à lissue de la réunion et diffusé avec le compte-rendu de la réunion. 15 AnalyseRéductionSuivi

16 Des itérations à articuler avec le cycle de vie dun projet 16 AnalyseRéductionSuivi

17 Ce quil faut retenir 17 La gestion des risques permet danticiper les difficultés La gestion des risques se fait en trois étapes itératives 1.Lanalyse : identification la plus exhaustive possible des risques et pondération 2.La réduction : définition et mise en œuvre du plan dactions de réduction des risques avec intégration au plan dactions du projet 3.Le suivi : mise à jour du tableau de suivi pour identifier les nouveaux risques, requalifier les risques déjà identifiés et faire le point sur le plan dactions Il est nécessaire de partager ce suivi avec lensemble des acteurs concernés par le projet.

18 Brainstorming : Quels sont les risques de votre projet ? 18

19 19 ANNEXES

20 Auto-diagnostic des risques de gouvernance Auto-évaluation de la qualité des livrables clés du cycle de vie du projet Autodiagnostic des risques liés à linformatisation du circuit du médicament 20 Outils de référence danalyse des risques Accessibles sur le site ANAP : ANAP / les projets de lANAP / Levier 5 « accompagner les directions dans leurs projets SI / projet affiché sur la droite => cliquer sur « en savoir + »

21 21 Check-list des risques de positionnement RisqueExemple daction de maitrise / réduction Absence dappropriation du projet par létablissement Présentation du projet et de ses enjeux aux instances de létablissement : Directoire ou son équivalent, CME Recours au sponsor du projet Alignement du projet sur la stratégie de létablissement Collision avec des projets prioritaires connexesIdentification des sujets connexes Mise en place dun pilotage partagé Coordination Réorientation stratégique / réorganisation territoriale Evaluer les impacts de ces changements de contexte sur la stratégie de létablissement et ensuite sur le projet

22 22 Check-list des risques RH RisqueExemple daction de maitrise / réduction Compétences de l'équipe insuffisantesStructuration de l'équipe Redistribution des rôles Renforcement de l'encadrement Formation, entraide, motivation Turn over de l'équipe très importantRedistribution des rôles Formation, entraide, motivation Période de recouvrement Assistance externe Formalisation / capitalisation Absence de motivation des équipesRedistribution des rôles Responsabilisation Formation Disponibilité du personnel médical insuffisanteArbitrage sur les priorités internes Mutualisation des référents métiers avec dautres ES menant des projets comparables

23 23 Check-list des risques de cadrage RisqueExemple daction de maitrise / réduction Prévisions optimistes, ressources et budgets sous-estimés. Recoupement de plusieurs estimations détaillées des charges, coûts et plannings Remise en cause des demandes Développement incrémental Réutilisation de logiciels Délais tendus, trop ambitieuxPlanification détaillée de tout le projet Identification du chemin critique Suivi hebdomadaire de l'avancement Projet de taille excessiveCréation de sous-projets avec responsables Développement incrémental Calcul des retours sur investissement, analyse de la valeur (enjeux des fonctions) Budget serréSuivi régulier Réutilisation de logiciels

24 24 Check-list des risques méthodologie RisqueExemple daction de maitrise / réduction Modifications fréquentes demandées pendant le développement Seuil d'acceptation des changements Gestion de lots Report des modifications en fin de projet Gestion de versions PerfectionnismeExamen critique des spécifications Maquettage Calcul des retours sur investissement, analyse de la valeur (enjeux des fonctions) Dépendance d'autres adaptations du système d'information Réunions de coordination Synchronisation pour la diffusion Plate-forme de test dédiée Réception commune Flou dans la répartition des rôles et responsabilités Rédaction dun PAQ Mise en place dun suivi des actions Suivi insuffisant ne permettant pas de détecter des dérives Réunions de suivi hebdomadaires Planning détaillé et tableau de bord Indicateurs clés

25 25 Check-list des risques prestation externe RisqueExemple daction de maitrise / réduction Dépendance de la sous-traitanceDemande d'engagements sur la qualité de service Contenu du contrat Plan Qualité Projet Suivi des réalisations sous-traitées Livraisons intermédiaires Audit qualité Fournitures externes défaillantesMise en concurrence Contrôle des références Analyse de compatibilité Tests de réception Travaux sous-traités défaillantsContrôle des références Audit de qualification

26 26 Check-list des risques fonctionnels (1/2) RisqueExemple daction de maitrise / réduction Cahier des charges fonctionnel incomplet Développement incrémental Formation des concepteurs Création de groupes de travail d'utilisateurs Revue du cahier des charges Produit final ne correspondant pas aux attentes des utilisateurs Analyse du travail (démarche d'ergonomie) : organisation, missions… Maquettage Rédaction anticipée des tests de réception ou des manuels utilisateurs Exploitation des retours des sites pilotes Mesure de l'insatisfaction Interfaces utilisateurs non adaptéesAnalyse du travail (démarche d'ergonomie) : prise en compte de l'utilisateur (fonction, comportement, charge de travail) Production de règles d'ergonomie Maquettage et évaluation ergonomique

27 27 Check-list des risques fonctionnels (2/2) RisqueExemple daction de maitrise / réduction Incompréhension des spécificationsRencontre d'utilisateurs Maquettage Perte des données lors du changement de système Développement d'un outil d'analyse des bases Sauvegardes préalables Plan de reprise des données Sites pilotes Anomalies de fonctionnementRenforcement de la démarche de test Participation de l'AU à la réception Sites pilotes

28 28 Check-list des risques techniques RisqueExemple daction de maitrise / réduction Temps de réponse insatisfaisantsSimulation, essais comparatifs Modélisation, prototypage Observation en sites pilotes et en formation Instrumentation, réglages Suivi de tableaux de bord Blocage sur les limites technologiques des plates-formes Analyse technique Vérification a priori des performances Analyse des coûts Enquête sur les configurations Instabilité de l'environnementRecensement des bugs connus et priorisation Choix de versions des logiciels Recommandations de configuration Accord avec les constructeurs/éditeurs Interfaces avec d'autres systèmes nombreuses ou complexes Spécifications détaillées des interfaces Réunions de coordination Plate-forme de test dédiée Réception commune Observation en sites pilotes et en début d'exploitation

29 29 Check-list des risques organisationnels RisqueExemple daction de maitrise / réduction Attitude hostile des futurs utilisateurs Organisation de groupes de travail d'utilisateurs pour valider les spécifications, une maquette… Création d'un comité des utilisateurs Communication Formation Organisation des structures internes de l'organisme profondément modifiée Communication Formation fonctionnelle des utilisateurs Assistance aux utilisateurs Utilisateurs finaux non impliquésOrganisation de groupes de travail pour valider les spécifications, une maquette… Création d'un comité des utilisateurs Communication Choix de sites pilotes

30 30 Check-list des risques spécifiques liés à la mutualisation RisqueExemple daction de maitrise / réduction Désynchronisation des planningsIdentification dun référent à la maille projet mutualisé Mise en place dun outil de suivi des planning commun Instance de pilotage du projet mutualisé Evolution des stratégies détablissement divergente Estimation des impacts sur le projet Mise à jour de la note de cadrage avec validation de chaque établissement Résistance/choc culturel entre établissements Identification de sujets de partage Communication (notamment sur les gains de la mutualisation) Motivation Soutien du sponsor et identification de « facilitateurs » au sein de chaque établissement Mixité des groupes de travail Circuit de décision non défini / pas darbitrage mutualisé Note de cadrage Plan Qualité Projet Domaine de mutualisation surestiméIdentifier les sujets mutualisables et les gains potentiels

31 31 Exemple de suivi de risque de projets H2012

32 32présentation de l'outillage ANAP Exemple de suivi de risque de projets H2012

33 33présentation de l'outillage ANAP Exemple de suivi de risque de projets H2012

34 34présentation de l'outillage ANAP Exemple de suivi de risque de projets H2012

35 35présentation de l'outillage ANAP Exemple de suivi de risque de projets H2012

36 36présentation de l'outillage ANAP Exemple de suivi de risque de projets H2012


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